Archivprodukte

• Archiv-Ziel
  Einige Hersteller archivieren einfach in ein Dateisystem, während andere die Daten von einer Datenbank (z.B. Exchange) in eine andere Datenbank (SQL ?) übertragen. Ich persönlich mag es, wenn ein Archiv die Elemente als einzelne Dateien in einem Dateisystem ablegt, da man diese damit sehr einfach "inkrementell" sichern kann und ein Dateizugriff auf MSG-, EML- oder PDF-Dateien mir sehr viel sicherer erscheint als eine Datenbank. Zudem stelle ich mit das Management einer Terabyte-SpeicherUmgebung mit Mountpoints oder Kopien auf Bändern etc. viel einfacher vor als eine riesige monolithische SQL-Datenbank

Es ist übrigens bei fast allen Produkten so, dass die eine kleine Verwaltungsdatenbank mitführen, um die Verbindung zu halten und eine Suche zu erlauben.

• Client
  Einige Produkte kommen komplett ohne zusätzliche Software auf dem Client aus und erlauben durch einen optionalen Client eine zusätzliche Funktion. Andere Produkte benötigen zwingend eine Clientsoftware, um selbst in Outlook mit Formularen die archivierte Elemente anzeigen zu können. Das ist natürlich in vielen Firmen problematisch.
  Dann stellt sich natürlich die Frage ,wie der Client zentral gesteuert wird. Gruppenrichtlinien sind eine Möglichkeit. Exchange@PAM fragt z.B. per WebService den Archivserver, über den er auch archivierte Elemente anfordert.

• Kommunikation
  Natürlich muss der Arbeitsplatz irgendwie an die Archivserver kommen, um beim Zugriff auf archivierte Elemente diese zu erhalten. Es gibt Archivprodukte, bei denen der Client eine Mail ans Archiv sendet, welches dann die archivierte Mail temporär im Postfach wieder herstellt. Die meisten Produkte verbinden sich aber direkt mit dem Archivserver. Früher war RPC hier üblich. Heute ist natürlich HTTPS mit Webservices angesagt.

• Zusatzlösungen
  Archivierung ist nicht nur ein Exchange-Thema. Wenn Sie auch Dateiserver, Sharepoint und andere Quellen archivieren wollen, dann müssen Sie hier ebenfalls die Produkte vergleichen. Hier gelten natürlich anderen Anforderungen im Vergleich zu einem Mailsystem.

• Offline Funktion und OWA
  Gerade Outlook mit Notebooks oder mobile Anwender (OWA, CachedMode) stellen Archivlösungen vor neue Anforderungen. Natürlich möchte ich wahlweise auch unterwegs nicht nur die Mails der letzten 60 Tage haben, sondern auch auch bereits archivierte Mails zugreifen. Lokaler Diskplatz ist billig und über ein entsprechendes Outlook Addin können einige Archivlösungen tatsächlich die Informationen lokal als Cache vorhalten.

• Mobile Geräte
  Windows Mobile 6 kann sogar über den Exchange Server in alten Mails suchen. Das können die meisten Archivlösungen schon nicht mehr abfangen. Man kann aber einigen Produkten beibringen, dass Sie eine "Text-Only"-Mail zurück lassen, so dass zumindest ein partieller Zugriff möglich ist.
  Eine Synchronisationslösungen haben aber auch Problem mit den abweichenden Nachrichtenklassen von Archivprodukten.

• Archivquellen
  Exchange erlaubt eine Archivierung über einen Postfachzugriff oder das Journalpostfach. Exchange 2007 kennt noch das Transportjournal. Aber was machen Sie, wenn Sie wirklich die Mail so archivieren wollen, wie die an ihrem ersten Mailserver ankommt und wie Sie die Mail direkt versenden weil z.B.: ein Disclaimer oder eine SignatURLösung die Mail vor dem Versand noch verändert ?. Dann muss das Archiv sich mit dem Gateway verständigen, welches die Mail versendet.