Archivieren mit Exchange - Komponenten

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Ein Archivsystem besteht aus mehreren Bausteinen, die zusammen wirken. Erst die Summe und die geschickte Kombination der einzelnen Teile ergibt eine für alle Beteiligten zufrieden stellende Lösung.

Der Server

Zu einem Archivsystem gehört ein Server, der die zu archivierenden Daten annimmt, und über Wechselsysteme und eine intelligente Verwaltung langfristig auf magneto-optischen Disks (MO), CDR, oder andere Medien speichert und auch wieder schnell zurück holen kann. Der Server ist daher die Kernkomponente, der im Hintergrund jeder Archivlösung steht. In der Regel wird dazu ein eigener Server eingeplant, welcher die Hardware ansteuert, die archivierten Daten auf Festplatte zwischenspeichert und mit einer umfangreichen Datenbank (meist SQL basierend) die Zugriffe koordiniert.

Der Sammler oder Agent

Dann gibt es ein Programm, welches meist zyklisch durch die Daten läuft und Daten nach bestimmten Regeln (z.B.: Alter, Größe, letzter Zugriff) archiviert. Dieser Sammler ist speziell für die Datenquelle entwickelt. In der Regel verschiebt dieses Programm die Information auf den Archivserver und hinterlässt eine kleine Platzhalterinformation. Wenn nur verschiedene Versionen gesichert werden müssen, dann kopiert der Agent die Version in das Archiv.

Einige Agenten klemmen Sich dazu in das Datensystem direkt ein oder greifen einfach nur wie ein normaler Client auf die Daten zu.

Für Exchange ist dies in der Regel ein Programm, welches per MAPI oder andere Wege auf die Datenbank zugreift und alle Postfächer liest. Entsprechende Agenten gibt es auch für Dateisysteme, Datenbanken, SAP und andere Datenquellen.

Mit Windows 2000 gibt es im Dateisystem schon die Funktionen HSM und RSM, damit Dateien archiviert werden können und das Dateisystem beim Zugriff auf den Link automatisch eine Rückholaktion anstoßen kann.

Das Journal

Da es mit Exchange eigentlich nicht vernünftig möglich ist, Veränderungen im Store "sofort" zu erkennen und eine Version dann auch in das Archiv zu übernehmen gibt es die Funktion des Journal. Dabei werden alle Nachrichten, die Exchange routet und zustellt in ein eigenes Postfach abgelegt. Damit erwischt man natürlich nicht die Termine und Kontakte in Postfächern oder Eintragungen in öffentlichen Ordnern oder von Stellvertretern, aber es reicht, um übertragene Nachrichten in das Archiv zu übertragen und damit der Revision genüge zu tun.

Auch wenn das Journal nun ein Postfach ist, so darf eine Archivlösung diese Datenquelle nicht als ein weiteres Postfach unter vielen interpretieren. Es muss die Nachrichten zum einen aus dem Postfach herausholen und dort löschen, damit das Journalpostfach nicht überläuft. Zum anderen bringt es natürlich nicht viel. wenn alle übertragenen Mails einfach in einem riesig großen Posteingang zu liegen kommen. So können Sie im Archivsystem natürlich nicht sinnvoll wieder durchsucht werden. Wünschenswert ist hier schon, dass das Archivsystem die Mail anhand den Empfängern und Absendern dem Postfach selbst zuordnet.

  • Journal
    Beschreibung der Journalfunktion, welche bei der Archivierung von Nachrichten eine wichtige Rolle spielt

Der Client

Womit wir beim Client wären, oder das, was der Anwender von der Archivlösung sieht. Der Anwender sollte Informationen, die archiviert sind, sofort als "archiviert" erkennen können. Häufig geschieht das durch ein entsprechendes Icon in der Anwendung. Noch ist vom Archiv Client nichts zu sehen.

Interessant wird es nun, wenn der Benutzer eben auf diese Information zugreifen will. Er ist gewohnt, einfach das Element anzuklicken. Nun gibt es verschiedenen Ansätze, dem Anwender die Daten zuzuführen:

  • Servereingriff
    Der Server erhält die Anfrage und eine Komponente des Archivsystems erkennt den Zugriff. Das Archivmodul holt die Daten aus dem Archiv und legt sie an den alten Platz. Nun kann der Server die Daten zustellen.
    Dies ist der ideale Weg, da der Anwender gar nichts benötigt außer etwas Zeit, aber oft nicht realisierbar.
  • Client native
    Einige Archivprodukte hinterlegen am Originalplatz nur eine Verknüpfung. Startet der Anwender diese Datei, so wird der Archivclient des Herstellers gestartet, der anhand der Informationen im Platzhalterdokument auf den Archiv Server zugreift und das archivierte Dokument anzeigt. Die Anzeige kann sowohl als "Vorschau" erfolgen, als auch über den Download der Original Datei mit der eigentlichen Anwendung. Outlook Formulare helfen hierbei den Client in Outlook zu integrieren. Interessant ist hier die Kommunikation zwischen Client und Server, die von der eigentlichen Anwendung losgelöst ist. Das kann ein Vorteil sein, aber häufig ist diese parallele Struktur kostenintensiv. Speziell wenn Offline Funktionen oder Browserzugriffe abzubilden sind.
  • Client indirekt
    Daher gibt es noch einen Mittelweg, der speziell mit Exchange z.B. von IXOS genutzt wird. Auf dem Arbeitsplatz ist ein Client notwendig, der aber bei Exchange als Formular ausgebildet sein kann. So ist keine Installation auf dem Client notwendig. Startet der Benutzer nun eine archivierte Mail, so kommt das Form zum tragen. Dieses fordert nun per Mail vom Archiv Server die Information an, welcher dann das Element wieder über Exchange bereit stellt.

Es sind noch viele andere Wege denkbar, z.B.: dass das Archivsystem die zurückgeholten Informationen in einem speziellen Mailordner zur Anzeige ablegt und damit weder der Client mit dem Archiv Server direkt sprechen muss noch alles über eine Art "Funktionsaufruf" über Mails geregelt wird.

Die Konfiguration und Administration

Leider reicht es heute nicht aus, einmal einen Knopf "Archivieren" zu drücken. Über die Administration des Archivsystems sind viele Parameter zu steuern. So sind Rechte für die Archivierung selbst zu setzen, aber auch verschiedene Haltezeiten für bestimmte Datenpools, als auch die Redundanz von Daten auf verschiedenen Medien zwecks Ausfallsicherheit und die Sicherung verschiedener Versionen der Informationen zu steuern. Aber das macht die Stärke und die Komplexität des Servers im Hintergrund aus, auf die ich nicht weiter eingehen will.

Suchen und Finden

Eine große Frage stellt sich hingegen bei der Durchsuchbarkeit archivierter Elemente. Natürlich erwartet der Anwender, dass auch archivierte Elemente wie alle anderen Elemente durchsucht werden können. Und mit Exchange 2000 gibt es sogar Volltext Suche auf Postfächer und Ordner. Aber ein archiviertes Element liegt nicht mehr im Store und wird damit auch nicht mehr indiziert. Hierfür muss es Lösungen geben.

Zusammenfassung

Auch wenn bis heute viel weniger Archiv Projekte realisiert wurden, als sinnvoll erscheint, so ist hier sicher ein Nachholbedarf. Diese Abhandlung zeigt ihnen vielleicht, dass es an der Zeit ist, sich mit der Thematik zu beschäftigen. Exchange Server mit 100 GB Datenbanken sind heute schon Realität und wenn Sie den Ideen von Exchange 2000 folgen (Web Storage System) wird das noch lange nicht das Ende der Fahnenstange sein. Nur welches der vielen Systeme mit den unterschiedlichen Ansätzen letztlich passt, können Sie nur in einer Analyse herausfinden.

Beispiele

Exemplarisch möchte ich einige Lösungen aus konzeptueller Sicht im Hinblick auf Exchange vorstellen, um die unterschiede deutlich zu machen Ich betrachte als Schwerpunkt die Exchange Integration und nicht die sonstigen Leistungen des Archivservers im Hintergrund. Eine komplette Betrachtung mehrerer Archivsysteme kann ich im Rahmen dieser Webseite nicht leisten. Letztlich sprechen wir hier von Lösungen, die weit mehr als 10.000 Euro kosten und beratungsintensiv sind.