Audiokonferenz-Abrechnung

Es ist sehr einfach in Office 365 einem Benutzer eine Skype for Business Lizenz zuzuweisen und ihn sogar Konferenzen hosten zu lassen. Das geht schon mit dem E3-Paket oder Skype Plan 2 und ist problemlos, solange die Anwender nur mit dem PC oder Smartphone arbeiten. Interessant wird es nun, wenn Konferenzteilnehmer zumindest den "Audio-Teil" über ein klassisches Telefon nutzen sollen. Dies ist das Thema dieser Seite.

Die richtige MCU und das Amt

Wenn in Skype for Business oder auch Teams eine Konferenz mit "Sprache" stattfindet, dann werden aus technischer Sicht alle Informationen an eine MCU  (Multicast Unit) gesendet, die ihrerseits daraus dann die Datenströme wieder an die Teilnehmer sendet. Wenn nun auch Telefonteilnehmer einer Konferenz beiwohnen sollen, dann müssen Sie sich in die Konferenz per VoIP verbinden. Dazu gibt es zwei Optionen

  • Dial-In
    Ein Teilnehmer oder der Konferenzleiter nutzen ein Telefon und wählen eine der Zugangsrufnummern. Nach der Eingabe der Konferenz-ID und ggfls. einer PIN ist der Anwender verbunden. Jeder, der also die Zugangsdaten erhalten hat, kommt in die Konferenz rein. Der Leiter kann, wenn er aufpasst, über die Teilnehmerliste natürlich sehen, wer eingewählt ist. Über die Lobby kann er den direkten Zugang auch unterbinden und sich erst vergewissern, wer da denn angekommen ist. Die Inhalte einer Konferenz könnte ja vertraulich sein.
  • Dial-Out
    Aber auch das "Rauswählen" zu einem Telefonteilnehmer ist eine oft genutzte Funktion. So können Personen explizit unter einer bekannten Rufnummer erreicht werden (Identifizierung) oder ein mobiler Teilnehmer kann einen Audio-Kanal per GSM anfordern, wenn die Datenverbindung nicht adäquat genug ist. Allerdings ist diese Option mit Kosten verbunden, die entsprechend abgedeckt werden müssen.

Dann beleibt noch die Frage, über welchen Weg die Sprach zur MCU kommt. Denkbar sind hier drei Optionen, von denen ich im weiteren aber nur die erste Option betrachten:

  • Microsoft als PSTN-Provider
    Mittlerweile bietet Microsoft selbst weltweit in fast allen Ländern lokale Einwahl-Rufnummern an, über die Telefonteilnehmer sich in einer Konferenz einwählen können.
  • 3rd Party PSTN Provider (O365 Audio Conference Provider)
    Solange Microsoft nicht selbst eigene PSTN-Verbindungen anbieten konnte, war es in Skype for Business Online möglich über ausgewählte "3rd Party"-Anbieter eine Konferenzeinwahl zu erhalten. Dies ist aktuell auch noch möglich aber ich vermute, dass diese Lösung zurück gebaut wird und die Office 365 Kunden den einfacheren Microsoft-Weg nutzen
  • Eigener PSTN-Link
    Firmen können über eine Skype for Business Hybrid-Umgebung oder CCE und mit Teams auch als SIP-Trunk (Direct Routing) die Teilnehmer in der Cloud mit Rufnummern versehen. Dies funktioniert aber nur mit Teilnehmern aber nicht mit Konferenz-MCUs. Es ist aktuell nicht möglich über eine eigene Rufnummer eine Einwahl in die Microsoft Welt zu erreichen oder aus einer Konferenz heraus zu rufen.

Aus meiner Sicht bleiben da nur die Microsoft Einwahlnummern als pragmatische Lösung über. Aktuell dürfte es nur wenige Fälle geben, in denen ein 3rd Party Provider noch genutzt wird und die Nutzung eigener Nummern ist aktuell nicht möglich.

Lizenzen

Die Zusatzfunktion "Telefonie mit Konferenzen" darf ein Anwender nur nutzen, wenn die passende Lizenz zugewiesen ist und eine Kostenübernahme für zusätzliche Dienste eingerichtet wurde. Für VoIP-Funktion in Office 365 gibt es gleich mehrere Lizenzbestandteile, die für Telefonie relevant sind. Wer auch immer Konferenzen mit Telefonie benutzen möchte muss natürlich mindestens eine Skype for Business Lizenz oder Teams Lizenz haben. Es kann nicht passieren, dass ein Anwender z.B. eine Audiokonferenz-Lizenz bekommen kann ohne dass diese Voraussetzung erfüllt ist.

Die Lizenz "Phone System" ist für die Nutzung der Audiokonferenz-Funktion mit Telefonie nicht erforderlich!

Es gibt folgende Lizenzen, die mit Audiokonferenzen zu betrachten sind:

  • Audio Conferencing Lizenz (SKU: MCOMEETADV )
    Diese Lizenz ist z.B. in E5-paketen enthalten und kann für E1/E3-Pakete additiv pro Benutzer (ca. 4 US$) lizenziert und dann zugewiesen werden. Die Lizenz ist nur für den Konferenzleiter erforderlich, der zu der Konferenz einlädt. Die weiteren Teilnehmer benötigen die Lizenz nicht.
    Die Lizenz erweitert die Konferenzfunkionen des Leiters um die "DialIn"-Funktion. Beliebig viele Teilnehmer können sich unter Nutzung der kostenpflichtigen Microsoft Einwahlnummern mit der Konferenz verbinden. Es fallen keine weiteren Minutenkosten o.ä. an. Es gibt aber wohl ein "Fair Use"-Modell, d.h. Missbrauch wird erkannt und der Kunde darauf angesprochen, ohne dass weitere Details dazu gegeben werden.
    Durch diese Lizenz addiert Outlook z.B. in der Einladung den Hinweis auf die Einwahlnummern und generiert eine numerische Konferenz-ID, die nach der Verbindung eingegeben werden muss.
    Diese Lizenz deckt nicht die Funktion "DialOut" ab.
  • Communications Credits License (SKU: MCOPSTNPP)
    Diese Lizenz berechtigt den Anwender, auch Dienste zu nutzen, die "nach Verwendung" abgerechnet werden. Dazu zählen bei der Audiokonferenz z.B. die Funktion "DialOut" oder DialIn über TollFree-Nummern
    Wer Office 365 auch für Telefonie nutzt und neben der Lizenz "Phone System" auch einen "Dialing Plan" mit Minuten hat, nutzt erst diese Minuten. Darüber hinaus können die Communication Credits aber auch von Anwender genutzt werden, die Ziele außerhalb ihres Dialplans erreichen wollen, z.B. Premium Nummern, ausländische Nummern mit einem "National Dialplan" etc.
    Damit die „Consumption Credit“ überhaupt genutzt werden können, muss das Unternehmen auf dem Tenant diese Funktion erst global einschalten und entsprechend ein Guthaben (Credits) einbezahlen. Dies geht vorab per Kreditkarte oder Lastschrift und auch eine automatische Aufladung ist konfigurierbar.
    Wenn die Credits auf "0" stehen, ist keine Telefonie mehr möglich. Ich habe es noch nicht ausprobiert ob bestehende Verbindungen dann auch gekappt werden und welche Fehlermeldung der Anwender mitgeteilt bekommt.
  • Audio Conferencing pay-per-Minute
    Diese besondere Lizenz gibt es nur für Volume-Kunden und ist meines Wissens sogar kostenfrei. Ihr Office 365 Lizenzbetreuer muss ihnen diese Lizenz aber erst freischalten, ehe Sie diese an Anwender zuweisen können. Die Benutzer können dann wie die Anwender mit der "Audio Conference License" die in den Konferenzen auch Telefone nutzen. Allerdings erfolgt die komplette Abrechnung als "Pay per Use" über die Communication Credits
    Die Benutzer kosten also keine 4US$/Monat aber dafür ca. 4ct/Min/Teilnehmer für Deutschland. Einwahl oder Auswahl wird identisch behandelt. Ein 20min Konferenz mit 5 Teilnehmern ergeben 100 Minuten a 4ct und erreichen die Kosten der AudioKonferenz-Lizenz. Dieses Feature ist also nur in interessant, wenn alle Personen „könnten“ aber nur wenige die Funktion in Realität nutzen. Interessanterweise können diese Personen dann auch Dialout nutzen, was die Benutzer mit einer AudioKonferenz-Lizenz erst nach der zusätzlichen Zuweisung einer Communications Credits license (SKU: MCOPSTNPP) dürfen. Hier sollten Sie also überlegen, ob nicht alle Benutzer mit einer Audio Conference License nicht auch die "Communication Credits License bekommen.
    Dennoch ist eine Überwachtung der Kosten erforderlich um die Personen zu erkennen, die mehr Konferenzen nutzen und daher besser eine richtige Audiokonferenz-Lizenz bekommen, auch wenn diese dann 4US$/Monat als Fixpreis haben.

Hier ein paar weitergehende Links zu dem Thema

Personas

Damit stellt sich die Frage, welche "Klassen von Anwendern" es gibt, die später auch bei der Kostenrechnung, Bandbreitenplanung, Lizenzvergabe und Provisioning berücksichtig werden müssen.

Der Schwerpunkt dieser Seite ist die Audiokonferenz mit Telefonie. Hinsichtlich der Kosten gibt es eine Abhängigkeit die den Dialplänen der Benutzer (National/International), da diese auch für die Dial-Out-Funktion und die Einbeziehung von Communication Credits relevant sind. Ich beschränke mich hier auf das Thema „Audiokonferenz mit PSTN“ und definiert folgende Personas

Persona Beschreibung der Funktion

Ungültige Konfiguration

 

 

 

Ohne entsprechende Basislizenz kann keine der anderen Lizenzen vergeben werden.

User ohne Audiokonferenzlizenz

Der Benutzer hat keine Audiokonferenz Lizenz und keine „Call per Minute“ Lizenz Er kann als kein Meeting mit DialIn oder Dialout starten

User mit Audiokonferenz

Diese Anwender können Audio-Konferenzen nutzen aber haben mangels Lizenz nicht die Möglichkeit, auf Kosten der Communication Credits auch ein Dial-Out zu nutzen.
Beachten Sie, dass diese Benutzer damit "weniger dürfen" also die billigeren Benutzer mit "Audioconference by Minute".

User mit Audiokonferenz + Communication Credit

Diese Benutzer können quasi alle Funktionen nutzen. Dialin ist eine "Flat Rate" und DialOut zu bestimmten Zielen wird anhand der Gebührentabelle entsprechend über die Communication Credits abgewickelt.

User mit Audiokonferenz  Pay per Use

Diese Benutzer können quasi alle Funktionen nutzen. Dialin wird aber ebenso wie DialOut zu bestimmten Zielen anhand der Gebührentabelle entsprechend über die Communication credits abgewickelt.

Der geringeren statischen monatlichen Kosten durch den Wegfall der Audiokonferenz-Lizenz stehen die Kosten pro Minuten für DialIn und DialOut gegenüber.

User ohne Audiokonferenz und mit Commmunication Credits

Diese Konfiguration ist ungültig, da allein die Communication Credits bei Konferenzen nicht ohne eine der beiden Audio-Konferenz-Lizenzen nutzbar sind.

Die Zuweisung der Lizenzen kann z.B.: per PowerShell oder Office365 Lizenzgruppen erfolgen

Kostenmanagement

Die Nutzung der “Communication Credits“ muss überwacht werden. Zwei Risiken sind dabei zu beachten

  • Credits=0
    Wenn kein automatisches Nachladen vorgesehen ist, kann der Credit auf 0 gehen und damit die Nutzung dieser Funktionen unsanft beendet werden.
  • Exzessive Kosten pro Benutzer
    Anwender, die keine Audiokonferenz-Lizenz haben, müssen bezüglich der Nutzung erfasst werden. Hier ist es oft günstiger, doch eine Audiokonferenz-Lizenz zuzuweisen um die Kosten bei DialIn zu kompensieren. Es ist aber für die Vielzahl der „inaktiven“ aber potentiellen Benutzer immer noch günstiger als alle Personen mit einer Audiokonferenz-Lizenz zu versehen.

Gerade bei der Einführung von Office 365 Telefonie (Konferenz oder Phone System) ist es hier besser eine automatische Aufladung mit einer engen Überwachung zu kombinieren und zu beobachten, wie die neuen Funktionen angenommen werden. Allerdings sind hier je nach Land die entsprechenden Datenschutzvorgaben zu beachten. Die Auswertung der noch vorhandenen "Communication Credits" und deren Abnahme sind meist unkritisch. Die Suche nach "aktiven Anwendern" zwecks Kostenoptimierung über die Lizenzvergabe ist in vielen Fällen aber vorab zu klären. Die Daten sind personenbezogen und könnten Rückschlüsse auf Arbeitsweisen und Zeiten geben, die so nicht erlaubt sind.

Weitere Links