Office 365 Trial Offer

Wer noch keinen Office 365 Tenant hat, kann sehr einfach eine "Trial"-Version beantragen, die 30, 60 oder sogar 120 Tage ein paar Lizenzen zum Testen enthalten. Wenn Sie bereit einen Tenant haben, können sie auch dort sehr oft mal schnell eine Testversion eines Produkts freischalten. Weniger bekannt ist aber, dass das auch automatisch funktionieren kann. Anfangs ist das oft mit PowerBI passiert, wenn ein Mitarbeiter in einer Fachabteilung das eigentlich kostenfreie Power Bi gestartet hat und nicht den kleinen Link zum Überspringen der Anmeldung genutzt hat. Sobald er sich anmelden wollte, wurde im Hintergrund ein PowerBI-Tenant angelegt.

Aber auch in einem aktiven voll verwalteten Tenant gibt es die Funktion, dass Anwender mal eben schnell eine neue Funktion ausprobieren können. Das ganz heißt dann "Self-service sign up".

Self-service sign up mit Teams

Aufgefallen ist mir das in einem Test-Tenant mit Teams. Ich hab, wie so oft, einen Benutzer im lokalen Active Directory angelegt, der dann über AADConnect auch in meinem Office 365 Tenant aufgetaucht ist. Dieser Benutzer dann dann ein Teams gestartet, z.B.: über https://teams.microsoft.com und dann er folgendes Bild gesehen:

Teams startet nicht sofort aber der Benutzer kann hier explizit bestätigen, dass er das will. Mit einem Klick auf "Starten" scheint es, als würde im Hintergrund nur schnell was eingerichtet.

Beim ersten Mal gab es noch einen nichtssagenden Fehler

Aber ich habe einfach noch mal "Starten" gedrückt und war drin. Als Benutzer konnte Teams anlegen und alle anderen Funktionen von Teams nutzen. Natürlich wollte ich wissen, was da im Hintergrund passiert. Zuerst habe ich den Lizenzstatus des Anwenders geprüft. Ich bin in das Office 365 Portal gegangen und habe gesehen, dass der Benutzer schon eine Lizenz bekommen hat. Allerdings keine der Office 365 E5-Lizenzen sondern eine ganz eigene Lizenz.

Office 365 hat dem Benutzer eine ganz eigene Lizenz zugeteilt, die außerhalb der normalen E3/E5 oder anderen Lizenzpakete liegt. Und es war nicht nur Teams sondern parallel hat der Anwender auch gleich noch Yammer, Sway u.a. Lizenzen bekommen. Und das soll alles nichts kosten? Zudem ist die Anzahl ein "unlimited"? Da musste ich dann doch gleich noch mal die Lizenzen im Portal checken.

Nach kurzer Recherche habe ich dann auch weiterführende Links dazu gefunden. Der "What is this"-Links verweist schon auf die erste Erklärung:

Der zweite Link beschreibt auch ein paar Details, wann diese Option verfügbar ist und wann nicht.

Info: Die per Self-Service zugewiesene Teams-Lizenz ist auf 1 Jahr beschränkt. Sie sollten also ein Monitoring einführen, um solche Nutzer zu zählen und rechtzeitig die vollen Lizenzen zuzuweisen.

Die Aktivierung funktioniert aber nur, wenn es schon einen Tenant mit diesem Benutzer gibt. Anders als bei PowerBi wird also nicht auch noch gleich ein neuer PowerBI-Tenant angelegt, wenn Sie eine neue Domäne verwenden.

Self-service sign up deaktivieren

Auf der einen Seite ist die automatische Lizenzzuweisung für Tests für kleine Firmen schon interessant. Für "verwaltete" Tenants ist es natürlich ein Unding, wenn Anwender so zu einer Funktion kommen, die in der Firma nicht erlaubt oder zumindest nicht gewünscht ist. Hier gibt es ja vorab durchaus einige Frage u.a. zum Datenschutz, späteren Bezahlung, Netzwerkbandreite und Arbeitsweisen zu klären.

Daher rate ich bei verwalteten Tenants dazu, diese "Self Service"-Option umgehend abzuschalten.

Das geht über das Office 365 Portal. Über die Einstellungen und Dienste finden Sie den Punkt "Apps und Dienste im Besitz des Benutztes"

Dort können Sie global die Einstellung des Store aber eben auch der Testversionen steuern:

Benutzer, die bereits eine gültige Office 365 Lizenz haben, d.h. z.B. E3 oder E5 oder Business, können natürlich Teams nur dann nutzen, wenn auch die Teilkomponente Teams in dem Paket aktiviert ist. Wenn der Lizenz Administrator dem Benutzer aber innerhalb der regulären Lizenz das Recht entzieht, Teams zu nutzen, dann kann er auch keine Trial anfordern. Insofern ist das Setup schon wasserdicht.

Keine Lizenz kein Teams

Bei Microsoft Teams sehen sie als Anwender sehr schnell, dass sie keine Lizenz haben und auch nicht temporär eine "Trial-Lizenz bekommen können

Hier muss dann der Administrator die Lizenz explizit erst zuweisen.

Weitere Links