Interessante Berichte

Viele Firmen werden das Reporting nicht dazu nutzen, um Kosten zu verteilen, sondern um ab und an einfach die aktuelle Nutzung zu analysieren und darauf Rückschlüsse über das Wachstum, die Nutzung und eventuelle Fehler zu schließen. Oftmals sind es auch einfach "volle Server" oder gestiegene Kosten für die Internetanbindung, die den ein oder anderen Administrator dazu führt, die Ursachen etwas genauer für die Geschäftsführung aufzubereiten.

Wie bei allen Analysen gilt dass diese immer nur eine Stichprobe der aktuellen Situation sind und viel Werte nur für kurze Zeit gespeichert werden. So werden die Protokolle der übertragenen Nachrichten normalerweise nur 7-30 Tage gehalten. Dies natürlich zu kurz, wenn eine Abrechnung vom Internetanbieter erst danach kommt. Daher müssen Sie generelle darüber nachdenken, bestimmte Werte ähnlich einem Einzelverbindungsnachweis beim Telefon einige Zeit zu speichern. für Aussagen zum Wachstum von Mailboxen etc. gibt es überhaupt keine Hilfsmittel, die einen Trend erkennen lassen, sondern hier sind Sie selbst gefordert entsprechend Daten zu sammeln und zu speichern. Die Belastung ihres Servers mit Outlook hingegen ist nur sehr schwer zu erfassen. Die Fakten im einzelnen:

• Menge der übertragenen Nachrichten
  - Auf dem gleichen Server
  - zu anderen Servern am gleichen Standort
  - zu anderen Standorten in der gleichen Exchange Organisation
  - zu anderen Servern außerhalb der Organisation, z.B. Internet
  - zu anderen Diensten wie SMS, FAX etc
• Speicherbedarf des Postfachs und öffentlicher Ordner
• Zugriffsverhalten auf den Server
  Nutzung on POP3, OWA, OMA, Replikation etc

Die Betrachtung im Einzelnen:

Bezogen auf übertragene Mails

Eine wichtige Größe zur Berechnung von Nutzern ist die übertragene Datenmenge. Dies ist eine eindeutige Kenngröße zur Bestimmung und Abrechnung von Benutzern und deren Aktionen. Dies ist besonders dann interessant, wenn große Datenmengen übertragen werden und diese Übertragung für Sie ebenfalls Kosten bedeuten. Diese Daten können z.B. aus den Message Tracking Logs (Siehe Nachrichtentracking) ermittelt werden.

Exchange protokolliert optional alle In diesen Dateien ist neben dem Datum und der Zeit auch , die Sie mit verschiedenen Tools auswerten können. Microsoft lieferte im Backoffice Ressource Kit eine Version von Seagate Crystal Reports Runtime mit einigen vorgefertigten Berichten aus. Eine Kurzbeschreibung der einzelnen Report finden Sie hier ->Reporting mit Crystal Reports.

• Absolute Menge und zeitliche Verteilung der übertragenen Mails
  Hilfreich z.B.: für das Ermitteln der Kosten für Internetübertragungen, Lastspitzen, Grad der Auslastung
• Bericht über die Verteilung der Größen der Mails
• Top10 der Mailserver, Empfänger, Zieldomänen
• Auswertungen pro Benutzer/Domäne
  Was sind die am häufigsten genutzten Zielempfänger
  Welche Mails gehen an/kommen von Mitbewerbern
• Content-Analyse z.B. anhand des Betreffs
  Suche nach bestimmten Schlüsselworten, (z.B.: Produktnamen, Personen, Mitbewerber).
  Hinweis: Eine Analyse auf Inhalte oder Anlagen der Mails ist über diesen Weg nicht möglich !
• Aktive Postfächer
  Postfächer, an die sich der Anwender in den letzen x Tagen angemeldet hat oder von denen Mails versendet wurde.
  Auswertung über die Message Tracking Logs
• Quality of Service
  Durchschnittliche Laufzeit von Mails innerhalb des Systems

Bezogen auf Inhalte

Hier interessiert meist der absolute Speicherbedarf einer Person oder einer Personengruppen. Viele Provider erlauben über die Postfachrichtlinien nur eine bestimmte Größe. Andere Firmen beschränken die Speicher nur um Missbrauch zu verhindern, aber rechnen den tatsächlichen Bedarf.

Die Abrechnung ohne Skripte ist etwas umständlich. Sie können aber mit dem Exchange System Manager einfach die Postfach Ressourcen anzeigen lassen und diese Liste in eine CSV-Datei exportieren. Der automatische Zugriff auf diese Informationen können Sie über die CDOEXM Schnittstelle, WebDAV oder MAPI erhalten. Achten Sie bei der Auswertung darauf, dass jede Auswertung immer nur eine "Stichprobe" ist, d.h. wenn ein Anwender sein Postfach kurzfristig zur Ablage von großen Daten verwendet und diese bald darauf wieder löscht, können Sie diese Aktion nicht erkennen, wenn Sie nicht zufällig zu der Zeit eine Analyse starten. Nur wenn der Anwender große Datenmengen auch versendet, dann können Sie in den Transaktionsprotokollen diese Datenmengen aufschlüsseln.

• Auswertung über die Größe
  z.B. die Top-10 Mailboxgrößen
  z.B. die Top 10 Anzahl der Elemente
• Historische Auswertung über das Wachstum
  Schnell wachsende Postfächer
• Inhaltliche Auswertungen
  Tote Postfächer (viele ungelesene Nachrichten)

Bezogen auf die Nutzung

Zuletzt ist noch die Nutzung des Servers selbst von Interesse. Viele Aktionen sind natürlich direkt abhängig von der Menge an Informationen, die ein Anwender auf dem Server abgespeichert hat. Ein Anwender mit vielen Terminen in Outlook nutzt den Server intensiver als ein Anwender mit ein paar Mails, die er einmal am Tag per POP3 abholt.

• Wer nutzt wir intensiv OWA, OMA, OWA-PDA oder ActiveSync
  Durch Auswertung der Zugriffe auf den IIS
• Wer nutzt wir häufig POP3
  Auswertung der Anmeldeereignisse im Eventlog

Eine Analyse nach den einzelnen ZugriffsMöglichkeiten:

Outlook

Benutzer mit Outlook im Offline Betrieb belasten den Server meist weniger als "Online-Anwender". Offline Anwender belasten zwar während der Replizierung den Server, aber auch mehrfaches Lesen von Terminen etc. erfolgt offline aus der OST-Datei. Besonders mit dem neuen Outlook 2003 Cached Mode entlastet dies den Server auch bei den Online-Anwendern. Der Einsatz von Outlook erlaubt dem Anwender zusätzliche Funktionen wie z.B. Regel und Abwesenheitsassistenten, die auch dann (geringe) Ressourcen des Servers binden, wenn der Anwender nicht angemeldet ist.

Allen Outlookzugriffen gemeinsam ist, dass diese fast nicht in Zahlen gefasst werden können, da weder Protokolldateien noch Performancecounter hierüber Aufschluss geben. Einzig über die Analyse und Protokollierung des Netzwerkverkehrs und vielleicht die Mitschrift der Anmelde- und Abmeldeaktivitäten im Sicherheit-Eventlog ist grob zu ermitteln, welche Anwender überhaupt arbeiten. Auch die "aktiven Verbindungen" im Exchange System Manager sind nur bedingt tauglich, da immer mehr Zusatzdienste (Virenscanner, Blackberry, Exmerge etc.) ebenfalls die Mailbox geöffnet haben.

Outlook 2003 erlaubt mit Exchange 2003 zumindest eine Rückmeldung der RPC-Zeiten an den Server, so dass über Performance Counter die "Performance" des Arbeitsplatzes ermittelt werden kann, d. h. wie ruckfrei der Anwender arbeiten kann. Eine Abrechnung auf dieser Basis ist jedoch nicht sinnvoll möglich. Letztlich bleibt hier nur das Aufweichen auf die Abrechnung pro Mailboxgröße, Anzahl der Elemente und der übertragenen Objekte.

POP3/IMAP4

Neben der Nutzung über RPC mit Outlook können Exchange Anwender auch POP3 oder iMAP4 auf Exchange zugreifen. Hierbei kommt der virtuelle POP3 und IMAP4-Server zum Einsatz, die eigenständige Protokolldateien anlegen können. Hiermit ist es möglich, die Aktivitäten einzelner Anwender zu protokollieren und auszuwerten. Entsprechende Hilfsprogramme sind mit nicht bekannt.

HTTP mit OMA/OWA

Zuletzt nimmt der Zugriff auf Exchange über HTTP immer mehr zu. Technisch bedeutet dies einfach nur die Nutzung des IIS mit entsprechenden URLs. für den Exchange Server jedoch die ist die Belastung höchst unterschiedlich.:

• Alter OWA
  Zugriff ohne XML mit Formularen auf älteren Browsern
• Neue OWA
  Aber Internet Explorer 5.5 und höher
• OMA, WAP und ActiveSync
  Zugriff von mobilen Geräten
• RPC over HTTP
  RPC-Verbindung von Outlook 2003 mit Exchange 2003 wird in HTTP eingepackt.

Zum Glück kann man ziemlich gut von der Menge der Daten auf die Belastung verallgemeinern. D.h. ein Zugriff über WAP braucht nicht nur wenig Bandbreite, sondern belastet den Server auch wenig. Der Zugriff mit dem neuen OWA entlastet den Server durch die Aufbereitung der Daten auf dem Client und nutzt zudem weniger Bandbreite.

Generell protokolliert der IIS Zugriffe auf seine Dienste in den Protokolldateien des IIS. Aber da viele Zugriffe durch ISAPI-Filter ausgeführt werden, sind diese damit nicht für den IIS sichtbar und demnach auch nicht in den Logdateien.

Da die meisten Exchange Server nicht direkt am Internet angeschlossen werden, sondern der Zugriff über eine Firewall (z.B. ISA Web Publishing) erfolgt, können dort die entsprechenden Zugriffe protokolliert werden.