Archivmailbox

Für den Einsatz der Archiv Mailbox benötigen Sie eine Exchange Enterprise-CAL und Outlook 2010 Professional Plus/Enterprise für den Benutzer.
License requirements für Personal Archive and retention policies
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/license-requirements-for-personal-archive-and-retention-policies-HA102576659.aspx

Whitepaper der PRW Rechtsanwälte München zu Exchange 2010 Archiv
http://www.prw.de/prw/gallery/Whitepaper/MSExchangeServer2010.pdf

How Retention Age is Calculated
http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb430780.aspx

Ask Perry > Exchange Archiving
http://blogs.technet.com/b/perryclarke/archive/2010/07/09/exchange-archiving.aspx

Yes Virginia, there is Exchange 2010 archive support in Outlook 2007
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2010/12/20/457238.aspx
Outlook 2007 Update vom Dezember 2010 liefert die Archivfunktion nach
2485531 Microsoft Outlook 2007 may experience Send/Receive or performance issues after a recent Update has been installed on the computer
http://blogs.msdn.com/b/outlook/archive/2010/12/17/issues-with-the-recent-update-for-outlook-2007.aspx

Important Update about Exchange 2010 Personal Archives support in Outlook 2007 http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2011/02/01/457903.aspx

Office 365: Setup Exchange Online Archiving
http://community.office365.com/en-us/w/exchange/setup-exchange-online-archiving.aspx

Die Begrifflichkeiten sind andere als bei Wettbewerbern.
Bei klassischen Archivprodukten ist „Kopieren/verschieben ins Archiv“ gleichbedeutend mit „Ab nun unterliegt die Mails den Halteregeln des Löschens und kann vom Anwender nicht mehr gelöscht werden.“. Bei Exchange bedeutet . Archiv bedeutet einfach nur „verlagern“ an einen anderen Speicherplatz. Der Schutz gegen Löschen ist "LegalHold"

PST Capture
Tool zum Import von PST-Dateien in Exchange
Blog: http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2012/01/30/pst-time-to-walk-the-plank.aspx
Beschreibung: http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh781036.aspx
Download http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=28767

2817574 Description of the Outlook 2010 hotfix package (Outlook-x-none.msp): August 13, 2013
"You connect to Microsoft Exchange Server 2010 mailbox by using Microsoft Outlook 2010. When you enable the feature that lets you view the online archive of a manager in Outlook 2010, two online archives that have the same name are displayed. "

Mit Exchange 2010 können Sie zu jedem Postfach zusätzlich eine Archivmailbox anlegen. Aktuell verbinden viele Leser den Begriff Archiv mit Dingen wie "Unveränderlich", Migration in Archivspeicher, Reduzierung des Datenbestands (HSM). Hierzu finden Sie ausführlichere Konzepte auf den Seiten Archivieren mit Exchange. Exchange 2010 kann aktuell noch nicht die gleiche Funktion bieten, wie bisherigen "große" Archivfunktionen. Aber in den meisten Fällen ist dies auch gar nicht gefordert.

Achtung: Archiv !

Ehe Sie das Exchange Archiv aktivieren sollten Sie wissen:

  • Zugriff nur mit OWA2010 oder Outlook 2010
    Nur mit der aktuellsten Version können Sie auf das Archiv zugreifen. für Outlook2007 ist ein Update in Aussicht gestellt aber ältere Versionen können nicht auf das Archiv zugreifen. Ein Zugriff mit Outlook 2007 wird wohl erst in 2011 kommen
  • Konfiguration per PowerShell
    Vor dem Exchange 2010 SP1 mussten alle Einstellungen über die PowerShell erfolgen. Seit SP1 sind viele Einstellungen nun in die GUI gewändert
  • Keine "Entarchivierung"
    Mit einem Mausklick wird ein Benutzer für das Archiv" aktiviert...  und nachts werden dann die Mails verschoben. Es gibt aber keinen vergleichbaren Weg um diese wieder Rückgängig zu machen. Deaktivieren Sie das Archiv, dann ist die Archiv-Mailbox "weg" und wird nach 30 Tagen (Default) sogar gelöscht. So ein Fehler machen Sie nur einmal.
  • Archivrichtlinie bestimmt, wann ein Element in die Archivmailbox verschoben wird
    d.h. es ist keine Einstellung, wie lange so ein Element vorgehalten wird. Der Begriff Archiv ist eher wie eine ArchivPST oder HSM zu sehen, aber nicht als "Dauerhafter gesicherter Speicher
  • Aufbewahrungsrichtlinie bestimmt, ab wann gelöscht wird
    Sie können Sie Mails schon beim Lesen klassifizieren, wann diese von Exchange gelöscht werden. Der Begriff könnte aber suggerieren, dass die Mails solange aufbewahrt werden. Das ist aber nicht der Fall
  • Revisionssichere Archivierung
    Wenn Sie den Bedarf haben, dass Mails wirklich lange, unveränderlich, unlöschbar vorgehalten werden, dann geht dies nur mit einer Journalarchivierung oder pro Mailbox über die Funktion "Legal Hold". Dann wird natürlich alles aufgehoben. Eine Abstufung nach Alter geht nicht.

Zum Thema Entarchivierung können Sie sich seit Exchange 2010 SP1 aber über die Commandlets "NewMailboxExportRequest" und "NewMailboxImportRequest" behelfen, welche die Elemente aus dem Archiv in eine PST-Datei und dann wieder in ein Postfach importieren können.

Lesen Sie trotzdem diese Seite erst komplett durch, ehe Sie vorschnell das Archiv aktivieren.

Überlegungen zur Exchange 2010 Archivmailbox

Nachdem Exchange 2010 nun auch "RTM" ist, darf ich auch ungefährdet über die Überlegungen dazu bei Microsoft sprechen: Bei der Wahl eines Archivs gibt es immer drei Parteien, die ihre Wünsche umgesetzt sehen wollen:

  • Anwender
    Die möchten vor allem ungestört möglichst ohne Einschränkungen weiter arbeiten. Stehen aber irgendwann vor dem Problem, dass das Postfach "voll" ist (Quota) oder die OST-Datei aufgrund der Größe (z-B. > 2 GB) immer langsamer wird. Auch wenn ein Anwender alle Elemente gerne im Zugriff hätte, so bringt es ihm kaum was, 4, 8 oder noch mehr GB als "Altlast" auf dem Desktop mit sich herum zu tragen.
  • IT-Abteilung
    Hier sind die Bereitstellung des Speichers, die SLAs für Wiederherstellung und die Kosten für den Betrieb wichtige Kriterien. Wenn ein Server ausfällt, dann tut es weh, erst 90% "Alt-Daten" restaurieren zu müssen, ehe die Benutzer wieder arbeiten können. Hier wäre eine Trennung nach Alter schon wünschenswert.
  • Rechtsabteilung
    Von hier kommen Vorgaben, welche Elemente wie lange vorgehalten werden dürfen aber auch welche Elemente nach bestimmten Zeiten gelöscht werden müssen. Zudem können von hier die Recherche angefordert werden.

Je nach Gewichtung der einzelnen Themen entscheidet sich dann, mit welchem Archivprodukt die beste Übereinstimmung erreicht werden kann.

Die Gründe warum Microsoft überhaupt etwas zum Thema "Archiv gemacht hat waren wohl die folgenden:

  • Kosten für 3rd Party Software
    Unbestritten kostet eine Archivlösung Geld. Wenn Exchange eine für den Kunden ausreichende Funktion mitbringt, dann kann es dem Kunden ja nur recht sein.
  • Zusätzlicher Speicher
    Ein klassisches Archiv ist darauf aufgebaut, dass Elemente aus der Exchange Datenbank entfernt werden und in einem anderen Speicher hinterlegt werden. Wenn Exchange mit Bordmitteln dies "lösen "kann, dann spart auch dies wieder Kosten.
  • Outlook Add-on
    Viele Archivlösungen benötigen eine Add-on für Outlook, um alle Funktionen bereit zu stellen. Die Verteilung bedeutet zusätzlicher Aufwand, den Microsoft natürlich nicht hat, wenn die Logik schon in Outlook enthalten ist. Outlook 2010 "versteht", was der Exchange 2010 Server mit der Archivmailbox tut.

Das ist zumindest die Argumentation von Microsoft, auch wenn ich nicht alles davon als "fair" betrachte. Aber einige Punkte lassen sich auch so ganz gut beantworten

Thema Microsoft Antwort

Migration von Daten in "günstigeren" Storage durch ein Archiv

Mit Exchange 2010 kann sehr viel günstigerer Speicher eingesetzt werden, der zumindest nicht teurer ist als ein vergleichbarer Speicher für das Archiv. Es gibt also nicht mehr das "Kosten/Gigabyte"-Gefälle. Warum sollten Sie dann die Daten noch verschieben, was Aufwand bedeutet und die Nutzung durch den Anwender erschwert.

Ausgelagerter Speicher

Aktuell muss die Archivmailbox des Benutzers in der gleichen Datenbank liegen, so dass alle Daten in der gleichen Datenbank bleiben. Sie können also den Platz auf dem Exchange Server nicht umorganisieren. Wenn man sich aber z.B. die neue Database Availability Group anschaut, die den druck von einem schnellen "Restore" der Datenbank nimmt, dann kann man schon mal überlegen, ob man die Daten wirklich auf einen eigenen Archivserver mit Disks umlagert oder ob man die gleiche Hardware nicht einfach als zweiten Exchange Server nutzt und damit noch die Verfügbarkeit verbessert.

Sicherheit gegen Datenverlust

Ein klassisches Archiv kopiert/verschiebt die Daten in den Archivspeicher, in dem Sie eine gewisse Zeit gegen Löschen geschützt sind. Änderungen sind nicht mehr möglich.

In Exchange 2010 ist es möglich, dass ein Anwender alles immer wieder ändert. ABER es bleibt nicht unbemerkt, denn Exchange legt eine nicht änderbare Kopie des Elements mit ab. Das ist unterm Stich sogar besser, weil ein User durchaus eine Mail, Notiz, Termin in sein Exchange 2010 Archiv verschieben und danach trotzdem noch Inhalte ergänzen kann. Und aus Revisionsgründen ist es möglich zu erkennen, wer wann was geändert hat.

Offline/Online

Drittprodukte haben oft ein Outlook Addin um Elemente im Archiv auch Offline verfügbar zu machen. Das kommt oft damit, dass Firmen Exchange gerne "leersaugen" und z.B. nur die Mails der letzten 60 Tage in Exchange lassen. Dann muss der Anwender natürlich auch unterwegs Archivdaten erreichen.

Mit Exchange kann man auch Mails anhand des Alters in die Archivmailbox verschieben, aber besser ist es doch, wenn der Mitarbeiter selbst seine Mails selbst klassifiziert und z.B.: abgeschlossene Korrespondenzen selbst "archivieren "kann. Aus Sicht von Microsoft ist es aber für den Anwender am einfachsten, wenn er weiß, dass sein Postfach "online und Offline" verfügbar ist (OST-Datei) und alles im Archiv eben von unterwegs nur erreichbar ist, wenn eine Netzwerkverbindung besteht.

PST Hell

Viele Firmen erlauben oder nutzen PST-Dateien bislang, um alte Mails aus dem Store zu extrahieren, weil sie bislang keine Archivlösung haben. PSTs auf lokalen oder sogar Netzwerklaufwerken ist aber keine dauerhafte Lösung. Auch hier ist die Exchange "Archiv"-Lösung ein passabler Ansatz.

Grundfunktion

Das Archiv wird pro Mailbox aktiviert und ordnet jeder Mailbox eine zweite Mailbox als "Archivmailbox" zu. Outlook 2010 wird entsprechend erweitert, dass es diese zweite Mailbox direkt mit anzeigt. Im Active Directory wird entsprechend ein zweite Benutzer angelegt, welcher aus Sicherheitsgründen deaktiviert ist. Vier weitere AD-Felder definieren den Namen, Quotas und eben den Link zur Archivmailbox.

Im Active Directory können Sie ebenfalls die GUID zur Mailboxdatenbank einsehen:

dn: CN=Carius\, Frank,OU=Technik,OU=Abteilung,DC=netatwork,DC=de

msExchMailboxGuid:: gBhy5tVQpkGWDG2y9bHrKg==
msExchArchiveGUID:: GyCQ2Q3O+ECl+M/WdKTauw==
msExchArchiveName: Online Archive - Carius, Frank
msExchMailboxTemplateLink: 
 CN=NAW-RetentionPolicy,CN=Retention Policies Container,CN=Net at Work GmbH,CN=
 Microsoft Exchange,CN=Services,CN=Configuration,DC=netatwork,DC=de
msExchArchiveDatabaseLink:

Das Feld "msExchMailboxTemplateLink" steuert, welche Richtlinie auf das Postfach greift während in "msExchArchiveName" der angezeigte Name der Archivmailbox zu sehen ist.

Damit ist es möglich, das primäre Postfach "klein und überschaubar" zu halten und die alten Mails zu Archivzwecken in die Archivmailbox zu verlagern. Dabei bleibt aber die "gewohnte" Bedienung erhalten.

  • Ablösung einer Outlook Archiv.pst-Datei
    Analog zu einer bisher vielleicht verwendeten Archiv.pst können die Anwender zukünftig einfach ihre Elemente im Archiv verwenden. Allerdings ohne das "Verlustrisiko" einer lokalen PST-Datei und der Belastung einer PST-Datei auf einem Dateiserver.
  • OWA-Zugriff
    Während mit einer Archiv.pst ein Zugriff per Browser nicht möglich war, ist dies mit Exchange 2010 problemlos möglich.
  • Exchange Management Console und Shell
    Der Administrator selbst muss kein weiteres Programm lernen, sondern verwaltet die Archivmailboxen wie normale Postfächer über die Exchange Management Console und Shell

Durch die Abtrennung alter Inhalte aus der primären Mailbox wird natürlich auch die OST-Datei handlicher, so dass der Leidensdruck hier auch reduziert wird. Eine ähnliche Funktion mit Bordmitteln habe ich auf Postfachaufteilung beschrieben.

Benutzer mit Archiv anlegen

Der Assistent zum Anlegen einer neuen Mailbox wurde um die entsprechenden Masken erweitert.

Seit SP1 kann das Archiv auch in einer anderen Datenbank oder sogar "Hosted" liegen.

Archiv aktivieren und anzeigen

Ein Teil der Verwaltung zur Archivfunktion ist in der Exchange Management Console enthalten. Sie können mit wenigen Mausklicks ein Postfach für ein Archiv freischalten oder auch wieder deaktivieren

Achtung:
"Disable Archiv" löst einfach nur die Verbindung zwischen dem primären Postfach und dem Archivpostfach. Alle Mails im Archiv sind dann nicht mehr erreichbar und die Archivmailbox wird per Default nach 30 Tagen entfernt.

Über die Eigenschaften die Bezeichnung des Archivpostfachs in Outlook steuern:

Natürlich geht das auch per PowerShell. Das ist aber nur der erste Schritt. Die komplette Konfiguration der Richtlinien, nach denen der Mailbox Folder Agent dann aber die Elemente aus dem primären Postfach in das Archivpostfach verschiebt, ist nur per PowerShell erreichbar.

Archiv und Postfach verschieben

Seit Exchange 2010 SP1 können Sie per GUI bei einem "Move-Mailbox" auch die Archivmailbox verschieben.

Achtung, wenn eine Mailbox "CrossOrg" verschoben wird. Bleibt dabei das Feld msExchArchiveDatabaseLink in der Quelle belegt, funktioniert die Umleitung per Autodiscover nicht.

Policies und Journal

Nun wird es natürlich nicht dem Benutzer überlassen, Elemente in ein Archiv zu verschieben oder schlimmstenfalls sogar vorab zu löschen. Exchange 2010 nutzt dazu entsprechende Richtlinien und den Dumpster. Zuerst zu den drei Richtlinien, die auf eine Mailbox oder Ordner angewendet werden können:

  • Archive Policy
    Nach der hier eingestellten Zeit werden die betroffenen Elemente in die Archivmailbox übertragen.
  • Delete- Policy
    Diese Richtlinien bestimmt, wann eine Mail auch im Archiv gelöscht werden kann. In Deutschland wird das meist dann bei 6 oder 10 Jahren stehen.
  • Hold Policy (Admin Tool)
    In Verbindung mit dem Dumpster 2.0 kommt diese Richtlinie zu tragen, die die Mindestzeit bestimmt, welche ein Element vorgehalten wird, selbst wenn der Benutzer die Mail sofort löscht oder ändert.
    Ein Benutzer kann also eine Mail sofort beim Eingang löschen oder eine Termineinladung nach dem Empfang sofort verschieben. Aber mit der passenden aktiven "Hold-Policy" landen die Mail immer im Dumpster und können dort auch nicht entfernt werden.

Diese Richtlinien steuern, wie der Exchange 2010 Server im Hintergrund die Elemente aus dem primären Postfach in das Archivpostfach verschiebt oder gelöscht werden. Eine Art "Workflow" agiert im Hintergrund auf dem Exchange Server. Seit Exchange 2010 SP1 sind diese Einstellungen auch über die GUI erreichbar:

Ein Journal mit einer Auslagerung auf andere Server ist mit dieser Konstellation aber nicht möglich. Hier öffnen sich wieder Wege für Dritthersteller, die eine Journalarchivierung anbinden können.

Archiv mit Kalender und Aufgaben

Bis Exchange 2010 SP2 RU3 hat Exchange die Aufgaben und Termine NICHT berücksichtigt. Aus meiner Sicht handelt es sich dabei auch nicht um große Datenmengen, die durch eine Verlagerung in ein Archiv einen Gewinn bringen würden. Und genau genommen möchte ich im Kalender auch gerne ältere Termine im Zugriff haben. Aber anscheinend haben wohl viele wichtige Firmen lange genug gebettelt, wenn mit Exchange 2010 SP2 RU4 wurde die Funktion addiert, dass der Exchange 2010 Mailbox Manager nun auch Termine und Aufgaben per Default als "Archivwürdig" ansieht.

Ich hätte mir gewünscht, dass diese Funktion zwar vorhanden aber erst aktiviert werden müsste.

Nun ist es aber aber so, dass jeder dies abschalten muss, wenn er diese Funktion nicht möchte. Es ist ein Registrierungsschlüssel auf dem Server, der hierzu zu setzen ist.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters]
"ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled"=dword:00000000

Der Wert 0 bedeutet "Do not process Calendar and Task folders"  während der Wert 1 für "Process" (default bei RU4)" steht.

Hold Policy und Dumpster 2.0

Damit Dinge wie die "Hold Policy" überhaupt funktionieren, sind weitere Änderungen im Informationsspeicher erforderlich, die den Dumpster betreffen. Bislang wurde dieser "Superpapierkorb" dazu genutzt, um Elemente wieder herzustellen, die aus "Gelöschte Objekte" entfernt wurden. Auf dem Postfachspeicher konnten Sie als Administrator die Zeit vorgeben, wie lange solche Elemente längstens wiederherstellbar waren. Allerdings konnte ein Benutzer "seinen" Dumpster auch schon vorher manuell löschen und diverse Aktionen (z.B. POP3) haben Elemente erst gar nicht in den Dumpster gelöscht. Auch per MAPI war es z.B. möglich, ein Element unter umgehung des Dumpster zu löschen.

Mit Exchange 2010 hat Microsoft diese Funktion so geändert, dass Sie nun eine "Copy on Write"-Logik darstellt. Jedes Objekt, welches auf dem Exchange Server geändert wird, wird als Kopie gespeichert und das alte Element landet im Dumpster. Dies passiert mit jedem Zugriff unabhängig vom Weg des Zugriffs. Es gibt also keinen Weg an dieser Sicherung vorbei, wie dies in früheren Exchange Versionen durchaus möglich war.

Die dadurch entstehenden Kopien können nicht einfach gelöscht werden. Vor allem ist diese Aktion nicht durch einen Client möglich. Der einzige Weg, die Informationen im Dumpster zu entfernen geht über die Anpassung der "Hold Policy". Über eine temporäre Anpassung der Richtlinien können diese Informationen entfernt werden. Wenn eine Mailbox verschoben wird, wird auch der Inhalte des Dumpster mit verschoben.

Discovery mit MultiMailboxSearch

Sie können sich sicher vorstellen, dass damit in kurzer Zeit sehr viele Mails im Dumpster landen und durch den Benutzer nicht mehr erreichbar und einsehbar sind. für die Firma selbst müssen diese Informationen aber weiterhin durchsuchbar und exportierbar bleiben. Hier kommt eine neue Funktion von Exchange 2010 zum Tragen: "Multi-Mailbox.Search"

Diese Funktion erlaubt, abhängig von den Berechtigungen, die Suche nach Informationen in der eigenen Mailbox aber auch in anderen Postfächern und sogar den gelöschten oder ersetzten Objekten, die im Dumpster liegen. Es ist sogar möglich, die gefundenen Informationen in eine PST-Datei zu exportieren und z.B. an Anwälte oder Gerichte zu übergeben.

Microsoft Archiv = Archiv ?

Wer bislang schon mit Archivprodukten gearbeitet hat, hat diese meist aus zwei wichtigen Gründen eingesetzt:

  • Compliance und Revision
    Aufgrund von Gesetzen kann es erforderlich sein, jede empfangene oder gesendete Mail in einem Archiv dauerhaft zu speichern. Dies wurde früher mit der Exchange Journal Mailbox erreicht oder mit Journalregel auf dem Exchange 2007 Transport.
  • Mailbox Management
    Zweites Ziel ist die Reduzierung der Postfachgröße durch Entfernen der alten Nachrichten, um die Performance und teuren Festplattenplatz des Servers zu reduzieren und Backup als auch Wiederherstellung in kurzer Zeit zu erreichen.

Die erste Forderung wird Exchange 2010 abbilden können, wobei es vielen Administratoren wohl nicht gefallen wird, dass die früheren Versionen sich alle im Dumpster ansammeln. Die Reduzierung der Datenmenge wird sich aber so nicht erreichen lassen, da die Archivdatenbank in der gleichen Datenbank angelegt wird, wie das primäre Postfach. Selbst eine Trennung in eine andere Datenbank auf einem anderen Massenspeicher oder einem anderen Server ist in RTM nicht möglich. Ich könnte mir aber vorstellen, dass dies später noch geändert wird, so dass man die Daten auch physikalisch verlagern kann. Vielleicht sogar zu einem Hosted Archive. Insofern ist dieser erste Schritt primär zur Auflösung der PST-Dateien geeignet, auch wenn es die passende Importfunktion noch nicht auf dem Server gibt.

Was heute als HSM (Hierarchical Storage Management) bezeichnet wird, ist mit dem Ansatz natürlich auch nicht zu lösen. Schaut man sich aber die Konzepte der Database Availability Groups an, dann können sich zumindest größere Firmen überlegen, ob überhaupt noch "teurer SAN-Speicher" erforderlich ist. Wenn der Speicherplatz auf der Exchange Farm am Ende nicht teurer ist, also die Disks im Archivsystem, dann egalisiert sich diese Forderung.

Outlook 2010 und Archiv Mailbox

Archiv in Outlook 2010 nicht -> Falscher Lizenzschlüssel aus TechNet oder MSDN verwendet ?
http://www.expta.com/2010/04/no-access-to-online-archive-in-outlook.html
895456 How to change the product key für Office XP, für Office 2003, and für the 2007 Office system

Zudem benötigen Sie Outlook 2010 mit einem Volume License Key Professional Plus
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/introduction-to-online-archive-HA101830421.aspx
http://office.microsoft.com/en-us/outlook-help/license-requirements-for-personal-archive-and-retention-policies-HA102576659.aspx
Assess how Outlook 2010 works with different versions of Exchange Server
http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc178996.aspx
Anscheinend geht aber auch ein Office 2010 Standard mit Volume License key

Outlook 2010 war die erste Version, die diese besondere Archivmailbox, die dem Benutzer zugeordnet ist, auch direkt mit einbinden und anzeigt:

Outlook 2010 Archivmailbox
Bild von Outlook 2010 RC1

Wenn ihr Outlook die Archivmailbox NICHT einblendet, dann sollten Sie mal einen Autodiscover-Test (Siehe auch Autodiscover) machen. In der XML-Datei sollten Sie die "AlternativeMailbox" sehen:

Ein Fehler bei der Generierung von Produktschlüsseln in der TechNet bzw. MSDN führte dazu, dass viele Anwender zwar Outlook 2010 verwenden aber das Archiv nicht sehen.

Archiv in Outlook 2010 nicht -> Falscher Lizenzschlüssel aus TechNet oder MSDN verwendet ?
http://www.expta.com/2010/04/no-access-to-online-archive-in-outlook.html
895456 How to change the product key für Office XP, für Office 2003, and für the 2007 Office system

Holen Sie sich einen neuen Schlüssel und installieren Sie diesen.

OWA 2010 und Archiv

Auch in Outlook Web Access wird das Archivpostfach direkt mit eingeblendet:

Auch hier muss der Anwender keine weitere Konfiguration vornehmen.

Active Sync und Personal Archive

Hier gibt es eine aktuell (Okt 2010) eine kurze Antwort: Geht nicht !

Aber natürlich kann man von diversen mobilen Clients natürlich mit einem Browser auf OWA gehen und so ausnahmsweise auch im Archiv stöbern.

Outlook 2007 und Personal Archiv

Nach vielen Beschwerden hat sich Microsoft dazu entschlossen., auch für Outlook2007 ein Update zu entwickeln, welches den Zugriff auf das Exchange Archiv erlaubt. Anscheinend haben sich einige größere Firmen dafür eingesetzt, dass auch Outlook 2007 mit Exchange 2010 besser zusammen arbeitet. Lizenzkosten für Outlook 2010 könnten ein Thema gewesen sein aber eher wahrscheinlich ist, dass Firmen mal nicht einfach so schnell die Office Version auf tausenden von Clients austauschen um eine Funktion zu erhalten, die Exchange 2010 quasi mit bringt. Denn das Update der Server von Exchange 2003 und selbst von Exchange 2007 auf Exchange 2010 ist bei vielen Firmen aufgrund der DAG und anderer Vorteile sowieso schon geplant. Die Desktops mit Outlook und all den Abhängigkeiten zu anderen Produkten und eigenen Erweiterungen und Makros stehen aber auf einem anderen Blatt.

...we're also happy to let you know that in SP1 timeframe, there will be an Update which will enable us to support access to a User's Personal Archive with Outlook 2007.
Quelle: Yes Virginia, there is an Exchange Server 2010 SP1 http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2010/04/07/454533.aspx

Leider steht in den Anmerkungen zu dem Post aber auch, dass es wohl noch bis 1. Halbjahr 2011 dauern wird, bis das Outlook 2007 Update dann auch verfügbar sein wird

Jeff Sullivan (explanation expanded für the benefit of the rest of the readers) - In my April blog announcing the capabilities that are included in SP1, I also announced our plans to introduce an Update to Outlook 2007 which enables Users to access the Exchange Server 2010 Personal Archive.  We are excited to have been able to bring you SP1 so quickly this summer rather than later in the year as we originally forecast.  We are still committed to delivering the Outlook 2007 capability and this Update will be made available along with a broader set of Updates für Outlook in the first half of 2011.
Quelle: The Future of Exchange Starts Here: Exchange Server 2010 SP1 Is Now Available http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2010/08/25/455861.aspx

Interessanterweise gibt es aber seit Oktober 2010 einen "Outlook Hotfix", der dann auch in Outlook 2007 schon das Archiv anzeigt.

2412273 Description of the Office Outlook 2007 hotfix package (Outlook-x-none.msp): October 26, 2010.  ca. 11 MB

Ich bin bei mir aber auch auf die Falle "Produktkey" gelaufen. Mit meiner Outlook 2007 Version konnte ich das Archiv erst nicht sehen. Erst nachdem ich den Produktkey gelöscht hatte (und Outlook dann 25 Grace-Starts) zugelassen hat, konnte ich das Archiv sehen. Das "Feature" über den Produktkey verschiedene Funktionen zu aktivieren oder zu sperren gibt es also wohl nicht erst seit Outlook 2010 sondern zumindest im Bezug auf das Personal Archive schon früher.

Ich könnte mir aber vorstellen, dass der "Hotfix" primäre die den Betrieb mit Office 365 (Nachfolger von BPOS) gedacht ist und die Archivfunktion eher zufällig mit gekommen ist. Insofern sollten Sie vor einem Einsatz umfangreich testen oder auf das offizielle Release warten.

Archiv und PowerShell

In den Exchange 2010 Beta-Zeiten war die Archivmailbox tatsächlich noch ein eigener Empfänger der über ein eigenes Commandlet "Get-AlternateMailbox" anzusteuern war, wie folgendes Bild zeigt:


Vielen Dank an Wolfgang Sauer für die Bereitstellung des Bilds

Selbst das entsprechende Attribut im Schema "msExchAlternateMailboxes" ist immer noch vorhanden. Da das Feld im Plural geschrieben ist, gehe ich davon aus, dass man sogar mehrere anlegen könnte. Das Feld ist zumindest "MultiValue". Allerdings wird es mit dem Exchange 2010 Archiv nicht mehr verwendet. Statt dessen sind die Befehle in die normalen Mailbox-Commandlets aufgegangen.

[PS] C:\Windows\system32>get-mailbox fcarius | fl

LitigationHoldEnabled                  : False
RetentionHoldEnabled                   : False
EndDateForRetentionHold                :
StartDateForRetentionHold              :
RetentionComment                       :
RetentionURL                           :
RetentionPolicy                        : NAW-RetentionPolicy
ArchiveGuid                            : d990201b-ce0d-40f8-a5f8-cfd674a4dabb
ArchiveName                            : {Online Archive - Carius, Frank}
ArchiveQuota                           : unlimited
ArchiveWarningQuota                    : unlimited

Persönliche Einschätzung

Es wird schwer für Dritthersteller, ein Produkt zu verkaufen, wenn eine Basisfunktion in Exchange schon enthalten sein wird. Natürlich ist das Exchange 2010 Archiv kein HSM, d.h. alte Elemente werden nicht auf dem Postfachspeicher entfernt. Aber über entsprechende Richtlinien kann eine Firma schon vorgeben, dass Nachrichten eine Mindestzeit vorgehalten werden, auch wenn der Anwender die Mail löscht. Über die Export Funktionen können auch diese Informationen bei Bedarf einer Revision oder der Strafverfolgung übergeben werden.

Eine Entscheidung zugunsten eines Drittprodukts fällt immer dann, wenn folgende Punkte eine hohe Gewichtung haben.

  • Storage nicht in Exchange
    Nicht jedem gefällt, dass die Archivmailbox auch wieder in einer Exchange Datenbank liegt. Auch wenn diese seit Exchange 2010 SP1 auch in einer anderen Datenbank auf einem anderen Server liegen kann, so haben viele Personen vorbehalte (Warum eigentlich ?)
  • Keine Outlook Pro Plus erforderlich
    Leider zeigt nicht jede Outlook 2010 Version die Archivmailbox an. Es muss schon Pro Plus sein, was natürlich einen Volumenvertrag und andere Kosten nach sich zieht. Da hilft es auch nicht viel, dass der Zugriff per OWA möglich ist.
  • Kein Enterprise CAL
    Personal Archive ist eine Zusatzoption, die pro Benutzer mit einer Enterprise CAL zu lizenzieren ist. Die braucht man zwar auch für erweiterte ActiveSync Richtlinien und Unified Messaging, aber es muss in die Kalkulation mit eingehen.
  • Archiv nicht offline
    Ein großer Stolperstein ist die mangelnde Verfügbarkeit der Elemente, wenn der Anwender "unterwegs" oder vielleicht nur "schwach" angebunden ist. Sicher ist ein verkleinertes Postfach mit kleinerer OST-Datei eine gute Idee, aber auch mittelalte Notebooks haben genug Diskkapazität, um Daten "daneben" abzulegen und damit Offline oder als Cache zu arbeiten.
  • Doppeltes Postfach / doppelte Strukturen
    Nicht jedem "gefällt" die Umsetzung als zusätzlich eingebundenes Postfach, in dem Exchange die Verzeichnisstruktur 1:1 abbildet und eine umbenennung nicht nachzieht, sondern quasi den Ordner neu anlegt.
  • Single Instance
    Exchange 2010 hat in der Datenbank keinen Single Instance Store mehr. Dafür werden Element komprimiert. Viele 3rd Party Archiv-Hersteller werben aber genau damit, dass eben gleiche Elemente nur einmal im Archiv landen. Das hat Vorteile, wenn das Archivsystem nicht nur Exchange sondern eben auch Dateiserver, Sharepoint etc. bedient
  • Mehrere Quellen
    Das Exchange Archiv ist nur eine Lösung für Exchange und darin enthaltene Elemente. Wer also auch noch Dateiserver, Sharepoint, SAP und andere Quellen archivieren muss, baut eventuell doppelte Storage-Strukturen und Produkte auf.

Exchange Online Archiv

Wenn Sie auch Office 365/Microsoft 365 E3 haben und ihren Tenant per ADSync und Hybrid-Mode angebunden haben, dann können Sie das Archiv sogar in die Cloud verlagern. Damit entlasten Sie ihren lokalen Exchange Server von der großen Datenmenge alter "toter" Mails. Sie können bei einem neuen On-Premises-Postfach direkt das Archiv in der Cloud anlegen oder auch ein bestehendes Archiv eines Postfachs mit einem Move-Request in die Cloud verschieben. Die Zusammenhänge dabei sind:

  • Provisioning mit Hybrid
    Sie wissen sicher, dass mit ADSync und Hybrid-Mode die eigentliche Konfiguration der Exchange Empfänger auf dem lokalen Exchange Server erfolgt. Sie aktivieren hier das Archiv in der Cloud über "Set-Mailbox" oder "Set-Remote-Mailbox" und dann arbeitet ADSync
  • Move in die Cloud
    Beim "Move" ist der MRS dafür zuständig, am Ende die Einträge im lokalen AD entsprechend zu setzen. Insbesondere das Feld "ArchivDomain" ist hier wichtig, dass es auf die Tenant-Domain von Exchange Online verweist, z.B. "tenantname.mail.onmicrosoft.com"
  • tägliches Umlagern
    Die eigentliche Verlagerung der Mails aus dem persönlichen Postfach in das Archiv ist dann wieder die Aufgabe des Mailbox Management Agents auf dem Server, auf dem das Postfach liegt, d.h. der lokale On-Premises-Server ist dafür zuständig.

Ein Objekt mit On-Premises Exchange Postfach und Archiv in der Cloud hat dann z.B. folgende Properties:

Get-Mailbox user1@msxfaq.de |fl Name, Archive* 

Name                : User1
ArchiveDatabase     :
ArchiveGuid         : 55463c6b-d3459-aafc-943a-5fdce442a233
ArchiveName         : {In-Situ-Archiv –User1}
ArchiveQuota        : 100 GB (107,374,182,400 bytes)
ArchiveWarningQuota : 90 GB (96,636,764,160 bytes)
ArchiveDomain       : msxfaq.mail.onmicrosoft.com
ArchiveStatus       : Active
ArchiveState        : HostedProvisioned
ArchiveRelease      :

Das Postfach hat ein aktives Cloud Archiv.

Fragen und Antworten

  • Bindet OWA 2010 das Archivpostfach automatisch ein ?
    Ja, Outlook Web Access erkennt das Archiv-Postfach und zeigt es einfach mit an
  • Bindet Outlook das Archivpostfach automatisch ein ?
    Ja, auch Outlook erkennt das Archiv-Postfach und zeigt es einfach mit an
  • Ist das Archivpostfach ein versteckter User ?
    Nein das war es in frühen Betaversionen einmal. In Exchange 2010 liegt der Link zum Archivpostfach als Feld am AD-Benutzer. Damit ist auch klar, dass ein Postfach aktuell nur genau ein Archivpostfach haben kann
  • Ist das Archivpostfach per Mail erreichbar oder leitet Exchange auch weiter ?
    Kein ist es nicht, da es kein eigenes Postfach ist.
  • Ab wann ist das Archivpostfach nicht mehr nur auf einem Server (RTM)
    Mit Exchange 2010 SP1 kann das Archivpostfach auch in einer anderen Datenbank (auch auf einem anderen Server) angelegt werden
  • Wie effektiv funktioniert MultiMailboxSearch ?
    Wenn Sie wissen, nach was sie suchen, finden Sie es auch.
  • Transaction Logs
    Wenn der Mailbox Folder Agent alte Mails von dem primären Postfach in das Archiv verlagert. entstehen Transaktionsprotokolle !

Weitere Links

Set-Mailbox <identity> -SingleItemRecoveryEnabled $true

Set-MailboxDatabase <identity> -DeletedItemRetention <Number of Days>

Set-Mailbox <identity> -RetainDeletedItemsFor <Number of Days>