Ressourcen, Räume und andere Postfachtypen mit Exchange 2007/2010

Sehr interessanter Artikel auf dem Exchange Team Blog:
How to Create and configure a meeting room mailbox with Exchange Server 2007
http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2009/02/26/3407028.aspx

Das Lync Room System nutzt z.B. einen Exchange Room

Lange Zeit kannten Exchange und Outlook nur Postfächer, Verteiler Kontakte und vielleicht öffentliche Ordner als Mailempfänger. Exchange 2003 hat schon mal die "dynamischen Verteiler" hinzu gefügt. Aber mit Exchange 2007 gibt es einen ganzen Sack weiterer Postfachtypen, die definiert sind. Am ehesten in Kontakt kommen Sie vielleicht mit den Ressourcen und Räumen, welche auch über die GUI angelegt werden können.

Neben den normalen Benutzerpostfächern und der Sonderform der verknüpften Postfächer (Siehe auch MSXFAQ.DE - Exchange 200x Disabled Account) bietet ihnen die GUI schon Räume und Equipment an.

Wenn Sie von früheren Exchange Versionen schon "Postfächer" haben, die eigentlich Räume sind, dann können Sie diese einfach konvertieren:

Set-Mailbox Raumname -Type Room

Verwaltung der Properties

Sowohl Räume als auch Equipment kann der Administrator mit weiteren Eigenschaften belege. Die Anzahl der Plätze kann noch direkt in der GUI eingegeben werden. Die weitere Eigenschaften (z.B. Beamer etc.) müssen aber erst per PowerShell definiert werden, ehe diese im Dialog auswählbar sind.

Räume verwalten Equipment Verwalten

Die Definition erfolgt "Organisationsweit" und besteht aus einer List von Eigenschaften. Das Format ist dabei vorgeschrieben.

Set-ResourceConfig
 -ResourcePropertySchema ("Room/15Sitze",
                          "Equipment/Projektor",
                          "Room/50Seats",
                          "Equipment/Whiteboard")

Einsatz in Outlook und OWA

Outlook Web Access 2007 und Outlook 2007 können diese neuen Postfächern verwenden. Früher musste man dazu z.B.: per Namensschema diese besonderen Postfächer von Benutzern unterscheidbar machen. Nun kann man z.B. Räume direkt auswählen.

Auch Outlook Web Access 2007 kennt im Adressbuch die Räume über eine eigene Adressliste als auch in der Terminplanung.

Schön gelöst ist hier natürlich auch die Terminübersicht. Leider scheint Equipment etwas untergegangen zu sein und die manuell angelegten weiteren Eigenschaften sind gar nicht sichtbar.

Buchen und Einladen

Gerade Besprechungsräume aber auch Equipment kann der Anwender in der Terminplanung als Ressource mit einplanen. Outlook sendet eine Einladung an dieses Postfach aber ein Serverprozess muss die Einladungen entsprechend verarbeiten. Auch diese Logik ist mittlerweile Bestandteil von Exchange 2007, so dass der Einsatz von Outlooks als Buchungshilfe oder dem AutoAcceptAgent als Serverprozess entfallen kann. Allerdings muss man das auch auf den jeweiligen Ressourcenpostfächern aktivieren. ein "Get-MailboxCalendarSettings zeigt die aktuelle Einstellung

Der Default ist "AutoUpdate" bei allen Postfächern eingeschaltet. Auf die weitere Bedeutung der einzelnen Optionen geht die Online Hilfe sehr gut ein.

Frei/Belegt-Zeiten

Wenn diese Zeiten nicht mit AutoAttendant aktualisiert werden, dann benötigen die Stellvertreter die entsprechenden Berechtigungen:

The Calendar Attendant will process meeting requests which will sit in the calendar of the room in a "tentative state" waiting a delegate approval. The delegate needs permissions to connect to the resource mailbox and manage the meeting requests: "Full Mailbox Access" to access the resource mailbox and für example "Send-As" to respond to requests in a transparent manner.
Quelle: http://blogs.technet.com/b/exchange/archive/2009/02/26/3407028.aspx

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