Dumpster

Mit Exchange 2010 wird die Funktion des  Dumpster stark erweitert, so dass z.B. Elemente nicht mehr gelöscht werden (-> ArchivMailbox) und dass beim Verschieben des Benutzers auch sein Dumpster mit verschoben wird.

Wenn Sie auf ihrer Workstation eine Datei löschen, dann landet diese in der Regel im Papierkorb und kann von dort auch wieder zurückgeholt werden. Wenn Sie hingegen eine Datei auf dem Dateiserver löschen, dann hilft ihnen erst mal nur eine Datensicherung und seit Windows 2003 kann eine Schattenkopie ihnen den Zugriff auf die gelöschte Datei in Form einer "vorherigen Version" gewähren.

Mit Exchange gibt es eine ähnliche Entwicklungsgeschichte: Wenn Sie mit Outlook ein Element in ihrem Postfach löschen, dann landet es normalerweise im Ordner "gelöschte Objekte". Und wenn Sie es dort z.B. beim Beenden von Outlook entfernen lassen, dann sind die Mails erst einmal wirklich weg. Aber da eine Wiederherstellung einzelner Nachrichten aufgrund der Datenbank nicht so einfach möglich ist, wie die Wiederherstellung einer einzelnen Datei auf einer Festplatte, hat Microsoft schon früh eine Lösung gesucht und mit dem Dumpster in Exchange eingebaut.

Achtung:
Der Administrator muss auf dem Exchange Server diese Funktion konfigurieren. Abhängig von der installierten Exchange Version ist die Zeit, für die gelöschte Objekte vorgehalten werden, unterschiedlich.

Was ist der Dumpster - nichttechnisch erklärt

Wenn Sie nun an ihrem Schreibtisch sitzen und ganz konventionell einen Brief erhalten und gelesen haben, dann können Sie den auch "Löschen". Oder in diesem Beispiel den Brief eben in den Papierkorb neben dem Schreibtisch werfen. Auch hier können Sie den Brief immer wieder aus dem Papierkorb herausholen.

Outlook beenden bzw. den Papierkorb von Hand leeren entspricht dann der Putzkolonne, die abends die Papierkörbe leert und in den großen Altpapiercontainer im Betriebshof wirft. Normalerweise ist nun der Brief nicht mehr zu retten. Kaum jemand wird in den Container steigen um seinen irrtümlich gelöschten Brief wieder heraus zu suchen. Aber genau das bietet ihnen Exchange über den "Dumpster" an. Sie können mit Outlook auch solche Nachrichten wieder zurückholen.

Dumpster am Client

Da Sie jedes gelöschte Objekte über den Papierkorb entfernt haben, finden Sie das passende Menü zum Rückholen aus dem Dumpster natürlich nur, wenn Sie auch den Ordner "Gelöschte Objekte" markiert haben.

Im folgenden Dialog sehen Sie dann alle Nachrichten sortiert nach dem Löschdatum.

Wählen Sie die gewünschten Nachrichten aus und klicken Sie auf das zweite Icon. Die Nachrichten werden in den Papierkorb wieder eingestellt von wo Sie diese dann wieder einsortieren können. Sie können an dieser Stelle aber auch diese Mails endgültig löschen. Dann jedoch kann nur noch ein Restore die Daten wieder zurückholen.

Der Dumpster funktioniert auch für öffentliche Ordner. Hier müssen Sie aber den Ordner anwählen, in dem die Nachrichten gelöscht wurden. Die Fenster sehen ansonsten identisch auch.

Es gibt allerdings den unterschied, dass Sie auch gelöschte Ordner zurückholen können. Sie müssen dazu aber den übergeordneten Ordner anwählen und dann den gelöschten Ordner zurückholen. Der Ordner wird an die ursprüngliche Stelle abgelegt aber erhält den Zusatz "(Wiederhergestellt)". Dies dient u.a. dazu, dass keine Konflikte bei replizierten Ordnern auftreten. Zudem sollten Sie wissen, dass dieser Ordner durch die Wiederherstellung eigene Berechtigungen und eine andere Mailadresse erhält. Es ist ein "neuer" Ordner.

Dumpster wird nicht genutzt

Wenn Sie nun ihre Mails einfach wie gewohnt löschen, dann können Sie diese im Papierkorb und Dumpster auch wieder zurück holen. Das funktioniert aber nicht immer. Folgende Fälle sind hier zu bedenken.

  • Löschen per POP3
    Wer das Postfach per POP3 abholt und die Mails auf dem Server löschen lässt, kann diese nicht mehr mit Outlook wieder herstellten
  • Löschen mit "SHIFT-Delete"
    Als Anwender kann ich eine Mail auch mit gedrückter "Umschalt"-Taste entfernen. Outlook warnt aber gesondert mit folgendem Dialog
  • Löschen von Terminen, Kontakten und Aufgaben mit Outlook
    Per Default werden diese Elemente bei Outlook NICHT durch den Papierkorb geschleust, sondern direkt gelöscht. Wenn aber ein Termin per OWA oder ActiveSync gelöscht wird, ist er sehr wohl im Papierkorb

Outlook Dumpster steuern

Zumindest bezüglich Outlook kann ein Administrator z.B. per Gruppenrichtlinien das Verhalten steuern. Hierzu sind zwei Registrierungsschlüssel relevant:

  • DumpsterAlwaysOn
    Pfad: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options
    Typ: DWORD
    Diese Einstellung steuert, ob Outlook den Dumpster dennoch immer nutzt.
    1 = immer nutzen
    0 = nicht nutzen
  • DumpsterControl
    Pfad: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options
    Type: DWORD
    Damit wird gesteuert, welche Optionen der Anwender in Outlook sehen und verwenden kann
Einstellung Ordner im Exchange Postfach Gelöschte Objekte im Postfach Ordner in PST-Dateien öffentliche Ordner
0

Nicht nutzbar

Nicht nutzbar

Nicht nutzbar

Nicht nutzbar

1

Verfügbar

Verfügbar

Verfügbar

Verfügbar

2

Verfügbar

Verfügbar

Nicht nutzbar

Verfügbar

3

Nicht nutzbar

Verfügbar

Nicht nutzbar

Verfügbar

Beachten Sie bitte, dass der absolute Pfad auch von der eingesetzten Office Version (32/64bit) abhängig ist. Ein Administrator kann diese Daten per Softwareverteilung einfach beim Benutzer addieren oder per Gruppenrichtlinie verteilen.

Windows Registry Editor Version 5.00
 
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Exchange\Client\Options]
"DumpsterAlwaysOn"=dword:00000001
"DumpsterControl"=dword:00000001
 
[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Exchange\Client\Options]
"DumpsterAlwaysOn"=dword:00000001
"DumpsterControl"=dword:00000001

dumpsteron.reg.txt
REG-Datei zum Import

dumpsteron.adm.txt
ADM-Vorlage für den Einsatz in Gruppenrichtlinien

Dies gilt natürlich nur für Outlook als Client. Damit wird den Anwendern der Weg verbaut, über "Umschalt-Delete" eine Objekt komplett zu löschen. Dies ist aber kein Schutz gegen ein "Hard Delete" über andere Wege, die nicht durch den Client bestimmt werden, z.B. ein Löschen per POP3 oder IMAP4 oder ein Löschen im Outlook "Offline" Mode.

Dumpster auf dem Server

Die Funktion des "Superpapierkorbs" ist zwar in Exchange eingebaut, aber als Administrator müssen Sie es dennoch konfigurieren. Abhängig von der Exchange Version sind die Vorgaben der Haltezeit unterschiedlich. Diese Zeit bestimmt, wie lange die gelöschten Elemente weiterhin Platz in der Datenbank belegen, ehe der Exchange Server die belegten Seiten wieder frei gibt.

Diese Einstellungen sind je Datenbank durchzuführen, d.h. sowohl auf den Postfachspeichern als auch auf den Informationsspeichern für öffentliche Ordner.

http://servername/public/hauptordner?cmd=showdeleted

 

Standarteinstellungen für die Aufbewahrungszeit nach Serverversion:

Version Postfach öffentliche Ordner

Exchange 5.5

0

0

Exchange 2000

7

0

Exchange 2003

7

7

Exchange 2007

14

14

Dumpster per OWA

Anscheinend gibt es auch eine Option über Outlook Web Access die gelöschten öffentlichen Ordner anzeigen zu lassen. Dazu muss man eingeben

Der Hauptordner ist dabei der übergeordnete Ordner, unter dem sich der gelöschte Ordner befunden hat

Dumpster und Quota

Wer heute einen Exchange Server betreibt, wird früher oder später auch über Grenzwerte (Limits, oder wie kann ich Grenzen setzen) nachdenken und die Postfachgrößen beschränken. Selbst wenn Sie eigentlich "unlimited" Postfächer haben, so sollten Sie dennoch ein Limit einstellen, da ansonsten ein einzelner Benutzer einen Server komplett "füllen" kann und letztlich dann niemand mehr damit arbeiten kann. d.h. auch ein sehr hohes Limit ist sinnvoll, solange es weit genug unter dem verfügbaren Festplattenplatz liegt und Sie als Admin damit eine Vorwarnung erhalten. Limits über 2 GB müssen Sie allerdings per ADSIEDIT oder per Grp2Quota setzen.

Allerdings ist der Dumpster nicht Bestandteil der Exchange Quota Regelung. Es besteht daher schon die "Lücke", dass jemand erst sein Postfach bis an die Grenze auffüllt, dann die Mails löscht (Sie also im Dumpster sind) und dann das Postfach erneut auffüllt. So kann er dann doch die Datenbank eines Exchange Server ungeplant wachsen lassen.

Oft macht ein Anwender das nicht einmal absichtlich. Es gibt durchaus Anwendungen (Besonders Outlook AddOns, die Inhalte mit anderen Systemen wie einem PDA abgleichen) und dabei z.B. Elemente anlegen und wieder löschen. Oft reicht ein kleiner Fehler, den die Anwendung dazu bringt, immer wieder das gleiche Element anzulegen und zu löschen. Der Dumpster wächst und wächst in diesem Fall.

Hierzu gibt es leider keinen Schutz. Grundlage der Überlegungen war wohl, dass die Vorhaltezeit im Dumpster ja durch die Firma vorgegeben sein kann aber der Mitarbeiter keine einfache Möglichkeit hat, Mails komplett zu löschen und damit Platz freizugeben. Hier hilft dann nur die "Überwachung" des Server und des Dumpsters. Sie können dazu einfach mit dem Exchange System Manager die Größe des Dumpsters mit einblenden lassen.

Dumpster im ESM anzeigen

Wenn Sie dennoch einen "Schutz" hiergegen suchen, dann ist es z.B.: denkbar, dass ein Skript, die die Größe des Dumpsters überwacht und Postfächer, die über ihre Grenzen hinaus arbeiten, einfach sperrt (z.B.: den Zugriff per MAPI, POP3, IMAP4 etc.)

Weitere Links

  • Exchange NOTFALL - Ordner gelöscht
  • Recovery Storage Group
  • SingleItem Backup
  • 178630 How to use Exchange Server 5.5 or Exchange 2000 Server to recover items that are not first transferred to the Deleted Items folder in Outlook
  • 228934 understanding Deleted Item Recovery
  • 180117 Recovering deleted items from a public folder
  • 175263 Clients cannot recover items after Item Recovery is enabled
  • 188637 How to determine the size of recoverable items in the information store
  • 246283 Set deleted mail message retention time in Exchange Server 5.5
  • 249680 XADM: understanding Deleted Item Retention and Message Deletion Process
  • 178630 How to use Exchange Server 5.5 or Exchange 2000 Server to recover items that are not first transferred to the Deleted Items folder in Outlook
  • 181448 XADM: How to View the Amount of Space used by Item Retention
  • 811358 In Exchange 2000 Server, you cannot recover deleted items from or modify the contents of public folders through Microsoft Outlook