Office 365 - Verkaufen

Ich habe viele Seiten über Office 365 für Administratoren, Techniker, Consultants geschrieben. Diese Seite ist ein Versuch auch für "Verkäufer" eine etwas andere Argumentationskette aufzubauen. Auch mit einem Augenzwinkern.

Alle Preise basierend auf der Office 365 Preisliste Stand Mai 2015
http://products.office.com/de-de/business/compare-more-office-365-for-business-plans

Der Marktschreier

Stellen Sie sich vor sie stehen auf einem "lebhaften" Wochenmarkt, in einer Fischumschlagshalle im Hamburger Hafen oder Sie stehen am Pike Place Market an der Seattle Hafenfront. Da wird die Ware in den höchsten Tönen angepriesen und Sie ist auch sicher nicht schlecht, wenn man das passende Angebot sich raus fischt. Aber mit welchem Angebot gehen denn die Vertriebsleute von Microsoft und Partnern unters Volk? können Sie das Video von Steve Balmer, in dem er die Vorteile der ersten Version von Windows preist? Sie können auch gerne den Ost-Fachverkäufer vom LKW auf einem Volksfest mit Gewerbeschau nehmen oder jeden anderen Marktschreier, der erst mal leere Körbe oder Tüten auf den Tresen stellt und dann anfängt zu füllen.

Eigentlich fehlt mir nun noch eine Video-AG einer Schulklasse, die so etwas mal einspielt.

  • Sie brauchen ein Exchange Postfach!. Ich lege ihnen ein 50 GB Postfach in den Korb
    So viel haben Sie sicher noch nie auf dem eigenen Mailserver in ihrer Firma nutzen können und vermutlich wird man ihnen es auch in naher Zukunft nicht mal anbieten wollen. Und der Virenschutz und Spamfilter ist ebenfalls enthalten
  • Sie brauchen eine Web-Konferenz-Lösung. Ist auch schon im Paket enthalten
    Mit Skype für Business haben sie die vermutlich beste PC-gestützte Audio/Videokonferenz-Lösung mit nahtloser Integration in die gesamten Office Produktpalette. Sogar Telefoneinwahl kann man dazu buchen
  • Ihr persönliches Home-Laufwerk ist zu klein und nicht mobil? Wie wäre es mit 1 TB
    Soviel Platz bekommen Sie über OneDrive als persönlichen Arbeitsbereich. Hier können Sie alle ihre Dokumente, Bilder etc. ablegen, auf PC, Notebook und Smartphone replizieren und mit einem Browser überall mit Office WebApp bearbeiten.
  • Arbeiten im Team ist produktiver
    Gemeinsame Arbeitsbereiche mit SharePoint eröffnen ihnen neue Wege sogar gemeinsam am gleichen Dokument zu arbeiten. Versionierung und Freigabeprozesse sind ebenso möglich wie die Vertraulichkeit dank RMS.
  • Oh sie haben noch nicht das aktuelle Office . macht nicht
    Für gerade mal zusätzlich 5,20€/Benutzer/Monat können Sie immer die aktuelle Version auf bis zu 5 Desktops und 5 Mobilgeräte

Das ganze kostet nicht 100€, 50€, nicht mal 20€,  auch 10€ sind noch zu viel? Dieses nicht einmalige Angebot kostet Firmen unter 300 Benutzern gerade mal 3,80€/Benutzer/Monat.

Wenn Sie mehr als 300 Postfächer benötigen, dann sind die größeren Pakete mit noch mehr Leistungsumfang die richtige Wahl. Bei 6,10€ geht es los. Da wir die Lust für die eigene IT schon ziemlich eng, denn solche Datenmengen und Funktionen lassen sich nur mit einer effizienten und großen Plattform bereitstellen.

Sie sparen noch mehr !

Könnte ihr Exchange mit Spamschutz, Lync mit Konferenz, 1TB Dateiserver/User für den Preis bereit stellen ?. Und damit ist es ja nicht getan. Wenn Sie all diese Dienste nicht mehr selbst betreiben, dann können viele Komponenten im Umfeld ebenfalls entfallen, reduziert oder oder deutlich vereinfacht werden:

  • Keinen Reverse Proxy zum Veröffentlichen von Exchange, Autodiscover und ActiveSync
  • Keine Kosten für Updates, Patch-Management, Backup, Monitoring, Antivirus der Server
  • Kein Zertifikate, die Ablaufen, keine Firewall-Wartung
  • Entlastung ihrer WAN-Leitung bei Home-Office- und mobilen Anwendern
  • Keine Komplexitätssteigerung bei Anforderungen bezüglich Hochverfügbarkeit
  • 24h Support und Entstörung ohne eigenen Mehrschichtbetrieb
  • Bei Bedarf: Absicherung per Multi Faktor Authentifizierung

Wenn das keine phantastischen Aussichten sind ?

Wenn sie schon dabei sind...

Haben Sie schon mal überlegt, welche Dienste Sie noch in die Cloud verlegen können ?. Mit Azure ist es sehr einfach auch komplette Server "in der Cloud" zu betreiben. Und wenn es keine Server sind, dann vielleicht einzelne Datenbanken, WebServices oder zur Abfederung von kurzfristigen Lastspitzen (Berechnungen) in der Konstruktion, Budgetplanung oder Jahresabschluss.

  • Azure VMs, Netzwerk, Datenbanken, WebServices sind nur einen Mausklick entfernt
  • Azure-AD Premium
    Für ca. 2€/ Benutzer/Monat extra können Sie über Azure-AD Premium den Anwendern ein Self-Service-Portal mit Kennwortrücksetzung, Zweifaktor-Authentifizierung., erweiterte RMS-Funktionen und hochverfügbare ADFS-Services abonnieren.
  • Software Verteilung und Management
    Sind sie "zu klein" um das große System Center Paket zu installieren und zu betreiben?. Dann lassen Sie uns über Intune sprechen

Das schlimmste an Azure ist meiner Ansicht nach, dass Microsoft so schnell neue Funktionen addiert und freischaltet, dass man selbst als "Verkäufer" schon mal den Überblick verlieren kann und die Interessenten abschreckt. Hier ist es also besser zu schauen, für welche Kostentreiber im unternehmen es eine Cloud-basierte günstigere Alternative gibt. Sogar Studenten nutzen Azure-VMs für die Berechnungen von Simulationen. So teuer kann es gar nicht sein.

Das Einrichten dauert lang und ist Spezialwissen, oder ?

Nein, nicht wirklich. Natürlich gibt es Einzelfälle oder Ausgangssituationen, die eine Migration nach Office 365 schwieriger machen und wie jedes gutes Projekt müssen wir über das für und wieder bestimmter Wege sprechen. Aber die Bereitstellung von Office 365 für ein unternehmen sind fünf einfache Schritte

  • Office 365 Vertrag abschließen
    Sprechen Sie uns für einen personalisierten Link zu einer Testversion oder ein Angebot an. Wir können Sie dann optimal unterstützen und ihre Einführung begleiten. Das dauert nur wenige Minuten.
  • DNS Domäne addieren und ein paar DNS-Einträge machen lassen
    Wenn Sie nicht als benutzer@kunde.onmicrosoft.com durch die digitale Welt gehen wollen, dann sollten Sie ihren guten Firmennamen in Office 365 freischalten. Sie addieren den Namen im Webportal, lassen den angezeigten DNS-Eintrag in ihrer DNS-Zone addieren und fertig. Auch eine Aktion von Minuten.
  • Benutzer und Gruppen anlegen, optional per DirSync
    Für einen Test können sie einfach per Browser im Portal die Benutzer anlegen. Mit vielen Anwendern sollten Sie aber den Verzeichnisabgleich aktivieren und ihre Benutzer und Gruppen aus dem lokalen Verzeichnisdienst mit der Cloud verbinden. ADSync ist normal in weniger als einer  Stunde installiert.
  • Anmeldung definieren
    Für den Test könnten die Anwender eigene Kennworte in der Cloud nutzen aber Sie können sehr einfach die lokalen Anmeldeinformationen mit der Cloud synchronisieren. Das macht ADSync sogar kostenfrei nebenbei mit. Vieleicht ist auch ein ADFS-Service eine sinnvolle Einrichtung. Lassen Sie uns darüber reden.
  • Lizenz zuweisen und ggfls. Software verteilen
    Die Benutzer, die Dienste in der Cloud nutzen, benötigen eine Lizenz. Da darauf aber die Rechnung basiert, müssen Sie selbst die Lizenzen zuweisen. Erst dann können die Anwender Outlook, Skype für Business, OneDrive, SharePoint und optional Office Professional Plus nutzen. Natürlich können Sie verhindern, dass jeder Benutzer selbst Office auf beliebigen PCs über das Internet installiert. Wir zeigen ihnen wie.
  • Nutzen
    Nun liegt es an den Benutzern und ihrer Schulung, wie effektiv die Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten auch einsetzen. An der Plattform kann es nicht liegen

Es fast zu schön um wahr zu sein, aber tatsächlich kann man eine Firma in wenigen Stunden die komplette Bandbreite von Office 365 bereitstellen.

Der Spielverderber ?

Office 365 macht für sehr viele Firmen sinn und je kleiner eine Firma ist, desto eher ist eine extern betriebene Lösung interessant, da der Eigenbetrieb immer einen Sockelbetrag mit sich bringt, der durch die Anzahl der Anwender verteilt wird. Wer aber eine Lösung seriös verkauft und an einer langfristigen Kundenbeziehung orientiert ist, sucht nicht den kurzfristigen Abschluss. Auch wenn Zielvorgaben durch Hersteller oder Firma genau dies oft torpedieren. Office 365 ohne Zweifel ein bestehend interessantes Angebot, aber die sollten alle Aspekte können, z.B.

  • Internet Anbindung ist ein kritischer Faktor
    Dazu zählt die Bandbreite während des Betriebs und auch die Spitze bei einer Migration. Aber auch Firewall, Proxy-Server und Router müssen der deutlich gewachsenen Menge an Verbindungen gewachsen sein. Die meisten Firmen haben überhaupt keine Kennzahlen, wie heute die Leitungen genutzt sind und welche Last zusätzlich anzusetzen ist. Auch die Verfügbarkeit ist wichtig, wobei hier ein LTE-Router als Fallback oder das temporäre Ausweichen zum heimischen DSL-Anschluss durchaus Vorteile hat. Ein lokaler Server mit RZ muss erst einmal die gleiche Verfügbarkeit erreichen, die Office 365 trotz ungesichertem Internet erreicht.
  • Skype für Business ist sehr gut in der Cloud, ...
    ... aber nicht in jedem Fall optional. Aktuell (Mai 2015) ist über die Cloud noch keine Telefonie möglich, wobei das nur eine Frage der Zeit ist. Kniffliger ist da Thema Konferenzen zu sehen, wenn alle Teilnehmer senden ihre Daten über das Internet zur Cloud. Das kann eine sehr hohe Bandbreite auf dem Internet-Link belegen, die zudem nicht QoS gesichert sind. Konferenzen mit einem hohen Anteil an internen Clients sind ungünstig. Dagegen ist es natürlich optimal mit vielen externen Teilnehmern eine Konferenz zu nutzen. "Extern" steht hier nicht nur für Gäste sondern auch Mitarbeiter im Home-Office oder Vertriebsleute im Hotel.
  • 300 Benutzer ist eine Grenze
    Der Wechsel von "Office 365 Business" auf "Enterprise" wird an 300 lizenzierten Benutzern fest gemacht. Ich kann mir schon vorstellen, dass auch größere Firmen gar kein Interesse an den Enterprise Features haben. Sie müssen aber dennoch 2,30€/Benutzer/Monat mehr bezahlen. Andererseits ist das doch geringe Beträge, wenn man die sonstigen Arbeitsplatzkosten betrachtet.
  • Identitätsmanagement: DirSync und lokales AD müssen betrieben werden
    Auch mit Office 365 müssen mittlere Firmen ihr lokales Active Directory und nun noch den Verzeichnisabgleich betriebsbereit halten. Das ist nicht schwer aber solange nicht alle Dienste komplett in der Cloud sind, weiterhin erforderlich-.
  • Authentifizierung mit ADFS
    Wer seinen Benutzern intern eine bessere "Single SignOn"-Lösung bieten will, muss eine "ausreichend verfügbare" ADFS-Plattform bereitstellen.
  • Koexistenz
    Bislang habe ich das Thema "Hybrid" gar nicht beleuchtet. Wenn eine Firme nicht komplett in die Cloud will oder der Weg dort hin nicht als StichtagUmstellung möglich ist, muss der Hybrid-Mode eingerichtet werden. für Exchange bedeutet dies meist einen weiteren Server, Zertifikate, öffentliche IP-Adressen, Firewall-Freischaltungen. Bei Lync bzw. Skype für Business ist ein Edge-Server erforderlich. Und auch diese komplexere Umgebung muss betrieben werden.
  • Mindestversionen
    Wer Office 365 Professional Plus nutzen möchte, ist angehalten immer die aktuellste Version zu nutzen. Es gibt kein "Downgrade"-recht. So schön und einfach eine einheitliche aktuelle Plattform ist, so gibt es in Firmen oft spezielle Lösungen (Makros o.ä.) oder Abhängigkeiten zu anderen Produkten, genau dies nicht erlauben.
  • Fehlende Funktionen
    Ein Faktor für niedrige Kosten sind klar definierte Leistungen. Und genau das kann ein K.O.-Kriterium sein, wenn Sie als Firma eine Einstellung benötigen, die in Office 365 noch nicht oder nicht mehr verfügbar ist. Das Leistungsangebot kann durchaus nach oben aber auch gekürzt werden.
  • Drittprodukte und eigene Anbindungen
    Sie können natürlich fehlende Funktionen in Office 365 im Rahmen der bereitgestellten Schnittstellen nachrüsten. Es wird aber immer Funktionen geben, die ohne Zugriff auf den Server nicht möglich sind. Zudem muss ihr Hersteller auch die APIs unterstützen.
    • Erweiterungen für Exchange können weder CDO, EXM, MAPI noch EXOLEDB nutzen, sondern müssen mit EWS und PowerShell arbeiten. Damit ist schon sehr viel möglich, aber einen eigenen Transportagenten bekommen Sie nie installiert.
    • Skype für Business Lösungen müssen auf UCMA und MSPL verzichten, was viele Erweiterungen unmöglich macht.
    • Faxs-Server müssen ganz eigene Wege zum Exchange Server finden und die Anwender können nicht mehr "[fax:1234]" tippen, sondern vielleicht "1234@fax.firma.tld". Das ist vielleicht nur eine kleine Änderung aber für den Hersteller gibt es hier viel zu tun.

Es gibt also eine ganze Liste, die Sie mit einer Office 365 Einführung abklären müssen. Aber nach meiner Erfahrung sind die meisten Herausforderungen mit entsprechender fachlicher Unterstützung lösbar. Sie können Office 365 ja eine Zeit lang kostenfrei testen und selbst danach zahlen Sie nur für die Benutzer, die eine Lizenz in der Cloud zugewiesen haben. Es gibt also keinen Grund nicht mit ein paar Testbenutzern weiter zu evaluieren

IT-Mitarbeiter und Consultants

Um eine Berufsgruppe mache ich mir aber die wenigsten Sorgen, auch wenn mich immer wieder diesbezüglich Fragen erreichen. Sowohl die angestellten IT-Mitarbeiter als auch externe Dienstleiter, zu denen ich mich zähle, werden durch Office 365 nicht überflüssig. Allerdings wird sich die Tätigkeit natürlich wie schon die ganzen Jahre immer wieder verändern. Wissen um Office 365 und die Cloud muss aufgebaut werden und einfachere Tätigkeiten wie z.B. Server "streicheln", also Patchen, Updaten, Hardware tauschen etc., werden weniger.

Aber im Grunde sollten sich beide Personengruppe als "Problemlöser" verstehen, die durch kreative und effektive Lösungen den Arbeitsgeber bzw. Auftraggeber dabei unterstützen ihr eigentliches Business besser zu betreiben. Ich bin sicher, dass Office 365 immer häufiger eine sinnvolle Komponente der Lösung ist.

Kritisch wird es nur für Personen, die diese Entwicklung verschlafen oder Firmen, die bisher sich durch den Verkauf und die Wartung von Hardware ausgezeichnet haben. Wenn es keine Server für Exchange, Skype für Business, SharePoint, SQL o.ä. zu verkaufen gibt und Firmen immer häufiger auf flexible VMs in Azure zurück greifen, dann bricht hier sicher ein Teil des umsatzes weg.

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