Office kaufen oder mieten (CapEx vs OpEx)?

Die neue Microsoft Welt ist so verführerisch: Word, Excel, Powerpoint kosten keine 699€ mehr sondern werden als Office 365 Pro Plus für wenige Euro monatlich gemietet und für einen kleinen weiteren Aufpreis sind das Postfach (bis 100 GB), ein OneDrive (1TB) und viele andere Funktionen schon dabei. Da kann man doch nur zugreifen, wenn man kein "Aluhut-Träger" sein will, der die Cloud-Nutzung generell ablehnt. Aber vielleicht muss man das Thema doch etwas differenzierter betrachten. Ich versuche mich an einer weniger technischen Beschreibung.

Kunde: CapEx vs. OpEx

Was hab ich als Admin oder Consultant mit Begriffen wie CapEx vs. OpEx zu tun? Ich sollte Sie schon etwas mehr als "nur gehört" haben, denn letztlich muss auch eine IT sich finanzieren und viele Entscheidungen werden in die allgemeine Finanzplanung des Unternehmens einbezogen.

  • CapEx - Capital Expenditures
    Ausgaben für langfristige Investitionswerte, z.B. Fahrzeuge, große Werkzeuge aber eben auch Server und "gekaufte" Software. Das Bargeld ist quasi sofort weg, was die Liquidität des Unternehmens schmälert aber die Werte sind nun in Form von Anlagen in der Buchhaltung, die über mehrere Jahre als Ausgaben wirksam werden. Dennoch sind Anlagen für viele Firmen negativ, da Sie nicht nicht schnell oder nur unter Verlust wieder flüssig gemacht werden können.
  • OpEx – Operational Expenditures
    Im Gegensatz zu CapEx sind dies quasi laufende Ausgaben für den operativen Geschäftsbetrieb wie Strom, Gehälter, Wareneinkauf, Löhne, Mieten. Diese "Verbrauchskosten" sind eng an den Umsatz und Gewinn gekoppelt.

Wer nun weniger mit der Buchhaltung zu tun hat, könne sagen, dass auch Abschreibungen ja im Grunde Ausgaben sind und den Gewinn reduzieren. Das passt soweit auch aber man muss zwischen den "Werten" und den Barmitteln unterscheiden. Denken Sie an eine Firma, die 12 Mio Umsatz im Jahr macht und deren Kunden ein Zahlungsziel von 30 Tagen haben. Als Firma haben sie dann kontinuierlich 1 Mio Forderungen, die Kunden noch nicht bezahlt haben. Wir unterschlagen zur einfacheren Berechnung einmal, dass Sie auch ihren Wareneinkauf in der Regel nicht sofort bezahlen und ihre Löhne auch erst am Ende des Monats bezahlt werden. Ihre Mitarbeiter daher auch "vorarbeiten".

Letztlich braucht das Unternehmen aber Bargeld um die Zeit zwischen Wareneinkauf bzw. Dienstleistung erbracht und Zahlung des Kunden zu überbrücken. Aber sollte ich als Firma nun 1 Mio Kredit bei der Bank aufnehmen, womöglich als Girokonto? Da ist es vielleicht sinnvoller, diese Zinsen zu sparen und vor allem die eigene Kreditlinie für das Wachstum zu schonen. Eine Investition, die ich sofort bezahle aber den Gewinn erst über die Jahre mindert, raubt mir flüssige Mittel. Sie könnten es sogar noch überspitzt schreiben: Wenn ich als Firma 50.000€ Gewinn mache und ein Betriebsfahrzeug für 50.000€ kaufe, das ich aber auf 5 Jahre abschreiben muss, dann habe ich zwar 5 Jahre lang nur eine Gewinnminderung um 10.000€ (Abschreibung) aber ich muss im ersten Jahre auf 40.000€ Gewinn sogar noch Steuern bezahlen, obwohl meinem Konto leer ist. Das muss ich irgendwie finanzieren. Ich gehe hier nicht auf Sonderabschreibungen und verkürzte Nutzungsdauern ein.

Sie sehen aber, dass "CapEx", d.h. Kosten in Anlagen bei Firmen und Investoren gerne vermieden werden und hier die Miete von Software und Services natürlich in die gleiche Kerbe haut. Das gilt nicht nur für Cloud-Anbieter wie Microsoft, Google, Amazon. Auch von klassischen Softwarefirmen wie Lexware, Buhl, u.a. kennen Verbraucher schon seit Jahrzenten, dass die Software für Einkommensteuer und Buchhaltung jedes Jahr "erneuert" werden muss, selbst wenn die Änderungen nur marginal sind. Aber wie soll eine Firma überleben, wenn Kunden nur einmalig einen Kaufpreis zahlen und dann lange nichts zum Vorbestand beitragen?

Übrigens nutzen diese "OpEx ist besser als CapEx"-Aussage auch andere Firmen die unterschiedlichste Aspekte von klassischen Anlagegütern in laufende Kosten wandeln. Sie können heute auch Computer und Büromöbel, Schreibtische u.a. als Firma "mieten" statt kaufen. Letztlich ist es eine Anlageform bei der Personen oder Firmen mit viel Geld die Anschaffung tägigen und Abschreiben und operative Firmen ihr Geld gewinnbringender im Warenumlauf einsetzen.

Allerdings muss man auch das Risiko dabei sehen, dass die Leistung beim Ausbleiben von Zahlungen aufgrund wirtschaftlicher Probleme vom Anbieter auch eingestellt werden können. Wenn Sie ihre Raten für das finanzierte Auto nicht mehr leisten, dann kann die Bank sehr schnell das Fahrzeug "zu Geld" machen und sich schadlos halten. Das gilt auch für "gemietete Software und Dienste". Das gilt aber auch in die anderen Richtung. Schon einige "Cloud-Anbieter" sind nicht mehr im Markt und die zahlenden Kunden haben den Schaden. (Siehe Cloud - Abruptes Ende)

Auf der anderen Seite haben wir uns schon lange daran gewöhnt, dass Fahrzeuge nicht nur gekauft oder per Bank finanziert sondern auch per Leasing genutzt werden und natürlich kaufen wir Dienstleistungen wie regelmäßige Inspektionen einfach ein. Genau genommen "mieten" wir ja schon immer unseren Telefonanschluss.

Versionen und Funktionen

Über 25 Jahre bin ich nun in der IT und bei vielen Produkten hatte sich in der Vergangenheit ein 3-4-Jahres-Zyklus gefunden, zu dem neue Produkte veröffentlicht wurden. Denken Sie einfach an die Office-Linie mit den Versionen 97,2000,2003,2007,2010,2013,2016,2019. In den letzten Jahren hat sich der Zyklus aber deutlich verkürze und nicht nur Windows 10 kam alle 6 Monate als "größeres Update" heraus. Auch diverse Linux-Varianten haben einen 6-Monats-Zyklus genutzt. Mobile Betriebssysteme haben einmal im Jahr eine neue Major-Version gestartet während Browser mittlerweile noch kürzere Intervalle für Major Releases nutzen.

Diese kürzeren Intervalle sind mittlerweile weit verbreitet (Evergreen IT) und haben aus meiner Sicht überwiegen die Vorteile. Die Sprünge zwischen den Versionen sind kleiner und damit sinkt das Risiko, dass beim "nächsten großen Release-Wechsel" ganz viele Dinge auf einmal brechen.

Wir hat mal jemand in einem Kernkraftwerk gesagt, dass ich kein Schema-Update machen darf, während das Kraftwerk "in Wartung" sei. Das wäre so vorgeschrieben, dass in der Stillstandsphase eben nicht alle Gewerke umfangreiche Änderungen machen, die dann erst beim erneuten Anfahren unkontrollierte Wechselwirklungen haben können.

Das kann man nun glauben aber es ist natürlich schon etwas dran, dass man Änderungen besser in kleinen Schritten umsetzt statt den "Big Bang" zu planen. Allerdings bedeutet eine kontinuierliche Aktualisierung auch, dass Sie ihre Inventarisierung und die Softwareverteilung im Griff haben müssen. Einmal alle drei Jahre einen Azubi zur Installation herumschicken ist kein legitimer Ansatz mehr. Aber schon für das Patch-Management ist dieser Ansatz schon lange nicht mehr tauglich.

Diese kleine Änderungen können auch für die Mitarbeiter eine Herausforderung sein, wenn sich Kernfunktionen, z.B. von Office ändern. Ich denke da an die "Datei-Öffnen/Speichern"-Dialoge, die sich aus meiner Sicht nicht verbessert haben und das Verhalten von Office selbst mit "getakteten Verbindungen" Dateien per Default in der Cloud zur gemeinsamen Arbeit zu öffnen, statt die lokale OneDrive-Kopie zu nutzen. Hier müssen Sie als Administrator früh mit passenden Piloten die neuen Änderungen evaluieren und vor dem Rollout entsprechend per Richtlinien die Konfiguration anpassen und mit den Anwender kommunizieren, z.B. per Anleitungen, Schulungen, Aushängen, Mails etc.

Fakt ist aber auch, dass die Hersteller natürlich ihre Kunden auch dazu bringen wollen, die kontinuierlich entwickelten Versionen zu nutzen. Microsoft lässt ihnen ja selbst im Jahr 2021 noch die Wahl, ob sie Office 365 Pro Plus oder Office 2021 einsetzen. Die erste Version kommt "aus der Cloud" während Office 2021 auch ohne Office 365 genutzt werden kann. Allerdings ist das mit "Kaufen und Mieten" nicht mehr so klar, denn natürlich mögliche Microsoft, dass Sie Office 2021 am besten mieten. Natürlich können Sie Office 2021 auch noch kaufen, aber nicht mehr jede Version und fast jeder Link verweist auf die Office 365 Miet-Modelle.

Hinzu kommt, dass einige Funktionen nicht mehr oder viel später in den Kaufversionen erscheinen. Zudem bietet Microsoft keine "Update-Version" mehr an. Sie kaufen also z.B. Office 2021 und können es "endlos lange" nutzen. Wenn irgendwann aber die nächste Office-Version erscheint, dann gibt es keine verbilligte "Updates" sondern es ist immer ein Neukauf.

Sicherheit und Kompatibilität

Ehe Sie nun an ein "Nur Besitz ist das Wahre" denken, sollten Sie überlegen, welchen Wert eine Software hat, die schon deutlich "überaltert" ist und ob sie überhaupt eine Software einsetzen dürfen, für die es vom Hersteller auch gegen Geld keinen Support und erst recht keine Sicherheitsupdates mehr gibt. So hat Microsoft schon mit Office2007 ein neues Dokumentformat eingeführt, welches Makros in normalen "DOCX"-Dateien verhindert. Als Administrator können Sie die DOCM-Dateien z.B. anders behandeln.

Aber auch sonst gilt der Satz, dass Software immer Fehler hat, die nicht nur den Anwender stören sondern auch schwerwiegende Sicherheitslücken für Angreifer öffnen können. Insofern gefährdet eine veraltete Software von Tag zu Tag mehr ihre eigene Umgebung aber auch die verbundenen Partnerfirmen. Da sollten Sie sich schon genau überlegen, ob Sie das Risiko eingehen wollen. Immer mehr Firmen prüfen nämlich schon genau ihr Geschäftsbeziehungen, welche Risiken davon für den eigenen Betrieb ausgehen. Stellen Sie sich vor, dass ihre Firma durch einen Crypto-Trojaner für einige Tage so eingeschränkt wird, dass Sie ihren Lieferverpflichtungen nicht mehr nachkommen können und direkt ihre Kunden mit in Bedrängnis bringen?

Die heutigen Lieferbeziehungen sind deutlich enger geknüpft aber reagieren auch empfindlicher auf Störungen. speziell größere Abnehmer erwarten Mindeststandards von ihren Lieferanten, z.B. TISAX im Automotive-Bereich oder die bekannte ISO 27001

Insofern kann ein Office, welches 10 Jahre alte ist, zwar auch noch Briefe schreiben, aber viele neue „Standard“-Funktionen fehlen und nicht „nicht gepatchten“ Sicherheitslöcher wird keine Cyber-Versicherung tolerieren und streut auch in die Geschäftsführer-Haftung ein. Insofern ist auch "gekaufte Software" kein Garant für eine einmalige Investition sondern hat nicht nur eine buchhalterische Abschreibungszeit sondern auch eine praktische Verfallszeit. Einige Dinge sind irgendwann nur noch ein Fall für das Museum und dürfen nicht mehr genutzt werden.

Risikoabschätzung

Bei all der schönen neuen Welt darf aber das damit verbundene Risiko nicht ganz vergessen werden. Solange Sie als Kunde regelmäßig die Abonnement-Kosten begleichen und der Anbieter die geschuldete Leistung erbringt, haben wir den schönsten "Sonnenschein". Aber schon die Vergangenheit zeigt, dass auf Sonne auch immer mal ein paar Wolken folgen und Sie eine Risikoabschätzung betreiben sollten. Hier nur ein paar Beispiele

  • Lizenz-Kontrolle und Verbindung
    Wenn Software als "Subscription" vertrieben wird, hat der Anbieter ein ureigenes Interesse, dass seine Software auch die Einhaltung der Lizenzen prüft. Dazu verbindet sich die Software "natürlich" regelmäßig mit deinem Lizenzserver des Anbieters. Ihre Clients brauchen dazu in der Regel eine Internet-Verbindung und eine eindeutige Systemkennzeichnung. Diese Informationen verarbeitet der Anbieter. Office 365 wird in der Regel pro Person lizenziert und nicht pro Gerät und ohne Verbindung geht es aktuell nicht
  • Wirtschaftliche Notlage
    Covid19 hat schön aufgezeigt, dass Firmen auch durch schlechte Zeiten gehen und versuchen, die Kosten zu reduzieren. Sie können Mitarbeiter z.B. in Kurzarbeit schicken und damit ihre Lohnkosten reduzieren. Allerdings sparen Sie damit nicht automatisch auch Lizenzkosten beim Cloud-Dienstleister. Vielleicht können Sie ein paar Azure-VMs herunterfahren oder kleiner dimensionieren, aber die Office-Schiene kennt keine "aktivitätsbasierte" Abrechnung.
    Als Anbieter habe ich natürlich schon das Risiko, dass mit ein Kunde auch einfach wegfällt und die Einnahmen genauso schnell aufhören. Beim Kaufprodukt habe ich das Geld vom Tag 1.
  • Archiv-Pflichten und Geschäftsaufgabe
    Jeden Tag werden nicht nur neue Firmen gegründet sondern vergleichbar viele Firmen stellen ihren Geschäftsbetrieb ein. Sie können als Geschäftsführer aber nicht einfach das Licht ausmachen, denn Buchhaltungspflichten sehen einen geregelten Abschluss vor. Einige Unterlagen müssen aber auch mehrere Jahre vorgehalten werden. Sie sollten sich also schon überlegen, welche Informationen Sie wo ablegen, um ggfls. durch ein "Rest"-Lizenzierung die Daten noch vorzuhalten. Wobei man früher in der "Papierwelt" zwar die Ordner aufheben und irgendwo günstig einlagern konnte, aber auch das sollte gemacht werden. Wobei diverse Funde von Patientenaktion in stillgelegten Kliniken zeigen, dass es wohl doch nicht so weit damit her ist.
  • Preissteigerung
    Zum 1 März 2022 (Office 365 Preisanpassung 2022) hat Microsoft nach vielen Jahren das erste mal einige Office 365 Pakete im Preis angepasst. Auch wenn der Anstieg moderat und mit langer Vorlaufzeit war, sind Sie als Kunde aktuell schon abhängig. Speziell weil es kaum ein vergleichbares Angebot anderer Hersteller gibt oder ein Wechsel z.B. zu Alternativen sehr zeitaufwändig und damit letztlich auch teurer ist.
  • Anbieter Ausfall
    Vermutlich dürften Microsoft, Google, Apple, Amazon nicht von heute auf morgen verschwinden. Aber eine Garantie gibt es nicht und auch Marktführer meiner Jugend wie z.B. Novell, Compaq etc. sind verschwunden oder wurden aufgekauft. Aber es gibt eine Unzahl kleiner Branchenspezialisten, die auch auf "Mietmodelle" umsteigen, bei denen die Abschätzung nicht so einfach ist. Vielleicht werden Sie einfach aufgekauft und das Produkt verschwindet. Viele vor zehn Jahren bekannte Hersteller von Fax-Servern sind heute nicht mehr präsent.
  • Externe Risiken
    Manchmal können es ein externe Einflüsse, z.B. Gesetze, staatlich Veränderungen, Währungsrisiken, Sanktionen, Kriege o.ä. sein, die Kunden und Anbieter zwangsweise trennen und an beide Seiten neue Herausforderungen stellen. Mit einer "Kaufsoftware" können Sie leichter mal ein paar Jahre überbrücken oder parallel neue Strukturen aufbauen. Wie würden sich wohl die Märkte verhalten, wenn die Lizenzserver für Office und Windows bestimmte Regionen nicht mehr "freischalten" würden? Ich denke da z.B. an die Geschichte mit Adobe und Venezuela als Reaktion auf eine Vorgabe der US-Regierung. (https://www.heise.de/newsticker/meldung/Adobe-deaktiviert-alle-Nutzerkonten-in-Venezuela-4549137.html)

Als Geschäftsführer müssen Sie hier schon genauer hinschauen, ob z.B. eine Niederlassung in einem "wackeligen" Staat auf die Cloud-Dienste setzen sollten und so Spielball der großen Politik werden. Viele Länder haben in den vergangenen Jahrzehnten durchaus einen Wechsel der Regime durchlaufen.

Technischer Aspekt

Da die MSXFAQ auch immer nah an der Technik ist, möchte ich diesen Aspekt natürlich auch noch beschreiben.  Ein klassischer Exchange Server kann in einer entsprechenden Ausbaustufe problemlos viele „tausend“ Postfächer bedienen und selbst als "kleiner Server" sind hunderte Postfächer kein Problem. CPU, RAM, SSD und Disks sind immer leistungsfähiger geworden.

Nun haben wir in in Deutschland aber eine Firmenstruktur, bei der viel mehr "Mittelständler" mit eher geringen Anzahl an Anwendern:

"Für die Bundesregierung zählen alle Unternehmen mit bis zu 499 Beschäftigen und weniger als 50 Millionen Euro Jahresumsatz zu den KMU. Nach der Definition der EU-Kommission gelten Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten, einem Jahresumsatz von höchstens 50 Millionen Euro und einer Bilanzsumme von bis zu 43 Millionen Euro als KMU."
Quelle: https://www.bvmw.de/themen/mittelstand/zahlen-fakten/

Selbst wenn wir bis 10.000 Mitarbeiter noch einbeziehen, könnte ein einzelner Exchange Server diese Postfächer bedienen. Nur steht er nie alleine, denn zur besseren geplanten Verfügbarkeit ist eine DAG aus zwei oder mehr Servern vorteilhaft. Dann brauchen Sie eine Firewall und entsprechend verfügbare Reverse-Proxy-Systeme. Weitere Server gehen für Überwachung, Datensicherung und Spamfilter drauf und natürlich müssen ihre Administratoren die Server betreuen und Patchen.

Sie sehen schon: Je kleiner eine Firma ist, desto „teurer“ wird der Eigenbetrieb weil sie die Systeme nicht voll ausnutzen können und für Verfügbarkeit und Sicherheit mehr Systeme betreiben müssen, als aus Lastüberlegungen erforderlich wären. Insofern kann man ganz generell sagen, dass kleinere Firmen mit Cloud-Angeboten in jeder Hinsicht besser unterwegs sind. Es gibt einfach zu viele kleine schlecht gepflegte, schwach abgesicherte und gut konfigurierte Exchange Server. Für andere Dienste gilt das auf vergleichbare Weise. Zudem sind über ein Hosting ganz andere Möglichkeiten gegeben, die On-Premises noch viel aufwändiger bereitzustellen wären.

Einschätzung

Sie können mir glauben, dass ich wahrlich kein blinder Verfechter von Cloud-Lösungen bin. Dazu bin ich zu lange schon IT-Consultants und habe verschiedene Techniken in der Vergangenheit kommen und gesehen sehen. Ich sehe aber auch, dass immer mehr Anforderungen und Wünsche an eine lokale IT-Abteilung oder Administrator herangetragen werden, die weit über den früher gerne bereitgestellten "Lokalen Dateiserver" hinaus gehen und es wird einfach erwartet, dass Mails, Buchhaltungsdaten, Dokumente etc. von überall aus jedem Gerät direkt erreichbar sind. Aber wer kann On-Premises dann auch noch ein MDM, sicheres VPN u.a. zusätzlich betreiben?

Ich habe um das Jahr 2000 aufgehört, den Ölwechsel am Auto selbst zu machen und wie viele Autos haben gar kein Ersatzrad oder Wagenheber mehr dabei, sondern verlassen sich auf die "Fachleute" vom Pannendienst, wenn mal was passiert? Auch in der IT können sie nicht mehr alles selbst machen und auch ein "selbst hosten" aber von einem Dienstleister betreiben lassen, ist teurer, als eine Standardleistung von der Stange zu beziehen. Diese Funktionen gibt es aber nur noch als "Mietmodell". Daher stellt sich da dann gar nicht mehr die Frage ob man kauft oder mietet sondern eher, ob Sie den Weg mit Microsoft mitgehen oder abbiegen und mit alternativen Lösungen weiter arbeiten. Die gib es durchaus und einige sind auch "Open Source". Aber auch hier werden Sie Unterstützung brauchen und auch ein Consultant wird ja auch nur "gemietet".

Lösen Sie sich von der Vorstellung, dass Sie in der IT irgendetwas "kaufen" können, denn alles, was wir in der IT "herstellen" hat eine sehr kurze Haltbarkeit. Meist sind es wenige Jahre und mein Standardspruch ist: "Alle 3-5 Jahre ist die Hälfte meines Wissens entweder Allgemeingut oder Teil einer Software oder obsolet und muss durch neue Erkenntnisse ersetzt werden". Einzig mein "Erfahrung" und gelernte "Problemlösungskompetenz" nimmt mir keiner. Für Software und Hardware gilt ist in ähnlichen Abschnitten. Manchmal schaue ich neidisch auf das Hoftor meiner Eltern, welches mein Vater als "Gesellenstück" am Ende der Schlosser-Lehre angefertigt hat und noch heute (60+ Jahre) seinen Dienst tut.

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