Cloud Storage

Am Anfang steht der Rollout bzw. die Migration und mit der Nutzung der Cloud steigen die Datenmengen. Diese Seite stellt die verschiedenen Datenspeicher und deren möglich Erweiterung unter Berücksichtigung der Kosten vor.

Exchange Online

Bei Microsoft Exchange werden im wesentlichen zwei Pläne, Exchange Online Plan1 und Plan2 unterschieden, die in den verschiedenen Sammellizenzen (Office 365 E1, E3, Microsoft 365 E1/E3) enthalten sind. Zudem gibt es auch noch Kiosk-Lizenzen.

Exchange Plan Postfach Archiv

Plan 1 (E1/A1/Business Basic)

50 GB

50 GB

Plan 2 (E3/E5/A3/A5/Business Premium)

100 GB

1,5 TB

Kiosk

2GB

kein

F1

Nur Kalender

keine

All diesen Paketen ist gemeinsam, dass der Platz nicht erweitert werden kann.

 Ein Postfach mit einem E3-Plan kann daher maximal 100 GB groß werden. Ob Microsoft hier irgendwann auch einmal größere Postfächer erlaubt oder ein Nachkaufen von individuellen Erweiterungen möglich ist, steht noch in den Sternen.

Allerdings sollten Sie sich schon einmal überlegen, wie ein Mensch selbst mit mehr als 10 GB Postfach sinnvoll arbeiten kann. E-Mails sind texte, die gelesen werden wollen. Nur mit großen Anlagen dürften Postfächer eine nennenswerte Größe erreichen. Hier bin ich aber sicher, dass diese Anlagen auch noch an einem anderen Ort liegen, der sogar besser geeignet ist. Hier wäre zu prüfen, ob so eine Mail nicht besser einen Link sendet oder die Anlage nach einiger Zeit durch eine Notiz ersetzt wird. Missbrauchen Sie ein Exchange Postfach nicht als Datenhalde, auf die nur sie Zugriff haben.

Ein Frage für die Geschäftsführer: Welche Daten sind in dem Postfach, die ihre Firma nicht nutzen oder finden kann und was passiert, wenn der Mitarbeiter ausscheidet? Soll sich dann der Nachfolger damit beschäftigen? Sie sehen, dass Sie das Thema Datenhaltung hier aktiv angehen müssen.

Aus meiner Sicht macht es heute nicht einmal Sinn, dass Postfächer die 20 GB Grenze überschreiten. Mein Postfach, welches alle Mails seit 1995 enthält, ist gerade mal 12 GB groß.

SharePoint Storage

Anders sieht es aber bei SharePoint aus. Dies ist ja der präferierte zentrale Ablageplatz für Dokumente und soll in der Vorstellung von Microsoft von allen Anwendern genutzt werden. Dateien in SharePoint sind deutlich leitungsfähiger als ein nackter SMB-Share. Denken Sie nur an die Versionierung, die Bearbeitung im Browser, die Replikation mit dem OneDrive-Client etc. Aber auch hier gibt es kein "Endlos weiter". Microsoft berechnet den maximalen Speicherplatz nach folgender Formel.

1TB Basis + 10GB pro E/A/G Lizenz + erworbenem Zusatzspeicher

Quelle: SharePoint-Beschränkungen https://docs.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-limits

1TB klingt schon für sich nicht viel und es ist eigentlich keine Frage der Firmengröße, dass sie eher früher als später an diese Grenze stoßen. Eine 10-Personen-Firmen hat nach der Rechnung gerade mal 1,1TB Platz für die Zusammenarbeit in SharePoint Online. Sicher könnten die Anwender die meisten Dateien auch auf ihrem persönlichen OneDrive (1 TB/Benutzer) ablegen, aber wollen Sie das? Selbst wenn sie 1000 Mitarbeiter haben, müssen Sich diese erst einmal 11TB GB teilen. Auch das ist nicht wirklich viel Platz. Zusammenarbeit geht anders.

Es ist schon komisch, dass ein Mitarbeiter 100GB als Postfach und 1TB als privaten Speicher bekommt aber der gemeinsame Platz so gering bemessen ist. Ich würde lieber den persönlichen Platz zugunsten der Zusammenarbeit reduzieren.

Allerdings gibt es ja weitere Nutzer von SharePoint, z.B. durch Microsoft Teams. Alle Dateien und Dokumente in einem Team landen letztlich im SharePoint des Tenants. Wenn Sie dann noch Gesprächsaufzeichnungen eines Meetings dort ablegen, schmelzen die freien Gigabytes schneller dahin als die Gletscher in den Alpen.

Sie können natürlich Speicher nachkaufen. Der Preis beträgt (Aug 2022) 20ct/GB/Monat. Wer also1 1TB Platz benötigt, ist mit 200€/Monat Zusatzkosten dabei. Das klingt erst einmal viel, denn ein kleiner Server im heimischen Serverraum mit 1TB Storage erscheint über 3 Jahre deutlich günstiger. Die Rechnung ist aber nicht Fair, denn eine SMB-Freigabe auf einem NAS in der Firma ist nicht einfach mit einem SharePoint vergleichbar. Vorteile und Nachteile müssen Sie selbst bewerten:

  • Client Zugriff
    Zuerst betrachten wir den Anwender, der auf die Daten zugreift. Wenn er heute per Browser oder Word einfach die Dateien erreicht, ist das auf dem SMB-Share etwas kniffliger. Speziell im Homeoffice geht es nur per VPN und nicht per HTTPS. Wollen Sie wieder zu den "Laufwerks-Buchstaben" zurück?
  • Parallele Bearbeitung
    Möchten Sie wirklich die Funktion missen, wenn mehrere Personen zeitgleich am Dokument arbeiten, sei es in Teams oder auch Office oder Browser? Das ist gelebte Zusammenarbeit.
  • Versionierung
    Überarbeitungen können in Office-Dateien einfach verfolgt und auch wieder rückgängig gemacht werden. Das ist viel leistungsfähiger als ein Rollback auf eine ältere Version anhand eines Datums vom Backupmedium.
  • Compliance
    SharePoint kann Dokumente automatisch schützen und mit Haltezeiten versehen.
  • Externe Freigabe
    Wenn es zugelassen ist, können Sie Dokumente mit anderen Firmen direkt teilen und ersparen sich den Versand von Kopien und dem zwangsläufig damit verbundenen Versionschaos.

Aber es gibt durchaus Optionen, die Nutzung von SharePoint in einem vernünftigen Rahmen zu halten. Nur weil Microsoft ihre Teams-Meeting-Aufzeichnungen im persönlichen OneDrive nach 30 Tagen löscht, sollten Sie diese nicht in zu SharePoint verlagern. Da kommen schnell mal ein paar Gigabytes zusammen, die mit 20ct/GB/Monat sich in Firmen aufaddieren.

Es geht von Anfang an darum, die Daten in SharePoint hinsichtlich ihrer Haltezeit zu klassifizieren und alte Daten auch zu entfernen und nicht der Sammelwut zu verfallen. Dabei geht es primär um die "großen" Dateien. Es auch durchaus denkbar, dass Sie abgeschlossene Projekte in der ein oder anderen Form "archivieren". Wenn sie die Mehrwerte von SharePoint nicht mehr brauchen, können Sie diese in ein Archiv auf einem günstigeren Speicher verlagern. Selbst große Medien-Dateien sind vielleicht in Stream oder eine anderen Plattform besser aufgehoben und können durch einen Link ersetzt werden.

Dazu zählt aber auch, dass "formatfremde" Dateien nicht in SharePoint zu suchen haben. Natürlich kann ich eine CAD-Zeichnung oder ein ZIP-File mit Sourcecode oder ISO-Dateien auch im SharePoint ablegen. Ich nutze mit diesen Dateien aber weder die Vorschau noch die Suchfunktion und ber Browser oder Office werde ich diese vermutlich auch nicht überarbeiten.
Gerade in der Konstruktion haben sich ja schon viele andere Speichermedien mit Versionskontrollen etabliert. Auch bei der Software-Entwicklung ist eine Versionsverwaltung wie Git, sei es als "Hosted-GitHub" oder im Eigenbetrieb, die in vielerlei Hinsicht bessere Wahl.

Andere Storage Systemen

Also müssen wir uns auch anschauen, welche andere Storage-Systeme es gibt und was diese kosten. ich habe leider keine pauschalen Zahlen, was ein lokaler Server in ihrer Firma kostet. Wenn ich meine kleine Synology DS216j mit 2x4TB Disks als RAID1 und einer USB-Disk als "Backup" anschaue, die Kellerkälte als "Klima" bezeichnet und meine Arbeitszeit nicht rechne, dann ist das natürlich unschlagbar günstig. Ein verwalteter Dateiserver in einem klimatisierten und per USV abgesicherten Serverraum mit passender Software, Integration in Monitoring, Patch-Management und aktiver Verwaltung hat natürlich andere Kosten. Hier sind Sie aufgerufen, einmal realistisch die Kosten über die übliche Laufzeit von vielleicht 3-5 Jahren einzusetzen.

Für Dienste in der Cloud sind diese Preise aber einfach über Preislisten zu ermitteln. Um eine Vergleichbarkeit zu haben, nutzt ich eine Basis von 1GB/Monat. Einige Angebote wie z:B. Azure Disks für virtuelle Maschinen können Sie aber nicht stufenlos kaufen. Diese Liste kann nicht eine genauer Abschätzung und Kostenbetrachtung ersetzen.

Angebot Preis/GB/Monat Bemerkung

Azure File Premium

18,9ct inkl. Transaktionen

Von Microsoft wird dieser Service als serverless SMB-Freigabe angeboten und sicher gerne genutzt, wenn Sie z.B. Windows Desktops als "Azure Virtual Desktop" in der Cloud betreiben. Irgendwo müssen die PCs ja auch einfache Dateien oder die Benutzerprofile abspeichern. Dieser relativ teure Speicher dürfte im Hintergrund auf SSDs liegen.

Azure File Hot

2,9ct zzgl. Transaktionen

Dieser Speicher leistet weniger IOPS und zusätzlich zum Platz werden auch die Transaktionen berechnet. Der Preis pro GB ist natürlich günstiger und dürfte auch klassische Festplatten nutzen.

Azure File Cold

1,5ct

Noch etwas billiger wird es mit der Nutzung von Storage, der wirklich nur selten genutzt wird. Er ist z.B. für Archivzwecke gut nutzbar, wenn manchmal geschrieben und selten gelesen wird.

Streams

20ct

Mit Microsoft Streams gibt es eine Art "YouTube für Firmen" zur Ablage von Videos. Damit wäre das in idealer Platz für die langfristige Speicherung von Teams Aufzeichnungen. Allerdings ist auch hier der Basisplatz relativ knapp bemessen und auch pro Benutzer nimmt das verfügbare Volumen nur wenig zu:

500GB + 500MB/User + 500GB pro 100US$/Monat

Die Kosten für mehr Gigabytes bewegen sich auf dem Niveau von SharePoint. Allerdings ist Streams natürlich besser durch das transcodieren der Daten aber die Daten liegen dann schon außerhalb der gewohnten SharePoint Bibliotheken. Das Ende von Stream Klassik zugunsten von SharePoint ist aber schon eingeläutet.

Managed Disks

komplex

Für den Einsatz mit virtuellen Maschinen können Sie aus einer Vielzahl von Disk, Performanceklasse, Größen, etc. wählen. Einen vergleichbaren Preis pro GB kann ich nicht angeben.

Azure Tables

6,7ct/GB (LRS)
zzgl. Transaktion

Einfache Tabellen kann ein Benutzer nicht per Windows Explorer erreichen sondern ist für Applikationen interessant die dort Informationen über einen einfachen Index ablegen wollen. Das können durchaus auch Archiv-Funktionen sein.

Azure Blog Storage

20ct/GB (Premium)
2ct/GB (Hot)
zzgl. Transaktion

Laut Microsoft Blockblobspeicher zum Streamen und Speichern von Dokumenten, Videos, Bildern, Sicherungen und anderen unstrukturierten Text- oder Binärdaten eingesetzt. Es ist also kein direkter Zugriff durch Anwender per SMB o.ä. möglich sondern nur über Schnittstellen und entsprechende Programme.

Diese Liste beschäftigt sich nun auch nur mit dem Microsoft-Angebot. Auch Amazon AWS, Google und andere Hosting-Anbieter bieten Pakete und Lösungen zur Ablage von Dateien und Informationen an. Dank der Cloud sind sie ja nicht in allen Fällen an den gleichen Hoster gebunden und es kann sogar sinnvoll sein, z.B. ein Archiv oder Backup einer Information bei einem anderen Anbieter abzulegen. Sie müssen dann natürlich beachten, dass die Wiederherstellung gesichert ist und auch die Bandbreiten zwischen den Hostern vielleicht ein Engpass sein kann oder zusätzlich Kosten für externe Datenübertragungen berücksichtigt werden müssen.

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