Outlook Langsam: Daten werden abgerufen

Beachten Sie auch die Hinweise von Microsoft im folgenden KB-Artikel
940226 How to troubleshoot performance issues in Outlook 2007

Seit Outlook XP gibt es einen neue Funktion, die Benutzer eher irritiert als unterstützt: Outlook meldet Verzögerungen bei der Kommunikation mit einer Meldung wie folgender:

Outlook 2000 und älter hat einfach "gewartet" und der Anwender hat sich in Geduld üben müssen. Das hatte zwar den Vorteil, dass bei Verzögerungen von wenigen Sekunden der Anwender eigentlich nichts gemerkt hat aber umgekehrt Sie als Betreiber auch nicht wirklich sicher sein konnten, dass ihr Exchange "schnell" ist. Denn wer hat das schon nachgeprüft. ?

Outlook 2003 hingegen zeigt das Fenster nicht mehr so offensichtlich an, sondern nutzt eine Meldung in der Taskleiste

Manchmal bekommt man auch ein viel sagendes "Ein Clientvorgang ist fehlgeschlagen". Seit Exchange 2003 und Outlook 2003 gibt es ja auch erst den entsprechenden Performance Counter, um die Antwortzeiten auf dem Client zu messen. Ein anderes Tool ist natürlich ExMon, um die Performance der Clients zu ermitteln.

Ursachenforschung

Sehr viele Administratoren glauben, dass es nur am langsamen Exchange Server liegt, aber dem ist meistens nichts so. Natürlich trifft dies zu, wenn der Anwender wirklich eine Mail in seinem Postfach öffnet und die lange dauert, weil der Server beschäftigt ist. Aber sehr oft sind es andere Probleme, die man vielleicht sonst gar nicht vermutet.

Fakt ist, dass die Meldung von Outlook generiert wird, wenn es länger als erwartet auf eine Antwort eines Servers warten muss. Ich schreibe absichtlich "eines" Servers, denn Outlook ist sehr kommunikativ und spricht mit vielen Servern. Um die eigentliche Ursache zu finden, sollten Sie die Kommunikationen von Outlook auf dem Client z.B.: mit Packetyzer oder einem anderen Programm untersuchen.

Folgende Kommunikationen könnten Outlook bei einer Störung zur Meldung veranlassen:

Alles in allem ist der Hinweis, dass Daten vom Server abgerufen werden, ein Signal für den Administrator seinen Servern genauer auf die Finger zu schauen. Sei es mit Perfmon, Eventlog oder anderen Tools aus dem Bereich Überwachung von Exchange oder natürlich die Konfiguration genau zu prüfen. ExBPA ist hier sicher ein Anfang aber letztlich können Sie mit der Analyse des Clientverkehrs sehr einfach den Server ausfindig machen.

Eingrenzen der Performanceprobleme.

Nachdem sie mit ExBPA Konfigurationsfehler ausgeschlossen haben, können Sie mit ExPTA bzw. ExTRA weitere Assistenten zur Suche eines Engpasses heranziehen.

Manuelle Optionen stehen natürlich auch offen:

Komponente Test Ergebnis
Server oder Client Zuerst sollten wir prüfen, ob es der Server oder der Client ist. Starten Sie dazu Outlook und öffnen sie den fraglichen Ordner. wenn es langsam geht, dann öffnen Sie ihn nach kurzer Zeit noch einmal. Öffnen Sie den Ordner auch einmal von einem anderen PC. Geht das schneller, wen es das erste mal langsam war, dann könnte das ein Hinweis darauf sein, dass Exchange die Daten nun im Cache hat.
Melden Sie sich schnell ab und wieder an und Starten Sie Outlook, so dass eine neue Anmeldung erfolgt. Es sollte nun immer noch deutlich schneller sein. Ansonsten könnte es auch ein Problem der Authentifizierung sein.		  
LAN-Anbindung des Servers Kopieren Sie mal mehrere Gigabyte auf den Server oder kontrollieren Sie die Laufzeit ihrer Datensicherung über LAN. Auch eine Kontrolle der Einstellungen und ein Test mit NETIO, IPERF und TTCP kann hier Klarheit bringen. Prüfen Sie auch die "Offload"-Einstellungen der Karte und den seit Windows 2003 SP2 aktivierten "Scalable Networking") (Siehe auch Windows Server.  
WAN-Bandbreite Nutzen Sie den Outlook Cached Mode. Dabei sollte der Zugriff auf das Postfach "immer" schnell gehen und nur Zugriff auf nicht replizierte öffentliche Ordner und andere Postfächer (Stellvertreter) sollten langsam sein. Wenn auch der Zugriff auf das Postfach langsam ist, kann es nun eine Outlook Clientkomponente sein, z.B.: ein AddOn oder ein Virenscanner.  
Elementanzahl Kontrollieren Sie, ob alle Ordner langsam sind oder ob die schlechte Performance auf bestimmte Ordner begrenzt ist. Siehe dazu auch

Understanding the Performance Impact of High Item Counts and Restricted Views (http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc535025(EXCHG.80).aspx)

  
Pre-Loading Mit dem Tool End2End-Mailbox habe ich ein Programm, welches ich einsetze, um bestimmtem Ordner alle paar Sekunden immer wieder zu lesen. So kann ich nicht nur die Zeit dafür messen sondern indirekt hält Exchange diese Ordner dann im Hauptspeicher. Können nun die anderen Anwender "schnell" auf die Inhalte zugreifen, dann liegt es eher am Server. Natürlich ist es nun keine Lösung mit dem Skript alle Ordner immer wieder einzulesen. Hier hilft dann nur mehr RAM als Cache oder schnellere Platten.  
Virenscanner Ist die Performance häufig "morgens" langsam, also dann wenn ein Virenscanner ein Update in der Nacht bekommen hat und daher alle Elemente erneut zu scannen sind ?  

Client Throttling und Outlook 2003

Outlook 2007 und Outlook 2010 sollten diese Meldung nicht bringen, wenn der Server "bescheid" sagt. Exchange 2007 und besonders Exchange 2010 kennen Funktionen um eine Überlastung durch einzelne Clients zu verhindern. Wenn ein Client sein Budget erschöpft hat, dann sagt der Server dies dem Client und er drosselt seine Aktivität. Allerdings kann Outlook 2003 diese Meldungen noch nicht verstehen.

Temporär abschalten

Es ist zwar keine Lösung aber Sie können dieses Fenster über eine Einstellung der Registrierung auf den Clients erst später oder gar nicht erscheinen lassen.

Dialogbox komplett unterdrücken

Über folgenden Eintrag können Sie das Fenster komplett unterdrücken und damit das Verhalten von Outlook 2000 und früher nachbilden: Outlook wartet einfach und es scheint, als wäre Outlook vielleicht eingefroren.

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\CancelRPC]
"Disable"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\CancelRPC]
"Disable"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\CancelRPC]
"Disable"=dword:00000001

Speichern Sie die drei Zeilen einfach als "disable.reg" und importieren Sie diese mit REGEDIT.

Analog dazu sollten Sie wissen, dass die gleiche Einstellung auch über Gruppenrichtlinien gesetzt werden kann. Über die Office Vorlagen können Sie den Wert dann an folgender Stelle setzen:

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\10.0\Outlook]
"CancelRPC"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook]
"CancelRPC"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook]
"CancelRPC"=dword:00000001

Beachten Sie, dass ein Import dieser Zeilen per REGEDIT nur temporär funktioniert, da Richtlinien bei jedem Anmelden neu aufgebaut werden

Timeout einstellen

Alternativ können Sie natürlich einfach das Zeitintervall etwas entspannen, bis Outlook diese Meldung anzeigt.

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\CancelRPC]
"TimeToShowCancelDialog"=dword:00010000

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\CancelRPC]
"TimeToShowCancelDialog"=dword:00010000

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\CancelRPC]
"TimeToShowCancelDialog"=dword:00010000

Dieses Beispiel verzögert die Meldung um 10000 Millisekunden = 10 Sekunden.

Auch diese Einstellung kann über Gruppenrichtlinien konfiguriert werden, was sich dann an folgender Stelle auswirkt:

Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\10.0\Outlook\CancelRPC]
"TimeToShowCancelDialog"=dword:00010000

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\11.0\Outlook\CancelRPC]
"TimeToShowCancelDialog"=dword:00010000

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\12.0\Outlook\CancelRPC]
"TimeToShowCancelDialog"=dword:00010000

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