Fakten: Outlook Client

Folgende Aussagen betreffen alle Outlook Clients und seine Funktionen oder Nichtfunktionen.

Bitte beachten Sie zu Fragen zur Anwendung, Installation und Betrieb auch die diversen FAQ's zur Outlook im Internet und insbesondere auch die Outlook Newsgroup unter news://msnews.Microsoft.com/Microsoft.public.de.outlook. und natürlich folgende Links:

Outlook auf Exchange Server

Installieren Sie Outlook NIE auf einem Exchange Server

266418: Microsoft does Not Recommend Installing Exchange 2000 Server and Outlook 2000 or Later on the Same Computer

Wenn ihnen ein Hersteller dies rät, weil ansonsten "MAPI" nicht funktionieren sollte, dann wechseln Sie den Hersteller. Auf einem Exchange 2000/2003 Server ist MAPI vorhanden und funktionstüchtig, allerdings fehlt die GUI zur Einrichtung.  "Gute" Programme vertrauen aber eh nicht auf einen Administrator, der ein Profil anlegt, sondern richten selbst das erforderliche Profil ein.

Da vielen Lesern allein die Hinweise auf TechNet Artikel nicht reichen und sogar Systemhäuser immer wieder den Fehler begehen, möchte ich die Problematik etwas genauer beschreiben:

Auf einem Exchange 5.5 Server konnte man Outlook noch ziemlich gefahrlos installieren, auch wenn es nicht ratsam war, so ist die Installation von Outlook auf einem Exchange 2000 oder Exchange 2003 Server für die Funktion von Exchange gefährlich. Auf Exchange 2007 hingegen ist die Abhängigkeit von MAPI angeblich verschwunden. Allerdings fehlen mir hier auch noch längere Erfahrungen.

Der Dreh- und Angelpunkt ist MAPI. Sowohl bei der Installation von Exchange 2000/2003 also auch Outlook wird auf dem PC das MAPI-Subsystem (Siehe auch MAPI-Profile) installiert. Über die MAPI.DLL bzw. MAPI32.DLL. Auch die Dateien den gleichen Namen haben, so haben Sie unterschiedliche Versionen aber auch Funktionen. Exchange 2000/2003 braucht die MAPI z.B.: um die Offline Adressbücher zu erzeugen und Free/Busy-Zeiten aufzuräumen oder über die Systemaufsicht die Funktion zu prüfen. Die Outlook MAPI hingegen versucht sich gerade gegen automatische Zugriffe auf Informationen zu schützen und verhindert bestimmte Zugriff aber bietet dafür andere Schnittstellen an, die Exchange nicht benötigt. Leider ist die Outlook-MAPI über die Versionsnummer "neuer", so dass die Exchange MAPI überschrieben wird.

Selbst wenn Sie dies manuell korrigieren, wird Outlook nicht mehr funktionieren. Ein Officeupdate, welches über Windows Update vielleicht automatisch kommt, kann ihre Bemühungen unerwartet zunichte machen. Wenn Sie diesen Fehler nun durch die Deinstallation von Outlook beheben wollen, dann kann es sein, dass die MAPI komplett verschwindet.

Auch wenn es keinen offiziellen Weg gibt, habe ich mit folgender Vorgehensweise meist ein ordentliches Ergebnis erzielt:

Auch wenn diese Anleitung einfach erscheint, so sollten Sie diese nicht als "How-To" missverstehen. Eine Garantie auf Erfolg gibt es nicht. Dieses Problem müssen Sie für sich alleine wieder lösen.

Outlook Updates

Outlook ist ein Bestandteil von Microsoft Office, aber wird auch eigenständig vertrieben und installiert. Trotzdem sind die meisten Updates über die Office Service Packs zu erhalten, abgesehen von einigen "Hotfixes" und Sicherheitsupdates. Sie finden alle Updates sehr schnell unter http://www.Microsoft.com/downloads/search.asp

Outlook
Version		 Verfügbare Updates
97
98
  • Outlook 98 (eigenständig)
  • Outlook 98 (8.5.5104.6)
    Originale Version. Damals als kostenfreier Download für Outlook 97 erhältlich
  • Outlook 98 (8.5.5603.0)
    Version nach dem Einspielen des "buffer overrun patch" Q175807 OL98: Update Available for Outlook 98 Security Issue
  • Outlook 98 (8.5.6204.0)
    Version nach dem Einspielen des "archive patch for Microsoft Outlook". 214575 OL98: Computer Failure May Affect Archive Fidelity
  • Outlook 98 (8.5.6614.0)
    "attachment update for Microsoft Outlook 98" vom Juni 1999, damit unsichere Anlagen zuerst auf Festplatte abgespeichert werden müssen.
  • Outlook 98 (8.5.7806.0)
    "E-mail Security Update for Outlook 98" vom  Juni 2000 http://office.Microsoft.com/downloads/out98sec.aspx
2000
  • Office 2000 Service Packs ( SP3 war Anfang 2004 aktuell)
  • 831948 Outlook 2000 Post-Service Pack 3 hotfix package: November 18, 2003
  • 832892 Outlook 2000 Post-Service Pack 3 Hotfix Package: December 16, 2003
  • Q818798 Office 2000 Prompts You to Register After April 15, 2003
    http://support.Microsoft.com/?kbid=818798 samt Patch-Download
  • 834005 Outlook 2000 Post-Service Pack 3 Hotfix Package: January 13, 2004
  • 835233 Outlook 2000 post-Service Pack 3 hotfix package: February 4, 2004
  • 835715 Outlook 2000 Post-Service Pack 3 Hotfix Package: February 12, 2004
  • 838023 Outlook 2000 post-Service Pack 3 hotfix package: March 24, 2004
XP
2002
2003
2007
2010

Outlook Feiertage

Outlook 2002 hat alle Feiertage bis 2007, aber Outlook 2000 kennt nur die Feiertage bis 2002. Seit Januar 2003 müssen neue Update her. Hierzu gibt es mehrere verschiedene Lösungen:

Wenn Sie als Exchange Administrator nicht jedem Client diese Arbeit zumuten wollen, dann können Sie dies auch auf dem Server tun. Dazu habe ich ein VBScript für den Import in Postfächer bereitgestellt:

Feiertage
Kleines MSXFAQ-VBScript um die Feiertag der Textdatei zentral zu importieren.

Alternativ können Sie auch andere kommerzielle Programme nutzen, die ich auf der Seite Produkte: Feiertags AddOn aufgeführt habe.

Outlook Sicherheitsupdate

Mit dem Office SR1 bzw. dem separat erhältlichen Office Sicherheitsupdate hat Microsoft es erschwert, Anlagen mit bestimmten Erweiterungen zu starten oder zu öffnen. Nun ist es aber ärgerlich, dass bestimmte Dateien gar nicht mehr erreichbar sind. Aber dies ist im Netzwerk durch den Administrator konfigurierbar. Auch lokale Benutzer können durch Einträge in der Registrierung diese Einstellungen anpassen. Siehe dazu auch folgende Links

Aber es gibt jede Menge kostenfreie Drittsoftware, die dies für einen Einzelplatz auch wieder einstellen kann

Outlook in Taskleiste

Seit Outlook 2002 gibt es die Möglichkeit, Outlook als "Icon" ist die Taskleiste zu verbannen und damit in der Taskleiste ein Programm weniger zu haben. Dies geht über einen Eintrag in der Registrierung. Kopieren Sie sich einfach folgende Textpassage in NOTEPAD und speichern diese als OLKTASK.REG. Ein Doppelklick importiert die Einstellung.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Preferences]
"MinToTray"=dword:00000001

Natürlich können Sie so eine Änderung auch netzwerkweit per Richtlinie oder Anmeldeskript durchsetzen.

Ordner in englisch statt deutsch

Sie starten ein deutsches Outlook und finden eine "Inbox" ?

Ursache:

Bei einem neuen Postfach werden die vier Systemordner (Posteingang, Postausgang, gesendete Objekte, gelöschte Objekte) beim ersten Zugriff erstellt. Dabei zählt die Sprache des Clients. Ein deutsches Outlook legt daher deutsche Ordner an, ein englisches Outlook eben englischer Ordner.

Der Exchange Server kann aber nicht unterscheiden, ob der Client nun ein "echter" ist. Der Zugriff per MAPI zählt und da gibt es einige Programme, die ein neues Postfach vor dem eigentlichen Anwender anfassen können z.B.:

Daher kann es passieren, dass auch bei einem komplett deutschen Umfeld die Ordner doch englisch sind. Siehe auch:

Den Default kann man auf dem Exchange Server nicht konfigurieren oder beeinflussen. Es wird vom MAPI Client über die Locale ID gesteuert, die vom Client OS stammt, z.B. 1031 German, 1033 English (US). Die LCID wird in der Logon Session übertragen.

Die Standard Folder Inbox, Outbox, Sent Items, Deleted Items legt der Store hard-coded in Englisch an (z.B. wenn eine E-Mail empfangen wird) und die Locale ID des Clients steuert dann beim ersten Zugriff die Umbenennung der Folder in die entsprechende Sprache.

Die Special Folder Calendar, Journal, Tasks, Notes, Contacts legt einzig der Client selber in der entsprechenden Sprache an, da der Exchange Server diese nicht "kennt", sondern das eine Sache von Outlook ist. Die Local ID der Clients findet sich unter Private Information Store Eigenschaften / Logons und dann Locale ID Spalte hinzufügen. Siehe auch Locale-ID.

Abhilfe:

Sie könnten nun einen alten Exchange Client oder Windows Messaging installieren und damit die Ordner umbenennen. Aber es gibt bessere Alternativen. Vorneweg natürlich die kostenfreien Microsoft Tools: EXMERGE kann recht einfach in allen Postfächern die Ordner umbenennen.

Alternative Lösungsansätze sind:

Mit OWA 2007 ist es mittlerweile auch möglich die Ordnersprachen zu ändern. Das passende Menü gibt es unter Optionen. Wenn Sie hier die Sprache ändern, wird auch ein Link sichtbar, um die Ordner mit umzubenennen.

OWA 2007 Ordner umbenennen

Hier stehen sie ein englisches OWA, welches ich gerade auf DE umgestellt habe.

Outlook "Mailbox" statt "Postfach"

Oftmals sind englische oder fremdsprachliche Ordner auch mit der Bezeichnung der Mailbox verbunden. Wenn Ihre Fach daher "Mailbox - Benutzername" heißt statt "Postfach - Benutzername" und sie daher sich ärgern, dass durch die Sortierung nach dem Alphabet die öffentlichen Ordner dann erst hinter der Postfach erscheinen, dann können Sie auch dies ändern. Dies steht aber im MAPI-Profil drin, welches Sie z.B. mit REGEDIT anpassen können:

HKey_Current_User\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\%profilname%\aa0c257f5a68be4bb6254ab48e92a4c2
Wert: 001e3001 ist dazu "Mailbox meine Name" auf "Postfach mein Name" zu ändern.

Nicht immer ist des aber genau dieser Wert. Schauen Sie einfach etwas in diesem Zweig herum.

Allerdings ist das nicht die ganze Wahrheit. Outlook bekommt den Namen vom Exchange Server geliefert und da ist sind auch Microsoft PSS noch nicht ganz sicher, wie das genau funktioniert. Es gibt für jede Mailbox noch ein sog. 'flocalized' Flag, das Auskunft darüber gibt, ob die Mailbox erfolgreich lokalisiert wird. Basierend auf diesem Flag wird u.a. auch der Mailbox-Prefix vergeben. Dieses passiert aber an den unterschiedlichen Stellen im Exchange und Outlook Code. Dieser Default wert kann geändert werden. Dies geschieht über die zwei Registry Schlüssel auf dem Exchange Server.

HKeyLocalMachine\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeIS\<Servername>\<Datenbank Name GUID>
Name : Mailbox LCID
Typ : DWORD
Wert : 407 hex ( 407 deutsch, 409 englisch, 411 japanisch etc.)

Dieser Eintrag konfiguriert Exchange beim Anlegen einer Mailbox diese mit der eingestellten Länder-ID zu "stempeln", ehe ein anderer Prozess (z.B. Virenscanner) dies auslösen kann. Dies gilt aber nicht für bestehende Postfächer.

Hier kann dann ein zweiter Schlüssel helfen:

HKLM\System\CurrentControlSet\Services\MSExchangeIS\Parameters\System
Name: Localize On First Logon
Typ : DWORD
Wert : 1

Dadurch wird z.B. beim Verschieben einer Mailbox von einem Informationsspeicher in einen anderen Speicher die Spracheinstellung wieder bei der ersten Anmeldung eines Clients überschrieben. Der erste Schlüssel bestimmte dabei die "Default Einstellung".

Zuletzt können Sie natürlich mit MFCMAPI direkt die MAPI-Properties ändern. Hier der Blick auf meinen Posteingang

MFCMapi ändert Postfachnamen

Für die Funktion der beiden folgenden Schlüssel ist Exchange 2000 mit einem Hotfix (Exchange2000-KB837430-x86-ENU.exe) erforderlich, der im SP4 noch nicht enthalten ist. In Exchange 2003 ist diese Funktion im SP1 enthalten.

Ominöser "Wiederherstellungsmodus".

Siehe dazu Wiederherstellungsmode

Mit Outlook 2002 Skripting HTML-Mails blocken

Ich bin wirklich nicht genug Programmierer um mit Outlook und dem Outlook Objekt Modell etwas richtiges anfangen zu können. Aber hierzu gibt es ja jede Menge Webseiten und Bücher. Als Beispiel mag ein Artikel aus der c't Heft 25/2001 Seite 256 dienen. Diese kleine Skript, welches sie unter ftp://ftp.heise.de/pub/ct/listings/0125-252.zip herunterladen können, konvertiert alle eingehenden HTLM-Mails (mit Links ins Internet etc.) zu einer klassischen Textmail. Das Skript funktioniert aber nur mit Outlook 2002.

Einfach die BAS-Datei über einem Texteditor in die Zwischenablage bringen und dann in Outlook 2002 mit "ALT-F11" das Codefenster öffnen, Links auf "Diese Outlook Sitzung" gehen und im rechten Bereich das Event aussuchen und aus der Zwischenablage einfügen.

Hier noch einige Links zu Outlook Skripting

Outlook kann Frei/Belegt Zeiten nicht aktualisieren

Dieser Fehler deutet darauf hin, dass ihr Outlook keine Verbindung zu dem Systemordner auf dem Server herstellen kann oder beim Zugriff darauf ein Fehler aufgetreten ist. Das kann daran liegen, dass der Ordner nicht mehr vorhanden ist, z.B. durch eine Migration auf einen neuen Server, bei der Replikation des Ordners vergessen wurde. Manchmal hilf auch ein Zurücksetzen der Ordner von Outlook mit der Kommandozeile: /CleanFreeBusy.

In der TechNet gibt es dazu auch eine ganze Liste von Artikeln:

Outlook Startparameter

Auch wenn es die meisten nicht wissen. Auch Outlook kennt jede Menge Startparameter. Meist werden damit Ordner, Ansichten etc. zurückgesetzt.

Mit den Parametern können Sie z.B. die  Frei/Belegt Zeiten und Ansichten zurücksetzen oder andere Dinge auf den Standard bringen.

Outlook und TCP/IP

Manchmal ist es zum verzweifeln. Sie haben Outlook installiert und auch sonst ist alles eigentlich richtig aber ihr Outlook meldet trotzdem beim Anlegen eines Profils, dass der Namen nicht im Adressbuch sei. Auch sonst scheint Outlook einfach nicht mit dem Exchange Server zu kommunizieren.

Tatsächlich liegt es auch sehr oft an Problemen des TCP/IP-Stacks auf dem PC, der Bindung oder einer lokalen Firewall, die eine Verbindung verhindert. Aber oft haben Sie auch all das schon geprüft und korrigiert und nichts scheint zu helfen. Auf einem anderen PC kann der Anwender aber problemlos arbeiten, so dass es nicht am Server liegen kann. Dann bleibt oft nur die Holzhammermethode, um das Betriebssystem und insbesondere den Netzwerkstack wieder zur Funktion zu bringen: TCP/IP zurücksetzen.

Das ist aber einfacher gesagt als getan. Bis Windows 2000 war es problemlos möglich, TCP/IP einfach zu deinstallieren, neu zu starten und wieder zu installieren. Meist war dann auch das Problem mit Outlook gelöst. Aber bei Windows XP ist das deinstallieren des TCP/IP-Stacks nicht mehr möglich. Allerdings gibt es auch hier einen Weg, den IP-Stack auf die Grundeinstellungen zu setzen. Geben Sie in einer "DOS-Box dazu einfach ein:

netsh int ip reset

NETSH ist die Kommandozeile, um vielfältige Einstellungen der Netzwerkprotokolle unter Windows XP durchzuführen. Und diese kleine Zeile setzt den IP-Stack wieder in die Ausgangsinstallation zurück. Bislang hat dies bei meinen Problemen immer gewirkt. Dies kann auch helfen, wenn ihr PC nicht mehr "richtig" in der Domäne Mitglied ist und z.B.: Gruppenrichtlinien nicht korrekt anwendet oder gar nicht in die Domäne aufgenommen werden kann.

Outlook 2002

Das Update auf Outlook 2002 hat einige lieb gewonnene Funktionen leider nicht mehr mit eingebaut. Dies sind z.B. die Netzwerkorder, MS-Mail Support und einige andere. Aber oft gibt es Abhilfe. z.B. auf folgenden Seiten:

Weiterhin blendet Outlook ab und an eine hässliche Dialogbox ein, dass die Daten angefordert werden und die Aktion abgebrochen werden kann. Dies passiert, wenn der Exchange 2000 Server nicht schnell genug die Daten bereitstellen kann

Da Anwendern dies in der Regel nicht weiter hilft sondern eher verwirrt, kann man das so auch abstellen.

Senden als

Oftmals soll ein Benutzer mit einem anderen Namen als Absender agieren. Dabei hat er mehrere Möglichkeiten:

Siehe dazu die eigene Seite Senden als

Outlook 2003 Bug bei Erinnerungen

Vielleicht haben Sie es auch schon bemerkt, dass die Anzeige in Outlook bei Erinnerungen falsche Werte anzeigt.

Der Termin ist für den 18.5 eingetragen mit einer Erinnerung am 14.5. Allerdings zeigt die Erinnerung am 16.5, dass der Termin am 14.5 "fällig" gewesen sei und auch 2 Tage überfällig ist.

Outlook und Fehler

Wenn Outlook nicht mehr startet oder ein defektes AddOn oder andere noch näher bekannte Dinge zu Problemen oder Effekten führen, dann kann der "Abgesicherte Modus" weiter helfen. Manchmal aktiviert Outlook diesen Mode alleine, wenn z.B. der vorherige Start nicht erfolgreich war (Anscheinend merkt sich Outlook sehr früh irgendwo, dass es gestartet wurde und löscht den Merker nach dem erfolgreichen Start. Findet es beim nächsten Aufruf den Merke, dann weiß es, dass es was schief gegangen ist. Aber auch durch Drücken der STRG-Taste beim Start können Sie den "abgesicherten Modus" aktivieren

Sollte selbst das nicht per funktionieren und Outlook auch diesen Start als "Nicht erfolgreich" ansehen, dann kommt beim nächsten Start folgende Abfragen

Es handelt sich hier dann aber um die normale "Reparatur-Funktion", die sie ansonsten auch im Menü starten können.

Weitere Fakten zu Outlook

Outlook installieren

Wenn Sie Outlook in der Firma möglichst schnell installieren wollen, dann sollten Sie über die Installation per Skript, SMS oder anderer Hilfsmittel nachdenken. Hier einige hilfreiche Links:

Weitere Links

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