Kategorien

Kategorien werden beim Versand entfernt
Die ist der Default bei Exchange 2007. Siehe auch "Set-transportconfig" und "ClearCategories" auf http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb124151(EXCHG.80).aspx

Seit Outlook 2007 werden die Kategorien nicht mehr lokal in der Registrierung sondern im Postfach als verstecktes Item gespeichert.

Outlook erlaubt schon seit der ersten Version, zu jedem Element entsprechende Kategorien einzusetzen. Einfache Texte können damit eine Mail klassifizieren, nach der Sie dann filtern und sortieren können. Das ist sogar in öffentlichen Ordnern möglich. Aber auch bei Terminen können Sie mit Kategorien eine Gruppierung vornehmen und seit Outlook 2007 sogar jeder Kategorie eigene Farben zuordnen und Kurztasten hinterlegen.

Kategorien in Outlook

Beispiele

Hier ein paar Beispiele, wie Sie Kategorien nutzen können.

Neben dem Einsatz im eigenen Postfach bieten sich die öffentlichen Ordner natürlich dazu an, viele Nachrichten mit Kategorien zu versehen und so zu gruppieren oder zu filtern. Da Kategorien aber nur "Strings" sind, sollten dann alle Personen die gleichen Texte verwenden. Zudem gilt es bei aller Sortierung zu beachten, dass Exchange und Outlook immer langsamer arbeiten, wenn die Anzahl der Elemente (nicht die Größe) in einem Ordner zunimmt. Man spricht von 5000-10000 Elementen, ab denen die Performance merklich abnimmt, wobei Exchange 2007 mit viel Speicher weniger stark davon betroffen ist.

Wo liegen Kategorien ?

Hier gilt es zu unterscheiden zwischen den Einträgen an dem jeweiligen Objekten selbst und der Vorschlagsliste von Outlook

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook\Categories: REG_Binary
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook\Categories: REG_Binary
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\Categories: REG_Binary
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\Categories: REG_Binary

Der Exchange Server hat also nichts damit zu tun, da für ihn die Werte erst mal Bestandteil der Mail oder des Termins sind. Wobei OWA2007/OWA2010 mittlerweile auch die servergespeicherten Kategorien nutzen

Zentrale Verwaltung

Von Hause aus bietet Outlook keine Möglichkeit der zentralen Verwaltung. Auch Gruppenrichtlinien helfen hier nicht wirklich weiter, da auch das Überschreiben von Kategorien nicht wirklich benutzerfreundlich ist.

Aber Dritthersteller haben hier passende Programme entwickelt, die sogar kostenfrei sind.

Sicher gibt es weitere Programme. Links sind gerne willkommen.

Automatik für Kategorien

Je nach Einsatzzweck von Kategorien sind natürlich weitere Lösungen denkbar, die den Einsatz von Kategorien effektiver machen, z.B.

Es gibt also viel Spielraum für den Einsatz von Kategorien. Allerdings sind es eben keine Standardfelder und als Administrator können Sie kaum steuern, welche Inhalte Anwender in diese Freitextfelder hinterlegen. Es bleibt bei den meisten Firmen daher dabei, dass Anwender sich damit selbst organisieren können.

Kategorien auf dem Transportweg

Eigentlich können Sie eine Mail oder Termin mit Kategorien einfach an einen Kollegen senden. Früher hat das auch problemlos funktioniert. Mit Outlook 2007 und Exchange 2007 werden Sie erst mal feststellen, dass das leider gar nicht mehr der Fall ist. Hier kommen mehrere Dinge zum  Tragen.

Set-TransportConfig -ClearCategories $false

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\Preferences]"SendPersonalCategories"=dword:1

Datenschutz und Vertraulichkeit ist wichtig und wenn man sich überlegt, wie viele Office Dokumente versendet werden, in denen längst gelöscht geglaubte Informationen enthalten sind, dann ist dieser Ansatz nur logisch und konsequent. Eine Warnung auf dem Client mit der Option, diese zukünftig nicht mehr anzuzeigen, hätte es sich auch getan.

Dieses Verhalten kann auch Nachteile haben: Wenn Benutzer A eine Aufgabe mit Kategorien an Benutzer B delegiert, dann kommt bei Benutzer B die Aufgabenanfrage ohne Kategorien an. Ändert Benutzer B an der übernommenen Aufgabe etwas, dann sendet B an A im Hintergrund ein Update der Aufgabe. Wenn A dieses Update (ebenfalls mit auf dem Transport entfernten Kategorien) nun annimmt, dann wird seine alte Version durch die aktualisierte Version ersetzt. Die eigenen Kategorien an dem Objekt gehen mit verloren.

Outlook2007 Kategorien

Mit Outlook 2007 hat sich einiges geändert. So gibt es nun auch eine Farbcodierung für die Kategorien, die der Anwender auf den Eigenschaften seines Postfachs nach einem Update "Hochrüsten" kann. 

Weitere Links

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