Arbeiten mit Teams

Der Titel ist durchaus zweideutig zu verstehen und meint sowohl die Arbeit mit einer Gruppe von Menschen als auch den Einsatz des Produkt "Microsoft Teams".

Seit über 30 Jahre bin ich in der IT und erstelle natürlich auch Dokumente. Edlin, Word, WinWord, PowerPoint, Visio, SharePoint Designer u.a. haben mich begleitet und auch die Kommunikationsmitteln haben sich vom Telefon, MHS-Mail, ExpressIt, MS-Mail, Notes, Exchange, Outlook, MSN-Messenger, OCS, Lync, Skype, WhatsApp, Wikis, Yammer, LinkedIn Teams immer weiter entwickelt. Heute arbeitet man aber nicht mehr im stillen Kämmerlein bis am Ende dann das fertige Produkt erscheint. Die Arbeitswelt ist viel dynamischer und kooperativer geworden und sogar mit Word und Excel können Sie heute gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten, mit SharePoint, GIT u.a. Versionen verwalten und wie so oft weiß man gar nicht, welches Werkzeug das Richtige ist.

Teams und Co

Als ich "Teams" das erste Mal gesehen habe, war ich mir unsicher über den Einsatzzweck. Zuerst habe ich gesehen, dass es bekannte Elemente erst einfach mal nur neu kombiniert, als da wären:

Funktion Teams Skype for Business Office Groups Yammer SharePoint Teamsite OneDrive

Bereitschaftsanzeige

Ja

Ja

Nein

Nein

Nein

Nein

1:1 persönlicher Chat

Ja

Ja

Nein

Nein
Private Nachrichten

Nein

Nein

Chat in Channels

Ja

Ja, SfB persistent Chat

Ja

Ja

Nein

Nein

AdHoc-Konferenzen

Ja

Ja, SfB MeetNow

Nein

Nein

Nein

Nein

File Sharing

Ja

Nein

Ja

Ja

Ja

Ja

OneNote Integration

Ja

Nein

Ja

Nein

Ja

Ja

Sie sehen auch, dass es außer Teams kein Programm gibt, welches eben diese Elemente in einer Oberfläche zusammenfasst. Auf der einen Seite bin ich natürlich nicht gerade happy darüber, dass ich nun neben Outlook, Skype for Business und Webseiten zu Yammer und Groups auch noch die nächste App gestartet haben sollte um nichts zu verpassen. Das gleiche gilt ja auch für Apps auf Smartphone (Yammer, Groups, Teams, Skype for Business, Mailclient, Twitter etc.). Ich kenne noch die Zeit, da wurden mir Informationen per direkter Mail, Newsletter oder Mailinglisten zugestellt. Später durfte man die per RSS-Feed sich noch abholen. Zeiten ändern sich aber weil sich die Anforderungen und vor allem die Menschen ändern. Insofern wird es auch Bereiche geben, die für eine Teamzusammenarbeit mit Teams prädestiniert sind.

Drinnen, Innen, Draußen Welt

Microsoft hat mit einem anderen Diagramm versucht, den Einsatzbereich der verschiedenen Produkte anhand der Nutzer zu beschreiben und so das richtige Werkzeug für die entsprechende Aufgabe aufzuzeigen.

Zentraler Datenspeicher in der Mitte ist Sharepoint, in dem Dokumente und mehr liegen. Links bindet sich Teams ein, womit interne Mitarbeiter sehr eng gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. Es gibt natürlich in Teams und SharePoint auch die Funktion externe Teilnehmer mit einzubinden. Aber hier sieht Microsoft im Firmenumfeld auch Yammer. Yammer ist für jeden Office 365 Anwender nutzbar, wenn dies erlaubt ist. Damit ist firmenübergreifen eine Informationsplattform vorhanden, in der die Teilnehmer aber nie anonym unterwegs sind. Das ist ein Stück weit natürlich auch notwendig um Vertrauen und Integrität zu schaffen. Ich bin nur noch nicht sicher, wo LinkedIn auf dem Bild einzuordnen wäre. Office Groups überspannt alle Bereiche, d.h. eignet sich für intern als auch externe Zusammenarbeit und ist genau genommen ja auch in SharePoint und Teams eingebunden.

Vielleicht ist irgendwann "Teams" mein neuer Client, der mir Zugriff auf alle Informationen im Unternehmen gibt.

Von der Idee zum Ergebnis

Sie haben nun gelesen, welche Produkte und Einsatzbereiche es gibt. Ich habe mir überlegt, dass der Werdegang eines Dokuments ein gutes Beispiel ist, den Einsatz der Produkte zu verdeutlichen.

Phase Beschreibung Beteiligung Werkzeug

Die Idee

Ob es nun eine neue Seite für die MSXFAQ ist oder eine Problemstellung neu auftaucht oder mich einfach was nachts nicht schlafen lässt. Meist beginnt es mit ein paar Notizen auf einer Serviette oder einem anderen Stück Papier. Es reicht um den Gedanken nicht zu vergessen und später weiter verfolgen zu können. Sie könne ruhig schmunzeln aber selbst bei Besprechungen mit Kunden erkenne ich Problemstellungen, die vielleicht mal zu Chancen werden können. Notizen landen also auf:

  • Servietten im Restaurant
  • WC-Papier während einer Bio-Pause
  • Rückseite von Visitenkarten oder Bierdeckeln
  • Smartphone in OneNote oder als Mail an mich selbst
  • was ihnen sonst noch einfällt
  • Ich
  • Papier
  • OneNote
  • Mail

Initiale Recherche

Sobald es die Zeit erlaubt, werde ich die Stichpunkte schon mal elektronisch erfassen und erweitern. Hier kommt auch schon etwas Recherche dazu. Vielleicht gibt es das ja schon und man spart sich die Entwicklung.
  • Ich
  • Browser
  • Internet

Austausch mit Kollegen

In der Regel habe ich schon ein bis zwei Personen im Blick, die ich mit meinen Ideen "belästigen" kann. Das passiert quasi auf dem Flur, in der Küche oder auf dem Weg zur Kantine. Ich hole mir so ein erstes Feedback ab, ehe ich mich hier verlaufe. Ich belästige aber erst mal noch nicht die ganze Firma oder das Internet.

Wenn die Personen nicht zeitnah zu greifen sind, dann sende ich das Thema auch gerne mal per Mail 2-3 Leute mit einer Bitte zur Stellungnahme. Mail ist aber kein Diskussionsmittel.
  • Firma
  • Freunde
  • Familie
  • Telefon
  • Skype
  • Mail

Projektspace für Team definieren

Wenn die Idee langsam weiter reift, dann wird es an der Zeit einen Platz für die gesammelten Informationen und Beschreibungen zu finden. Früher habe ich dazu einfach ein Verzeichnis angelegt, in dem ich Links, Dokumente, Downloads etc. abgelegt habe. Das ist heute natürlich nicht mehr zeitgemäß. Heute wird das natürlich idealerweise eine Office 365 Group oder Team-Bereich. Eine eigene SharePoint Site ist zu dem Zeitpunkt noch noch überzogen. Gerade Teams ist aber ideal, da hier neben den Dokumenten auch geführte Chats landen können. Vor allem können nun andere Personen ebenfalls mitwirken auch ohne dass es ein formales Team gibt. Das macht natürlich nur Sinn, wenn die Firma ihren Mitarbeitern entsprechende Freiräume für solche Arbeiten einräumt.
  • Firma
  • Freunde
  • Familie
  • Teams

Informationsbeschaffung

Eine Suche in Google und Co liefert zwar schon erste Informationen aber nun kommen auch andere Netzwerke zum Einsatz. So sind LinkedIn und Yammer durchaus interessante Plattformen für Fragen an mögliche Partner oder Volontäre.
  • Partner
  • Foren
  • Yammer
  • Teams

Interne Ausarbeitung

Nachdem die Quellen erschlossen und das Ziel bekannt ist, wird viel Zeit in die Ausarbeitung und Entwicklung gelegt. Wenn hier nicht eine Person alleine unterwegs ist, dann sollten Sie einen geeigneten Bereich suchen, indem Sie neben den Dokumenten auch Konversationen, Aufzeichnungen von Konferenzen, Notizen u.a. ablegen können. Damit landen Sie quasi in Microsoft Teams und Office Groups.

Für Source-Code von Entwicklern oder Webseiten zur Dokumentation ist natürlich GIT eine bessere Plattform.
  • Team
  • Teams
  • Groups
  • GIT

Publikation

Viele Projekte sind Dauerläufer, die immer wieder angepasst werden. Aber die einzelnen Anpassungen können natürlich die gleiche Phasen immer wieder durchlaufen. Aber irgendwo muss auch "Output" herauskommen. Die Ergebnisse landen oftmals noch klassisch als Word-Dokument oder PDF beim Kunden. Viel interessanter finde ich aber die Bereitstellung als Wiki, denn Dokumentation "lebt" und jeder Projektbeteiligte sollte kooperativ daran arbeiten.

Sind die Ergebnisse aber der Abschluss eines Projekts, dann würde ich heute es dennoch als skeptisch betrachten daraus ein "totes" Dokument zu bauen.
  • Team
  • Webseite
  • Yammer
  • SharePoint
  • DOCX/PDF

Letztlich ist es natürlich ihre eigene Arbeitsweise bzw. die Arbeitsweise der Firmenmitarbeiter, die sie durch die passenden Produkte und Anleitungen unterstützen sollten.

Das richtige Werkzeug und der richtige Anwender

Allerdings sollten Sie hier nicht "überregulieren", denn letztlich wissen die Anwender am besten, womit sie arbeiten möchten. Wobei ich diese Aussage gleich wieder relativieren will. Es macht mich traurig, wenn Anwender ineffektiv mit Word und Outlook arbeiten, nur weil es die IT-Abteilung oder HR nicht geschafft haben, ihnen den "richtigen Weg" zu zeigen. Ein paar Beispiele aus der Praxis gefällig ?

  • Outlook Papierkorb
    Ich habe Benutzer gesehen, dies sich in "gelöschte Objekte" eine komplette Ordnerstruktur aufgebaut und produktiv genutzt haben. Dumm nur, wenn die IT irgendwann eine Richtlinie aktiviert, um den Papierkorb nach 30 Tagen zu löschen
  • Word und Templates
    Was eine DOT/DOTX-Vorlage ist, kannte sich schon lange durch die Diplomarbeit. Aber erst die Arbeit an meinem Exchange 2003 Buch mit einer Vorlage des Hanser-Verlags samt "Anwendungsanleitung" in Buchform weiß ich, was Word wirklich kann

Vermutlich jeder IT-Consultant mit offenen Augen für die Anwenderprobleme kann ihnen hier mehr dazu sagen. Letztlich muss aber auch die Firma, der Kunde beschreiben, wie Anwender mit den Systemen arbeiten sollen. Eine "Hausordnung für Daten" muss her.

Ablaufplan

Eine erste Etappe kann hier ein Prozessdiagramm sein, in dem Sie den Werdegang eines Endergebnis beschreiben und überlegen, wer daran wie mitarbeitet. Jede Aufgabe ist individuell und so kann das folgende Bild nur ein Beispiel für die Arbeit mit verschiedenen Produkten sein.

Letztlich müssen Sie selbst die verschiedenen Prozesse oder Herausforderung ermitteln und eine Vorgabe machen, wie und womit Anwender wann arbeiten sollen:

Wenn Sie hier nun genau hinschauen, dass ist Microsoft Teams eigentlich an allen Stellen involviert. Sie sollten Teams auf jeden Fall im Blick behalten. Es könnte die primäre Anwendung für die Zusammenarbeit werden, die den Zugriff auf OneDrive, One Notes, SharePoint, Audio, Video, Chats etc. revolutioniert. Outlook bleibt dann der "Personal Information Manager" für ihre Kontakte, Termine und Mails.

Wer weiß. Vielleicht gibt es bald noch ein Add-on für Microsoft Teams um hier auch das Postfach mit Mails, Terminen und Kontakten zu integrieren. Aktuell ist das aber schon über die Integration von Outlook Web App möglich. Hier mal ein Auszug meiner Kollegen, die damit arbeiten.

So schlecht sieht das gar nicht mal aus. Allerdings wäre mir links eine "App" in der Leiste samt Information über ungelesene Elemente natürlich lieber.

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