Teams Kontakte

Auch wenn sie Sie ihre Kontakte mit Outlook im Exchange Postfach pflegen, gibt es in Teams einen weiteren Kontaktspeicher. Die Skype for Business Anwender kannten früher ihre "Buddy-Liste" mit den häufigen SfB-Gegenstellen und auch Teams erlaubt diese Funktion. Diese Seite beschäftigt sich Kontakten und Personen in Teams.

Drei Datenspeicher

Genau genommen gibt es nicht nur einen, sondern drei Orte, an denen Benutzer und Firmen entsprechende Kontaktinformationen verwalten:

  • Azure AD
    Jede Person im AzureAD kann von Teams direkt gefunden werden. Über die Funktion "Federation" können Sie sogar Personen in anderen Tenants über ihre Mailadresse finden. Wenn Benutzer aus anderen Tenants als "Gast" in ihrem Tenant angelegt sind, dann finden Sie auch diese Personen.
  • Teams Kontakte
    Schon Lync und Skype for Business haben eigene "Kontaktlisten und Gruppen" verwaltet und das kann auch Teams. Anwender könnten dort eigene Kontakte als Favoriten anheften und Gruppen bilden. Früher konnten die Gruppen auch aus dem Active Directory abgeleitet werden. So haben Anwender einen schnellen Zugriff auf häufige Kommunikationspartner.
  • Exchange/Outlook Kontakte
    Wer ein Exchange Postfach hat, kann im Ordner "Kontakte" auch Informationen zu Personen ablegen. Denken Sie aber auch daran, dass nicht jeder Benutzer auch immer ein Exchange Postfach hat (z.B. Microsoft 365 F1-Lizenzen) und Teams nicht immer an diese Daten kommen kann

Damit war der Startpunkt für eine kleine Testserie gelegt, um die Zusammenhänge besser zu verstehen.

Kontakte in Teams

Die Kontakte finden Sie in unterschiedlichen Bereichen:

  • Chat
    Hier können Sie den linken Bereich auf "Kontakt" umschalten und sehen dann wieder die zu Skype for Business vergleichbare Struktur von Kontakten in entsprechenden Gruppen. Allerdings sind die Gruppen alle manuell gepflegt und nicht, wie bei Skype for Business, auch mit AD-Gruppen verknüpfbar.
     
    Ich nutze den Bereich eigentlich nicht.
  • Audio-Telefonie- Kurzwahl
    Die Gruppen und Kontakte aus dem Chat befinden Sich auch im Bereich "Anrufe" unter Kurzwahl"
  • Audio-Telefonie- Kontakte
    Wenn Sie in Skype for Business den Bereich "Anrufe" haben, dann können sie hier auch Kontakte verwalten. Dies ist aber einfach eine lange Liste und hat nichts mit Outlook zu tun.

Diese Kontakte sind insbesondere für die Nutzung mit Telefonen hilfreich.

Ich persönlich nutze ich keine der beiden Möglichkeiten wirklich intensiv. Meine Kontakte sind in Outlook und in Teams suche ich einfach über das Suchfenster.

Ablageorte

Um mehr über den Ablageort der Kontakte in Erfahrung zu bringen, habe ich einen Kontakt gesucht, angelegt und gelöscht. Die Aktionen haben ich im Sommer 2020 dabei mit Fiddler analysiert:

Der Teams Client spricht dazu also nur mit dem Teams Backend und macht keine zusätzliche Verbindung zu Graph, Exchange EWS oder andere Dienste auf. Die Teams Services arbeiten also als ein Backend für den Client. Das vereinfacht die Entwicklung des Clients und verbirgt den realen Ablageort. Aber es verrät halt auch nicht, wo die Daten real liegen. eine kurze Recherche liefert nur bedingt Informationen:

Nach dem Quellenstudium und einigen weiteren eigenen Versuchen nutzt Teams aus meiner Sicht heute drei verschiedene Kontaktspeicher

Kontaktspeicher

Suchen Lesen Ändern Anlegen

AzureAD-Adressbuch / Globale Adressliste

Dies enthält alle Firmenmitarbeiter und bei Federation auch die Personen in anderen Tenants (eingeschränkt). Ich vermute, dass Teams entweder das AzureAD oder ein eigene Replikat nutzt aber nicht die Exchange GAL.

Anwender können natürlich in Outlook einen Kontakt aus der GAL in ihr Postfach "kopieren" aber es ist dann eine Kopie und keine Verknüpfung. Änderungen werden nicht aktualisiert.

Ja

Ja

Nein

Nein

Exchange Postfach

Meine letzten Versuche in Teams nach Kontakten zu suchen, die ich in meinem Exchange Postfach angelegt habe, hat keine Treffer geliefert. Angeblich soll das aber gehen.

  • Es wird nur der "Default Kontakte"-Ordner in Outlook unterstützt
    Für die meisten Personen ist das kein Problem, da sie eh nur einen Kontaktordner nutzen

Manage Contacts. (Only contacts in default contacts folder. Access to other contacts folders or sub-folders is not supported.)
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/exchange-teams-interact

Daraus folgere ich, dass das Teams Backend per EWS/REST zumindest auf Exchange Online zugreifen kann.

Ich muss den Test also mal wiederholen.

  • Synchronisation
    Dieser Artikel suggeriert zumindest, dass es doch einen "Sync" von Exchange zu einem Datenspeicher in Teams gibt.

Nur mit Exchange Online Postfach

Nur mit Exchange Online Postfach

Nur mit Exchange Online Postfach

Nur mit Exchange Online Postfach

Teams Datenspeicher

Wenn ich einen "Buddy" in Teams anlege, dann landet der nicht automatisch in meinem Outlook. Die Eingabemaske erlaubt z.B. gar nicht die Angabe einer Mailadresse.

Ich kann ihn dann in Teams finden aber nicht in Outlook

Es gibt hier zumindest einen weiteren Datenspeicher.

In Skype for Business wird die Buddy-Liste in der SQL-Datenbank des Pools abgelegt, wenn Sie nicht den Unified Contact Store aktiviert hatten.

Ja

Ja

Ja

Ja

Outlook Kontakt Sync

Wenn Teams, Exchange und andere Töpfe aber eigene Kontakte haben, dann stellt sich die Frage, wann Teams welchen Kontakt anzeigt, nutzt oder vielleicht so gar synchronisiert oder veraltete Einträge aus einem Cache aktualisiert bzw. vergisst. Das gilt auch für negative Einträge. Teams sucht zwar nicht aktiv in den Outlook Kontakten aber in Hintergrundprozess repliziert wohl ausgewählte Kontakte aus dem primären Postfach des Anwenders zu Teams.

Hinweis: Die Funktion gibt es nur mit Exchange Online Postfach.

Quelle: How Exchange and Microsoft Teams interact https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/exchange-teams-interact

Nachdem ich in Outlook einen Kontakt erstellt habe, wurde er nach einigen Sekunden/Minuten auch in Teams sichtbar:

  • Full Name
    Ohne einen Namen scheint Teams den Kontakt zu ignorieren
  • Company
    Angeblich muss das Feld ebenfalls gefüllt werden. Ich aber auch Kontakte in Teams, die in Outlook keine Firma haben.
  • E-Mai-Adresse
    Wenn ich diese Adresse fülle, dann kann ich in Teams eine Mail über den Mailclient starten
  • Telefonnummer
    Sie können auch mehrere Felder füllen aber in meinem Tests hat Teams nur die "Mobil"-Nummer angeboten, wenn Sie gefüllt war. War die Mobilfunk-Nummer leer, dann hat er mir Business-Phone angezeigt. Es wird aber nur eine Nummer in Teams angezeigt (Stand Apr 2022)

Änderungen in Outlook brauchen natürlich einige Minuten, bis diese im Cached-Mode im Exchange Postfach landen und dann muss Teams diese Änderung auch noch erkennen.

Synchronise Outlook Contacts with Teams
https://www.youtube.com/watch?v=s0V_P36BQh4

Hello, if you want the contacts to show up in Teams (under Calls -> Contacts) they will when they have been assigned a phone number.
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/outlook-contacts-not-syncing-with-teams-why/m-p/1483376

Kontakt anlegen

Um mehr über den oder die Datenspeicher zu erfahren, habe ich in Teams den Chrome Debugger gestartet und über "Netzwerk" die Anforderungen des Clients an das Backend mit protokolliert. Wenn ich in Teams einen Kontakt neu anlegen möchte, dann sehe ich im Trace zuerst eine Suche nach dem Benutzer mit einer leeren Antwort:

Damit erkennt Teams, dass es keinen passenden Benutzer gibt und erlaubt mit einen neuen Kontakt zu addieren.

Eine Wahl, wo ich den Kontakt anlegen möchte, habe ich nicht. Sie haben weiter oben ja schon gelesen, dass die Kontakte nicht in Outlook angelegt werden. Nachdem ich dann die Werte ausgefüllt habe, sendet der Teams Client einen POST an das Backend.

Die Antwort des Backend finde ich interessant. Ich erhalten 12 Einträge zurück, von denen der letzte Eintrag mein neu hinzugefügter Kontakt ist.

Die Kontakte unterscheiden sich hier an einigen Stellen. Der manuell angelegte "Teams Kontakt" hat eine Telefonnummer als primärer Schlüssel und daraus scheint Teams auch das Feld "mri" zu bilden. Das Feld "mri" ist aber bei Kontakten von Teams-Anwendern mit einer GUID des Objekts gefüllt. Allerdings habe ich hier noch keinen Unterschied gesehen, ob ein Kontakt nun aus Outlook bezogen wird.

Eingehende Anrufe und RNL

Siehe dazu Teams Rückwärtssuche (RNL)

Teams Mobile

Wenn Sie Teams auf einem SmartPhone nutzen, dann wird die Situation noch etwas aufwändiger. Ein Smartphone hat noch mehr Kontaktspeicher

  • Kontakte und Rufnummern auf der SIM-Karte
    Von die allerersten Mobiltelefone konnten Kontakte auf der SIM-Karte ablegen, so dass Sie beim Wechsel des Telefons einfach die SIM-Karte samt ihren Kontakten mitgenommen haben. Der Speicher ist aber begrenzt.
  • Kontakte und Rufnummern im Telefon
    Daher habe immer mehr GSM-Telefone einen eigenen Speicher mitgebracht. Die älteren Leser kennen sicher noch
  • Kontakte und Rufnummern im Smartphone Betriebssystem
  • Kontakte und Rufnummern in der App, z.B. Outlook for IOS/Android

Hier gibt es aber auch nicht nur zwei dominante Betriebssysteme (IOS und Android) sondern auch verschieden Mail-Clients mit eigenen Kontaktspeichern, MDM-Lösungen und Sandboxen mit Trennung der Daten zwischen "Arbeitsplatz", "Privat" und Gast-Profilen.

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