Teams Kontakte
Auch wenn sie Sie ihre Kontakte mit Outlook im Exchange Postfach pflegen, gibt es in Teams einen weiteren Kontaktspeicher. Die Skype for Business Anwender kannten früher ihre "Buddy-Liste" mit den häufigen SfB-Gegenstellen und auch Teams erlaubt diese Funktion. Diese Seite beschäftigt sich Kontakten und Personen in Teams.
Drei Datenspeicher
Genau genommen gibt es nicht nur einen, sondern drei Orte, an denen Benutzer und Firmen entsprechende Kontaktinformationen verwalten:
- Azure AD
Jede Person im AzureAD kann von Teams direkt gefunden werden. Über die Funktion "Federation" können Sie sogar Personen in anderen Tenants über ihre Mailadresse finden. Wenn Benutzer aus anderen Tenants als "Gast" in ihrem Tenant angelegt sind, dann finden Sie auch diese Personen. Dies gilt aber nicht für AD Kontakte/Exchange Online Kontakte, die sie in https:/portal.azure.com sowieso nicht finden. Es müssen "Benutzer" oder Gäste sein und die Felder Mail, OtherPhone, Mobile Phone müssen gefüllt sein. - Teams Kontakte
Schon Lync und Skype for Business haben eigene "Kontaktlisten und Gruppen" verwaltet und das kann auch Teams. Anwender könnten dort eigene Kontakte als Favoriten anheften und Gruppen bilden. Früher konnten die Gruppen auch aus dem Active Directory abgeleitet werden. So haben Anwender einen schnellen Zugriff auf häufige Kommunikationspartner. - Exchange/Outlook Kontakte
Wer ein Exchange Postfach hat, kann im Ordner "Kontakte" auch Informationen zu Personen ablegen. Denken Sie aber auch daran, dass nicht jeder Benutzer auch immer ein Exchange Postfach hat (z.B. Microsoft 365 F1-Lizenzen) und Teams nicht immer an diese Daten kommen kann.
Damit war der Startpunkt für eine kleine Testserie gelegt, um die Zusammenhänge besser zu verstehen.
AzureAD
Firma, Als erste Personenliste nutzt Teams natürlich das AzureAD. Hier gib es mehrere Objekte:
- Benutzer
Bei allen Tenants befinden sich hier zuerst alle Mitarbeiter der eigenen Firma, die natürlich als mögliche Empfänger für Chat, Meeting und Anrufe einfach aufzufinden sein sollten - Gäste
Wenn Sie Gäste in ihre Teams einladen, dann legt Microsoft in ihrem Tenant die Gäste als Benutzer an. Auch diese Objekte werden in Teams gefunden. Allerdings legt der Tenant den Gast nur mit dem Displaynamen und der Mailadresse an. Rufnummern und andere Felder werden bei Gästen nicht aus dem anderen Tenant kopiert und erst recht nicht repliziert. Wenn der andere Tenant natürlich "befreundet" ist, dann können Sie einenCross-Tenant Sync anlegen.
Wenn ihre Gäste im lokalen AD als Benutzer verwaltet sind, können Sie diese mittlerweile mit ADSync als AzureAD-Benutzer oder AzureAD-Gäste replizieren lassen. - Kontakte
Sie können zwar nicht über https://portal.azure.com in ihrem AzureAD Kontakte anlegen aber ADSync kann lokale AD-Kontakte auch ins AzureAD und Exchange Online replizieren. Auch über die AzureAD-PowerShell können Sie Kontakte zumindest anzeigen (Get-AzureADContact) und über die Exchange Online PowerShell verwalten. Allerdings werden diese Objekte NICHT in Microsoft Temas angezeigt
Denken Sie aber daran, dass die Objekte zumindest eine Mailadresse und Telefonnummer haben müssen. Benutzer müssen wohl auch eine Teams Lizenz bekommen. Gäste nicht.
Ich habe hier leider keine Quelle gefunden, die alle Voraussetzungen genau beschreibt
- Grant locally managed partner accounts access to cloud resources using
Microsoft Entra B2B collaboration
https://learn.microsoft.com/en-us/entra/external-id/hybrid-on-premises-to-cloud - How to create a searchable non-Teams user contact in Azure Active Directory
https://support.sky.tdc.dk/hc/en-us/articles/360021186280-How-to-create-a-searchable-non-Teams-user-contact-in-Azure-Active-Directory
Kontakte in Teams
Die Kontakte finden Sie in unterschiedlichen Bereichen:
- Chat
Hier können Sie den linken Bereich auf "Kontakt" umschalten und sehen dann wieder die zu Skype for Business vergleichbare Struktur von Kontakten in entsprechenden Gruppen. Allerdings sind die Gruppen alle manuell gepflegt und nicht, wie bei Skype for Business, auch mit AD-Gruppen verknüpfbar.
Ich nutze den Bereich eigentlich nicht. - Audio-Telefonie- Kurzwahl
Die Gruppen und Kontakte aus dem Chat befinden Sich auch im Bereich "Anrufe" unter Kurzwahl"
- Audio-Telefonie- Kontakte
Wenn Sie in Skype for Business den Bereich "Anrufe" haben, dann können sie hier auch Kontakte verwalten. Dies ist aber einfach eine lange Liste und hat nichts mit Outlook zu tun.
Diese Kontakte sind insbesondere für die Nutzung mit Telefonen hilfreich.
Ich persönlich nutze ich keine der beiden Möglichkeiten wirklich intensiv. Meine Kontakte sind in Outlook und in Teams suche ich einfach über das Suchfenster.
Ablageorte
Um mehr über den Ablageort der Kontakte in Erfahrung zu bringen, habe ich einen Kontakt gesucht, angelegt und gelöscht. Die Aktionen haben ich im Sommer 2020 dabei mit Fiddler analysiert:
Der Teams Client spricht dazu also nur mit dem Teams Backend und macht keine zusätzliche Verbindung zu Graph, Exchange EWS oder andere Dienste auf. Die Teams Services arbeiten also als ein Backend für den Client. Das vereinfacht die Entwicklung des Clients und verbirgt den realen Ablageort. Aber es verrät halt auch nicht, wo die Daten real liegen. eine kurze Recherche liefert nur bedingt Informationen:
- Speicherort von Daten in Microsoft Teams
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/location-of-data-in-teams
Da stehen leider nur die groben Orte aber nicht die Details pro Datentyp - Where is Microsoft Teams data stored? A comprehensive breakdown
https://www.jdsupra.com/legalnews/where-is-microsoft-teams-data-stored-a-9497376/
Viel mehr Details aber leider keine Informationen über die Kontakte. - Surprising places where your microsoft teams data is stored
https://techgenix.com/microsoft-teams-data/ -
Teams Meeting Migration Service (MMS)
Dieser Service migriert Besprechungen aber keine Kontakte. Die werden bei einer Migration von Skype for Business durch einen anderen Prozess übertragen -
Teams und Exchange On-Premises
Hier haben ich beschrieben, was mit einem On-Premises Postfach noch möglich ist. Hier wird aber von "Manage Contacts" gesprochen
Insofern nutzt Teams schon mal Outlook Kontakte und das funktioniert auch im Hybrid-Mode mit On-Premises-Postfächern -
Teams ohne Exchange Postfach
Ohne Postfach finden Sie in Teams aber keine Outlook Kontakte - Microsoft Teams Contacts Mismatch
https://www.commsverse.com/microsoft-teams-contacts-list/
Mark Vale dokumentiert hier eine Fehlersituation, die zugleich viele Hinweise auf die Funktion gibt
Nach dem Quellenstudium und einigen weiteren eigenen Versuchen nutzt Teams aus meiner Sicht heute drei verschiedene Kontaktspeicher
Kontaktspeicher |
Suchen | Lesen | Ändern | Anlegen | API |
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AzureAD-Adressbuch / Globale AdresslisteDies enthält alle Firmenmitarbeiter und bei Federation auch die Personen in anderen Tenants (eingeschränkt). Ich vermute, dass Teams entweder das AzureAD oder ein eigene Replikat nutzt aber nicht die Exchange GAL. Anwender können natürlich in Outlook einen Kontakt aus der GAL in ihr Postfach "kopieren" aber es ist dann eine Kopie und keine Verknüpfung. Änderungen werden nicht aktualisiert. |
Ja |
Ja |
Nein |
Nein |
Graph als Admin |
Exchange PostfachMeine letzten Versuche in Teams nach Kontakten zu suchen, die ich in meinem Exchange Postfach angelegt habe, hat keine Treffer geliefert. Angeblich soll das aber gehen.
Manage Contacts. (Only contacts in default contacts folder.
Access to other contacts folders or sub-folders is not
supported.) Daraus folgere ich, dass das Teams Backend per EWS/REST zumindest auf Exchange Online zugreifen kann. Ich muss den Test also mal wiederholen.
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Nur mit Exchange Online Postfach |
Nur mit Exchange Online Postfach |
Nur mit Exchange Online Postfach |
Nur mit Exchange Online Postfach |
Graph als User |
Teams DatenspeicherWenn ich einen "Buddy" in Teams anlege, dann landet der nicht automatisch in meinem Outlook. Die Eingabemaske erlaubt z.B. gar nicht die Angabe einer Mailadresse.
Ich kann ihn dann in Teams finden aber nicht in Outlook
Es gibt hier zumindest einen weiteren Datenspeicher. In Skype for Business wird die Buddy-Liste in der SQL-Datenbank des Pools abgelegt, wenn Sie nicht den Unified Contact Store aktiviert hatten. |
Ja |
Ja |
Ja |
Ja |
Nein |
Outlook Kontakt Sync
Wenn Teams, Exchange und andere Töpfe aber eigene Kontakte haben, dann stellt sich die Frage, wann Teams welchen Kontakt anzeigt, nutzt oder vielleicht so gar synchronisiert oder veraltete Einträge aus einem Cache aktualisiert bzw. vergisst. Das gilt auch für negative Einträge. Teams sucht zwar nicht aktiv in den Outlook Kontakten aber in Hintergrundprozess repliziert wohl ausgewählte Kontakte aus dem primären Postfach des Anwenders zu Teams.
Hinweis: Die Funktion gibt es nur mit Exchange Online
Postfach.
Quelle: How Exchange and Microsoft Teams interact
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/exchange-teams-interact
Nachdem ich in Outlook einen Kontakt erstellt habe, wurde er nach einigen Sekunden/Minuten auch in Teams sichtbar:
- Full Name
Ohne einen Namen scheint Teams den Kontakt zu ignorieren - Company
Angeblich muss das Feld ebenfalls gefüllt werden. Ich aber auch Kontakte in Teams, die in Outlook keine Firma haben. - E-Mai-Adresse
Wenn ich diese Adresse fülle, dann kann ich in Teams eine Mail über den Mailclient starten - Telefonnummer
Sie können auch mehrere Felder füllen aber in meinem Tests hat Teams nur die "Mobil"-Nummer angeboten, wenn Sie gefüllt war. War die Mobilfunk-Nummer leer, dann hat er mir Business-Phone angezeigt. Es wird aber nur eine Nummer in Teams angezeigt (Stand Apr 2022)
Änderungen in Outlook brauchen natürlich einige Minuten, bis diese im Cached-Mode im Exchange Postfach landen und dann muss Teams diese Änderung auch noch erkennen.
Synchronise Outlook Contacts with Teams
https://www.youtube.com/watch?v=s0V_P36BQh4
Hello, if you want the contacts to show up in Teams (under
Calls -> Contacts) they will when they have been assigned a
phone number.
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/outlook-contacts-not-syncing-with-teams-why/m-p/1483376
- Manage Contacts. (Only contacts in default contacts folder.
Access to other contacts folders or sub-folders is not
supported.)
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/exchange-teams-interact - Microsoft Teams Public Preview
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/public-preview-doc-updates - Outlook contacts not syncing with Teams, why?
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/outlook-contacts-not-syncing-with-teams-why/m-p/1483376 - Does Teams Sync with Outlook Contacts?
https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-teams/does-teams-sync-with-outlook-contacts/m-p/1523586 - Feature 93050 "Microsoft Teams: Exchange
Contacts available in Calling pickers
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=93050 - Microsoft Teams: Exchange Contacts
available in Calling pickers
https://m365admin.handsontek.net/microsoft-teams-exchange-contacts-available-in-calling-pickers/ - Exchange Online Contacts in Teams
https://www.linkedin.com/pulse/exchange-online-contacts-teams-markus-greiner?trk=pulse-article_more-articles_related-content-card
Kontakt anlegen
Um mehr über den oder die Datenspeicher zu erfahren, habe ich in Teams den Chrome Debugger gestartet und über "Netzwerk" die Anforderungen des Clients an das Backend mit protokolliert. Wenn ich in Teams einen Kontakt neu anlegen möchte, dann sehe ich im Trace zuerst eine Suche nach dem Benutzer mit einer leeren Antwort:
Damit erkennt Teams, dass es keinen passenden Benutzer gibt und erlaubt mit einen neuen Kontakt zu addieren.
Eine Wahl, wo ich den Kontakt anlegen möchte, habe ich nicht. Sie haben weiter oben ja schon gelesen, dass die Kontakte nicht in Outlook angelegt werden. Nachdem ich dann die Werte ausgefüllt habe, sendet der Teams Client einen POST an das Backend.
Die Antwort des Backend finde ich interessant. Ich erhalten 12 Einträge zurück, von denen der letzte Eintrag mein neu hinzugefügter Kontakt ist.
Die Kontakte unterscheiden sich hier an einigen Stellen. Der manuell angelegte "Teams Kontakt" hat eine Telefonnummer als primärer Schlüssel und daraus scheint Teams auch das Feld "mri" zu bilden. Das Feld "mri" ist aber bei Kontakten von Teams-Anwendern mit einer GUID des Objekts gefüllt. Allerdings habe ich hier noch keinen Unterschied gesehen, ob ein Kontakt nun aus Outlook bezogen wird.
Eingehende Anrufe und RNL
Siehe dazu Teams Rückwärtssuche (RNL)
Teams Mobile
Wenn Sie Teams auf einem Smartphone nutzen, dann wird die Situation noch etwas aufwändiger. Ein Smartphone hat noch mehr Kontaktspeicher
- Kontakte und Rufnummern auf der
SIM-Karte
Von die allerersten Mobiltelefone konnten Kontakte auf der SIM-Karte ablegen, so dass Sie beim Wechsel des Telefons einfach die SIM-Karte samt ihren Kontakten mitgenommen haben. Der Speicher ist aber begrenzt. - Kontakte und Rufnummern im Telefon
Daher habe immer mehr GSM-Telefone einen eigenen Speicher mitgebracht. Die älteren Leser kennen sicher noch - Kontakte und Rufnummern im Smartphone Betriebssystem
- Kontakte und Rufnummern in der App, z.B. Outlook for IOS/Android
Hier gibt es aber auch nicht nur zwei dominante Betriebssysteme (IOS und Android) sondern auch verschieden Mail-Clients mit eigenen Kontaktspeichern, MDM-Lösungen und Sandboxen mit Trennung der Daten zwischen "Arbeitsplatz", "Privat" und Gast-Profilen.
Weitere Links
- Fiddler
-
SBC Contact Lookup
Was Teams nicht kann, kann ein SBC: z.B. Phishing-Anrufe kennzeichnen oder ablehnen - Unified Contact Store
- Teams Rückwärtssuche (RNL)
-
Limit who users can see when searching the
directory in Teams
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-scoped-directory-search -
View or add contacts in Teams
https://support.microsoft.com/en-us/office/view-or-add-contacts-in-teams-4828b70a-0194-4272-9895-cfa9468273cf -
Create, edit, or delete a contact group in
Teams
https://support.microsoft.com/en-us/office/create-edit-or-delete-a-contact-group-in-teams-f66f2e30-df9b-459e-871d-9bc8f025cd3a - SfB Manage your contacts and Contacts
list
https://support.microsoft.com/en-us/office/manage-your-contacts-and-contacts-list-dab4aee5-0a39-41c6-8edc-fbbb3027f859 - Teams, Outlook contacts
https://international.ucworld.today/2020/06/teams-outlook-contacts.html - Speicherort von Daten in Microsoft Teams
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/location-of-data-in-teams
Da stehen leider nur die groben Orte aber nicht die Details pro Datentyp - Teams (How To) Manage Contacts and Chat
https://kb.uwm.edu/uwmhd/page.php?id=90821 - Mississippi State University: Creating a new Contact Group
https://servicedesk.msstate.edu/TDClient/45/Portal/KB/ArticleDet?ID=1615