Teams Meeting Migration Service (MMS)

Die meisten Anwender haben vorher Skype for Business genutzt und mit dem Wechsel auf "Teams Only" können Sie ja auch in Teams den Status und Chat nutzen. Dazu sind natürlich die Kontakte und Gruppen hilfreich und durch den Wechsel nach "Teams Only" wird auch die Migration angestoßen.

Buddylisten Internals

Die Pflege von "Favoriten" ist für die Nutzung von Programmen wie Skype oder Teams ist ein effektiver Weg die direkten Kommunikationspartnern im Blick zu behalten. Sie können so direkt die Personen ansprechen und sehen auch den Status. Diese Listen werden natürlich nicht auf dem lokalen Endgerät gespeichert sondern auf einem Server, damit die Einstellungen auch über mehrere Geräte identisch sind. Viel wichtiger ist aber auch die Funktion, dass damit der Server weiß, welche Favoriten für den Anwender von Interesse sind und vielleicht serverseitig den Status überwachen kann.

Je nach Applikation liegen die Buddy-Listen an verschiedenen Stellen

Applikation Speicherort

Lync 2010/Lync2013 Server

SQL-Datenbank des Skype for Business Servers

Skype for Business Unified Contact Store: OFF

SQL-Datenbank des Skype for Business Servers

Skype for Business Unified Contact Store: ON

Exchange Postfach des Benutzers

Teams

Azure Blob

Damit ist natürlich auch klar, die Kontakte aus einer Quelle in das Ziel übertragen werden müssen. Es gab hier auch schon früher einen "Migrations-Service" im Skype for Business Server, der die Kontakte zwischen der SQL-Datenbank und dem Exchange Postfach übertragen hat. Der "Teams Migration Service" hat aber nur die Aufgabe die Kontakte zu "Teams" zu übertragen.

Wenn Sie einen Benutzer von Skype for Business OnPremises direkt nach Teams verschieben (Siehe MovetoTeams), dann wird der Benutzer zwar nach Teams umgestellt aber die Kontakte landen erst einmal im Skype for Business Online Server, damit der Teams Migration Service diese dann übertragen kann

Meetings

Der Service konvertiert aber nicht nur Buddy-Listen sondern aktualisiert auch die anstehenden Meetings in ihrem Postfach. Die Funktionsweise ist dokumentiert:

Der MMS sucht alle zukünftigen Termine im Postfach des Anwenders, aktualisiert den "Besprechungsblock" mit einem Teams Link und sendet ein Updates im Auftrag des Anwenders an alle eingeladenen Teilnehmer. MMS bearbeitet also keine Termine in der Vergangenheit und auch keine Termine anderer Personen, zu denen der Mitarbeiter selbst als Teilnehmer eingeladen wurde.

Ich habe daher in einem Demo-Kalender ein paar Termine angelegt und dann den Benutzer nach TeamsOnly umgestellt.

Alle drei Termine haben einen Teilnehmer im gleichen Tenant und einen externen Teilnehmer, die die Einladung angenommen haben. Sie waren damit auch in deren Kalender als "Skype for Business Online Termin" eingetragen.

Kleiner Nebeneffekt. Der Termin am 1.Mai konnte ich am 22. Juni anlegen aber danach nicht mehr bearbeiten. Das habe ich aber nicht weiter berücksichtigt.

Das Postfach selbst ist natürlich ein Exchange Online Postfach, denn der MMS kann nur dort aktiv werden.

Der "gehostete" Service ist ein netter Service. Ich hätte mich aber auch eine PowerShell-Version für OnPremises gewünscht oder wenn ich selbst aktiv die Termine aktualisieren möchte. Manchmal lässt sich der MMS nämlich sehr lange Zeit. Am besten stellen Sie den Anwender am Arbeitsende um, damit bis zum nächsten Arbeitsbeginn hoffentlich alles gelaufen ist.
Schade nur, dass die eingeladenen Teilnehmer dann auch Nachts mit "Terminupdates" versorgt werden.

Skype Meeting Migration Tool

Früher gab es von Microsoft noch ein "Meeting Migration Tool" zum Download. Hier war aber das Ziel die Meetings bei einem Wechsel der Skype Plattform zu aktualisieren, insbesondere bei Umzug von Skype for Business OnPremises zu Skype for Business Online.

Dieses Tool hilft ihnen bei Wechsel zu Teams nicht weiter!

Trigger

Wie Sie aus der Seite Teams Modes gut sehen können, die die Funktion "Instant Messaging und Präsenz" mit Teams nur mit den beiden Betriebsarten "Island" und "TeamsOnly" nutzbar. Bei Island wird aber nicht migriert, so dass nur der Wechsel eines Benutzers von einem Island-Mode oder SfB*-Mode zu TeamsOnly die Migration antriggert. Die Migration der Meetings hingegen startet, sobald der Benutzer in eine Teams-Betriebsart wechselt, die auch Meetings erlaubt. Dies ist also "SfBwithTeamsCollabandMeeting" und "TeamsOnly". Achten Sie darauf, dass in der GUI die Option auch aktiviert ist- Der Default ist aber schon "on".

Achtung: Die globale Änderung des Teams Mode triggert keine Migration an. Der Meetings Migration Service reagiert nur auf Änderungen am jeweiligen Benutzer.

Sie können aber als Administrator auch noch mal eine Migration von Hand anstoßen. Das beschleunigt aber nicht eine schon in der Warteschlange anstehenden Migration.

Status

Der Teams Migration Service läuft "asynchron", d.h. wenn Sie einen Benutzer auf "TeamsOnly" umstellen, dann kann es einige Minuten oder länger dauern, bis die Kontakte migriert wurden. Der Benutzer startet also mit "leeren" Kontakten, die sich später dann füllen. Das wird dem Benutzer, der zu schnell Teams startet, auch gemeldet:

Für einen Administrator ist es dann aber wichtig zu wissen, welche Benutzer in welchen Status sind. Auch diese Information kann abgerufen werden. Über die Skype for Business Online PowerShell (Teams PowerShell) können Sie das Commandlet "Get-CsMeetingMigrationStatus " dazu nutzen. Zuerst schaue ich mir immer mal den Status an.

Connect-MicrosoftTeams

Get-CsMeetingMigrationStatus -SummaryOnly

MigrationType : All

State        UserCount
-----        ---------
Pending      1
InProgress   0
Failed       0
Succeeded    0

Wenn ich den "SummaryOnly" weglasse, dann listet das Commandlet alle Benutzer und ihren Migrationsstatus auf:

Get-CsMeetingMigrationStatus | ft UserprincipalName,State,MigrationType

UserPrincipalName                             State   MigrationType
-----------------                             -----   -------------
s2nix1@uclabor.de                             Pending SfBToSfB
s2t1@uclabor.de                               Pending SfBToTeams
s2t2@uclabor.de                               Pending SfBToTeams

Die Bedeutung des Migration-Type ist:

  • SfBToTeam
    Der Benutzer kam von einem SfB*-Mode und wurde auf TeamsOnly umgestellt
  • SfBToSfB
    Diesen Eintrag habe ich bei einem Benutzer gesehen, der deaktiviert wurde (Lizenzentzug). Auch hier scheint der Migration Service vielleicht die Reste zu entfernen

Einen einzelnen Benutzer können Sie über Identity auch im Detail anschauen:

PS C:\> Get-CsMeetingMigrationStatus  -Identity demosfb2team@msxfaq.de

RunspaceId        : c760e71b-1911-48cd-987b-5486ce4d6b1f
UserId            : 3b57a401-3a03-47a9-93b6-1ac8becf4202
UserPrincipalName : demosfb2team@msxfaq.de
State             : Pending
MigrationType     : SfbToTeams
CreateDate        : 22.05.2021 14:41:39
ModifiedDate      : 22.05.2021 14:41:39
RetryCount        : 0
CorrelationId     : 179e4ad7-9614-4449-8e48-56a8ded90295
TotalMeetings     : 0
SucceededMeetings : 0
FailedMeetings    : 0
InvitesUpdates    : 0
LastMessage       :

Wenn die Migration abgeschlossen ist, dann ändert sich nur der "State" von Pending auf Succeded. Bislang habe ich noch keinen "Fail" gesehen, in dem das nicht gelungen ist. Aber es ist ein asynchroner Prozess, d.h. es kann auch etwas dauern und sie haben keinen direkten Einfluss darauf.

Twilight-Zone

Die Änderung des Koexistenz-Mode auf "TeamsOnly" hat mein Skype for Business Client erst bei der nächsten Anmeldung "verstanden" und mir das reduzierte Gesicht gezeigt:

Bei mir hat der Skype for Business Clients dann neben den Skype Meetings auch die Teams-Meetings angezeigt. Zumindest, wenn er per EWS auf das Exchange Postfach zugreifen kann. Ich konnte sogar mit "TeamsOnly"-Mode die noch nicht konvertierten Skype for Business-Meetings starten und als Organisator leiten. Das ist gut, denn damit kann der Anwender mit einem weiter installierten Skype for Business Client und Outlook notfalls mit der "alten Plattform" weiter arbeiten, auch wenn Skype for Business die Termine nicht mehr in der Übersicht anzeigt.

Wenn Outlook nicht neugestartet wurde und das Teams Plugin den Wechsel der Betriebsart noch nicht verstanden hat, dann kann ich selbst mit "Teams Only"  noch einen Skype-Besprechung planen. Hier verweigert sich dann aber Skype for Business.

Neue Meetings werden daher nur noch in Teams geplant und die Skype for Business Bestandmeetings funktionieren weiter.

Termin-Ergebnis

Wenn der MMS dann nach Minuten oder schlimmstenfalls auch Stunden die Termine migriert hat, dann meldet auch der MMS den Abschluss.

PS C:\> Get-CsMeetingMigrationStatus  -Identity demosfb2team@msxfaq.de

RunspaceId        : b0e4acd5-6fcc-4d94-8dae-c562636f6916
UserId            : 3b57a401-3a03-47a9-93b6-1ac8becf4202
UserPrincipalName : demosfb2team@msxfaq.de
State             : Succeeded
MigrationType     : SfbToTeams
CreateDate        : 22.05.2021 14:41:39
ModifiedDate      : 22.05.2021 17:43:25
RetryCount        : 1
CorrelationId     : 179e4ad7-9614-4449-8e48-56a8ded90295
TotalMeetings     : 2
SucceededMeetings : 2
FailedMeetings    : 0
InvitesUpdates    : 2
LastMessage       : Meeting migration completed.

In dem Fall hat es 3 Stunden gedauert, bis der Meeting Migration Service das Postfach bearbeitet hat. Die Migration erfolgte am 22. Mai und entsprechend wurden die Termine davor nicht angefasst. Ein hier nicht abgebildeter Testtermin am 22.Mail wurde auch konvertiert.

Die Änderung der Termine bekommen natürlich auch die eingeladenen Teilnehmer mit. In deren Postfach findet sich die erste Skype-Einladung und mit der Umstellung durch den MMS dann die Teams-Einladung. In OWA können Sie den Verlauf des Thread sehr gut sehen.

Mich hat natürlich interessiert, was in dem Fall nun mit der alten Skype for Business Einladung passiert. Sendet der MMS einfach nur ein Update oder sagt er das alte Skype for Business Meeting auch noch ab? Ich habe daher vor der Umstellung die Termine in eine ICS-Datei exportiert und nach der Umstellen mir als weiteren Kalender wieder eingebunden.

Als Benutzer mit "Teams Only" kann ich weiterhin den Skype for Business Client starten. Er zeigte mir allerdings keine Termine o.ä. mehr an. Ich konnte aber in Outlook problemlos den alten Skype for Business-Link anklicken. Der Skype for Business Client hat umgehend das Meeting gestartet und ich war Organisator des Skype Meetings. Durch die Migration der Meetings wurden die alten Skype Meetings nicht obsolet und selbst mit "Teams Only" konnte ich nicht konvertierte Besprechungen weiterhin nutzen.

Das Verhalten finde ich gut, denn wenn Sie Benutzer auf Teams Only umstellen, deren Postfach nicht in Exchange Online liegt, dann gibt es keinen Zwang, dass die Anwender anderweitig ihre Termine möglichst schnell umstellen.

Konfiguration

Es gibt auch noch eine globale Konfiguration, in der sie die Migration der Meetings deaktivieren können. Ich habe an diesen Einstellungen bislang nie etwas verändert.

Get-CsTenantMigrationConfiguration

Identity                           : Global
MeetingMigrationEnabled            : True
ACPMeetingMigrationTriggerEnabled  : True
MeetingMigrationSourceMeetingTypes : SfB
MeetingMigrationTargetMeetingTypes : Current

Intressant war für mich, das im Mai 2021 die Anzeige deutlich geschrumpft war

PS C:\Users\fcarius> Get-CsTenantMigrationConfiguration

Identity                : Global
MeetingMigrationEnabled : True

Weitere Links