Teams ohne Exchange Postfach

Microsoft Teams ist in vielen Lizenzpaketen von Microsoft enthalten und in fast allen Paketen ist auch eine Exchange Lizenz enthalten. Dennoch kann es ja unerwünscht sein, ein Exchange Postfach einzurichten, weil der lokale Exchange Server noch nicht angebunden oder zu alt ist oder ein gänzlich anderes Mailprogramm (GroupWise, Notes, Kopana etc.) zum Einsatz kommt. Wie können Sie diese Herausforderung umsetzen?

Beachten Sie dazu auch die Seite Teams und Exchange und Teams und Exchange On-Premises

Ich habe bislang noch keine Installation betreut, in der jemand versucht die Inhalte eines Exchange Postfachs dauerhaft mit einem anderen Postfach zu synchronisieren. Technisch wäre dies per Graph oder EWS durchaus denkbar aber speziell die Konvertierung von Terminen, Terminanfragen zwischen Exchange und einem beliebigen anderen "Nicht-Exchange"-System stelle ich mir sehr problembeladen vor.

"Nur Teams" lizenzieren

Es fängt natürlich schon einmal damit an, dass der Benutzer kein Exchange Postfach in der Cloud bekommt, das On-Premises-Postfach nicht kompatibel ist oder Teams einfach nichts davon weiß, weil ADSync keine Exchange Hybrid-Konfiguration nutzt. Zum Test habe ich daher einfach einen Benutzer in Office 365 angelegt, der im Rahmen eines Office 365 E3-Pakets nur die Teams Lizenz bekommen hat:

Alle anderen Checkboxen sind deaktiviert, d.h. der Benutzer hat nicht nur keine Exchange Lizenz sondern auch keine SharePoint-Lizenz u.a.

Anzeige in Teams

Dennoch kann der Anwender nach kurzer Zeit auch Teams starten und nutzen. Es gibt natürlich Unterschiede:

Beispiel

Teams mit Exchange

Teams ohne Exchange

In der Navigation ist direkt zu sehen, dass der Benutzer ohne Exchange Postfach keinen Kalender hat. Das Teams Backend kann nicht per EWS auf ein Postfach zugreifen.

Damit kann ein Benutzer ohne Postfach natürlich auch nicht in den eigenen Kalender schauen, in dem vielleicht Teams-Meeting verzeichnet sind. Es ist ja durchaus möglich, dass sie von einer anderen Person eingeladen werden.

Die Meeting-URL ist natürlich im Kalender ihres Gogle-Mail, Notes, Kopano u.a. Server aber für Teams so nicht erreichbar. Sie können aber in der "anderen" App den Teams-Meeting-Link klicken und einem Meeting teilnehmen

Auch bei der Planung von Terminen in einem Kanal hat sich der Dialog reduziert:

Der Benutzer ohne Exchange Postfach kann natürlich auch kein Outlook starten. Damit entfällt auch das Plug-in.

Nicht verfügbar

Teams Scheduling ohne Exchange

Der größte Nachteil mit Teams ohne Exchange Postfach ist natürlich die fehlende "Planungs-Funktion". Sie können ja durchaus auch ohne Exchange mit ihrer eigenen Collaboration-Lösung einen Termin mit anderen Teilnehmern planen. Die Frage ist nur, wie Sie hier zu einer Meeting-URLs kommen. Einen Web-Scheduler wie bei Skype for Business gibt es in Teams leider nicht. Es gibt nur den Wunsch bei Teams UserVoice und die nachgerüstete Funktion mit Team Free.

Nun wissen wir aber auch, dass Outlook sehr wohl Meetings "Planen" kann und dafür mit dem Teams Backend kommunizieren muss. Da könnte es doch möglich sein, dass Teams eine API anbietet, mit der man per Software mal schnell selbst ein Meeting zu einer bestimmten Zeit anfordern kann. Wenn ich per Fiddler die Teams-Kommunikation mitschneide, während ich einen Termin plane, dann sind schon passende URLs sichtbar aber keine direkt nutzbare Adresse.

Teams fragt erst meine Zeitzone und meine Freizeiten ab und scheint dann ein Meeting anzulegen und am Ende den Kalender zur Anzeige abzurufen. Den generierten Meeting-Link habe ich so aber nicht gefunden.

Terminplanung ohne Outlook

Halt, halt, werden sie rufen: Wie soll jemand in Outlook einen Termin planen, wenn er kein Exchange Postfach hat? Doch! ist meine Antwort. Es kann ja durchaus sein, dass Sie ein Exchange Postfach haben, aber das Postfach weder in Exchange Online liegt noch ihre On-Premises-Umgebung einen Exchange-Hybrid-Mode betreibt. Das Teams Backend hat keine Information über ihr Exchange Postfach oder ihre Outlook-Nutzung aber Sie können dennoch Outlook mit dem Teams Add-in verwenden.

Sobald jemand den Teams Desktop Client installiert habt, erscheint das Teams Add-in in Outlook und kann genutzt werden. Das Add-in verbindet sich mit ihrem Teams Desktop Client und fordert so Termine an. Dabei wird nicht einmal geprüft ob das Outlook Postfach zum Teams Anwender passt. Details zur Funktionsweise des Outlook Add-in finden Sie auf Teams Outlook Add-in.

Weil dies möglich ist, müsste es im Prinzip auch möglich sein, Termine mit Teams zu planen, obwohl der Anwender gar kein Exchange Postfach hat, z.B. weil er immer noch mit Lotus Notes, GroupWise o.a. arbeitet oder weil die Teams Terminplanung in eine andere Plattform integriert werden soll. Aus meiner Sicht sind mehrere Wege denkbar:

  • TeamsApp
    Ein Benutzer ohne Exchange Postfach erkennt das in Teams am fehlenden Kalender und der Möglichkeit Termine im Teams Client zu planen. Was läge da näher als eine eigene App zu bauen, über die der Anwender weiterhin in Teams einen Termin unter Angabe der Startzeit, Dauer und Betreff planen kann und am Ende die "Zugangsdaten" zur Übernahme in die eigene Kalenderapp erhält.
  • AddOn für fremde Kalenderapp
    Sie könnten für eine Applikation wie z.B. Notes oder GroupWise natürlich ein AddOn entwickeln, welche mit dem lokal installierten Teams Client, dem Teams Backend oder Microsoft Graph spricht und direkt die Besprechungsdaten (Start, Ende, Betreff) übermittelt und dann die Ergebnisdaten in den Kalender einträgt.
  • Windows GUI/Skript
    Denkbar wäre auch ein Skript oder eine "PlanerApp", die in der Trayleiste darauf wartet, dass der Anwender einen für eine bestimmte Zeit gültigen Besprechungslink anfordert. Siehe dazu auch Meeting per Skript.
  • WebScheduler
    Zuletzt wäre auch eine Webseite denkbar. auf der sich der Anwender per Browser anmeldet, das Formular ausfüllt und dann die Zugangsdaten zur Übernahme in ein andere System erhält.

Entsprechende Wege gibt es dazu und für einige Umsetzungen gibt es sogar schon kommerzielle Lösungen. Es gibt z.B. immer noch eine große Basis von HCL Domino Notes Installationen, die aber auch schon Office 365 Dienste und insbesondere Teams nutzen. Schon eine einfache Suche liefert gleich mehrere kommerzielle Zusatzprodukte, die sogar ganz unterschiedliche Wege gehen, z.B. als Gateway, als WebApp oder Addon. Es gibt also durchaus mehrere Wege, einen Termin mit Teams zu planen.

Who-Bot ohne Postfach

Der WHO-Bot scheint sich auch einigen Funktionen von Exchange zu bedienen.

Vermutlich greift der Bot auf die Exchange Adressbücher zurück, um Namen und Organisationsdiagramme zu erhalten. Ohne Exchange Postfach geht das natürlich auch nicht. Die Fehlermeldung kommt von einem Client, der Teams mit On-Premises-Postfach nutzt, bei dem aber der Hybrid-Mode noch nicht konfiguriert ist.

Exchange Spiegelpostfach

Eine ganz andere Option besteht natürlich darin, dem Benutzer tatsächlich ein Exchange Online Postfach zu geben, welches er aber nie nutzen soll. Sie können ein Exchange Online Postfach recht gut abschotten, damit der Anwender selbst davon fast nichts sieht und dennoch partiell nutzbar ist. Wie wäre folgendes:

  • Der Benutzer bekommt ein Exchange Online Postfach
  • Zugriff per Outlook u.a. wird blockiert
    Das geht per Set-CASMailbox oder Conditional Access. Damit sollte der Benutzer auch keine Mails mit diesem Postfach versenden können. Natürlich müssen Sie den Benutzer schon auf diese Besonderheit hinweisen.
  • Weiterleitung für eingehende Mails
    Wann immer eine Mail an das Postfach irrtümlich adressiert wird, können Sie diese über die Option TargetAddress/AlternateSMTPAddress einfach zum richtigen Postfach weiterleiten lassen. Das richtig Postfach kann dann wieder ihr On-Premises GroupWise, Notes, Kopano, OpenExchange System sein.
    Wenn Sie nicht umleiten sondern weiterleiten UND eine Kopie im Postfach belassen, dann enthält der Kalender sogar sogar Termineinladungen von anderen Personen. Die Einladungen landen natürlich auch im richtigen Postfach, was verwirrend sein kann.
    Und sie müssten noch einrichten, die normalen Mails im Exchange Postfach z.B. per Retention Policy zu entfernen.
  • Kalender Synchronisation
    Statt Einladungen weiter zu leiten, könnte ein Skript natürlich die Kalender der beiden Postfächer "InSync" halten. Das wird zwar wohl nicht "Realtime" passieren aber könnte durchaus eine Option darstellen.

Aber ob das wirklich eine Lösung darstellen könnte, durfte ich noch nicht aktiv ausprobieren.

Externe Mailbox (z.B. Google Mail)

Auf den Seite zu "Teams und Education" habe ich noch eine Spielart in Verbindung mit dem Google Kalender gefunden. Wenn eine Schule z.B. die Kollaboration-Funktionen von Teams nutzen möchte aber die Lehrer und Schüler ihr Postfach bei Google betreiben, dann ist eine Koexistenz dennoch möglich. Der Administrator muss den Empfänger in Exchange Online einfach als "MailContact" mit der GoogleMail-Adresse als Ziel aktivieren. Damit kommen die Mails dann auch bei Postfach an.

Angeblich könnte man sogar den Google Kalender über die Funktion " Google Calendar Interop" (https://support.google.com/a/answer/7441020?hl=en) in Teams einbinden. Allerdings ist es damit nicht möglich, in Teams ein Meeting zu planen.

Diese Funktion sollte auch vergleichbar mit anderen externen Mailsystemen, z.B. Domino Notes, SendMail, Kopano u.a. möglich sein.

Zwischenstand

Machen wir es kurz: Teams und Terminplanungen funktionieren am besten mit einem Exchange Online Postfach oder in Verbindung mit Exchange 2016+ und korrekt eingerichteten Hybrid-Mode. Alles andere ist vielleicht denkbar aber nicht zu empfehlen. Vielleicht möchte ja jemand einen "WebScheduler" außerhalb von Outlook und Teams nachbauen aber dann sollten Sie auf jeden Fall die Anwender entsprechend schulen, wie damit umzugehen ist.

Ich hätte eher erwartet, dass vielleicht die Hersteller von anderen MailClients mit Kalenderfunktion so eine "Teams Plug-Funktion" einbauen könnten. Aber die Marktbegleiter tun sich sicher schwer, über den Weg das Tor für Microsoft aufzustoßen. Vor allem haben die Marktbegleiter ja mittlerweile auch ihre Lösungen um Chat- und Konferenzkomponenten erweitert.

Lizenztechnisch gibt es sowieso nicht viel zu sparen, denn es gibt keinen losgelösten Teams-Plan sondern bündelt Teams mit Office 365/Microsoft 365 Business oder Enterprise-Plänen, in denen das Exchange Postfach automatisch enthalten ist.

Wenn Sie vor der Herausforderung stehen, Teams ohne Exchange nutzen zu wollen, dann können wir gerne dazu ein Gespräch führen.

Weitere Links