UM Regeln

Kennen Sie schon Exchange Unified Messaging ?. Sicher werden Sie sagen, aber können Sie auch die UM-Regeln ?. Ja sie haben richtig gelesen. Genau wie sie in Outlook Postfachregeln erstellen, können Sie ähnliche Regeln auch für Exchange UM aufbauen. Dieses Feature war mir auch lange unbekannt, bis mit Tim Köhler von Snom darauf aufmerksam gemacht hat.

Diese Einstellungen sind insbesondere mit Lync interessant, da Sie den oft genutzten "Parallelruf", der zu einem Klingeln auf dem Mobiltelefon (auch in Meeting) führt, vollständig ersetzen kann.

Allerdings sind diese Einstellungen nicht in Outlook direkt erreichbar, sondern nur über das Exchange 2010 Control Panel. Wenn Sie links auf "Telefon" gehen dann haben Sie oben den Reiter "Voicemail". Gleich der erste Abschnitt ist die "Anrufbeantwortungsregeln".

Hier können Sie in Grenzen sogar richtige Entscheidungsbäume aufbauen. Zuerst können Sie mehrere Regeln einrichten, die anhand zu definierender Bedingungen greifen. Dies könnte ein Zeitraum sein, die Nummer des Anrufers oder auf meinem Terminplan beruhen.

Abhängig von den Regeln kann ich dann dem Anrufer eine Auswahl an Optionen anbieten, z.B. über Nummern eine Weiterleitung an andere Rufnummern einrichten. Hier mal ein Muster:

Wenn Sie mich anrufen und mich nicht direkt erreichen, dann landen Sie entsprechend meiner Lync-Einstellungen auf der Voicemail:

ExchangeUM nimmt den Call aber nun nicht einfach an, sondern arbeitet die Regeln ab. Eine Regel zur Arbeitszeit könnte wie folgt aussehen:

Während der Arbeitszeit hat ein Anrufer eine Auswahl von vier Optionen.

  1. Sie drücken die 1 und können mich suchen lassen
  2. Sie drücken die 2 und lassen sich zur Zentrale verbinden
  3. Sie drücken die 3 und lassen sich zum Support verbinden
  4. Sie drücken die # und hinterlassen mit eine Nachricht

Option 2-4 sind ja relativ klar aber was hat es mit dem Suchvorgang auf sich ?. Hier der entsprechende Dialog:

Exchange erfragt ihren Namen und hält den Anrufer in einer Warteschlange. Dann ruft Exchange seinerseits bis zu zwei hinterlegte Rufnummern an. Das sind in meinem Beispiel meine primäre Mobilfunknummer, die nur die Net at Work Mitarbeiter und Familien können. Zudem gibt es noch eine zweite "Notfallnummer". Es kann ja mal sein, dass ein Mobiltelefon keinen Strom mehr hat.

Ich sehe als Anrufer dann natürlich den Exchange Server und kann an den Ruf gefahrlos rangehen. Exchange spielt mir die Nachricht des Anrufers ab und ich kann steuern, ob ich den Anruf annehmen möchte oder nicht.

  • Option 1: Ich nehme den Anruf an, d.h. Exchange "verbindet" den Anrufer mit mir
  • Option 2: Ich lehne ab: Dann meldet Exchange den Anrufer, dass er mich nicht finden konnte und bittet ihn eine Nachricht auf der Mailbox zu hinterlassen.

Der Anrufer kann allerdings nicht erkennen, ob Exchange mich wirklich nicht erreicht hat oder ob ich ihn nicht sprechen will. Wer sich das Prinzip genau anschaut kann es aber doch in einigen Fällen "erahnen". Wenn Exchange mich innerhalb von wenigen Sekunden erreicht und ich schnell ablehne, dann kann das in weniger als 25 Sekunden erfolgen. Dann könnten sie davon ausgehen, dass ich erreicht wurde aber doch "busy" bin.

Dieses Prinzip hat den Vorteil, dass niemand mehr meine Mobilfunknummer wissen muss und vor allem alle Sprachnachrichten immer in Exchange landen. Ich muss also auf dem Mobiltelefon keine "Sprachmailbox" einrichten oder gar mehrere Mailboxen abhören. Es gibt sogar Länder (USA), bei denen eine Mobilfunkmailbox extra Geld kostet.

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