IMAP4 Migration

Bei der Überführung eines Mailsystems in ein neues System ist die Übernahme der Daten natürlich ein wichtiger Punkt. Kaum eine Migration kann die Informationen in dem bisherigen Mailsystem unberücksichtigt lassen. Microsoft selbst hat je nach Version natürlich entsprechende Hilfsmittel bereit gestellt um Nachrichten von Fremdsystemen migrieren zu können. So migriert der Exchange Migration Wizard (MailMig für Exchange) Inhalte aus Notes, GroupWise, cc:Mail, MS-Mail und IMAP4 nach Exchange 2000/2003. Sogar eine Migration von anderen Exchange Organisationen ist mit der aktuellen Version möglich. Leider ist der Assistent mit Exchange 2007 nur noch eingeschränkt zu verwenden.

Natürlich gibt es aber viele weitere Fremdsysteme, die nicht besonders berücksichtig sind und auch migriert werden müssen. Als "Standard" findet sich das Zugriffsprotokoll IMAP4 bei vielen Mailservern. Über diese Protokoll können nahezu alle Clients (Windows, Unix, Mac etc.) an einen Mailserver angebunden werden. IMAP4 hat zudem den Vorteil, dass die Nachrichten alle auf dem Server bleiben können und sogar Ordnerstruktur direkt auf dem Server verwaltet werden können. Daher ist es naheliegend, dass eine Übertragung von Informationen per IMAP4 ein effektiver und kompatibler Weg für eine Migration sein kann, wenn es sonst keine direkten Konvertierungsprogramme gibt.

Update: Aktuelle Microsoft Transporter Suite (von Notes und POP3/IMAP4 (22. Jan 08)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=35FC4205-792B-4306-8E4B-0DE9CCE72172&displaylang=en

Ein Programm muss dazu einfach per IMAP4 das Quellpostfach lesen und die Daten per IMAP4 in das Zielpostfach ablegen. POP3 ist hierfür nicht geeignet, da POP3 nur Mails abholen aber keine Nachrichten zurückschreiben kann und zudem keine Ordnerstrukturen unterstützt.

Weitere Fallen lauern aber auch bei der Migration der Inhalte selbst:

  • Format
    Auch wenn das Format der Mails, die per IMAP4 abgerufen werden, eigentlich "genormt" ist, so reicht es nicht nur aus, die Inhalte einer RFC822-Mail einfach 1:1 in das Zielsystem zu übertragen. So sind Sonderordner wie "Termine" und "Kontakte" zu berücksichtigen, die die verschiedenen Mailsysteme natürlich unterschiedlich codieren.
  • Adressen
    Eine zweite Baustelle sind die verwendeten Mailadressen. Wenn das neue System z.B.: auch andere Mailadressen verwendet, so ist es mehr als nur ein kleiner Service, dies auch in den Mails anzupassen. Wenn z.B. ein Benutzer A an Benutzer B etwas versendet hat und nun beide migriert werden, dann kann Benutzer B meist nicht mehr auf die Mail im Posteingang antworten. Die Mailadresse des Quellsystem (z.B.: MS-Mail: "Network/Postoffice/user") wird sicher nicht in einem SMTP-basierten System auflösbar sein. Also muss bei der Migration die alte Mailadresse durch die gültige neue Adresse ersetzt werden, was aber den Inhalt wieder verändert.
    Weniger Probleme sind zu erwarten, wenn Quelle und Ziel bereits SMTP als Adressierung genutzt haben

Migration von Server auf Server

Gerade mit IMAP4 bietet es sich ja an, die Mails, die eh auf dem Server vorliegen, auch zentral auf das neue System zu übertragen. Microsoft liefert zahlreiche Werkzeuge zur Migration von einem bestehenden Mailsystem zu Exchange mit. Mailserver, die den Anwendern den Zugriff per IMAP4 und SMTP bereit stellen, können z.B. mit dem Exchange Migration Wizard (MailMig) migriert werden. MailMig kann dabei aus einem LDAP-Verzeichnis die Adressinformationen extrahieren und per IMAP4 die Postfächer auslesen und nach Exchange verschieben. Es gibt auch einige andere Programme unter Unix, die ebenfalls zur Migration genutzt werden können

Allerdings ist dies nur die technische Realisierung. Bei der Migration speziell größerer Umgebungen ist es nicht immer möglich, den Zugriff der Anwender für eine bestimmte Zeit zu unterbinden und den gesamten Server auf einmal zu migrieren. Wird hingegen nur ein Teil der Anwender migriert, so hat dies umfangreiche Auswirkungen auf die Laufwege der Nachrichten, den Abgleich der Adressbücher und z.B. Gruppenmitgliedschaften. Fata wäre es, wenn während der Migration ein Postfach zwar schon auf den neuen Server umgezogen wurde, aber Mails in einer Warteschlange immer noch in das alte Postfach einlaufen und damit nicht mehr sichtbar werden.

Es kann daher auch ein Weg sein, für eine gewisse Zeit mit doppelten Postfächern und dem Einsatz eines Weiterleiters oder eines Abgleich zu arbeiten. Der Anwender nutzt dann immer nur ein Postfach, aber bekommt auch die Nachrichten aus dem anderen Postfach.

Migration über Client

Wenn in einem unternehmen aber mit POP3 gearbeitet werden, dann ist es nicht nur wichtig , dass das Routing von Nachrichten funktioniert, sondern auch dass die alten Nachrichten übernommen werden. Leider besteht bei der Nutzung von POP3 das Problem, dass die Nachrichten meist auf dem Client in einer Datei oder Datenbank liegen, die oftmals auch proprietär sind. Dann gibt es zwei prinzipielle Ansätze einer Datenmigration

  • Über Server
    Sie können all ihre lokalen Nachrichten wieder auf den Server oder den neuen Exchange Server zurück übertragen. Die meisten Clients mit POP3/IMAP4-Anbindung unterstützen auch mehrere IMAP4-Konten. Richten Sie daher einfach den Exchange Server als weiteres IMAP4-Konto ein. Im zweiten Schritt verschieben Sie die Nachrichten der anderen Konten und lokalen Ablagen auf den Exchange Server. Nachdem dies erfolgt ist, können Sie auf Outlook umsteigen.
  • Über Client
    Outlook kann ebenfalls von verschiedenen Drittprodukten die Maildatenbanken importieren. Prüfen Sie, ob Outlook ihre bisherige Mailsoftware unterstützt. Ansonsten kann der Umweg über Outlook Express möglich sein. Outlook Express erlaubt noch viel mehr fremde Postfachdaten zu importieren, besonders wenn es sich um POP3/IMAP4-Client handelt. Wenn die Daten dann erst mal in Outlook Express sind, dann ist der zweite Schritt der Import nach Outlook und dann die Verlagerung der Daten in Exchange.

Das Risiko bei solchen Migrationen ist, dass Sie als Administrator schlecht vorab schätzen können, wie viele Daten bei den Benutzern in den lokalen Datenbanken schlummern und der Import für Exchange ebenfalls eine besondere Belastung (Stichwort Transaktionsprotokolle) darstellt. Hier ist eine vorherige Erhebung bzw. eine Kontrolle der Exchange Funktion und Speicherkapazität ratsam.

Bei der Migration über den Client haben Sie es meist mit folgenden Formaten zu tun

  • Outlook Express DBX-Dateien
    Dieses einer Datenbank ähnliche Format enthält die Nachrichten mit Anlagen.
  • Outlook PST-Dateien
    Wenn Sie Outlook ohne Exchange Server betreiben, werden ihre Nachrichten in dieser Datei gespeichert. Eine Datei kann mehrere Ordner und viele Nachrichten samt Anlagen enthalten
  • mbox-Format (RFC2822)
    Ein in der Unix-Welt häufig verwendetes Ablageformat für Mails.
  • eml (RFC 822)
    Jede Mail ist eine eigene Datei in einem Verzeichnis in einem bestimmten Format.  Auch Outlook Express und Outlook können EML-Dateien lesen und schreiben.

Wenn ihr Mailsystem keines dieser Format unterstützt, dann kann es dennoch sein, dass ein Drittprogramm, eine Freeware o.ä. die Konvertierung in eines dieser Formate erlaubt. Denn zwischen diesen drei Formaten gibt es einfache Möglichkeiten der Übertragung.

Quelle Ziel Hilfsprogramm

PST oder Exchange

dbx

Starten Sie Outlook Express und OE bietet ihnen an, die Daten aus Outlook zu übernehmen. Alternativ können Sie Outlook und Outlook Express starten und dann in Outlook Express die Funktion "Datei - importieren"

dbx

PST oder Exchange

Starten Sie Outlook und Outlook Express. Über die Funktion "Datei - Exportieren" in Outlook Express können Sie Nachrichten und Kontakte nach Outlook bzw. Exchange übertragen.

mbox

dbx

Starten Sie Outlook Express und dann in Outlook Express die Funktion "Datei - importieren".

dbx

mbox

Es gibt mehrere kostenfreie Programme, die Nachrichten aus dem Outlook Express Format übernehmen, z.B.:

PST oder Exchange

mbox

Meines Wissens nur über den Umweg über dbx-Dateien von Outlook Express

mbox

PST oder Exchange

Outlook selbst kann Mails aus Eudora und Outlook Express importieren. Outlook Express kann noch weitere Quellen (z.B. NetScape und Eudora) importieren. Insofern ist der Import über Outlook Express möglich.

Unabhängig hiervor ist natürlich immer der Weg über IMAP4 unter Einbeziehung eines Servers möglich. Einige weitere Lösungen nutzen einfach die MAPI-Schnittstelle von Outlook oder Outlook Express, um auf die Elemente zuzugreifen und diese zu konvertieren. Dazu ist es natürlich erforderlich, dass das Quellprogramm noch installiert und funktionsfähig ist.

Grenzen bei Exchange 2003

Exchange 2003 erlaubt per Default nur die Migration von 10 MB Mails. Folgender Key hilft dabei

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\IMAP4SVC\Parameters]
"AppendSizeLimit"=dword:00019000

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