OneNote

OneNote ist die digitale Version eines Notizblock für Notebooks, Browser, Tablets, Smartphones und Tablets, die bei richtigem Setup sich sogar replizieren und im Team nutzen lassen. Mich interessieren hier aber eher die technischen Unterschiede der beiden OneNote-Version, die Ablagestruktur und Datenbereiche und Compliance-Ansprüche.

Onenote App für Windows 10 und Office OneNote werden zu einem Programm zusammengeführt.
Ursprünglich sollte die "App" überleben aber nun wird die App eingestellt und die Dektop-Version weiter entwickelt.
https://support.microsoft.com/de-de/office/h%C3%A4ufig-gestellte-fragen-zu-onenote-in-office-2019-und-microsoft-365-6582c7ae-2ec6-408d-8b7a-3ed71a3c2103

Auf Dauer konnte Microsoft ja keine zwei ähnliche und vom Namen verwechselbare Programme parallel weiterführen. Zuerst sollte aber die APP weiterleben und OneNote 2016 die letzte Version sein. Nun läuft es wieder anders herum. Wir werden sehen.

Von Outlook Notizen über Notepad zu OneNote

Wie verwalten Sie ihre Notizen und Dinge, die sie bei Gelegenheit mal nacharbeiten wollten? Meine Geschichte ist hier sehr wechselhaft. Früher war das eine einfache Textdatei im meinem Heimatverzeichnis, welches ich per damals per Texteditor gepflegt habe. Synchronisation oder gar Erinnerungen gab es nicht. Und dann kam Outlook, welches sowohl Postings, Notizen als auch Aufgaben unterstützt. Die Serverablage hat spätestens mit OWA, ActiveSync und Outlook OST-Dateien immense Vorteile gegenüber einer primär lokalen Speicherung. Dummerweise skaliert das nicht gut und Audiomitschnitte, Screen-Captures und andere Notizen immer in Outlook abzulegen ist zwar seit Exchange 2010 nun wirklich gut zu "finden" aber schön ist es nicht. Klar kann ich Sitzungsprotokolle gleich in Outlook als neue Mail erfassen und am Ende gleich versenden. Aber was ist mit meinen eigenen "Notizen", die nicht jedem in die Hand fallen sollen?

Kann gibt es noch "geheime" Informationen, z.B. Zugangsdaten zu Kunden, Serverlisten u.a., die vielleicht verschlüsselt sein soll. Klar kenne und nutze ich Programme wie PasswordSave und KeePass, die mit netten Formularen die Eingaben "lenken. Aber in der Hinsicht ist mir dann "Notepad" wieder direkter. Nicht alles passt in die vorgefertigten Felder. Da erinnere ich mich an Programme wie "AskSam", die es vor Jahrzehnten schon gab.

Also bin ich übergangsweise doch wieder bei Notepad, bzw. in der besseren Form von NotePad++ gelandet, welcher mehrere Reiter unterstützt und nach dem Schließen und öffnen alle vormals geöffnete Dateien wieder öffnet.

Und dann kam der "Microsoft Certified Master Lync" und da musste ich dann doch mich mit einem Programm beschäftigen, welches schon jahrelang mit Office bei mir installiert wurde und sogar in der Taskbar mit einem kleinen unscheinbaren auftaucht. Und diese Seite ist quasi das Ergebnis meiner Begeisterung für einen Schatz im Werkzeugkasten, den ich bislang mangels eines "Tablet"-Computers als irrelevant angesehen habe.

OneNote ist übrigens schon in der kleinen Office 2010 Home and Student enthalten (http://office.microsoft.com/de-de/buy/die-office-2010-suites-im-vergleich-FX101812900.aspx).

OneNote 2016 oder OneNote für Windows 10

OneNote gibt es seit dem Jahr 2003 und wurde bis zur Version OneNote 2016 aktiv weiter entwickelt. Mit Windows 10 kam aber plötzlich ein zweites OneNote auf ihren Client in Form einer App und nicht mehr als Bestandteil von Office Professional. Wenn Sie Office auf Windows 10 installiert haben und "OneNote" eingeben, dann sehe ich z.B.

Hier gibt es also schon zwei "OneNote"-Versionen, die ich auch im Januar 2021 nicht nur im Aussehen, sondern auch in der Funktion unterscheiden. Auf die weiteren Versionen (Web, IOS, Android) gehe ich hier nicht weiter ein.

Version OneNote (Früher OneNote 2016) OneNote für Windows 10 (App)

Lizenz

Bestandteil von Office 2016/2019/365

Kostenfrei in Windows 10 oder über Microsoft Store

Datenablage
  • OneDrive
  • SharePoint
  • Lokales Dateisystem
  • OneDrive
  • SharePoint

Keine Ablage als "ONE-Datei". Quasi "Cloud Zwang

Replikation

Ja, ONE-Dateien über UNC, HTTP u.a.

Nein: Die Daten aus dem OneDrive werden lokal nur im Cache gehalten

Backup

Ja, Automatisch lokal einrichtbar

Nein: Hängt von der Cloud ab

Versionierung
  • Innerhalb der ONE-Datei
  • Versionierung der ONE
  • Innerhalb der ONE-Datei

  • Es gibt aber keine Datei auf einem Dateisystem, die versioniert werden kann und auch bei der OneDrive-Datei ist keine Versionierung aktiv

Zielgruppe

Firmen/Profis

Privatanwender

Die "richtige Version" ist nicht bei Windows kostenfrei dabei und dürfte daher nur von Office Lizenzkunden genutzt werden. Allerdings ist die kostenfreie "App" auch auf jedem Windows 10 Computer mit drauf und die meisten Anwender werden daher gar nicht wissen, welche Version Sie nun genau nutzen.

Ich habe sogar erlebt, dass Mitarbeiter in Firmem die kostenfrei Version genutzt haben, weil der Unterschied nicht bekannt ist.

Einige Zeit später hat Microsoft gesagt, dass OneNote 2016 die letzte Version ist und nur noch die "App" weiterentwickelt wird. Allerdings war zu dem Zeitpunkt der Funktionsumfang der OneNote App bei weitem noch nicht gleichgezogen. Es fehlten viele essentielle Funktionen.

Die App "OneNote für Windows 10" wurde später gestartet als das "richtige" OneNote. Allerdings hat Microsoft im April 2018 das Ende der klassischen OneNote-Software zugunsten der App abgekündigt. Diese Aussage wurde aber am 4. Nov 2019 wieder revidiert

Eine gute Quelle ist die Information von Microsoft zum Produktlebenszyklus (Stand Feb 2021)


https://docs.microsoft.com/en-us/lifecycle/products/?alpha=Office%202016&terms=onenote

Hier erscheint kein OneNote 2019 aber für OneNote 2016 wurde das gleiche Endedatum angesetzt, welches auch für Office 2019 gilt. Ich bin gespannt, was danach kommt.

Synchronisation

Speziell die "OneNote for Windows 10"-Version kann gar keine lokale ONE-Datei mehr speichern oder nutzen. Hier sind die Daten zwingend in einer Cloud abzulegen und lokal gibt es nur einen Cache.

Ich kann problemlos mit beiden Programmen z.B. eine OneNote-Quelle in einem OneDrive (Home) oder OneDrive for Business (SharePoint) öffnen und sogar kooperativ bearbeiten:

OneDrive für Windows 10 OneDrive 2016

Der Cache zu diesen Daten aus der Cloud liegt beim OneNote for Windows im AppData/Local/Packages-Verzeichnis zur Applikation.

Beim vollwertigen OneNote 2016 landet der Cache hingegen in Appdata/LOcal/OneNote/16.0/cache

Der normale Anwenderwird den Unterschied natürlich an der Menüleiste erkennen, wenn er den beide Applikationen und deren Unterschied kennt. In den Cache-Verzeichnissen können Sich durchaus Gigabytes an Daten ansammeln, wie eine Momentaufnahme von C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\cache zeigt:

Wer von früheren OneNote-Versionen kommt, könnte hier also auch noch unter der Version 15.0 und 14.0 entsprechende Altlasten befinden, die kostbaren Platz auf ihrer SSD belegen.

Datenablage

Bei OneNote 2016 können Sie über die Optionen die Pfade zur Ablage von lokalen Datendateien konfigurieren und sogar den Ort für den Cache anpassen.

Allerdings habe ich keine Option gefunden, den Cache zu optimieren oder wie OneNote den Platz verwaltet. Anscheinend ist für OneNote alles erst mal "Cache-würdig", selbst wenn ich eine lokale Datei anlegen.

Backup

OneDrive 2016 hat eine eingebaute Funktion zur Sicherung der One-Dateien: Bei mir liegen die Daten in C:\Users\<username>\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Sicherung und benötigen auch entsprechende Platz:

Hier bietet sich natürlich z.B. ein NAS-Speicher o.ä.an, um den lokalen Platz zu sparen.

Das ist aber sicher kein Ersatz für ein "richtiges Backup" ihres System, sondern eher eine "zweite Chance"

Die interne Struktur ist recht einfach. Für jedes OneNote wird ein Ordner angelegt, in der für jeden Abschnitt bis zu drei Versionen der Datei liegen. Der Dateiname enthält das Datum der Momentaufnahmen.

Versionierung

Neben der Sicherung verschiedener Versionen der One-Dateien gibt es aber auch innerhalb der Datei eine Versionsführung. Über das Menü können Sie so Änderungen verfolgen.

Diese Funktion habe ich so noch nicht bei "OneNote for Windows 10" gefunden.

Synchronisation und UNC-Pfade

Natürlich muss das "OneNote", bzw. die Dateistruktur nicht auf der lokalen Festplatte liegen. Sie kann natürlich auch auf einem Netzwerklaufwerk liegen. Wenn Sie aber ein Notizbuch über einen UNC-Pfad öffnen, dann taucht das Notizbuch ganz normal in OneNote auf. Aber dann sehen Sie am rechten Bereich ein grünes Synchronisation.

Alle Daten auf Netzwerkquellen werden lokal zwischengespeichert und dann Elementweise synchronisiert. Ein Doppelklick auf das Verzeichnis bringt dann sogar einen Status zu den verschiedenen Notizbüchern.

Aber das ist bei weitem nicht alles, denn die Notizbücher können auch auf Webseiten liegen, genauer auf Sharepoint, Office 365 oder OneDrive.

Das richtige Konto

OneNote 2016 kann mit lokalen one-Dateien arbeiten und benötigt genaugenommen auch keine Anmeldung. Sobald Sie aber Notizbücher" synchronisieren" wollen, muss sich die App natürlich gegen die Cloud authentifizieren. Das geht schneller und einfacher als sie denken. Je nach Umgebung sind Sie ja schon an Office 365 oder ihrem persönlichen "OneDrive" angemeldet. Schauen Sie dazu oben in die Leiste, wo hier mein Name steht. Ein Klick auf den Namen zeigt ihnen, welche Konten ihr OneNote schon alles kennt.

Das hat natürlich Auswirkungen auf den Speicherplatz, auf dem ihre Notizen gespeichert und synchronisiert werden. Wer einfach mal so mit "OneNote for Windows 10" anfängt, legt seine Daten auf jeden Fall in der Cloud ab und wer in der Firma mit SharePoint oder Teams arbeitet, hat ganz schnell auch gemeinsame OneNote-Daten synchronisiert. Wenn Sie ein neues Notizbuch hinzufügen, dann sucht OneNote alle bereits verbundenen Konten ab und erlaubt ihnen auch neue Konten zu addieren

OneNote im Browser

Wenn die OneNote-Daten in der Cloud liegen, dann muss ich gar nicht den Desktop Client nutzen. Sowohl für das persönliche OneDrive als auch die Firmenversion OneDrive for Business erlaubt den Zugriff auf in der Cloud gespeicherte OneNote-Informationen.

Nutzer von "OneNote for Windows 10" greifen einfach über onedrive.live.com auf ihre "Eigene Dateien" zu. Dort gibt es einen Ordner "OneNote" mit der Datei "OnedriveOneNote. Früher lag die Datei noch in der Wurzel direkt unter "Eigene Dateien".

Im Kontext-Menü fehlen aus meiner Sicht aber zwei wünschenswerte Optionen:

  • Kein Download
    Die können die "Datei", was es vermutlich ist, nicht als eigenständige ONE-Datei herunterladen
  • Keine Datei-Versionierung
    Es gibt auch keine "ältere" Version, wenn Sie eine Änderung über den Weg rückgängig machen wollen. Es bleibt ihnen also nur die Versionierung innerhalb von OneNote

Wenn Sie die Datei per Browser öffnen, dann ähnelt das "Web OneNote" sehr stark der "OneNote for Windows 10" Desktop-Variante.

Bei einem "OneDrive for Business" sieht es ähnlich aus. Hier liegen aber die Dateien als "ONE-Datei" sichtbar in meinem Firmen-OneDrive und können sogar als Datei heruntergeladen werden:

Auch eine Versionierung ist zusätzlich enthalten. Sollte also einmal ein Verschlüsselungstrojaner meine lokale ONE-Datei kaputt machen, kann ich so hoffentlich wieder die vorherige Version zurückholen. Wenn ich diese Datei öffne, dann sie die Web-Version von OneNote aber nicht wie die Desktop-Version aus, sondern wie beim persönlichen OneDrive. Wenn ich die Datei sogar mit einer älteren OneDrive Datei abgelegt habe, dann könnten Sie folgende Warnung bekommen:

Dann brauchen wir eine Ehrenrunde über den Desktop-Client.

OneNote auf Mobilgeräten

iPhone, iPad, Windows Phone 7 und andere Geräte sind natürlich prädestiniert, z.B. Notizen mit zu synchronisieren. Damit meine ich nicht einfach nur die Einkaufsliste, die meine Familie mir auf das Mobilgerät synchronisiert. Interessant wird das wirklich, wenn man unterwegs eben Zugriff auf "seine Daten" hat.

Wobei man sich da wieder fragen muss, wie denn synchronisiert wird. Denn zum Client auf dem Mobilgerät muss auch der passende Server im Hintergrund sein. Der Desktop, auf dem OneNote seine Dateien (*.one) ablegt, wird man kaum aus dem Internet von unterwegs erreichen können. In einer Firma können solche Dateien natürlich auf einem zentralen Dateiserver abgelegt werden, aber auch dieser wird so einfach aus dem Internet von einem Client (zumindest ohne VPN) nicht erreichbar sein. Das sinnvollste Protokoll ist auch hier wieder HTTP (bzw. https)

Sicherheit

Standardmäßig sind die "One-"Dateien nicht besser geschützt als jede andere Datei auf einem Massenspeicher. Auf einer lokalen NTFS-Partition können also ACLs auf die Verzeichnisse und Dateien den Zugriff beschränken und auf einem Server kommen noch die ACLs auf dem Share dazu. Natürlich können Sie die Dateien per EFS verschlüsseln oder die komplette Festplatte per Bitlocker, Veracrypt oder anderen transparent verschlüsselnden Produkten.

Etwas anders sieht es mit "OneNote for Windows 10" aus, welches gar keine lokale One-Datei unterstützt. Hier liegen die Dateien immer in der Cloud und sind über die Zugangsdaten abgesichert. Sie vertrauen natürlich, das ihr Anbieter sauber arbeitet und ihre Zugangsdaten abgesichert sind.

Ich habe nicht weiter untersucht, wie die lokalen "Cache"-Dateien gegen fremden Zugriff "gesichert" sind. per NTFS hat nur der Benutzer in seinem AppData die Rechte aber das ist kein robuster Schutz.

Aber auch innerhalb von OneNote lassen sich zumindest die einzelnen Abschnitte sichern. Das geht mit "OneNote for Windows 10" als auch OneNote 2016

Sie können damit nicht das gesamte Notizbuch aber jeden Abschnitt individuell mit einem Kennwort sichern.

Ich kenne keinen Weg, das Kennwort wieder herzuleiten, wenn Sie es vergessen. Da die Verarbeitung aber rein lokal erfolgt, sollte eine BruteForce-Attacke durchaus möglich sein.

Zwischenstand

OneNote ist ein leistungsfähiger Notizblock, der von vielen Personen genutzt wird ohne genau die Hintergründe und Unterschiede zu kennen. Die kostenfreie "OneNote for Windows 10" ist für den Privateinsatz durchaus interessant, obwohl sie sich dort auf OneDrive verlassen. Alle Informationen liegen in ihrem persönlichen OneDrive und können über verschiedene Geräte abgeglichen werden. Leider fehlt die Option eines Backups und sogar einer Versionierung der Dateien in OneDrive. Das ist knifflig, wenn Sie z.B. den Zugriff zum OneDrive verlieren. Ich gehe nun nicht davon aus, dass Sie wie USA-Präsidenten einmal den Zugriff auf ihre Cloud-Konten verlieren.

Aber es könnte schon passieren, dass eine KI bei Microsoft ein Kinderbild falsch klassifiziert und ihr Konto sperrt.

Aus meiner Sicht ist "OneNote for Windows 10" zwar kostenfrei, aber unterstützt weder ein Download der Datei noch ein Backup. Für Firmen würde ich diese App blockieren oder die Benutzer schulen, dass Sie die Einschränkungen kennen und OneNote 2016 oder höher verwenden

Erst die OneNote 2016-Version kann Informationen nicht nur in der Cloud nutzen, sondern auch lokal als One-Datei replizieren und sogar Backup-Dateien anlegen. Allerdings ist diese Version nicht kostenfrei

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