How-To: Windows Faxserver nutzen

Wer heute einen Mailserver einsetzt, möchte gerne auch die Brücke zum Fax einrichten, so dass eingehende Faxe auch einfach als Mail ankommen. Die spart nicht nur Papier, sondern erlaubt auch einen Zugriff von überall, eine elektronische Speicherung und vieles mehr. Aber warum Geld für ein Drittpropdukt (siehe Fax ausgeben, wenn in Windows ein Faxserver enthalten ist ?

Der in Windows 2003 enthaltene Faxserver ist für kleine und einfache Anforderungen oft sogar ausreichend, aber nicht alle Belange können damit abgedeckt werden. Wenn Sie die Leistung aber insbesondere die Grenzen können, dann wissen Sie, ab wann ein kommerzielles Produkt sinnvoller im Einsatz ist

Windows Fax Leistung und Grenzen

Alle Faxserver können Faxe senden und empfangen. Aber es gibt unterschiede, wie dies im Detail gelöst ist. Bewerten Sie selbst, was der Windows Faxserver kann und was er nicht kann:

Eingehende Faxe

Funktion Windows Faxserver Drittprodukt
  • Zustellen per Mail
    Eingehende Faxe sollten vom Faxserver als Mail in ein Postfach zugestellt werden können.

Nur als TIFF

 
  • Zustellen an Drucker
    Selbst ohne Mailsystem kann ein Faxserver das "Thermopapier" ablösen, wenn Sie einen Laserdrucker haben.

Fax kann automatisch ausgedruckt werden

 
  • Zustellen in Ordner

Fax kann in einen lokalen Ordner abgelegt werden.

 
  • Zustellen in Sharepoint

Nicht direkt möglich. Aber über eigene Importroutine aus Ordner implementierbar.

 
  • Automatisches Routing
    Wünschenswert ist, wenn der Faxserver z.B. anhand der Nachwahl, CSID oder anderen Kennungen das Fax an den richtigen Empfänger verteilt
 Routing pro Device, d.h. jedem Faxmodem kann eine Mailadresse zugewiesen werden. Dies kann ein Postfach aber auch ein Verteiler sein.

Siehe auch "Sonderfall AVM" am Ende der Seite

 

Es ist gut zu erkennen, dass der Microsoft Faxdienst eingehende Faxe zwar per Mail senden, an einen Drucker ausgeben oder in einen Ordner ablegen kann, aber er keine unterscheidung nach dem Absender oder einer Durchwahlrufnummer machen kann.

Es gibt von AVM aber angeblich einen ISDN-Treiber, der für jede konfigurierte MSN ein eigenes virtuelles Faxmodem einrichten. So kann dann doch eingehendes Routing über MSNs an verschiedene Mailadressen realisiert werden.

Ausgehende Faxe

Funktion Windows Fax Drittprodukt
  • Druckerausgabe
    Natürlich sollte es möglich sein, einfach aus einer beliebigen Anwendung einen Ausdruck zu starten. Der Druckertreiber muss dann natürlich den Empfänger abfragen oder aus dem Dokument erkennen

Druck ist möglich. Treiber fragt nach Faxnummer

 
  • Mail
    Wer Faxe per Mail empfängt sollte auch einfach auf "Antworten" drücken können und eine Mail  als Fax versenden

nicht möglich

 
  • Scanner
    Viele Firmen setzen Multifunktionsgeräte ein, die auch Dokumente scannen und an einen Netzwerkfaxserver senden können

Nicht unterstützt

 
  • Connectoren
    Drucken ist vielleicht ein häufiger Fall in kleinen Umgebungen aber Branchensoftware kann viel mehr leisten, wenn es eine passende Anbindung gibt. Das muss nicht immer der große "SAP-Connector" sein. Auch kleine Lösungen können über entsprechende APIs sehr effektiv Faxe versenden

Nicht bekannt

 

Sie sehen schon, dass der Microsoft Faxdienst primär darauf ausgelegt, ist, über einen Drucker seine Aufträge zu erhalten.

Technik

Es ist aber nicht nur "Senden und Empfangen" sondern zu einem Faxserver gehört noch viel mehr. Hier nur ein Ansatz.

Funktion Windows Fax Drittprodukt
  • Faxkarten
    Modems sind für Faxübertragungen nur zweite Wahl. dedizierte Faxkarten erreichen eine bedeutend bessere Zuverlässigkeit bei gleichzeitig geringerer CPU Belastung und sind mit mehreren Leitungen immer vorzuziehen.

Nur "Modems"

 
  • Connectoren

Keine Connectoren

 
  • Überwachung und Benachrichtigung

Eventlog

 

So bleibt zusammenfassend zu sagen, dass vermutlich drei Kriterien oftmals die Entscheidung für ein Drittprodukt fallen lassen:

  • Kein Routing
    Es können keine eingehende Faxe gezielt an Personen zugestellt werden. Es gibt genau einen Faxeingang
  • kein Mail an Fax
    Sie können nicht auf ein per Mail eingegangenes Fax wieder mit einem Fax antworten. Der Übergang vom Mailsystem zum Faxserver funktioniert nur in die Empfangsrichtung vom Fax zum Mailsystem.
  • Beding Skalierbar
    Durch die Beschränkung auf Modems und ähnliche Geräte ist der Einsatz leistungsfähiger Faxkarten (Dialogic, Brooktrout, Intel) nicht möglich. Damit bleibt dem Faxserver ziemlich viel zu tun und mehrere Leitungen sind nicht einfach zu unterstützen. Ich will nicht sagen, dass es unmöglich ist, aber dazu raten kann ich nicht

Aber um ein einzelnes Faxgerät in einem Büro durch eine computerbasierte "papierlose" Lösung zu ersetzen, ist der Windows Fax Server eine nette kostenfrei Lösung.

Installation

Entsprechend einfach gestaltet sich die Installation. Sie müssen wieder einmal über die Systemsteuerung die Faxdienste mit installieren:

Der Assistent fragt Sie dann gleich, ob auch ein Faxdrucker im Netzwerk freigegeben werden soll.

Sie erhalten dann über die Freigabe \\servername\faxclient auch ein Installationsprogramm zur Einrichtung eines Druckertreibers auf ihrem PC zum Faxversand.

Konfiguration

Die Konfiguration ist aufgrund des geringen Funktionsumfangs überschaubar und ich möchte nicht weiter darauf eingehen. Die Windows Hilfe beschreibt hier sehr gut die einzelnen Schritte, so dass ich es auf ein paar Bildschirmfoto bewenden lasse. für die Verbindung mit Exchange ist nur die Funktion "Über E-Mail weiterleiten" interessant.

Über die Eigenschaften von "Fax" sollten Sie zuerst den Server selbst konfigurieren:

In den Eigenschaften des Faxserver können Sie auch die Empfangsbestätigungen konfigurieren.

Client Installation

Damit sie auch von mehreren Clients nun "Faxen" können, müssen Sie dort die entsprechende Software installieren. Dazu ist es aber erforderlich, dass Sie auf dem Client schon den Microsoft Faxdienst installiert haben. Sonst erhalten Sie folgende Meldung

Nach der Installation des Windows Fax CLients auf dem PC können Sie das Setup aus \\servername\faxlient starten und danach über die Faxkonsole auch die Aufträge einsehen und verwalten.

Windows 2003 Fax Server und eingehendes Routing mit AVM-Karten.

Vielen Dank an Heinrich Haskamp für die Bereitstellung der Bilder und dem Hinweis zu dieser Funktion

Der Windows Fax Server kann im Gegensatz zu den vielen kommerziellen Faxservern nicht direkt eingehende Faxe anhand der ISDN-Durchwahl direkt zustellen. Dazu müsste Microsoft entweder CAPI oder die verschiedenen Fax-APIs der Hersteller Brooktrout, Dialogic, Eicon-Diehl etc. Unterstützen. Allerdings ist z.B.: mit den ISDN-Karten von AVM möglich, mehrere virtuelle Faxkarten über die TAPI-Dienste zu emulieren. In der TAPI-Konfiguration sind dazu die MSN einzutragen und für jede MSN eine eigene TAPI-Linie zu aktivieren.

In der Folge erscheint dann für jede MSN ein eigenes Gerät im Faxdienst. Entsprechend können Sie nun je MSN eigenständig den Empfang und entsprechend das auf den Geräten basierende Routing konfigurieren.

Sie ordnen hierbei nicht einem Benutzer eine MSN zu, sondern einer MSN ein Empfänger oder ein Verteiler, was unterm Strich aber das gleiche ist.

Installieren Sie den Windows FAX-Dienst erst, nachdem Sie die Treiber von AVM installiert haben.

Achtung: Gerätelimit
Windows erlaubt nicht "unbeschränkt" Faxgeräte.
Windows Server 2003 WebEdition dun Windows XP  = 1 Faxgerät 
Windows 2000 = 2 Geräte
Windows Server 2003 Server und Windows 2003 Small Business Server = 4 Geräte
Windows Server 2003 Enterprise Server und Windows Server 2003 Data Center Server = kein Limit

Insofern ist das Bild nur bedingt zu gebrauchen, wenn Sie

AVM weist in seinen FAQs darauf hin, dass die Treiber für die FritzCard hierfür nicht empfohlen werden und es zu Datenverlusten kommen kann. Testen und prüfen ist daher angesagt.

Weitere Links

  • Fax
  • 555403 Wie lautet die Grenze für die Anzahl Faxgeräte, die auf anderen Betriebssystemen unterstützt werden?