Teams Voicemail Routing

Sowohl Personen (Siehe Teams Voicemail) als auch andere Telefonie-Endstellen wie AutoAttendant und Call Queue können (Siehe Teams Shared Voicemail) per Nachrichten per Sprache annehmen und zur weiteren Verarbeitung zustellen. Diese Seite beschreibt, die die Aufzeichnungen, die letztlich MP3-Dateien an einer Mail sind, ans Ziel kommen.

Shared Voicemail

Anfangs konnte man in Teams gar nicht telefonieren und nachdem Telefonie für Benutzer und Call Queues aktiviert wurde, konnte man noch keine Teams Kanäle für die Steuerung von CallQueus und Voice Mail nutzen. Das ist mittlerweile anders. Sie können heute "Voiceaktivierte" Teams-Kanäle einrichten und auch Sprachnachrichten an die Office 365 Groups senden, die Teams zur Ablage von Chat-Nachrichten etc. nutzt.

Ehe Sie aber eine Office 365 Group als Ziel für eine Voicemail nutzen, sollten Sie die Einstellung der Gruppe im Exchange Admin Center prüfen. Die Voreinstellung bei der Neuanlage einer Microsoft 365 Gruppe ist in der Regel passend aber einen Kontrollblick wert.

When you use the admin center to create a group, by default users do not get copies of group emails sent to their inboxes though users get copies of group meeting invitations sent to their inboxes
Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/create-groups/manage-groups?view=o365-worldwide#send-copies-of-conversations-to-group-members-inboxes

Wenn die Einstellung "falsch" ist, dann bekommen alle Mitglieder eines Teams auch die Voicemail als Kopie. Die Microsoft 365 Group funktioniert dann wie ein Mailverteiler.

Die Funktion gab es so schon längere Zeit. Leider mussten die Mitglieder eines Teams aber diese "Voice Mails" weiterhin in Outlook in der Microsoft 365 Gruppe ansehen.

Mailrouting der Sprachmails

Wenn Sie eine Call Queue mit einem Teams Channels verbinden und eine Sprachnachricht ankommt, dann wird diese als Mail an das Ziel gesendet.

Achtung:
Cloud Voice Mail sendet die Sprachnachricht als SMTP-Mail direkt an die primäre SMTP-Adresse der Microsoft 365 Gruppe und bedient sich dabei dem MX-Record. Wenn dies eine "%gruppenname@%tenantname%.onmicrosoft.com"-Adresse ist, dann erreicht sie nur dann direkt den Tenant, wenn Sie nicht den Exchange Online als Nebeneingang für Mailempfang verschlossen haben. Dann kommt die Mail nicht an
Hat die Zielgruppe eine andere SMTP-Domain, dann wird die Mail ggfls. sogar über ihren eigenen Spamfilter geroutet.

Wenn die Sprachnachricht nicht ankommt, dann sollten sie einen Blick ins Exchange Messagetracking werfen.

Cloud Voice Mail sendet die Nachrichte mit einem "<>" im SMTP-Envelope. Sie müssen die Office 365 Group daher für die Zustellung für alle (internen) Absender erlauben.

Es ist nicht erforderlich, die Gruppe von "Extern" (Grün) erreichbar zu machen, wenn sie über eine "onmicrosoft.com"-Domäne angesprochen wird. Sollte die Office Group aber eine SMTP-Domäne nutzen, die per MX-Record nicht direkt zu Exchange Online verweist, dann kommt die Mail für ihre System "aus dem Internet".

Eine Anpassung  dieser Einstellung kann laut Microsoft bis zu 30 Minuten dauern
Quelle: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/create-groups/manage-groups?view=o365-worldwide#let-people-outside-the-organization-email-the-group

Ganz genau passt das mit der Absenderadresse aber auch nicht genau, denn Exchange sendet tatsächlich eine "Unzustellbarkeit" an einen Absender zurück, obwohl der SMTP-Envelope ein "<>" sein soll.

Sie sehen aber, dass der Absender sich immer ändert. Er scheint aber aus dem eigenen Tenant zu kommen.

Das könnte schon wieder ein Hebel sein, z.B. über eine Transportregel die Erreichbarkeit auf dem Internet einzuschränken.

Am Betreff können Sie auch sehen, dass Microsoft sogar hier die Bezeichnung "Shared Voicemail" eingedeutscht hat.

noreply_skype_voicemail_1c86a6d9-dfdc-4df0-876e-aa37bf038da6@msxfaq.onmicrosoft.com
noreply_skype_voicemail_78502f8f-be24-4210-8d13-8449df9575f0@msxfaq.onmicrosoft.com

Leider nutzt Microsoft hier keine feste Absenderadresse im SMTP-Envelope, die per SPF/DKIM abgesichert ist, so dass man diese als Empfangsbeschränkung nutzen kann.

Allerdings ist der "Header" mit dem Anrufer belegt, wie ein Blick in die Mailbox anzeigt:

Da ich in dem Tenant parallel mit Hybrid Centralized Mail Transport gearbeitet habe, wurden die Mails sogar zum lokalen Exchange Server zugestellt, der die dann vermutlich über das Internet und MX-Records wieder zu Exchange Online senden wird. Der wird die Mail dann vermutlich ablehnen und sich damit im Sande verlaufen. Dennoch ist dies ein guter Hinweis, dass Cloud Voice Mail nicht mal so eben mit einer Microsoft 365 Group zusammenarbeiten kann.

Nachrichtenklasse

Die Nachrichtenklasse der Voice-Mails ist übrigens "IPM.Note.Microsoft.Voicemail.UM.CA" und in Outlook können die Eigenschaften nicht angezeigt werden.

Dennoch kann man z.B. aus einer exportierten MSG-Datei die SMTP-Header extrahieren.

From: "Carius, Frank" <+49160xxxxx>
Date: Wed, 17 Nov 2021 23:09:23 +0000
Subject: Geteilte Voicemail (UC Team CallQueue)
Message-Id: <8K0RDOWNBFU4.D1JZD4PE3DX43@RDDC98408749A1>
Reply-To: +49 160 xxxxxx <noreply@skype.voicemail.microsoft.com>
To: UCTeam@msxfaq.onmicrosoft.com
X-AttachmentOrder: audio.mp3
X-VoiceMessageDuration: 7
Content-Class: Voice-CA
X-VoiceMessageSenderIsAnonymous: False
X-CallingTelephoneNumber: +49 160 xxxxxx
X-VoiceMessageSenderName: +49160xxxxxx
X-AzureVoicemail-CallId: 6ea06270-58ee-4c0a-9a96-33d49e2546f7
X-AzureVoicemail-FirehoseActivityId: 18446744073709551615
X-IsPstnCall: True
X-ShareDataEnabled: False
X-VoiceMessageLanguage: de
X-AzureVoicemail-TranscriptionRequestId: d67573ae-176f-4e6d-9ce0-f7a81e837d33
X-VoiceMessageTranscription: So und noch ein Ton
X-VoiceMessageTranscriptionLanguage: de-DE
X-VoiceMessageConfidenceLevel: high
X-VoiceMessageInitialSilence: False
MIME-Version: 1.0
Content-Type: multipart/mixed; boundary="=-bk3j5tPJDcLb1Wok+En3NA=="
Return-Path:  noreply_skype_voicemail_xxxxxxxx@msxfaq.onmicrosoft.com
X-EOPAttributedMessage: 0
X-MS-Exchange-Organization-MessageDirectionality: Originating
X-MS-Exchange-Organization-AuthAs: Internal
X-MS-Exchange-Organization-AuthSource:
 TreatMessagesAsInternal-VE1EUR03FT038.eop-EUR03.prod.protection.outlook.com
X-MS-PublicTrafficType: Email
X-OriginatorOrg: netatwork.de
X-MS-TrafficTypeDiagnostic: DB8PR04MB7084:FirstParty-Skype-V1
X-MSXFAQ-EXORules: 1
X-MS-Oob-TLC-OOBClassifiers: OLM:2803;
X-MS-Exchange-Organization-SCL: -1
X-Microsoft-Antispam: BCL:0;

Interessant ist hier, dass die Rufnummer der Anrufers im Header protokolliert wird. Auch scheint die Mail "vom eigenen Tenant" zu kommen und mit einem "SCL -1" den Spamfilter zu umgehen. Das gilt natürlich nur, wenn die Zustellung direkt innerhalb von Exchange erfolgt und der MX-Record nicht auf ein anderes System verweist. Der Header "X-MSXFAQ-EXORules: 1" verrät mir, dass Transportregeln in der Cloud ebenfalls angewendet wurde.

Nur den Namen der Call Queue, über die diese Voicemail angekommen ist, habe ich in der Mail nicht gefunden. Die Zuordnung mehrerer Voicemails zu dem passenden Kanal läuft wohl über ein anderes Property.

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