Voicemail ohne Exchange UM

Diese Seite beschreibt die Optionen mit Skype for Business ohne Exchange UM bestimmte Situationen zu lösen, die mit aktivem Exchange UM gar nicht vorkommen.

In Office 365 ist auch eine Voice-Mail enthalten: Cloud Voice Mail (CVM) , CVM mit Ex2016/SfB2015

Die Herausforderung

Wer Skype for Business ohne Exchange UM betreibt, wir an einigen Stellen eine eingeschränkte Funktion bemängeln. Bei einer klassischen Telefonanlage gibt es eigentlich nicht den Fall, dass das Endgerät "nicht da" ist, es sei denn jemand das die Leitung gekappt oder das Tischtelefon geklaut. Bei Skype for Business ist es aber schon möglich, dass ein Benutzer "offline" ist und in dem Fall sendet der Server ein "SIP/2.0 480 Temporarily Unavailable" an den Anrufer. Je nach Konfiguration bekommt der dann ein Besetzt oder eine nette Ansage. Solche Ansagen kennen Sie vielleicht vom Mobilfunknetz ("Der Teilnehmer ist nicht erreichbar, versuchen Sie es später noch einmal"). Diese Ansage kostet den Anrufer aber zumindest in Deutschland nichts.

Wenn Sie mit Skype for Business per SIP eine Gegenstelle anrufen, dann bekommen Sie bei einem "480 Temporarily Unavailable" die folgende Anzeige im Client

Diesen Mehrwert können Sie nicht bei einem analogen Telefon erwarten. Für die meisten Firmen ist der Zustand aber nicht gewünscht und so kommt immer die Frage, wie man das Problem denn Lösen könnte. Meine erste Rückfrage ist dann, wie es denn heute ist, wenn z.B. ein DECT-Mobilteil keinen Strom hat und daher nicht erreichbar ist oder ein Telefon nicht eingesteckt ist. Je nach Anlage und Konfiguration kommen dann Aussagen wie:

  • Der Anrufer bekommt ein Freizeichen..
    ...aber es klingelt nirgends. Das ist natürlich auch kein erfreulicher Zustand für den Anrufer
  • Der Anrufer bekommt ein Besetzt
    Das ist auch bei vielen Skype for Business Installationen der "Standard", wenn kein Exchange UM installiert ist und das Gateway keinen ISDN/QSIG-Statuscode weitergibt, damit der Anrufer eine "Nicht erreichbar"-Meldung von seinem Carrier bekommt
  • Dann fällt es auf die Zentrale zurück
    Das kann der Anwender in Skype for Business genauso über die Rufweiterleitung einstellen.
  • Dann meldet sich die Voicemail oder eine Ansage
    Wobei viele dabei verschweigen, dass die Verbindung des Anrufers damit hergestellt wird und Kosten anfallen können.

Insofern kann Skype for Business eigentlich schon alles und selbst die vierte Option ist in Verbindung mit ExchangeUM einfach vorhanden. Allerdings brauchen Sie natürlich Exchange mit UM-Rolle und die Enterprise-CAL für jeden Benutzer. Das ist natürlich ein Kostenfaktor, insbesondere wenn Sie all die anderen Inhalte (RMS, TransportJournal, Outlook Voice Access) nicht brauchen.

Alternativen

Insofern wird natürlich die Frage gestellt, ob es da keine Alternativen gibt. Und auch Microsoft hat das Problem ja in Office 365, wenn Anwender in Skype for Business Online sind aber Exchange nicht in der Cloud betreiben. In dem Fall funktioniert Voicemail nämlich auch nicht und wenn ein Kunde gleich ein ganz anderes Mailsystem hat, scheint es erst einmal keine Lösung zu geben. Technisch sind aber natürlich gleich mehrere Lösungen denkbar, wenn auch die Voice-Mail ist ja nur ein weiter geleiteter SIP-Anruf an einen Service, die den ruf annimmt, aufzeichnet und per Mail ablegt. Die folgenden Wege sind denkbar, wenn Sie einfach nur Sprachnachrichten und vieleicht "Missed Calles" hinterlassen wollen aber auch Outlook Voice Access verzichten können.

  • Exchange UM Emulation
    Im klassischen Umfeld stellt Exchange UM einige AD-Objekte bereit, die vom Skype for Business Server gelesen werden. Weiterhin gibt es ein paar Konfigurationseinstellungen zum Dialplan, damit Exchange die eingehende Durchwahl auch zuordnen kann. Die in Exchange pflegbaren UM-Gateways werden eigentlich nur dazu gebraucht, dass Exchange die SfB Server als eingehend und vor allem auch ausgehende Systeme erkennt. Das ist also eher eine Sicherheitseinrichtung.
    Der SfB-Server erkennt beim Benutzer mit Postfach, ob er für UM-enabled ist und sendet dann von alleine einen INVITE an den Benutzer auch an Exchange-UM. Der SfB Server hat intern also Code zum "Fork" eines Invite zu Exchange, so dass Exchange sich den Ruf nach einiger Zeit "heranholen" kann.
    Die gleiche Konfiguration könnte man auch ohne Exchange UM umsetzen, d.h. ein Benutzer bekommt die Eintragungen für UM und die UM-Server-Objekte im AD sagen SfB, wohin der Anruf geleitet werden soll. Eine Drittsoftware müsste dann einfach dort auf die eingehenden Anrufe warten. Solche Platzhalter-Objekte gibt es z.B. beim Modell "Partner Hosted Lync".
    Ich kenne aktuell keine Software, die diesen Weg geht, obwohl sie auch von der Integration in den Client natürlich sehr schön wäre.
  • Rufweiterleitung durch den Anwender
    Natürlich kann der Anwender einfach eine Rufweiterleitung zu einem anderen Teilnehmer, einer Responsegroup/CallQueue oder beliebigen Telefonnummer einrichten. Dort muss nur jemand annehmen. Über den Weg könnte 3rd Party Produkte den Ruf annehmen und verarbeiten. Beachten Sie, dass eine Weiterleitung zu einem Mobiltelefon z.B. dort mit einem Klingeln signalisiert wird aber nicht der Anrufbeantworter des Mobiltelefons den Ruf annimmt. Solche Systeme erkennen, dass es ein schon weitergeleiteter Ruf ist. Ein Voicemail-System muss natürlich genau diese Rufe annehmen und aus der Information über den Weiterleitenden die Zieladresse ermitteln.
  • Rufumleitung durch das Gateway anhand des 480
    Auch VoIP-Gateways und SBCs sind heute wahre SIP-Router und können durchaus auch Fehlermeldungen wie ein "480 Temporarily Unavailable" erkennen und dann den Anruf z.B. zu einer anderen Stelle umleiten. So könnte das Gateway zur Außenwelt zumindest extern eingehende Anrufe auf ein anderes System umleiten. Für interne Anrufe wird das dann nicht funktionieren
  • MSPL
    Auch SfB hat auf dem Server verschiedene Schnittstelle. In der Cloud funktionieren diese Schnittstellen allerdings alles nicht und selbst On-Premises ist es nicht einfach hier eine Voice-Mail-Funktion zu implementieren.
  • UCMA als PartnerApp
    Eine UCMA-basierte Lösung könnte sich durchaus als Client ausgeben und sich auf alle Benutzer anmelden und die eingehenden INVITE-Meldungen belauschen. Sobald ein Benutzer dann abgemeldet ist (Status = Offline) könnte diese Lösung den Anruf direkt annehmen und verarbeiten.

Ich persönlich würde beim Einsatz von 3rd Party-Produkten wie bei den alten Telefonanlagen auch einfach dem Voicemail-System eine Rufnummer zuweisen, zu der eingehende Anrufe weiter geleitet werden. Die Anbindung selbst kann natürlich per SIP oder auch wieder klassisch erfolgen. Das hängt auch etwas davon ab, wie ihre Skype for Business Infrastruktur heute an das Telefonnetz angebunden ist. eine 3rd Party Voicemail-Lösung wird man immer an das zwischen Mediation Server und TK-Feld platzierte Gateway oder SBC anbinden. Eine direkte Anbindung als eigenes Gateway an den Mediation Server macht keinen Sinn, da die Voice-Lösung nur über REFER auch aus dem Mobilfunknetz und klassischen Telefonen erreichbar wäre.

Cloud VoiceMail

Microsoft selbst entwickelt auch ein eigenes Voicemail-System in der Cloud. Der anfängliche Name Azure Voice Mail wurde auf Cloud VoiceMail (CVM) geändert. Dieses Backend ist natürlich für Skype for Business, Teams und Exchange Online zuständig. Die Frage stellt sich dann natürlich, ob mit Blick auf die "Cloud Strategie" vielleicht auch Exchange On-Premises in Verbindung mit Office 365 und Hybrid-Mode die Funktionen von Azure Voice Mail nutzen kann.

So gibt es Funktionen, die in einer lokalen Umgebung nicht so einfach bereitzustellen sind. Dazu zählt z.B. "Voicemail Transcription", d.h. die Erkennung der Sprachnachricht und Übersetzung in eine Textinformation. Eine solche Sprachnachricht kann auch einfach per SMTP mit der Mitschrift und der Sprachaufzeichnung als Anlage an dein Postfach versendet werden. Der Standort, Online oder On-Premises) ist dabei nicht wirklich relevant.

Auf der anderen Seite könnte eine Cloud-Lösung natürlich ähnlich wie der MRS (Mailbox Replication Service) über EWS auch auf die On-Premises Postfächer zugreifen. Allerdings kann selbst ich von mir nicht behaupten, dass ich "Outlook Voice Access" jemals genutzt habe und es vermissen würde. Sprachnachrichten habe ich mir mit Outlook als Audiodatei angehört und auch nicht per "Play on Phone" wiedergegeben. Ich denke das ist bei den meisten anderen Nutzern auch so.

  • Voicemail ist Bestandteil von "Phone System"-Lizenz
    Man braucht keinen Exchange Plan 2
  • Transcription und Profanity wird mit einem CS-Commandlet abgeschaltet
"Set-CSOnlineVoicemailPolicy `
   -EnableTranscription:$false `
   -EnableTransciptionProfanityMasking:$true

Allerdings habe ich noch keinen Weg gefunden, wie jemand ganz ohne Exchange und nur mit Telefonie aus der Cloud auch Azure Voice Mail nutzen kann. Ich hatte gehofft, dass Die Cloud die aufgezeichneten Nachrichten einfach per SMTP versendet, aber dem ist wohl nicht so. meine Versuche z.B. einen User in der Cloud als "MailUser" in Office 365 anzulegen, der als TargetAddress dann ein Postfach bei einem anderen Provider hat, haben nicht funktioniert. Das Commandlet "enable-Mailuser" gibt es in Exchange Online garnicht

Auch der Versuch den Benutzer über einen AADConnect zu einem MailUser zu machen, dessen SMTP-Adresse auf "On-Premises" verweist, hat nicht geklappt. Zudem hilft dies nicht, da Sie für eine supportete Umgebung dazu einen lokalen Exchange Server mit Hybrid-Mode betreiben müssen. Ich denke, dass der Markt für so eine Konfiguration auch nicht große genug ist.

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