Lync Disclaimer

Das Thema "Disclaimer" ist in der Exchange und E-Mail Welt seit vielen Jahren ein Thema, seit dem unter jede Mail in Deutschland einige Zwangsangaben gehängt werden müssen. Auch in Lync gibt es gleich mehrere Stellen, an denen ein Administrator Hinweise hinterlegen kann

Ziel der Hinweise sind teils rechtliche Vorgabenm, z.B. der Hinweis auf eine aktive Archivfunktion oder Erinnerungen an den Anwender zum umgang. Interessant ist auch die Option, dem Anwender eine generelle Information z.B. über geplante Wartungsarbeiten zu geben:

Warum eine Meldung ?

Wer Lync für Telefonie nutzt, wird alles daran setzen, dass der Service die gewünschte Verfügbarkeit erreicht. Aber selbst mit SBAs und Frontend-Cluster etc. gibt es doch immer mal wieder ein Zeitfenster, in dem ein Dienst nicht verfügbar ist. Das kann eine größere KonfigurationsÄnderung sein, z.B. SIP-Adressen, Zertifikate, Firewall-Umbauten, Providerwechsel, Stromabschaltungen etc.

Passiert das bei einem Exchange Server, dann können Sie die Anwender vorher z.B. per Mail darauf hinweisen. Was machen Sie aber, wenn Sie Lync-Benutzer betreiben und gar nichts mit den Exchange Administratoren zu tun haben ?

Geplante Wartung als Notiz

Jeder Lync Anwender kann das Feld "Notiz" pflegen, welches beim Kommunikationspartner in der Kontaktkarte angezeigt wird. Wenn Sie über Federation mit einem anderen Benutzer in Kontakt stehen und dieser sie als "Kollege" eingeordnet hat, dann wird sogar dort die Meldung angezeigt. Insofern ist dieser Hinweis nett aber bei Federation nur begrenzt nutzbar und auch nicht einfach "zentral" zu setzen.

Mit ist die bei einem meiner Federationpartner aufgefallen und hat mich erst auf die Idee gebracht, darüber eine Seite zu schreiben.

Und ich habe auch einige Zeit gegrübelt, wie diese Meldung dort so prominent auftaucht. Es ist aber wirklich "nur" die Notiz und keine zentrale globale Einstellung. Leider ist auch das das größte Problem bei dieser Meldung: Als Administrator ist sie nicht einfach zentral zu setzen und selbst wenn, muss der Partner erst draufschauen. Daher habe ich weiter gesucht

Set-CsClientPolicy -IMWarning

Personen nutzen Lync nach kurzer Zeit vielleicht etwas unbedarft. Microsoft hat daher die Möglichkeit eingeräumt, einen Art "Disclaimer" zu bauen, der in jedem Instant Messaging Fenster erscheint. So kann man den Mitarbeiter auf Besonderheiten bei Lync hinweisen. Allerdings befürchte ich , dass dieser Hinweis von den Mitarbeitern schnell wieder überlesen wird. 

Interessanter ist diese Funktion natürlich z.B. für Vorankündigungen von Wartungsfenstern. In der Regel ist der Text entsprechend "leer" aber wenn eine Wartung absehbar ist, dann dürfte diese Meldung schon eher auffallen. Leider hilft dies aber natürlich nicht den Anwendern, die sich genau dann Anmelden wollen, wenn die Wartung schon stattfindet. Dafür braucht es dann doch wieder ein Intranet o.ä.

Verwechseln Sie diese Meldung nicht mit dem "Disclaimer", den Sie z.B. bei der Lync Archivierung aktivieren können.

Konfiguration

An diesem Beispiel können sie gut sehen, wie Webseiten abschreiben. Microsoft hat in der Anleitung beschrieben, wie eine neue Client Policy angelegt und mit einer Meldung versehen wird und viele Blogs bauen gerade darauf auf und erweitern das Beispiel

Das Ergebnis sind dann Anleitungen, in denen erst eine neue Client Policy angelegt und dann den Benutzern zugewiesen wird. Eine Client Policy enthält aber viel mehr Einstellungen, so dass das Anlegen einer neuen Policy nur für diese "Information" und die Zuweisung an viele oder gar alle Benutzer aus meiner Sicht mehrere Nachteile hat

  • Gleichschaltung aller Client Policies
    Hatten Sie bisher mehrere Client Policies für verschiedene Benutzer eingesetzt, dann müssen Sie nun für jede Policy eine zweite mit dieser IMWarnung anlegen. Weisen Sie allen Benutzern auch nur temporär eine separate IMWarning-Policy zu, dann haben die Anwender vielleicht ganz andere sonstige Einstellungen.
  • AD-Replikation
    Die Änderung der Client Policy bei allen Objekten bedeutet eine Änderung aller AD-Objekte und eine Replikation in die Lync Datenbank über den user-Replicator. Und wenn Sie dies wieder rückgängig machen wollen, dann erfolgt diese Replikation erneut.
  • Undo sehr schwer
    Wenn Sie sich nicht vorher irgendwie gemerkt haben, welcher Anwender welche ClientPolicy gehabt hat, dann wird das Rückstellen erst recht wieder aufwändiger

Ich würde daher keine neuen ClientPolicies anlegen, sondern die Warnung einfach bei den bestehenden Richtlinien anwenden und später wieder entfernen, z.B. für die globale Richtlinie mit:

# IMWarnung setzen
Set-CsClientPolicy `
   -Identity Global `
   -IMWarning "Lync Service Fenster 21:00-22:00"

# IMWarnung entfernen
Set-CsClientPolicy `
   -Identity Global `
   -IMWarning $null

Wenn sie mehrere ClientPolicies haben, dann müssen Sie dies natürlich mehrfach setzen.

Leider scheinen die Clients generell nur beim Anmelden die Client Policy zu beziehen und auszuwerten. Im Gegensatz zu Servereinstellungen, die recht schnell wirken muss hier der Client sich neu anmelden.

SIP-Trace

Die IM-Warning kann auch im SIP-Trace auf dem Client oder dem Server nachvollzogen werden. Sie kommt als Antwort eines SUBSCRIBE-Request:

SIP/2.0 200 OK
Contact: <sip:NAWLYNC001.netatwork.de:5061;>
From: "Carius, Frank"<sip:frank.carius@netatwork.de>;
CSeq: 1 SUBSCRIBE
Content-Type: application/vnd-microsoft-roaming-provisioning-v2+xml
Event: vnd-microsoft-provisioning-v2

<provisionGroupList xmlns="http://schemas.microsoft.com/2006/09/sip/provisiongrouplist-notification">
    <provisionGroup name="endpointConfiguration" >
        <propertyEntryList >
            <property name="IMWarning" >Server Maintenance 22:-00-23:00</property>
        </propertyEntryList>
    </provisionGroup>
</provisionGroupList>

Es ist also einfach ein TEST-Property, welches der Client interpretiert und einblendet.

Konferenzdisclaimer

Auch für Konferenzen können vom Administrator entsprechende Infomationen hinterlegt werden, die bei jeder Konferenz mit eingeblendet werden

Archiv

Wer Kurzmitteilungen in Lync archiviert, sollte prüfen inwieweit die Kommunikationspartner über diesen Mitschnitt informiert werden müssen. Auch hierzu gibt es eine Möglichkeit in Lync, die dann im Instant Message Fenster eingeblendet wird:

Allerdings erscheint diese Meldung immer erst nachdem sie die erste Message schon weggesendet haben.

# Steuert ob die Info über Archivierung auch an Federation Partner geht
Set-CsAccessEdgeConfiguration -EnableArchivingDisclaimer:$true

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