Exchange SE Licensing

Mimt dem Wechsel von Exchange 2019 auf "Subscription Edition" ändert sich die Lizenz und wie so oft gibt es immer wieder Fragen, was das nun bedeutet und wie genau Microsoft die Lizenz prüft.

"General Availability"-Datum für Exchange SE, Skype for Business SE ist Juli 2025. Die Information ist vom 3. April 2025 und sie haben damit noch ca. 4 Monate Zeit ihre Umgebung "Ready for Update" zu machen. Mit dem SupportEnde im Oktober haben Sie dann ca. 3 Monate zeit, für eine Swing-Migration von Exchange 2016 auf SE oder ein Inplace/Swing von Exchange 2019 auf SE.
Der Preis wird sich um ca. 10% erhöhen. Wer Exchange 2016/2019 mit SA gekauft hat, aktualisiert einfach. Alle anderen müssen neu kaufen oder haben vielleicht einen Microsoft 365 Plan, der die Lizenz enthält. Details klären Sie am besten mit ihrem Lizenzfachmann
Quelle: Licensing and pricing updates for on-premises server products coming July 2025
https://techcommunity.microsoft.com/blog/microsoft_365blog/licensing-and-pricing-updates-for-on-premises-server-products-coming-july-2025/4400174

Lizenzmatrix

Aus den vielen verschiedenen Quellen habe ich versucht, eine Übersicht zu erstellen. Ich sichere nicht zu, dass dies korrekt ist. Lizenzrecht ist nicht immer einfach

Die Spalten beschreiben ihre aktuelle Lizenz oder geplante Beschaffung:

  • Keine CloudLizenz
    Sie habe nicht vor Microsoft 365 zu nutzen und planen einen komplett lokalen Betrieb von Exchange Server
  • Exchange P1/P2
    Sie haben ein Microsoft Paket, welches nur einen Exchange Plan hat. Das ist durchaus ein möglicher aber eher seltener Fall. Diese Pakete enthalten aber z.B.: eine CAL aber keine OnPremise Server Lizenz
  • Office 356 E3/E5
    Die etwas größeren Pakete enthalten Outlook, SharePoint, OneDrive etc. aber eben auch einen Exchange Plan 1/2.
  • Microsoft 365 E3/E5
    Die "großen" Pakete enthalten Intune, Windows Lizenzen und den Office 365 Plan, welcher seinerseits wieder den Exchange Plan enthält. Sie haben aber nicht nur die CAL für Exchange sondern in Verbindung mit "Extended Usage Rights" auch die OnPremises Server-Lizenz

Die vier Szenarien erstrecken sich von "kein lokaler Server" über verschiedene Intensitäten von Hybrid bis zu 100% Local

Damit ergibt sich folgende Tabelle: 

Nr  Beschreibung   Keine Cloud-Lizenzen Exchange P1/P2 Office 365 E3/E5  Microsoft 365  E3/E5
1 

Kein lokaler Exchange Server 

Sie nutzen also nur Exchange Online aber haben ADSync zur Benutzerverwaltung im Einsatz. Mit der Exchange Management müssen Sie die Cloud Postfächer über das lokale AD verwalten

  

Kein gültiges Szenario

 OK
Sie Nutzen Exchange Online und sind korrekt lizenziert		 OK
Sie Nutzen Exchange Online und sind korrekt lizenziert		 OK*
Sie Nutzen Exchange Online und sind korrekt lizenziert 
2 

Lokaler Exchange Server für Verwaltung mit Exchange Admin Center

 

   Kein gültiges Szenario.
Sie brauchen Exchange Server Lizenz mit SA aber was machen Sie ohne Postfächer?		 OK
Über den HCW bekommen Sie eine Lizenz für den lokalen Server		 OK
Über den HCW bekommen Sie eine Lizenz für den lokalen Server		 OK*
Exchange Server Lizenz und die CAL kommen als der Cloud. Den Lizenzschlüssel sollten Sie im Portal finden.
3 

Lokaler Exchange Server mit Transport und EAC

Sie nutzen Exchange Online Postfächer und möchten den lokalen Server als "Brückenkopf" für SMTP nutzen.

 

  

Kein gültiges Szenario.
Sie brauchen Exchange Server Lizenz mit SA aber was machen Sie ohne Postfächer? 

Exchange Server Lizenz mit SA erforderlich aber keine zusätzliche CALs

Exchange Server Lizenz mit SA erforderlich aber keine zusätzliche CALs

 OK*
Exchange Server Lizenz und die CAL kommen als der Cloud. Den Lizenzschlüssel sollten Sie im Portal finden
4

Exchange Hybrid mit Postfächern

Das ist dann die klassische Konfiguration mit "nur OnPrem"-Betrieb oder Hybrid

  

Kein gültiges Szenario.
Sie brauchen Exchange Server Lizenz mit SA aber für die Cloud Postfächer brauchen Sie zwingend auch Exchange Pläne

Exchange Server Lizenz mit SA erforderlich. Die CAL kommt als der Cloud

 

Exchange Server Lizenz mit SA erforderlich. Die CAL kommt als der Cloud

 

OK*
Exchange Server Lizenz und die CAL kommen als der Cloud. Den Lizenzschlüssel sollten Sie im Portal finden
5

Lokaler Exchange Server mit Postfächern

Das ist dann die klassische Konfiguration mit "nur OnPrem"-Betrieb oder Hybrid

 		  

OnPremises-SA
Exchange Server Lizenz und entsprechende CALs mit SA erforderlich.

 

Exchange Server Lizenz mit SA erforderlich. Die CAL kommt als der Cloud

  

Exchange Server Lizenz mit SA erforderlich. Die CAL kommt als der Cloud

  

OK*
Exchange Server Lizenz und die CAL kommen als der Cloud. Den Lizenzschlüssel sollten Sie im Portal finden

Der Fall 3 ist für viele Administratoren vermutlich überraschend. Es reicht aber bei Exchange SE nicht, wenn der lokale Server keine Postfächer hat. Microsoft beschreibt das hier:


Quelle: Upgrading your organization from current versions to Exchange Server SE | Microsoft Community Hub
https://techcommunity.microsoft.com/blog/exchange/upgrading-your-organization-from-current-versions-to-exchange-server-se/4241305 

Auf der folgenden Seite ist die Transport-Rolle nicht explizit aufgeführt bzw. ausgeschlossen. Sie ist aber auch nicht eingeschlossen.


Quelle: Häufig gestellte Fragen zur Exchange-Lizenzierung
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/exchange/microsoft-exchange-licensing-faq-email-for-business 

Denken Sie zudem daran, dass "Outlook" eine eigene Lizenz ist und weder in der Exchange Server noch der Exchange CAL enthalten ist. Auch das "Neue Outlook" funktioniert nur mit Exchange Online in Verbindung mit einer passenden Lizenz für den Client, z.B.: E3/E5 aber nicht E1 oder einfache Exchange Pläne. Es gibt weitere Einschränkungen, z.B. wenn nur einen Teil der Anwender eine Cloud Lizenz haben.

Beachte dazu auch den Abschnitt Lizenzen auf Migration zu Exchange Server SE

OK* und "Extended Use Rights" und CSP

Wenn Sie die obige Tabelle genauer anschauen, dann sehen Sie in der letzten Spalte ein "OK*" und fragen sich vielleicht, was es mit dem "*" auf sich hat. Ursache ist hierfür, dass ich keine 100% Sicherheit habe, ob meine Aussage stimmt.

Wenn Sie als Kunde eine Lizenz beziehen wollen, dann könne Sie dies in der Microsoft Cloud ganz einfach selbst online bestellen und per Kreditkarte bezahlen. Für Selbständige und kleine Firmen ist das ein einfacher und gangbarer Weg. Wenn Sie aber aber etwas größer sind, dann beziehen Sie ihre Produkte vermutlich nicht direkt von Microsoft, sondern über einen Fachhändler. Microsoft hat dazu ein mehrstufiges Vertriebskonzept über Distributoren und "Cloud Solution Provider (CSP)". CSPs sind die primären Ansprechpartner, wenn Kunden das Microsoft Cloud Angebot kaufen möchten.

Ein CSPs kann aber keine On-Premises Software oder "Software Assurance" verkaufen, wie Microsoft hier festhält  


Quelle: https://partner.microsoft.com/en-us/licensing/licensing-agreements

Ich finde das sehr irritierend, dass eine Microsoft 365 E3/E5 anscheinend mit und ohne "Extended Use Rights" verkauft werden kann und es vom Vertriebskanal abhängig ist.

Denn es gibt zwar eigentlich nur eine Microsoft 365 E3/E5 Paket aber durchaus unterschiedliche Bezugsquellen und Rahmenbedingungen.

Eine finale Antwort dazu steht noch aus

Ich versuche das wieder einmal in einer Tabelle abzubilden:

Bezugsquelle Lizenz Exchange SE Berechtigung

Web Direct

Sie kaufen die Lizenz direkt über das Microsoft Portal z.B. mit einer Kreditkarte

Microsoft 365 E3/E5

 Nein
Sie haben nur die CALs, Sie müssten den Exchange Server und SA separat lizenzieren

CSP oder MCA

Sie kaufen die Lizenz über einen Cloud Solution Provider oder im Rahmen eines Microsoft Customer Agreement

Microsoft 365 E3/E5

 Nein
Sie haben nur die CALs, Sie müssten den Exchange Server und SA separat lizenzieren

Microsoft EA/EAS

Sie kaufen im Rahmen eines Enterprise Agreement

Microsoft 365 E3/E5

 Ja
Sie haben CALs und die Lizenzen für den Server mit CA

Microsoft EA/EAS

Sie kaufen im Rahmen eines Enterprise Agreement ganz ohne Cloud direkt die Server-Lizenz und CALs. Ein Bezug über den Einzelhandel oder Microsoft 365 CSP etc. ist nicht möglich.

Exchange Server SE + CALs

 Ja
Das ist der klassische Weg, wenn Sie nichts mit der Cloud im Sinn haben und einfach Exchange On-Premises lizenziernewollen

Alle

 Office 365 E3/E5
Exchange P1/P2		 Nein
Sie haben nur die CALs, Sie müssten den Exchange Server und SA separat lizenzieren

Als Quelle für die Unterscheidung der Bezugswege dient mir folgende Texte


Quelle: https://download.microsoft.com/download/8/7/7/877B1713-671E-43AA-BB79-AF8478C64AFF/Licensing-Microsoft-365.pdf Seite 4

Ein eigener Absatz geht noch auf "Extended Use Rights" ein:

 
Quelle: Extended Use Rights for Microsoft 365 E3/E5
https://www.microsoft.com/licensing/terms/productoffering/Microsoft365/EAEAS#clause-2643-h3-1 

 

 

Ich bin sicher, dass sowohl die verantwortlichen Produktgruppen, die Juristen und auch Vertriebler bei Microsoft sich alle Mühe geben, ein wasserdichtes Lizenzmodell zu entwickeln. Dennoch ist die Materie alles andere als einfach. Der erste Anlaufpunkt sind natürlich die "Product Usage Rights". Sie beschreiben, welche Rechte den Käufern einräumt:

Weitere Details

Ich gehe davon aus, dass es auch noch einen Blog-Artikel geben könnte aber hier schon eine Zusammenfassung:

  • Exchange wird wie bisher als Server lizenziert
    Sie müssen für jeden Exchange Server eine Server-Lizenz besitzen. Sie können dazu eine Standard oder Enterprise-Lizenz kaufen (Funktionsunterschiede wie Anzahl der Datenbanken beachten). Allerdings ist nun eine "Software Assurance (SA)" Pflicht. Die Exchange Server Lizenz ist in Microsoft 365 E3/E5 mit Extended Use Rights enthalten.
  • "Hybrid"-Server
    Es gibt eine kostenfreie Lizenz für Exchange SE OnPremises für "Management Aufgaben". Diese Lizenz wird durch den HCW eingespielt. Der Server darf aber nicht für Postfächer oder SMTP-Routing genutzt werden.
  • Exchange CALs
    Für jeden Anwender/Client, der die Exchange Dienste nutzt, ist eine "Client Access License (CAL)" erforderlich. Die CALs können Sie ebenfalls kaufen aber ab Exchange SE zwingend mit Software Assurance. Die CAL ist aber auch z.B. in Microsoft 356 E3/E5 und einigen anderen Microsoft 365 Lizenzen schon enthalten.
  • Exchange SEs braucht kein Internet
    Sie können einen Exchange SE Server in ihrem internen LAN ohne eigenen Zugriff per HTTP o.ä. auf das Internet einrichten. Diese Aussage gilt schon immer für Exchange Server. Für die Funktion müssen sie natürlich schon den Austausch von Mails per SMTP und den Zugriff der Clients über HTTPS/POP/IMAP erlauben. Aber Exchange selbst muss nicht ins Internet. Er kann dann allerdings auch keine Free/Busy-Zeiten mit anderen Firmen oder ihrem Exchange Online Tenant nutzen oder Updates über EEMS - Exchange Emergency Mitigation Service ohne Hilfe etc. bekommen.
  • Exchange macht keine Online-Aktivierung oder Verifizierung
    Der Server überprüft die von ihnen eingegebene Lizenznummer um die Version (Standard/Enterprise/Hybrid) zu ermitteln und damit den Funktionsumfang zu steuern.
  • Keine Lizenz ist eine 180 Tage Trial
    Wie bisher können Sie einfach Exchange SE installieren und ohne Lizenz ist es eine 180 Tage Testversion. Die Tage werden herunter gezählt. Wie bisher soll Exchange nicht am Ende des Testzeitraums stoppen aber sich wie ein Standard Server, z.B. nur zwei Clusterknoten, 5 Datenbanken etc. Nur weil die Exchange Software keine strenge Prüfung macht, sollten Sie wissen, dass Sie damit die Lizenzbedingungen verletzen.
  • Subscription statt Einmalkauf
    Das "Subscription Model" ist für SharePoint Server SE, Project Server SE, Exchange Server SE, und Skype for Business Server SE eigentlich unverändert mit der Ausnahme, dass Sie die Server nicht mehr als "Einmalkauf" beziehen können, sondern immer als Subscription.

Mit dem Wechselzwang auf eine "Subscription" gibt es nun zwei Optionen, wie Sie einen On-Premises Exchange Server SE korrekt lizenzieren:

  • Lizenzen + Software Assurance (L&SA)
    Sie kaufen wie bisher den Server und die CALs und zusätzlich "Software Assurance". Damit können Sie Exchange 2019 immer in der neuesten Version einsetzen und auch später mit aktiver SA auf Exchange Server SE wechseln.
  • Lizenzierung über Microsoft 365
    Sie kaufen die Lizenzen als Teil eines Microsoft 365 Abonnements. So enthält die Microsoft 365 E3/E5-Lizenz auch die "User Subscription License (USL)"

Die bisherige Lizenzierung mit einmaligem Kauf der Exchange Lizenzen wird mit Erscheinen der "SE-Version" nicht mehr möglich sein.

Spätestens im Okt 2025 wird dann der Exchange 2019 geplant enden und sie bekommen keine Updates mehr für Exchange 2019. Ein Wechsel nach Exchange SE ist quasi Pflicht oder eine Migration zu Exchange Online oder ein komplett anderes Produkt. Ob sie weiter eine Software einsetzen, die vom Hersteller nicht mehr aktiv aktualisiert wird, ist nicht empfehlenswert

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