Pronomen / Pronouns

Diese Seite beschreibt die seit 2023 neue Funktion in Microsoft 365, bei Benutzern in der Karteikarte auch Pronomen zuzulassen.

Zusammenhänge

Keine Sorge, ich starte hier keinen Deutschkurs. Pronomen sind die "Vor Wörtchen" vor einem Subject, also "die Webseite", "der Computer", "das Skript". Hier geht es aber um das Präfix vor dem Namen eines Anwenders. Lange Zeit war bei "Herr Frank Carius" und "Frau Angela Merkel" auch das Geschlecht mit bestimmt und entsprechend ein "er/sie" irgendwie logisch. Leider sind Lebewesen nicht immer binär einem Geschlecht zuzuordnen. Für Schnecken und andere Lebewesen war das schon lange nicht nur bekannt, sondern auch akzeptiert. Bei Menschen hat es einige Zeit gedauert, bis gleichgeschlechtliche Partnerschaften zu unrecht als "Sonderlinge" ausgegrenzt wurden. Mir persönlich ist es relativ egal, wie sich jemand selbst sieht und mit wem er wie zusammenlebt, solange es von beiden Seiten freiwillig erfolgt und es meine Lebensweise nicht beeinträchtigt. Ich denke wir haben größere Aufgaben als uns um

Allerdings ist es nicht immer einfach allein anhand des Namens, primär des Vornamens auf das Geschlecht zu schließen und damit die Person "korrekt" anzusprechen. Es gibt viele Vornamen, die je nach Land eine andere Zuordnung suggerieren und für Europäer sind asiatische Vornamen sowieso kaum einzuordnen. Beim leider immer noch eher geringen Anteil an Frauen in der Informationstechnologie kommt dann schon aus der Wahrscheinlichkeitslehre eher das "Herr" zum Einsatz. All das lässt sich aber vermeiden, wenn wir den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die gewünschte Ansprache zu veröffentlichen. In Microsoft 365 gibt es dazu an vielen Stellen die "Profile Karteikarte" und dort kann dies angezeigt werden.

Diese Funktion ist seit Frühjahr 2023 in jedem Tenant aktivierbar. Sie ist aber per Default "Aus" und die Information ist immer nur innerhalb des Tenants für Benutzer und Gäste sichtbar. Sie erscheint aber nicht bei einer Anzeige z.B. über Federation.

Aktivieren in in Microsoft 365

Die Funktion musste Microsoft erst umsetzen und zwei Einträge der Microsoft Roadmap verweisen darauf.

Mittlerweile sollten diese Funktionen in allen Tenants auch aktivierbar sein. Aber sie sind per Default noch nicht aktiv. Dies muss ein Administrator erst einschalten.

Wichtig:
Bereiten Sie diese Änderung intern entsprechend vor. Inklusion ist keine Frage einer Checkbox sondern sollte entsprechend kommuniziert und gelebt werden. Die Mitarbeiter müssen selbst entscheiden, dass und wie Sie den Eintrag setzen wollen und wie gehen Sie damit um, wenn jemand dies nicht setzen will oder nicht wusste, dass es geht, und andere dann nachbohren, warum er das noch nicht gesetzt hat.

Die Aktivierung erfolgt dann im Microsoft 365 Admin Center unter "Settings - Organization Settings - Security&Privacy - Pronouns"


https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/Settings/SecurityPrivacy/:/Settings/L1/Pronouns

Microsoft schreibt selbst, dass es bis zu sieben Stunden dauern kann, bis alle Änderungen im Tenant an allen Endpunkten angekommen sind und der Rückbau bis zu 30 Tage dauern kann. Diese Änderung kann natürlich auch per API mittels Microsoft Graph umgesetzt werden.

Das ist dann aber wohl eher etwas für Provider, die tausende von Tenants im Kundenauftrag verwalten.

Steuerung durch den Anwender

Nach der Aktivierung kann der Anwender die Definition in OWA oder Teams selbst über sein "Symbolbild" oben rechts durchführen.

In der eigenen Karteikarte sollte dann direkt unter dem Namen das Feld "+ Pronomen" erscheinen.

im Dialogfeld ist dann ein Freitext möglich.

Ich habe das hier absichtlich einmal "falsch" ausgefüllt, um nichts vorzugeben.

Ablageort Exchange Postfach

Für einen Administrator stellt sich die Frage, wo Microsoft 365 diese Informationen ablegt. Wer schon länger mit Microsoft 365 als Administrator arbeitet, wird die Antwort nicht überraschen


https://support.microsoft.com/en-gb/office/frequently-asked-questions-about-pronouns-in-microsoft-365-48135f04-e822-49b5-ba6b-e9bae2ce503a

In der Microsoft Cloud gibt es ja quasi nur das Postfach als pro Benutzer bezogenen Ablageort, in dem Regeln, Disclaimer aber auch Teams Chat-Nachrichten gespeichert werden. 

foldername: \ApplicationDataRoot\8c22b648-ee54-4ece-a4ca-3015b6d24f8e\source_sourcepersonaldata
itemclass:   SDS.8c22b648-ee54-4ece-a4ca-3015b6d24f8e.microsoft.fast.pi.source

Damit ist ein Zugriff per EWS und Graph theoretisch möglich aber leider ist die Datenstruktur nicht veröffentlicht.

API

Die einzige API zum Thema Pronomen ist ein Graph-Aufruf, mit dem Sie globale Einstellung aktivieren und deaktivieren können. Das ist wohl eher selten der Fall und kann ein Admin bei wenigen Tenants auch schnell per Admin Center umsetzen.

Eine offizielle API zum Auslesen oder gar Setzen der eigenen Pronomen oder Pronomen der Benutzer ist nicht explizit aufgeführt. Wenn ich z.B. in Teams mit dem Chromium-Debugge meine eigene Karteilkarte anzeigen, dann sehe ich einen Zugriff auf Delve um diese Daten zu erlangen:

Auch das Setzen des Pronomens schreibt aus Teams nach Delve zurück:

Die verwendete Authentifizierung ist dabei immer ein OAUTH-Token, welches sogar decodiert und dessen Signatur verifiziert werden kann.

Es ist aber kein klassisches OAUTH-Token mit Informationen über die Identität und Berechtigungen. Anscheinend meint es Microsoft hier auch für Entwickler ernst damit, dass das Pronomen nur durch den Benutzer selbst gesetzt werden kann.

Einschätzung

Datenschutzrechtlich sehe ich kein Problem, wenn Sie die Funktion aktivieren, denn es ist letztlich eine vom Anwender selbst freiwillig und optional zu veröffentlichende Information, die er dann erst nutzen kann aber nicht muss. Sie muss und sollte aber "freiwillig" bleiben. Die wird sowieso nur innerhalb des Microsoft 365 Tenants bereitgestellt, d.h. für Konten (Member aber auch Gast) im Tenant. Sie können damit z.B. verhindern, dass Sie jemand mit dem gleichen Pronomen ansprechen.

Allerdings gibt es das "Problem", wenn man so sagen möchte", schon viele Jahrzehnte, denn anhand des Vornamens einer Person war es schon in einer Welt ohne LGBTQI+ (Lesbian, Gay, Bi, Trans, Queer, Intersex, Asexuel) nicht immer möglich, das Geschlecht zu bestimmen. Ich kenne einige Menschen mit dem Vornamen "Andrea" der im deutschen Gebrauch eher weiblich ist aber in italienischen Kreisen auch "männlich" ist. Aber davon wissen die Träger solcher Namen sicher noch viel mehr Geschichten zu erzählen. Aus meiner Sicht möge das jeder handhaben, wie er selbst möchte.

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