Data Residency

Das Microsoft 365 Angebot gilt (fast) weltweit. Nur in einigen Staaten wie z.B. Nordkorea bietet Microsoft seine Dienste nicht an. Natürlich hat Microsoft weltweit verteilte Datacenter aber für jeden Tenant gibt es eine "Heimatregion", die bei der Beantragung einmalig ausgewählt werden kann. In Europa waren anfangs alle Kunden in Amsterdam und Dublin gehostet, aber mittlerweile gibt es auch Datacenter in Frankreich, Schweden, Österreich und sogar Deutschland. Allerdings zieht Microsoft die Daten der Tenants nicht automatisch um.

Aktuelle Lokation

Wo aktuell ihre Daten für Exchange, SharePoint und Teams liegen, können Sie im Microsoft 365 Admin Center nachschauen.

https://admin.microsoft.com/#/Settings/OrganizationProfile/:/Settings/L1/DataLocationList

Alle Hauptdaten des Kunden unter einem neuen Microsoft 365-Abonnement, das nach dem 14. März 2018 im Rahmen eines Business-Angebots abgeschlossen wurde, werden in Deutschland gespeichert. Der Kunde muss beim Anlegen seines Abonnements (und des zugehörigen Mandanten) jedoch "Deutschland" auswählen
Quelle https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/microsoft-365-local-datacenter FAQ-Bereich

In meinem Fall, da der Tenant schon vor 2018 angelegt wurde, ist das immer noch die "European Union" und wenn ich mir die Exchange Frontend-Server und Teams Server anschaue, dann ist das auch Amsterdam und vermutlich Dublin als zweitem Standort.

Der Link "Where your Microsoft 365 customer data ist stored" vereist auf folgende URL:

Für Firmen in Deutschland kann es schon interessant sein, dass die Daten auch in einem Rechenzentrum in Deutschland liegen. Ich gehe nicht davon aus, das das RZ in den Niederlanden in den nächsten Jahren durch abschmelzende Eismassen und damit steigende Ozeane absäuft und auch Dublin wird vermutlich nicht durch einen Despoten überfallen oder eine Sturm weggeblasen wird. Allerdings könnte Microsoft für Daten in Deutschland durchaus andere Schutzmechanismen etablieren, wenn dies von staatlicher Seite gefordert würde.

Die Latenzzeit zwischen Clients und dem Server dürfte bei einem Standort in Deutschland gegenüber Amsterdam gering aber zu Dublin schon etwas schneller sein. Hoffen wir mal, dass z.B. Seekabel nicht gekappt werden. Da aber seit März 2018 alle neuen Tenants mit einer Rechnungsadresse in Deutschland auch auf den deutschen Servern bereitgestellt werden, könnte ein Wechsel sinnvoll sein.

Anforderung

Vor der Herausforderung "COVID19" hat Microsoft schon angefangen, Tenants zu verschieben aber hat diese Aktion dann angehalten. Ich vermute mal, dass viele neuen Server kurzfristig als "Teams-Servern" provisioniert wurden. Aber im November 2022 hat Microsoft die Option bereitgestellt, mit der Sie ihren Tenant umziehen lassen können.

Ein Blick auf die Seite zeigt, dass diese Verschiebung nicht nur für Deutschland ein Thema ist. Die Liste ist aber auch ein Hinweis, dass es für diese Länder nicht nur rechtliche/juristische Aspekte geben könnte, sondern dass es auch entsprechende neue Datacenter gibt, die im eigenen Land liegen.

Auch wenn Microsoft ein kostenpflichtiges "Microsoft 365 Advanced Data Residency-Add-Ons" anbietet, dürfte dieses erst nach den kostenfreien Verlagerungen relevant werden.

Wer also seinen Tenant verlagern will, möge dies bitte bis spätestens April 2023 beantragen

Sie können dies der Browser als "Global Administrator" über das Menü "Data resindency" im Microsoft 365 Admin Portal" anstoßen. Abhängig vom eingestellten Land in ihrem Tenant bietet der Assistent ihnen auch nur die Verlagerung in dieses Land an. Eine Auswahl eines bestimmten Ziellandes ist aktuell nicht möglich.

Achtung
Dieser Dialog ist auch sichtbar, wenn ihr Tenant schon in Deutschland ist. Prüfen Sie daher vorher immer über den darüber liegenden Punkt "Data Location", ob die Migration erforderlich ist.

Der "Save"-Button wird erst aktiv, wenn Sie die Checkbox aktiviert haben.

Die Aktion ist meines Wissens nicht umkehrbar und sie können keinen Zeitpunkt oder Zeitraum vorgeben, wann die Daten migriert werden sollen.

Microsoft will use reasonable efforts to try to complete an Advanced Data Residency add-on customer migration within twelve (12) months from the time the customer administrator has signaled they're ready for migration. However, Microsoft may not be able to complete the migration within this timeframe for all customers.
Quelle: Migration Expectations https://aka.ms/ADRMigrationExpectations

Bestätigung

Sie bekommen aber nach der Aktivierung eine Bestätigung mit zwei weiteren Links:

Abwarten

Nun heißt es abwarten. Ich habe meinen Tenant Ende November "nominiert" und hoffe mal, dass Microsoft die ein oder andere Meldung im Microsoft 365 Message Center erscheint oder per Mail an den Administrator gesendet wird.

Weitere Links