Teams SMB - Teams für kleine Unternehmen

Wie können kleine Mittelständler und Firmen mit Teams und Co erfolgreich sein? Die Bezeichnung SMB für "Small/Medium Business" ist an sich nicht geschützt aber unterhalten wir uns mal über Handwerke, Arztpraxen, Einzelhändler oder Handwerksbetriebe, die vielleicht 5- 300 Anwender haben. Auch diese Firmen benötigen eine funktionierende Kommunikation und allein ein Telefon reicht schon nicht mehr und eine WhatsApp-Gruppe darf es aus Datenschutzgründen vielleicht nicht sein. Vielleicht ist hier Office 365 mit Teams eine Lösung.

Office 365 Lizenzen für SMB

Microsoft hat eine Linie bei ca. 300 Benutzer gezogen, weil größere Firmen die Enterprise-Pläne nutzen werden. Aber für SMB-Kunden gibt es mit den Business Plänen durchaus interessante Optionen

Ergänzend gibt es natürlich noch die "F1"-Lizenz die mit 3,40€ noch etwas günstiger ist und gegenüber der Office 365 Business Essentials kleinere Speicherbereiche vorsieht.

Natürlich tun sich viele Firmen erst mal mit einem Abonnement-Modell schwer. Zu lieb gewonnen haben Sie den Kauf eines PCs samt Betriebssystems mit Nutzungszeiten von 5+ Jahren. Passend wurde lange Zeit dazu auch die Buchhaltung eher unregelmäßig aktualisiert. Aber dies ändert sich langsam. Das "Pay per Use"-Modell ist nicht mal neu, denn auch die Haftpflichtversicherung für die Firmenfahrzeuge und die Monatskosten für Telefon, Internet, Smartphone folgen ja diesem Thema.

Gehen wir also mal davon, aus, dass mittlere und kleine Firmen durchaus auch mit Office 365 Business arbeiten wollen, dann könnte das für Firmen mit einem kleinen LAN samt Domain Controller neben Teams folgende Aspekte beinhalten:

  • Identity: AADConnect mit PHS
    Wer ein lokalen AD hat, kann mit AADConnect die Benutzer und Gruppen sehr schnell in Office 365 verwalten. ohne lokales AD pflegen Sie die wenigen Anwender eben in der Cloud
  • OneDrive/SharePoint
    Anstatt dem lokalen Dateiserver können Sie ihre Dateien ebenfalls in der Cloud ablegen und von überall nutzen. Das Backup ist inklusive und selbst Bilder des Mobiltelefons eines Mitarbeiters können direkt dort landen
  • Exchange Postfach
    Früher habe ich gelächelt, wenn ein Handwerke eine "handwerkername@t-online.de" neben seiner Webseiten-Adresse auf seinem Kleintransporter geschrieben hatte. Heute ist das für mich ein Indikator, dass sein Dienstleister gepfuscht hat. Mit Office365 ist das Postfach in der Cloud das wohl leistungsfähigste System

Es gibt natürlich noch mehr aber zu all den Funktion kommt natürlich auch Teams dazu. Diese Funktion wird von vielen kleinen Firmen noch gar nicht umgesetzt, wobei gerade diese Firmen davon profitieren könnten. Übrigens: Es gibt auch Microsoft Teams kostenlos und Office 365 für "Non Profit"-Organisationen komplett kostenfrei.

Beispiele für Teams

Teams wird von Microsoft als die nächste große Plattform für die Zusammenarbeit gesehen. Per Windows Applikation, Webbrowser, IOS und Android-App können alle Mitarbeiter einer Firma zusammen arbeiten. Aber was bedeutet dies für den Mittelstand, Handwerker etc. Ich versuch mich an einer Argumentation, auch wenn kleine Firmen in der Regel nicht bei mir anrufen

  • Teams statt WhatsApp
    Nutzen ihre Mitarbeiter und das Büro untereinander WhatsApp, um sich abzustimmen?. Eigentlich sollten sie dies nicht wollen, da die Daten damit auf den privaten Smartphone landen und damit nicht unter ihrer Kontrolle sind. Besser sind hier Chats in Teams als 1:1 Chat oder noch besser in einem Kanal, weil dann jeder im Kanal  mitbekommt, was passiert.
  • Sie könnten als Handwerker ein Team "Baustellen" anlegen, in dem es dann pro "Baustelle" einen Kanal gibt. Dort ist genug Platz für Chats aber auch Bilder, Unterlagen, Listen etc. Die Handwerker vor Ort könnten über den Smartphone-Client entsprechend Bilder in das Team hochladen. Das geht sogar "offline", d.h. selbst im Keller
  • Firstline Worker
    Es gibt sogar eine gesonderte Konfiguration für Personen im direkten Kundenkontakt mit klar umrissener Aufgabenstellung.

Interessant das ganze System natürlich für Anwender, die nicht am PC arbeiten und daher gar nicht mit Word, Excel, PowerPoint etc. ausgestattet werden müssen . Hier sind die Zugänge per Browser oder App prädestiniert, die Kommunikation zu beflügeln.

  • Interne 1:1 Mails
    Ein Firma hat natürlich ein oder mehrere eigene Mailadressen. Aber bei kleinen und mittleren Betrieben ist es nicht immer so, dass jeder Mitarbeiter auch eine Mailadresse hat. Als Handwerksmeister überlegen Sie sich zweimal, ob sie für jeden "Monteur" ein Postfach anlegen. Aber ist es wirklich eine "gute Idee" die ein oder andere Kommunikation über das private Postfach zu tätigen? Mit Teams hat jeder Anwender auch einen "privaten" Kanal, der sogar Dateien enthalten kann. So können Sie durchaus die ein oder andere Information elektronisch ganz ohne "Intranet" bereit stellen. Die Chats sind ja "persistent".
    Anders als bei einer Mail wird es aber knifflig die Zustellung zu "beweisen", da es kein Messagetracking gibt. Ein Anwender kann in seinem Bereich entsprechende Dateien natürlich löschen, auch wenn Sie über eine Policy diese wieder holen können.
  • Flow und Forms
    Ohne viel Programmieraufwand kann ein etwas interessierter Anwender natürlich auch Formulare mit Forms basteln und gewisse Aktionen mit Flow automatisieren. Es mag erst einmal seltsam klingen aber es gibt auch in kleinen Firmen oft entsprechende Aushänge mit Rückmeldungen. Wenn Sie dies in Teams machen, können die Nutzer einfach in der App oder per Webseite schnell reagieren.

Ich habe ja den Vorteil auch im Familienumfeld die ein oder andere "SMB-Umgebung" nebenbei zu betreuen. Die Liste wird sicher fortgesetzt.

Auf meiner Wunschliste

Aktuell fehlen mir gerade für den SMB-Bereich noch zwei wichtige Komponenten, von denen ich bei Microsoft noch kein Feedback bezüglich Planungen und Umsetzungen erhalten haben.

  • Telefonie für SMB
    Die Lizenz "Phone System" ist in den Office 36 Business-Paketen nicht enthalten. Sie kann aber, was noch viel schlimmer ist, auch nicht hinzugekauft werden. Gerade für keine Firmen wäre es aber interessant z.B. direkt mit Rufnummern von Microsoft oder über Direct Routing auch mit Teams zu telefonieren. Viele Funktionen in Teams sind für eine kleine Firma schon ausreichend und Microsoft erweitert die Funktionen immer noch. Für einen SMB-Kunden bedeutet "Telefonie" aber den Wechsel zu E3 + PhoneSystem oder E5-Pakete. Der Aufpreis ist nicht einfach zu argumentieren, da viele andere "Enterprise-Funktionen" im SMB-Umfeld gar nicht gefragt sind.
  • Federation mit Skype, WhatsApp
    SMB-Kunden haben viel häufiger Kontakt zu Privatpersonen als Kunde. Das Geschäftsmodell B2C ist aber deutlich anspruchsvoller als B2B zwischen Firmen. Das hängt u.a. damit zusammen, dass Privatanwender eher WhatsApp für Chatnachrichten nutzen und vielleicht per Skype Consumer telefonieren. Zu beiden Welten gibt es aktuell aber noch keine Verbindung. Das ist besonders schade, denn Microsoft bietet ja eigene Rufnummern an. Ich fände es interessant, wenn Firmenmitarbeiter mit Teams als Anwendung z.B.: in einem Kanal mit WhatsApp-Konten chatten könnten.
  • OneDrive-Support für Business-Applikationen
    Die meisten Firmen haben neben Windows und ein irgendwie lizenziertes Office auch eine Branchensoftware oder zumindest eine Buchhaltung. Die Daten in dieser Anwendung sind vital, d.h. für die Firma lebenswichtig. Erschreckend oft wird aber das Backup sträflich vernachlässigt. OneDrive ist ein guter Platz außerhalb der Geschäftsräume und es wäre nur sinnvoll, wenn die Branchensoftware ein inkrementelles Backup auf OneDrive ablegen könnte. Heute warnen ja alle Programm zurecht bei einem Backup auf die gleiche Festplatte. Wenn das Ziel aber mit OneDrive-synchronisiert wird, dann könnte die Software sogar im Hintergrund alleine eine Sicherung durchführen.

Sicher gibt es noch viel mehr Funktionen aber diese Möglichkeiten würde ich priorisiert nachfragen.

Umsetzung

Anders als bei Enterprise Kunden stellt sich bei SMB-Kunden natürlich die Frage nach der Unterstützung. Oft gibt es einen "Nebenher"-Admin, der von dem ein oder anderen externen Dienstleister, oft ein Computerladen, unterstützt wird. Dort ist aber der Verkauf von Mobilfunk-Verträgen, Druckertoner und Wartungsverträgen für Hardware zusammen mit Telefonanlagen immer noch das Hauptgeschäft. Die für den Betrieb erforderliche Branchensoftware wird vom Hersteller selbst unterstützt, wenn sich nicht ein Fachhändler hier spezialisiert hat.

In dem Umfeld hat sich meist noch nicht herumgesprochen, dass Microsoft mit Office 365 ein aus meiner Sicht durchaus interessantes Angebot für kleine und mittlere Unternehmen bereit stellt. Mit einem 1TB großen OneDrive und differenziellem Abgleich könnte die ein oder andere Branchensoftware durchaus ein brauchbares Backup "in die Cloud" abliefern. Die Firma LexWare hat ja mal mit ihrem Unternehmenstresor" genau so ein Cloud-Backup selbst angeboten und sehr schnell wieder eingestampft. Siehe auch Cloud - Abruptes Ende. Das Risiko sehe ich bei Office 365 nicht, da hier eine monatliche Bezahlung vorgesehen ist.sonst

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