Teams Projektplan

Der Begriff Projektplan ist vielleicht etwas hoch gegriffen, weil hier keine komplette Auflistung aller Tätigkeiten geben kann. Aber als ich die Seite Teams Island-Mode geschrieben habe, wollte ich am Ende nicht einfach aufhören. Aber es wurde immer mehr, so dass ich diese gesonderte Seite für eine geplante Einführung von Teams in einem Unternehmen mit Skype for Business geschrieben habe.

Dass ich mit dem Teams Island-Mode der als "Default" gesetzt ist, alles andere als zufrieden bin, sollte angekommen sein und wenn Sie noch ganz wenig Teams-Nutzer haben, dann rate ich zumindest den Firmen, die heute schon Skype for Business nutzen, ganz schnell den Tenant auf "Skype for Business Only" zu stellen. Wenn ihnen das gelungen ist, dann können Sie ganz sauber geplant ein Teams-Projekt angehen.

Hier ein exemplarischer Einführungsplan. Das ist aber nicht der einzige Weg und jeder Kunde hat andere Präferenzen. Mit den Erklärungen zu jedem Schritt könnten Sie aber ihre eigene Planung verfeinern.

Ich spreche hier absichtlich nur über die technischen und administrativen Aspekte einer Teams Einführung. Bedenken Sie, dass dies meist nur 10-20% der Arbeitszeit im Projekt ausmacht und die aus Sicht eines Admins "weiche Fakten" wie Benutzerschulung, Change Management etc. hier nicht aufgeführt sind.

Überblick

Ich habe eine Einführung sechs Phasen aufgeteilt:

Die sechs Phasen beschreibe ich wie folgt.

P1: Skype Vorzeit

Es gibt eine Zeit vor Teams, z.B.: weil Sie noch gar keinen Office 365 Tenant nutzen oder die Benutzer noch gar nicht für Teams lizenziert haben. Das ist die Phase 1 bei Anwender Skype for Business On Premises oder in der Cloud nutzen. Ich befürchte aber, dass die meisten meiner Leser diese Phase schon hinter sich gelassen haben.

P2: Teams im Default Mode

Wenn Sie schon einen Office 365 Tenant und AADConnect und Authentifizierung bereitgestellt haben, dann könnte es schon Anwender geben, die mit Teams arbeiten. Teams ist per Default i "Island-Mode", d.h. die Anwender nutzen Teams ohne aktive Kopplung mit Skype for Business einfach parallel. Es gibt keine Federation und auch der Status ist nicht synchron. Es ist ein Test und Pilotfeld.

Für Firmen hat dieses Setup aus meiner Sicht mehrere große Risiken:

  • Benutzer verwenden Teams ineffektiv
    Teams erscheint einfach und ist auch einfach. Aber wir verflogen mit Teams ja auch eine Änderung der Arbeitsweisen. Das muss vermittelt werden
  • Teams Chaos
    Benutzer können auch selbst Teams anlegen und damit bekommen Sie viele unregulierte Datentöpfe.
  • Netzwerkbandbreite
    Jedes Teams Meeting geht über die MCU in Office 365 und belastet ihre Internet-Verbindung.

Sie finden sicher noch weitere Punkte, die eine Bereitstellung von Teams im Island-Mode für alle Mitarbeiter verbietet.

P3: Kein Autofahren ohne Führerschein

Wenn Sie noch gar nicht wissen, was Sie mit Teams vorhaben, dann sollten Sie aktiv dafür sorgen, dass die Anwender kein Teams nutzen. Dazu zählt

  • Teams UpgradeMode auf "SFB Only"
    Stellen Sie das einfach als Default auf dem Tenant ein
  • Teams Lizenz entfernen und "Trial Lizenz" blocken
    Jeder Office 365 Nutzer mit einer Lizenz hat auch Teams. Es ist mühselig aber die Teams-Lizenz kann einzeln deaktiviert werden
  • Personenkreis zur Neuanlage von Teams einschränken

Diese Vorgehensweise widerspricht natürlich den Überlegungen von Microsoft, die eine Teams-Einführung gerne fördern möchte. Aber hier ist mir mein Kunde erst mal näher. Ich habe nichts gegen Teams sondern nur gegen die unkoordinierte Nutzung eines neuen Produkts ohne begleitende Unterstützung der Anwender.

P4: PoC und Pilot

Ich bin kein Fan von "Teams Island Mode", da die so konfigurierten Anwender beide Clients aktiv nutzen müssen und es einen getrennten Status und getrennte Instant Message-Bereiche gibt. Der normale Anwender ist damit überfordert. Also kann dies nur bedeuten, dass einige Pilot-Benutzer die drei verbliebenen Koexistenz-Betriebsarten zugewiesen bekommen und damit praktische Erfahrungen unter kontrollierten Umgebungen sammeln können, d.h.:

  • SfB with Teams Collab
    Für alle Personen die überwiegend in Skype for Business arbeiten aber mit Microsoft Teams innerhalb von Teams und Channels arbeiten dürften. Allerdings ohne Meetings, z.B. weil dies die Bandbreite nicht hergibt oder man Konflikte mit einem Headset auf und zwei UC-Clients vermeiden will. Diese Benutzer sind also Piloten rein für die Collaboration Funktionen
  • SfB with Teams Collab and Meeting
    Eine Teilmenge darf zusätzlich auch Meetings ins Teams nutzen. So sammeln Sie erste Erfahrungen mit der neuen Konferenz-Plattform und können die WAN/LAN-Bandbreiten erfassen. Beachten Sie, das diese Personen möglichst keine Teilnehmer einladen, die nicht im PoC/Pilot dabei sind, denn sonst sehen andere Anwender das erste mal "Teams als Meeting-Teilnehmer"
  • Teams Only
    Wer ohne Einschränkung auch mit Teams telefonieren könnte, kann in der Betriebsart komplett ohne Skype for Business arbeiten. Nur für die Teilnahme an Skype Meetings wird der "alte" Client noch gebraucht. Diese Anwender können auch die ersten Rückmeldungen zu Federation und Chat mit anderen TeamsOnly-Anwender und natürlich allen anderen Skype for Business Anwendern geben.

Bedenken Sie dabei, dass die TeamsOnly Benutzer nicht nur in Teams Chatten und ihren Status pflegen, sondern auch dort mit einem korrekten Setup sogar telefonieren können. Allerdings gibt es durchaus noch Einschränkungen, da ein Teams Benutzer nicht Mitglied einer Skype for Business Response Group sein kann. Der Wechsel einer Response Group in ein cloudbasierte "Call Queue" ist für viele Firmen noch (Stand Anfang 2019) ein Rückschritt oder nicht möglich. Darauf sollte aber der Poc/Pilot eine Antwort geben.

Alle Benutzer ohne "TeamOnly" müssen aber weiterhin in Skype for Business "chatten", was auch eine Einschränkung ist

Am Ende dieser Phase haben Sie erarbeitet, wie Sie zukünftig Teams im Unternehmen nutzen wollen. Da gibt es ganz viele Fragen, angefangen von dem Teams Provisioning, der Benutzerschulung, der Veränderung von Arbeitsweisen etc. zu beantworten.

P5: Einführung

Mit den Vorgaben können Sie nun die Anwender auf die gewünschte TeamsPolicy konfigurieren und mit einer entsprechenden Einweisung und Schulung können die Anwender Teams nutzen. Die Einführung erfolgt meist in Batches nach Abteilungen oder für bestimmte Projekte. So ist es nicht ungewöhnlich, dass viele Anwender erst einmal in der Betriebsart "SfB with Teams Collab" arbeiten, weil das Teamwork in Teams und Channels gefordert wird.

In einen späteren Schritt kann dann in Abstimmung mit dem WAN-Betreiber auch mehr und mehr die Konferenz zu Teams in die Cloud verschoben werden.

P6: Teams Only

Wenn irgendwann die Mehrzahl oder alle Benutzer in Teams sind, dann fallen natürlich weiter die Kosten for Skype for Business Server und Services auf, die letztlich keiner mehr nutzt. Dann ist der Zeitpunkt gekommen sich von Skype for Business zu verabschieden, d.h. den Tenant auf "TeamsOnly" zu setzen und die Skype Server zu deprovisionieren.

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