Teams Lebenslauf

Bitte legen Sie nicht einfach ein oder mehrere "Teams" an. ich beschreibe den Einsatzbereich und Lebensablauf eines Microsoft Teams

Das ist ein Team

Lösen Sie sich erst einmal von der Technik und denken Sie einfach mal ohne Computer über die Definition eines Teams nach. Am Ende werden sie auf die ein oder andere Weise folgende Aussagen bestätigen können

  • Ein Team wird für die Bearbeitung eines Themas gebildet.
  • Ein Team besteht aus zwei oder mehr Personen auch verschiedenen Fachbereichen
  • Jede Person hat eine bestimmte Funktion, Rolle oder Aufgabe
  • Im Laufe der Zeit verändern sich die Arbeiten und damit kommen neuen Personen hinzu und Personen verlassen das Team
  • Innerhalb des Teams arbeiten die Personen vertrauensvoll und kooperativ miteinander
  • Ein Team wird aufgelöst, wenn die Aufgabe beendet ist.
  • Ein Projekt-Team läuft eher Monate oder weniger Jahre aber nicht endlos.

Genau so müssen Sie denken, ehe Sie ein Microsoft Team anlegen.

Falscher Einsatz von Teams

Zur weiteren Erklärung möchte ich ein paar Negativbeispiele konstruieren, die einen falschen Einsatz von Teams aufzeigen können

  • Das „Vertrieb“-Team
    Hat ihr Vertriebsleiter bei ihnen schon mal ein ein Team „Vertrieb“ angefordert, in dem er dann für jeden Kunden einen Kanal anlegen möchte?. Technisch ist dies natürlich möglich und Mitarbeiter könnten sogar nur die Kanäle der Kunden in ihre Favoriten aufnehmen, die sie bearbeiten. Allerdings gibt es dabei dann doch einige aktive und viele weniger aktive Kanäle. Auch wäre so ein Team relativ groß und würde die „Schatten-IT“ neben der Vertriebssteuerung (CRM) unterstützen. Viel schwerwiegender sehe ich hier aber, dass alle Mitglieder auf alle Kanäle rechte haben. Selbst ein Azubi könnte alle Daten zu allen Kunden sehen und ein Gastzugriff des Kunden verbietet sich sowieso. Zudem hat dieses Team zwar einen Startzeitpunkt aber wird nie ein Ende finden.
  • Das Kunden-Team
    Der Vertriebsleiter bittet Sie dann darum, für jeden Kunden ein eigenes Team anzulegen. Dann könnte er mit jedem Kunden auch per Gast-Zugriff darin arbeiten und die Rechte wären klar geregelt. Hier stellt sich aber die Frage, ob das Team nicht etwas unterbeschäftigt ist, denn nur wenige Kunden werden den Aufwand von mehreren Kanälen und Karteireitern rechtfertigen. Diese Teams haben dann auch nur wenige Mitarbeiter, die aber viele Teams (=Kunden) in ihrem Client sehen. Auch diese Teams haben keinen echten Lebenslauf und bleiben lange aktiv.

Beide Beispiele zeigen also wofür ein Microsoft Team nicht angelegt werden sollte. Es gibt noch eine Steigerung:

Wenn Sie ein Team zu groß anlegen, z.B. ein "Veranstaltungs-Team" in dem jede Veranstaltung ein Channel ist, dann ist die Gefahr groß, dass Abteilungen sich weitere Teams für "ihre Veranstaltung" anlegen. Und schon laufen Informationen auseinander oder werden dupliziert.

Lebenslauf eines Teams

Die Argumentation ist aber nicht zu Ende. Es reicht ja nicht zu beschreiben, was nicht geht, Ich stelle mir den Lebenslauf eines Microsoft Team wie folgt vor. Ich nutze dazu gerne ein Szenario, z.B. ein Messeauftritt ihrer Firma oder ein Firmenjubiläum. Vielleicht tut es auch eine Weihnachtsfeier.

  • Das Team wird gegründet
    Für die Vorbereitung einer Messeteilnahme müssen mehrere Personen zusammenarbeiten. Daher beantragt der Marketingleiter die Einrichtung eines Teams „Messeorganisation“ und gibt die Besitzer vor. Das Team wird beim Anlegen von einer Firmenvorlage abgeleitet, damit bestimmte Strukturen schon vorbereitet sind.
  • Der Besitzer richtet sich das Team ein
    Er legt thematisch passende Kanäle an, entfernt z.B. das Wiki und ersetzt es durch ein OneNote und erstellt weitere Dokumente. Am Ende addiert er die ersten Mitglieder und vielleicht einen zweiten anderen Besitzer als Stellvertreter. Die Teilnehmer können aus unterschiedlichsten Fachabteilungen kommen. Stellen Sie sich ein Team von Personen aus dem Marketing, ein Ansprechpartner aus dem Vertrieb aber auch jemand aus der Technik und der Produktentwicklung vor. Aber schon sehr früh wird z.B. auch der Messebauer als „Gast“ eingeladen und vielleicht sind noch weitere externe Personen erforderlich
  • Das Team arbeitet
    Die Anwender legen im Team nun weitere Dokumente, Listen, Projektpläne an. Auch der Einsatz von „Tasks“ und Planner können sinnvoll sein. Für die Organisation der Messetage selbst bietet sich auch „Shifts“ an. Die Mitarbeiter können mit der mobilen App alle Dienste mobil nutzen. In der Phase kann der Besitzer auch weitere Personen hinzufügen, die nicht nur auf alle bisher erzeugten Dateien sondern sogar die früheren Chatverläufe und Konferenzaufzeichnungen Zugriff haben. Die integrierte Suchfunktion führt sie umgehend zu den gewünschten Daten, selbst wenn es Sprache in der Konferenz war.
  • Das Team verliert an Bedeutung
    Nach dem die Veranstaltung abgeschlossen wurde, wenden sich die Anwender anderen Projekten in anderen Teams zu. Wenige Personen bringen die letzten Daten und Zusammenfassungen in Ordnung. Irgendwann ist das Team nur noch passiv. Ein Zugriff auf Chatverläufe wird nicht mehr weiter erforderlich und irgendwann fordert auch der Datenschutz, dass gewisse Daten auch nicht mehr aufbewahrt werden müssen oder dürften.
  • Das Team wird archiviert
    Um Veränderungen zu verhindern kann das Team quasi“ Read-Only“ gesetzt werden. Die Besitzer bekommen dies mit, wenn Sie noch etwas ändern möchten. Der Besitzer gibt am Ende vor, wie mit den enthaltenen Daten weiter verfahren werden soll. Das Team war einige Zeit ein agiler Projektraum, indem aber auch viele Notizzettel, Zwischenstände etc. abgelegt wurden, Quasi wie die Flipcharts, Whiteboards etc. in einem Projektraum, der nun aufzuräumen ist. Es müssen nur noch die Ergebnisse und wichtige Meilensteine erhalten bleiben. Diese Informationen werden aus dem Team in einen anderen „besseren“ geeigneten Speicher überführt werden. Danach wird das Team gelöscht.

An diesem Beispiel können Sie vielleicht erahnen, wie Teams ihre Umgebung verändert. Es geht nicht mehr um den großen Dateiserver mit Verzeichnisse unterschiedlicher Tiefe und verschiedenen Datei-Freigaben, sondern um Zusammenarbeit.

Wer darf Teams anlegen

Ehe Sie nun das erste Team anlegen, sollten Sie schon bei der Einrichtung des Tenant (Siehe Checkliste Tenant Einrichtung) die Berechtigungen passend eingestellt haben, damit nicht jeder Anwender einfach mal Teams anlegt. Die Standardeinstellung ist für kleine Firmen und Evaluierungen nützlich aber nicht für den produktiven Einsatz passend. Über eine Konfiguration per PowerShell sollte aus meiner Sicht diese Berechtigung auf die Mitglieder eine Gruppe eingeschränkt werden. Aber auch dann sollten Sie nicht einfach ein Team blind anlegen, Teams können mittlerweile nach dem Anlegen auch schon angepasst werden, z.B. über entsprechend angelegte Kanäle mit Reitern und vorgefertigten Vorlagen. Andere Firmen binden hier komplett einen "Workflow" ein, bei der eine "Ich brauchen ein Teams" Beantragung erfolgt. Es bietet sich an, einen Prozess zur Anlage und Löschung von Teams und Office Groups zu definieren:

  • Der Antragsteller muss
    • Kostenstelle vorgeben
    • „Besitzer“ bestimmen, die letztlich auch für die Daten verantwortlich ist
    • Den Namen des Teams vorschlagen
    • Funktion „Gastzugriff“ festlegen
    • Weitere Richtlinien vorgeben
    • Erwartete Lebensdauer benennen
    • ggfls. eine Vorlage mitgeben
  • Prozess prüft und setzt um
    • Legt Teams anhand des Template an
    • Stellt Richtlinien und Gastzugriff ein
    • Stell Mailerreichbarkeit ein
    • Träge den Besitzer ein
    • Informiert Besitzer
    • Vergibt ggfls. Lizenzen.

So etwas machen Sie natürlich nur bei wenigen Teams von Hand. Der Prozess lässt sich auch automatisieren. Hier ein paar Links zu verschiedenen Blogs und Produkten. Vergleichbare Schritte müssen Sie natürlich auch für die Aktionen beim Betrieb des Teams definieren. Auch der spätere Rückbau sollte entsprechend schon definiert sein.

Je größer die Firma ist, desto eher ist die Verwaltung von Teams keine technische sondern eher eine organisatorische Frage.

Weitere Links