Teams Island-Mode - nichts wie weg damit?

Diese Seite habe ich geschrieben, weil die Microsoft Default-Einstellungen für Teams alles andere als "Firmenfreundlich" sind. Sie sind natürlich für Microsoft vorteilhaft und Anwender werden auch erst mal nicht ausgebremst. Aber eine Teams-Einführung sollte zumindest in größeren Firmen nicht ganz ohne Planung und Koordination erfolgen.

Der Island-Mode ist aus meiner Sicht die ungeeignetste Konfiguration für einen Tenant und Benutzer, da so Teams und Skype for Business parallel betrieben werden müssen. Aus meiner Sicht sollten Sie pro Arbeitsplatz möglich schnell definieren, wie dieser mit Teams arbeiten soll.

Beachte dazu auch Teams Projektplan

Das ist Island!

Microsoft steckt mit Teams etwas in einem Dilemma. Auf der einen Seite möchte Microsoft natürlich, dass möglichst viele Leute mit "Teams" arbeiten und die Plattform intensiv genutzt wird. Sie ist ungelogen auch sehr attraktiv und wird aus meiner Sicht das Kommunikationsverhalten in der Zukunft kräftig umkrempeln. Sie sollten aber auch bedenken, dass nicht alle Menschen jeden Wechsel sofort mitmachen und ein "so machen wir das ab jetzt" auch Blockaden und Widerstände erzeugen kann. Nicht umsonst  beschäftigen wir uns bei Net at Work umfangreich mit "Change Management". Und damit ist nun nicht die Planung von Server-Updates und Konfigurationsänderungen gemeint, sondern die Veränderungen des Arbeitsplatzes der Mitarbeiter. Insbesondere der Mitarbeiter, für die eine Arbeit am Computer zwar notwendig ist, die aber ansonsten nicht mehr so viel mit Computerm am Hut haben.

Wie der Name "Island" schon sagt, sind beide Welten eine "Insel", die (fast) nicht miteinander zu tun haben.

Es gibt, mit einer Ausnahme, auf die ich aber nicht weiter eingehe, keine Kopplung der Dienste. Jemand kann mit seinem Skype for Business also nicht mit dem anderen Benutzer in Teams Chatten, den Status sehen, Meetings abhalten oder gar anrufen. Jede Kommunikation bleibt in ihrer eigenen Umgebung. Das sorgt aus meiner Sicht aber eher für Probleme, denn für Akzeptanz. Hier mal ein paar Stichpunkte:

  • Jeder Benutzer muss beide Clients parallel starten
    Wenn ein Anwender z.B.: kein Teams gestartet hat, kann Meldungen an ihn nicht sehen und keinen Status mitteilen.
  • Nervige "Sie verpassen was"-Mails
    Damit Teams auch genutzt wird und die Anwender nichts verpassen, sendet Teams natürlich per Mail an den Anwender entsprechende Meldungen, wenn dieser sich nicht in Teams anmeldet
  • Meldungen an "nicht Teams User"
    Mit "Island" als Default hat jeder Anwender automatisch ein "Teams" Konto, selbst wenn er mit Skype for Business "On-Premises" arbeitet. Er wird quasi zu Teams "gelockt"
  • Doppelter und nicht synchroner Status
    Die meisten Beschwerden habe ich aber, dass ein Anwender seien Status in seiner aktuell noch primären Anwendung Skype for Business manuell oder dank Outlook auch automatisiert pflegt und diese Information nicht in Teams ankommt. Wenn ich in einem Meeting bin (Outlook Eintrag oder Skype Meeting) oder mich explizit auf "Do not Disturb" gesetzt habe, dann sehen das nur die Skype for Business Teilnehmer. In Teams bin ich weiterhin grün, wenn ich dort den Status nicht auch entsprechend setzt. Ein Abgleich des Teams Clients zu Skype for Business ist nicht mehr vorgesehen. Anfangs war dies als "Sync-Job" im Backend gedacht aber skalierte wohl nicht. Ein Update eines Status nach Minuten ist nutzlos.
  • Meetings in der Cloud
    Je mehr Anwender aber mit Teams arbeiten, desto eher werden dort auch Meetings gestartet. Ist denn ihr Netzwerk darauf vorbereitet, wenn Sie Anwender nun in Teams sich treffen und nicht mehr ihre Skype for Business On-Premises Umgebung nutzt ?
  • Neue Teams und Daten in Teams,
    Ehe Sie sich versehen, nutzen die Anwender Teams und legen eigene Teams an, Per Default geht auch das. Sehr schnell landen dort dann auch Daten. Für Firmen sind solche nicht verwalteten Datentöpfe mit unklaren Zuständigkeiten nicht ratsam.
  • Benutzerzufriedenheit negativ
    In den meisten Firmen funktionieren neue Lösungen nicht ohne entsprechende Handreichungen für die Anwender zum Einsatz in der Firma. Gerade Teams ist nicht nur ein neuer Chat-Client sondern krempelt die Kommunikation und Arbeitsweise um. Das geht nicht ohne Change Management. Teams sollte nicht durch "Spielkinder" in Verruf gebracht werden, was bei einer späteren geplanten Einführung dann Mehrkosten verursacht.

Das sind nur ein paar Punkte und wenn sie als Firma eine unkontrollierte, quasi chaotische Ausbreitung der Teams-Nutzung verhindern wollen, dann sollten Sie Teams schleunigst erst mal abschalten.

Mein "Default" für Firmen mit SfB (On-Premises oder Online)

Ich hätte mir daher gewünscht, dass alle Tenants und Mitarbeiter erst einmal die Betriebsart "SfBOnly" haben. Zumindest wenn die Firma Skype for Business On-Premises (mit oder ohne Hybrid) nutzt oder einfach etwas "größer" ist. Man könnte dazu auch eine ADFS-Federation oder ein Exchange Hybrid-Mode oder AADConnect als Kriterium heranziehen. Microsoft hat es aber nicht so gemacht. Der das Glück hat, dass er gerade erst einen neuen Tenant eingeführt hat sollte aus meiner Sicht möglichst schnell folgende Einstellung aktivieren, wenn er Wildwuchs bei Teams eingrenzen will.

So wird zwar verhindert, dass ein Anwender "Teams" einfach mal so startet, aber genau das ist ja mein Ziel. Ich absolut "pro Teams" aber eben mit einen "Plan" und nicht chaotisch.

Hinweis:
Diese Aussage gilt natürlich nur für Firmen, in denen Skype for Business schon genutzt wird und die eine unkontrollierte Nutzung von Teams von Anfang an erst einmal unterbinden.

Klare Vorgaben machen!

Aber vielleicht ist es noch gar nicht zu spät. Vielleicht nutzen noch gar nicht viele Mitarbeiter Teams und wenn jemand Teams schon nutzt, dann könnten Sie ihm diese Funktion sogar noch besser bereit stellen. Ais meiner Sicht sollten Anwender nämlich nur mit einem der vier Einstellungen arbeiten.

TeamsUpgradePolicy

Funktion

SfB Teams

SfBOnly

Es gibt kein Teams und der Mitarbeiter nutzt ausschließlich Skype for Business. In dem Fall funktioniert nämlich auch die Präsenz und Chat-Funktion mit "TeamsOnly"-Konten.

Dieser Mode ist prädestiniert für Firmen, die erst eine Test- und Pilot-Phase mit Teams durchführen wollen und bis dahin "Ruhe" haben wollen.

  • Presence
  • Chat
  • Meeting
  • Telefonie

  • Nichts

SfBwithTeamsCollab

Mit der Einstellung können Anwender Teams Collaboration nutzen. Aber Sie haben keinen Status, keine 1:1 Chat-Funktion und auch keine Telefonie oder Meetings in Teams. Sie können zumindest keine Teams-Meetings organisieren.

Diesen Mode kann ich mir für all die Leute vorstellen, die schon mit Teams im Island-Mode mal gestartet haben und Teams Collaboration weiter nutzen dürfen

  • Presence
  • Chat
  • Meeting
  • Telefonie

  • Collab

SfBwithTeamsCollabandMeeting

Diese Betriebsart verlagert die Funktion Meeting zu Teams. Diese Anwender nutzen also keine Skype for Business Meetings mehr als Organisator und alle Teilnehmer nutzen entweder den Teams Client oder einen Browser. Ihr Netzwerk muss natürlich den Cloud-Verkehr bedienen können.

  • Presence
  • Chat
  • Telefonie

  • Collab
  • Meeting

TeamsOnly

Wenn die Benutzer heute schon in Skype for Business Online sind und lieber den Teams Client in der vollen Funktion nutzen sollen, dann ist dieser Mode zutreffen. Erst in diesem Mode werden auch 1:1 Messages und der Status in Teams geführt. Dazu ist es aber erforderlich, dass der Benutzer vorher schon nach Skype for Business Online migriert wurde.

Soweit ich beobachtet habe, nutzt der Teams-Client nicht die Anrufsteuerfunktionen des Headsets, solange er nicht im TeamsOnly-Mode betrieben wird. Er muss ja davon ausgehen, dass der Anwender sein Headset mit Skype for Business nutzt. Das ist aber ein generelle Einschränkung der anderen Betriebsarten

  • Nichts

  • Presence
  • Chat
  • Collab
  • Meeting
  • Telefonie

Alle anderen Betriebsarten wie "Legacy" oder "Island" sind eigentlich verboten.

Was spricht für Island?

Aber auch die klare Vorgabe der drei Betriebsarten ist natürlich nicht ganz ohne Einschränkungen. Das Leben wird zwar einfacher, wenn die Anwender nicht mehr im Island-Mode sind. Auf der anderen Seiten können natürlich ganz viele Anwender nicht mehr alle Funktionen nutzen, die sie im Island-Mode vielleicht schon lieb gewonnen haben.

  • Präsenz-Update
    Wenn Sie bislang ihren Präsenzstatus auch in Teams aktualisieren konnten, geht das nun nur noch im "TeamsOnly"-Mode. Alle anderen Modi zeigen zwar ihre Präsenz an, aber Sie basiert auf ihrem Skype for Business Status. Das ist ja so gewollt und sie müssen ihren Status in Skype for Business ggfls. manuell ändern.
  • 1:1 Chat
    Wenn Sie die Chat-Funktion von Teams liebgewonnen haben, dann werden Sie feststellen, dass Sie auch diese Funktion verloren haben. 1:1 Kommunikation ist nur mit TeamsOnly oder eben im Island-Mode möglich.
  • Teams mit Handbremse
    Ganz allgemein werden Sie feststellen dass Teams-Anwender natürlich am besten mit anderen Teams-Anwender kommunizieren. Die "Zurückgebliebenen", die weiter mit SFBOnly, SFBwithTeamsCollab oder SFBWithTeamsCollabAndMeeting arbeiten, sind irgendwie Teilnehmer 2. Klasse.

Insofern ist abzuwägen, ob Sie vielleicht doch nicht wieder mit "Island" für bestimmte Personen arbeiten, die vielleicht noch nicht mit Teams telefonieren dürfen aber ansonsten alle Teams-Funktionen nutzen dürfen. Schließich wollen Sie ja vielleicht gerade die Teams-Adaption voranbringen. Da ist es ja kontraproduktiv, wenn Sie die Anwender ausbremsen. Allerdings geht das dann nur, wenn Sie die Anwender über die Nachteile des Island-Mode informieren. Insbesondere dass diese Personen quasi beide Clients parallel geöffnet halten müssen und die beiden unabhängigen Statusanzeigen vorhanden sind.

Umschaltung planen

Sie kennen nun die vier Einstellungen für die Benutzer zur Steuerung von Teams. Früher gab es noch mehr, z.B. dass der Anwender selbst entscheiden konnte, in welchem Client er seine Anrufe empfangen will. Diese Wahlfreiheit hat Microsoft mittlerweile aber unterbunden. Sie als Administrator geben vor, welcher Benutzer wie arbeitet. Allerdings haben bislang ja alle Anwender den "Island-Mode" und könnten schon länger mit Teams arbeiten, als ihnen das bekannt ist. Zum Glück gibt es im Portal von Microsoft eine Funktion, die Aktivitäten der Benutzer auszuwerten. Diese Funktion sollten Sie nutzen, um sich einen ersten Überblick zu verschaffen.

Hier sehen Sie, dass die generelle Nutzung von Teams langsam ansteigt und die verschiedenen Dienst unterschiedlich genutzt werden

  • Chatnachrichten
    Die größte Nutzung erfolgt per 1:1 Chat. Da dies aber der "Island-Mode" ist, würde eine Umstellung in einen anderen Mode als "TeamsOnly" dafür sorgen, dass diese Meldungen dann nicht mehr möglich sind. Bei allen Modes mit "SfB*" sind Chats auf Skype for Business beschränkt. Hier ist also Kommunikation mit den Anwendern erforderlich, ehe Sie die Funktion "Chat" wegnehmen. Sie sollten diese Entscheidung aber treffen, denn ansonsten senden Anwender mit Teams solche 1:1 Meldungen an andere Anwender, die noch kein Teams nutzen. Diese Anwender bekommen dann eine Mail, dass Sie bitte Teams starten. Ich denke nicht, dass Sie dies unkontrolliert im Unternehmen so wollen.
  • Kanalnachrichten
    Anscheinend werden diese noch selten genutzt, aber nehmen zu. Diese Funktion bleibt bei SfBwithTeamsCollab, SfBwithTeamsCollabandMeeting und TeamsOnly erhalten. Nur wenn Sie die Anwender hart auf "SkypeOnly" stellen, entfällt diese Funktion.
  • Besprechungen
    Auch hier gibt es schon die ersten Besprechungen. Das könnten aber auf erst mal "Tests" sein, auf die Mitarbeiter vielleicht verzichten könnten. Teams Meetings sind nicht "schlimmer" als Skype for Business Online Meetings, die beide in der Cloud gehostet werden. Wenn die Benutzer allerdinge Teams statt Skype for Business On-Premises nutzen, dann müssen Sie ihr Netzwerk im Blick haben oder die Anwender auf "SkypeOnly" oder "SfBwithTeamsCollab" zurück stellen.
  • Anrufe
    Die gibt es hier nicht und die kann es auch nur geben, wenn Personen im IslandMode miteinander 1:1 per VoIP sprechen. Das können Sie mit Skype for Business genauso gut. Anrufe mit Telefonie-Endstellen gehen sowie nur im Mode "TeamsOnly"

Sie sollten also die Liste der Benutzer exportieren und zumindest all die Personen auf SfbOnly stellen, die bislang noch gar kein Teams genutzt haben und erst mal auch nicht nutzen sollen. Bei den anderen Benutzern müssen Sie überlegen, welche Funktion die durch eine Konfigurationsänderung entziehen.

Die Vorgabe und damit die Reduzierung der Funktion ist für Firmen mit Skype for Business ein wichtiger Punkt. Wer bislang noch nie Skype for Business genutzt hat, kann sich dennoch überlegen, ob Themen die Datenschutz im Allgemeinen und Bandbreite bei Meetings Grund genug für eine Beschränkung der Teams-Nutzung sind.

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