Teams Führerschein

Die Einführung von Teams können Sie "einfach so nebenbei" machen oder durch einen Change Manaement Prozess begleiten. Aus meiner Erfahrung halte ich von einer "self gesteuerten" Teams-Nutzung nichts, da die Anwender damit viele Fehler machen, Teams nicht effizient nutzen und im schlimmsten Fall Datenschutz und Datensicherheit auf der Strecke bleiben. Ich kann hier nicht den kompletten Prozess beschreiben, der zudem je nach Kunde und Umgebung individuell angepasst wird. Aber ich möchte ihnen anhand von "Teams Führerscheinen" ein Beispiel geben, wie eine Komponente aussehen kann.

Wer es gerne förmlich mag, kann natürlich auch ein Teilnehmer-Zertifikat bekommen.

Problemstellung

Die Nutzung von Teams nimmt in Firmen stark zu und überholt manchmal sogar die Informationskampagne im eigenen Unternehmen. Das ist natürlich nicht gut, weil die einen Anwender Teams nicht so nutzen, wie die Firma sich das wünscht und andere Anwender sich unter druck gesetzt fühlen und dann blockieren oder zumindest die Stimmung negativ beeinflussen.

Und sollte allen klar sein, dass eine Firma entweder Teams komplett deaktiviert, indem Sie die Lizenz für die Anwender entziehen oder sehr aktiv und vor allem schnell die Teams-Einführung unterstützt. Denn es ist jedem Anwender möglich, einfach Teams auf seinem Desktop oder Smartphone zu installieren (Siehe Teams Installation) und zu nutzen. Selbst wenn Sie anfangen nur ausgewählte Benutzer mit Teams auszustatten, lässt es sich nicht wirklich verhindern, dass auch andere Personen einbezogen werden. Ein Teams-Anwender kann nämlich problemlos einen anderen Mitarbeiter "erwähnen" (Mentioning). Wenn der andere Mitarbeiter dann noch in Teams aktiv ist, bekommt er eine Mail, dass er was verpasst. Es entsteht zwangsweise eine Art Sog zu Teams und wenn der Mitarbeiter dann keine Lizenz hat und Teams nicht starten kann, dann laufen die Anrufe beim Administrator auf.

Um mit Teams zu arbeiten, muss es aber natürlich auch entsprechende Teams geben und wer vorher noch nicht mit SharePoint oder Skype Meetings gearbeitet hat, für den ist in Teams erst mal vieles Neu und unbekannt. Schon die Video-Konferenz ist ein heikles Thema, da viele Geräte schon Kameras haben, die vielleicht bislang nie genutzt wurde oder andere Nutzer eben keine Kameras haben und sich vielleicht zurückgesetzt fühlen.

Hinzu kommt, dass nicht alle Office 36 Kunden gleich groß und gleich agil sind. Ich versuche es einmal an der Größe festzumachen, auch wenn das sicher nicht das alleinige Kriterium ist.

  • Kleine Firma (<100 Leute)
    Hier gibt es meist keine Schulungen oder Einweisungen und die Anwender erarbeiten sich solche Office Themen interaktiv. Vielleicht haben Sie die Teams Videos von Microsoft gesehen. Allerdings wird es hier auch eher zu einer übersichtlichen Anzahl an Teams kommen, die auch jeder Anlegen und löschen kann. Fehler dürfen gemacht und korrigiert werden.
  • XL-Firma
    Da hier hunderte oder mehr Personen arbeiten, gibt es meist auch entsprechende "Organisationseinheiten", die z.B. Change Management, Compliance, User Adoption und Schulungen betreiben. Die Administratoren "kümmern" sich um Neuerungen und Unterbinden die Nutzung, bis es ein Betriebskonzept und eine Einführung gibt. Im weiteren Projekt gibt es dann meist formale Wege und Workflows, über die ein Produkt eingeführt werden. Ein neues Team könnte dann über ein "Antragsformular" mit nachgeschaltetem "Workflow" angelegt werden.

Zwischen den beiden Szenarien gibt es die Lücke mit Firmen, die größer sind und für die daher eine virale Einführung von Teams gefährlich ist. Auf der anderen Seite weiß die IT aber oftmals gar nicht mehr genau, wie die einzelnen Fachabteilungen arbeiten. Sie steckt also in der Zwickmühle zwischen "Wir lassen alles zu und kehren danach die Scherben zusammen" oder "Wir verhindern neue Dinge aus Unsicherheit und sind der Buhmann".

Die Risiken sind durchaus vorhanden, denn bei einer unstrukturierten Einführung kann einiges schief gehen. Hier ein paar Beispiele als Denkanstoß

  • Meeting-Bandbreite
    Es ist sehr einfach jedem Teilnehmer möglich ein Meeting zu starten. Alle Personen im Team können neben Audio auch Video nutzen. Das ist am Anfang nett aber kann ihre Internet-Verbindung diese Datenmenge auch bedienen oder bricht dann die Anbindung der Buchhaltung an SAP/DATEV zusammen und kann der Vertrieb nicht mehr mit SalesForce (Cloud) arbeiten?
  • Meeting Qualität
    Selbst wenn die Bandbreite gut aussieht, ist nicht jeder der geborene "Meeting Teilnehmer". Wie gehen Sie mit Hintergrundgeräuschen um, was müssen Sie für eine Telefoneinwahl beachten und was bedeutet Video und Aufzeichnungen ?
  • Redundante Teams
    Ohne Konfiguration kann jeder Benutzer einfach neue Teams anlegen. Sie können sicher sein, dass sehr bald Teams entstehen, die quasi doppelt oder mehrfach vorhanden sind, weil sich die Teilnehmer nicht absprechen und vor allem den Scope eines Teams nicht einschätzen können. Solche Teams wieder zusammen zu führen ist sehr umständlich bis unmöglich.
  • Risiko externer Zugriff
    Es ist sehr einfach auch Lieferanten und Kunden über "Guest Access" einen Zugriff auf das eigene Team einzurichten. Das hat aber Auswirklungen auf alle Informationen im Team und nicht nur auf eine freigegebene Datei oder einen Kanal (Channel).

Im produzierenden Gewerbe ist es ganz normal, dass jemand eine Maschine erst nach einer "Einweisung" bedienen darf. Das gilt nicht nur für das Fahren von Staplern oder Kränen. Selbst ich als externer Dienstleister muss bei der ein oder anderen Firma am ersten Tag eine "Sicherheitsbelehrung" durchlaufen. Das ist nicht nur in Kraftwerken so. Auch Medizin- und Lebensmittel-Betriebe oder Forschungsstätten (Thema Foto) verfahren oft so. Ich habe mir daher überlegt, dass ein Mittelweg bei der Teams-Einführung entsprechende "Führerscheine" für die Freischaltung von Funktionen erforderlich sein könnten.

Das Ziel ist nicht die Gängelung von Mitarbeitern sondern einfach eine Art Hausordnung und Handlungsanweisung, wie Teams in dem jeweiligen Unternehmen genutzt werden soll. Ich habe mir da drei Stufen überlegt, die Sie natürlich nicht alle auch Umsetzen müssen. Auch die Art der Umsetzung ist natürlich flexibel. Es muss keine Präsenzschulung mit Prüfungsfragen sein. Es kann auch einfach ein Video auf YouTube oder im Intranet sein, dessen Inhalt der Teilnehmer bestätigt.

Führerschein: Teams Nutzer

Gerade die erste Stufe, die dann ja jeder Mitarbeiter durchlaufen müsste, wird gerne übersprungen. Die Idee dabei ist, dass die Firma dem Mitarbeiter die Überlegungen zum Einsatz von Teams einfach mal nahe bringt.

Thema Erledigt

Wozu nutzen wir Teams und wie sie Teams starten

Was ist eigentlich ein Team und sind Kanäle

So schreiben und antworten sie in Teams

1:1 Chat und Federation

Datenablage in Teams und OneDrive

Für Sie interessante Teams und wie sie in andere Teams kommen

Meetings mit Teams und die wesentlichen Kenntnisse bei der Nutzung von Audio und Video

Warum Sie aktuell keine Teams anlegen können und Meeting nur 5 interne Teilnehmer haben

Ziel ist hier die Anwender sowohl bezüglich der Software "mitzunehmen" als auch die Arbeitsweise und den Zweck zu verdeutlichen. Zudem können die "Teams Nutzer" einige Funktionen noch nicht ausüben. Wenn Sie den Zugang zu Teams bis dahin für Anwender beschränken wollen, dann können Sie die Lizenz beim Benutzer entfernen. Das ist aber nicht ganz homogen:

Führerschein: Teams Besitzer

Aus meiner Sicht ist es nicht ratsam, dass jeder Mitarbeiter einfach ein Team anlegen kann. Zwar kann über den Besitzer einfach ermittelt werden, wer für die Daten zuständig ist aber dazu müsste jemand immer wieder nachkontrollieren und es passiert auch sehr einfach, dass Teams mit ähnlichem oder gleichem Inhalt angelegt werden. Daher sollten Sie die Berechtigungen zum Anlegen von Teams (und Groups) beschränken (Siehe Teams und Groups Provisioning). Größere Firmen können das Anlegen von Teams ähnlich wie das Anlegen von Shared Mailboxen, Dateifreigaben oder SharePoint Spaces über Prozesse abbilden. Alle anderen Firmen könnten aber die Mitgliedschaft in der "Darf Teams erstellen"-Gruppe von einer Schulung abhängig machen. Diese könnte dann folgende Inhalte vermitteln:

Thema Erledigt

Wozu werden in der Firma Teams genutzt?
Ein Teams ist eben kein Ersatz oder ein weiteres "Abteilungslaufwerk" und soll nicht zusätzlich zum Dateiserver, Shared-Mailbox und SharePoint genutzt werden

Welche Regeln gibt es bezüglich der Benennung (Namenkonzept)
Es gibt zwar eine technische Option eine "Teams Naming Policy" umzusetzen, aber das verhindert nur die gröbsten Fehler

Die Bedeutung von Besitzer, Mitglied und Gäste
Hier sind insbesondere die Berechtigungen und die Zugriffsrechte und Sichtbarkeit auf Dateien und Nachrichten zu erklären.

Grundlegende Konfiguration von Teams
Wenn der Besitzer ein Teams angelegt hat, ist er noch nicht fertig. Kanäle sind anzulegen, meist wird das Wiki gleich entfernt und durch ein OneNote ersetzt. Die Sichtbarkeit des Teams, die Nutzung von Giphys, die Berechtigungen von Mitgliedern und Gästen sind vorzugeben und weitere Tabs und Bots sollte der Besitzer den Anforderungen entsprechend einrichten. Eventuell möchte er ja noch Kontakte in Exchange, damit ausgewählte Kanäle per Mail mit einer einfach zu merkenden Mailadresse erreicht werden können. Er baut quasi den "Projektraum" für sein Team und eine Checkliste kann da schon hilfreich sein.

Teams Lebenslauf
Welche Aufgaben und Verantwortungen hat der Besitzer bis zum Ende des Teams zu erfüllen. Wie ist mit "Übergaben" und wechselnden Teilnehmern umzugehen

Es gibt also einige Dinge, die ein "Besitzer" eines Teams kennen und lernen sollte. Als Firma sollten Sie diese Funktion auch für die Besitzer einfach zugänglich machen, z.B. durch ein "Team für Team-Besitzer"

Als "Belohnung" wird der Teilnehmer mit dieser Qualifikation in die "Darf Teams erstellen"-Gruppe aufgenommen.

Führerschein: Teams Konferenzleiter

Jeder kann in Teams Konferenzen starten. Das geht einfach und schnell und erlaubt die Online-Zusammenarbeit on bis zu 250 Benutzer (Stand Juli 2019). Aber oftmals sind Anwender damit überfordert, wenn Sie unbedarft ein Meeting starten. Bei einem Meeting besteht schnell die Gefahr, dass Teilnehmer sich stumm schalten und andere Dinge erledigen, wenn dem eigentlichen Meeting der "Drive" fehlt. Es ist daher wichtig, dass der Konferenzleiter oder Präsenter sich entsprechend vorbereitet. Hier ein paar Stichpunkte:

Thema Erledigt

AdHc oder geplant
Ein Teams Meeting kann sich aus einem 1:1 Chat entwickeln oder im Kanal mit allen Teilnehmern gestartet werden. Es wäre nicht das erste mal, dass ein unbedarfter Klick alle Personen in ein Meeting zieht.

Die Einladung
In der Regel "planen" sie Meetings. Das können Sie in Teams selbst oder in Outlook durchführen. Auch hier gibt es viele Tipps aus der Praxis, die ich hier nicht alle aufzählen will.

Teams Meeting und Skype Teilnehmern
Skype for Business hat eine breite Basis und wenn die ersten Mitarbeiter mit Teams anfangen, dann sollten Sie damit rechnen, dass SFB-Benutzer eine neue ungewohnte Applikation im Browser starten oder erstmalig installieren.

Meeting oder Live Event
Wenn das Plenum etwas größer wird, könnten "Live Events" eine passende Plattform sein. Wer einlädt, sollte aber die Unterschiede kennen und das richtige Meeting planen.

Kamera und Hintergrund
Meetings sind produktiver und direkter, wenn sich die Teilnehmer auch sehen. Aber als Konferenzleiter sollten sie entsprechend "Bild-tauglich" sein. Dazu gehört die passende Kleidung aber auch der Hintergrund darf nicht vergessen werden.

Gäste und Lobby
Sobald externe Teilnehmer erwartet werden, müssen die Konferenzleiter mit der Lobby umgehen können.

Audio-Einwahl der Telefon
Auch die Teilnahme per Telefon ist möglich. Allerdings stellt Microsoft die Nummern bereit und als Konferenzleiter benötigen Sie eine entsprechende Lizenz.

Umfragen mit Forms
Anders als bei Skype for Business sind in der Konferenz keine Umfragen enthalten. In Grenzen kann die im Chat erfolgen oder Sie nutzen Microsoft Forms um am Ende gerade bei größeren Runden die Ergebnisse einzusammeln

Recording
Sie können Meetings in Teams sehr einfach durch den Server aufzeichnen lassen. Die Aufzeichnung landet dann direkt als Link im Team. Auch hierbei gibt es einige Dinge zu beachten, z.. vorab die Teilnehmer zu informieren und den Verbleib im Meeting als Zustimmung zu betrachten

Im Zeitrahmen bleiben
Rechnen Sie damit, dass viele Teilnehmer nicht sofort pünktlich erscheinen und im Anschluss vielleicht Folgetermine haben. Daher ist es ratsam nicht zu überziehen und am Ende das weitere Vorgehen und nächste Meetings zu nennen. Auch am Anfang können Sie die ersten 5 Minuten für Vorklärungen und einleitende Worte verwenden.

Surface Hub
Es gibt Meeting-Geräte für Teams wie das Surface Hub, welche ganz neue Möglichkeiten bieten, z.B. Whiteboards u.a. Dies sollten Sie vor dem ersten Einsatz einmal üben.

Concierge
Wenn mehrere Personen im Meeting sind, sollten Sie immer Assistenten vorsehen, die Teilnehmern bei Problemen helfen, den Chat beobachten und auch ihre Audio-Qualität überwachen. Sie könne auch einspringen, wenn Sie "offline" gehen. Es wäre nicht das erste mal, dass der Meeting-Organisator "verloren" geht.

Testen und Spielen
Idealerweise finden sich mehrere Personen zu diesem Führerschein in einem Raum zusammen und können die verschiedenen Szenarien einmal durchspielen.

Das sind nur die wichtigsten Punkte, die ein Meeting-Leiter oder Organisator kennen sollte, damit zumindest die etwas größeren Besprechungen immer ein Erfolg werden. Mit dem Führerschein in der Tasche können Sie als Firma diesen Personen dann z.B. folgende Funktionen freischalten:

  • Audio Konferenzeinwahl (Office 365 Lizenz)
  • Meeting Policy mit mehr Teilnehmern
  • Recording erlauben

So gibt es einen Anreiz an diesen Schulungen teilzunehmen.

Change Management

Diese Ausführungen sind natürlich nur eine "Lite-Version" des kompletten Change Management zur Einführung von neuen Techniken wie Microsoft Teams im Unternehmen. Sie sollen Sie dafür sensibilisieren, dass Teams kein Service der IT-Abteilung ist, der einfach da ist und nur freigeschaltet werden muss. Auch wenn die Arbeit mit Word und Excel sicher komplexer ist und Outlook zumindest in den Grundbegriffen einfach zu bedienen ist, so erscheint Teams erst einmal einfach. Teams ist aber weit mehr als nur eine Chat-Oberfläche und wenn Sie die Anwender nicht an die Hand nehmen, könnte ihr Teams-Projekt schneller schlecht gemacht werden und die Akzeptanz leiden. Das wäre nicht nur schade sondern die Firma nutzt dann ein sehr leistungsfähiges Werkzeug nicht mehr adäquat.

Wenn Sie Unterstützung bei der Einführung von Teams auch in organisatorischer Sicht brauchen, dann können Sie Net at Work gerne ansprechen. Dort gibt es ein eigenes Team zum Themenbereich "Change Management", welches schon mehrere Kunden bei der Umsetzung des modernen Arbeitsplatzes unterstützt hat.

Der "Führerschein" ist nur eine Variante Teams und andere Produkte etwas besser strukturiert in einer Firma zu integrieren aber es ist nicht die einzige und schon gar nicht vollständige Antwort auf drängende Fragen.

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