Das perfekte XXL-Meeting

Mit Teams ist es so einfach geworden, ein PC-basiertes Meeting zu starten, dass jeder Teilnehmer, Sprecher oder Moderator sein kann. Nicht jeder wird aber als Meeting-Leiter geboren und es macht schon Sinn, sich vorab ein paar Gedanken zur Besprechung zu machen.

Rollen

Ich fokussiere mich hier nicht auf "AdHoc"-Meetings von Arbeitsgruppen, die sich sehr gut kennen und vielleicht 3-8 Teilnehmer haben. Das ist eher ein Diskussionskreis. Interessant wird, es wenn es mehrere Rollen für teilnehmenden Personen gibt. Nicht jede Rolle ist in jedem Meeting vorhanden oder als eigene Person ausgeführt

  • Organisator
    Diese Person lädt zu dem Meeting oder dem Live Event ein. Sie erscheint als Absender der Mail, koordiniert Absagen, Terminverschiebungen etc. vor dem eigentlichen Event. In vielen Fällen ist diese Person natürlich später auch im Meeting selbst involviert.
  • Sprecher
    Der oder die Sprecher sind Personen, die ihr Thema vorstellen, beschreiben und Rückmeldungen erwarten. In einen Meeting kann es durchaus mehrere Slots für unterschiedliche Sprecher geben.
  • Moderator
    Wenn mehrere Sprecher oder eine größere Teilnehmerzahl zu erwarten ist, dann kann ein neutraler Moderator sinnvoll sein, der das Meeting und die Sprecher anmoderiert, die Aufzeichnung verwaltet, Teilnehmer in der Lobby zuschaltet, Störer stummschaltet aber auch den Sprecher auf Probleme bei Audio/Video/Content hinweist und die Zeit im Auge behält.
  • Assistent
    Größere Meetings sollten keine "Plauderstunde" werden und Crosstalk ist nicht produktiv. Dafür gibt es den Chat oder Q/A, die aber der Sprecher nicht noch parallel überwachen kann. Hier sollten "Assistenten" im Chat schon Frage der Teilnehmer beantworten und allgemeingültige Fragen dem Sprecher melden. Nebenbei ist ein Chat auch später leichter durchsuchbar. Es lohnt sich also, die Teilnehmer in den Chat zu ziehen. Der Sprecher kann dann eine perfekte Präsentation abliefern. Die Assistenten sollten auch ein Meeting-Protokoll führen oder Fehler später an den Sprecher weitergeben.
  • Teilnehmer
    Je größer das Meeting ist, desto passiver sind in der Regel die Teilnehmer. Sie können aber immer noch stören, wenn Sie ihr Mikrofon nicht stumm schalten. Oft sind sie auch nicht "erfahren" mit den Gegebenheiten eines Meetings. Darauf sollte ein Moderator am Anfang eingehen.

Planung

Selbst wenn alle Teilnehmer im Meeting selbst sich wie Profis verhalten, zeigt die Praxis, dass der Erfolg von Meetings noch von vielen weiterer Aspekten abhängt. Es mag sich wie Allgemeinwissen lesen aber ich wiederhole es immer wieder:

  • 5-Minuten-Regel bei Start und Ende
    Die meisten Meetings beginnen und enden zur vollen oder halben Stunde. Haben Sie sich schon mal überlegt, wie gestresst und schlecht vorbereitet gerade die Teilnehmer sind, die aus einem Meeting ins nächte Meeting stürmen. Geben Sie den Kollegen die 5 Minuten zur Vor- und Nachbereitung oder zum Toilettengang. Sie können gerne die Meetings durchtakten aber versuchen Sie 5 Minuten vorher zum Ende zu kommen und starten Sie den offiziellen Teil absichtlich etwas später. Nichts ist störender als die Zunahme der Teilnehmer in den ersten 5 Minuten, die alles ein "Hallo" sagen.
  • Dauer und Umfang
    Ein Meeting muss schon sehr interessant sein, wenn es länger als eine Stunde dauert. Sicher können sich mehrere Sprecher abwechseln und der Inhalt wirklich interessant sein aber fassen Sie sich besser Kurz und planen sie ein folgendes Meeting für Details mit passender Zielgruppe. Das XXL-Abteilungsmeeting, bei dem jeder Teilnehmer nur ein paar Minuten wirklich erforderlich und eingebunden ist, ist ineffektiv.
  • Video
    Video ist keine Kür sondern aus meiner Sicht sehr gut geeignet, um mehr Nähe zu erreichen und vor allem Ernsthaftigkeit bei Meeting. Wer nur lange zuhört ist versucht andere Dinge nebenbei zu machen, z.B. auf dem Smartphone private Inhalte zu lesen, mit Outlook Mails zu bearbeiten etc. ein Gesichtsausdruck hilft auch dem Sprecher ein Feedback zu erhalten.
  • Ausstattung
    Schauen Sie sich mal bewusst die Damen und Herren einer Nachrichtensendung an. Sie finden fast immer "einfarbige" Kleidung und keine Muster. Das Bild wirkt ruhiger. Bei Video sollten Sie auch trotz "Background Blur" ihren Hintergrund prüfen, dass dort keine vertraulichen Informationen hängen.
  • Audio
    Wir Menschen hören und sprechen. Leider ist genau das auch das größte Problem bei Meetings, denn eine schlechte Qualität ist unverzeihlich. Dinge die gar nicht gehen sind also schlechte Mikrofone oder gar Notebook-Mikrofone, bei denen man auch noch die Tastatureingaben hört. Ich habe selbst Kinder aber im Homeoffice ist bei einem Meeting dann die Bürotür zu und jeder weiß, wie er sich zu verhalten. Das gilt auch im Büro. Nicht umsonst gibt es Busylight und Co. Wer den ganzen Tag schon telefoniert, sollte beim Meeting am Abend seine Batterie im Drahtlos-Headset im Blick haben. Achten Sie auch auf die Position des Mikrofon, damit der Luftzug beim Ausatmen nicht als "Lärm-Sturm" das Meeting vergiftet. Hier ist ein Moderator sehr hilfreich, der den Sprecher auf solche Probleme aufmerksam macht.
  • Netzwerk
    Bitte keine Meeting über WLAN. Es mag für Teilnehmer in Ordnung sein, die nur dem Stream folgen und vielleicht etwas chatten. Aber wenn der Sprecher den Kontakt verliert oder einfach zur Audio/Video/Sharing rucken, weil die Verbindungsqualität schwankt, dann ist das für alle Teilnehmer und auch den Veranstalter ärgerlich. Audio stellt nun mal besondere Anforderungen und in Spitzenzeiten können Sie auch mal 10MBit im Upstream senden. Da muss ihnen das WLAN und die heimische DSL-Leitung schon alleine gehören.
  • PowerPoint
    Die meisten Meetings haben irgendwie eine "Präsentation" mit PowerPoint. Prüfen Sie ihre Slides, dass auch die Animationen und vor allem Multimediainhalte (Audio/Videos) auch "Meeting-tauglich" sind.
  • Übung macht den Meister
    Ihr erstes Meeting sollte nicht gleich die große Abteilungsrunde sein. Übung macht den Meister und sie sollten langsam einsteigen. Gerade mit "Live Events" ist die Komplexität noch einmal höher, da hier die Zeitverzögerung von bis zu 20-30 Sekunden eine andere Vortragsweise erfordert.

Ablauf

Sie haben ihr Meeting geplant, die Zusagen der Teilnehmer liegen vor und der große Moment kommt. Welche Funktionen von der gleichen Person ausgeführt werden, ist für die weitere Betrachtung nur dahingehend relevant, dass die Personen die erforderliche Zeit dazu haben.

Phase Organisator Moderator Sprecher Assistent Teilnehmer Aktion

Planung

X

X

1,2,3

 

 

Der Organisator plant zusammen mit den Sprechern den Event. Sie stimmen sich über Zeitpunkt, Dauer aber auch die Inhalte und Zielgruppe ab und versenden letztlich die Einladung an die Teilnehmer.

Die Sprecher kennen ihre Themen und Verantwortlichkeiten und sollten frühzeitig mit PowerPoint beginnen.

Zwischenstatus

X

X

 

 

 

Bis zum Termin sollte der Organisator die Rückmeldungen beobachten und ggfls. weitere Teilnehmer einladen oder auch die Anmeldungen schließen. In dem Zuge sind auch die technischen Randbedingungen zu prüfen, z.B. ob für die Sprecher ein eigener Raum und Medientechnik benötigt wird und auf welcher Plattform das Meeting basiert. Der Organisator kann auch schon mal vorsichtig nachfragen, wie weit die Sprecher mit ihren Folien sind. Vielleicht ist es ja sinnvoll, eigenen Moderator einzubinden.

Teams kann maximal 250 Teilnehmer bedienen. Darüber hinaus ist ein "Live Event" erforderlich, der aber eigene Anforderungen an Sprecher. Moderator und Assistenten stellt.

T-2 Tage

X

X

 

 

 

Wenige Tage vor dem Meeting ist es an der Zeit die Teilnehmer noch mal an den Termin zu erinnern. Als Organisator sollten sie aber auch die Sprecher auf ihre Folien ansprechen. Also Organisator sind sie in der Gesamtverantwortung und es ist durchaus sinnvoll, die Folien von einer anderen Person hinsichtlich Inhalt, NDA, Tippfehler kontrollieren zu lassen.

Aber auch als Organisator/Moderator sollten Sie ihre Überleitungsfolien vorbereiten und am Ende alles zusammen zu fügen.

Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, dann können Sie auch einen Probelauf durchführen.

So können Sie auch gleich Audio/Video-Technik und den Umgang mit dem Programm noch einmal üben.

T-10 Min

X

X

1,2,3

X

1..n

Ca. 10 Minuten vor dem offiziellen Beginn sollte das Meeting gestartet werden. Der Moderator sollte eine Start-Folie anzeigen, die den Titel und den Organisator enthält. Eventuell auch Zugangsdaten per Telefon, wenn ein Teilnehmer "nur Bild" sieht.

Wenn Sie eine Animation, z.B. langsam bewegter Textblock und Audio einspielen, können die langsam eintreffenden Teilnehmer die Funktion ihres Endgeräts überprüfen. Die Assistenten können schon im Chat behilflich sein und ggfls. den Zutritt über die Lobby steuern.

In dem Zuge kann einer Moderator auch ein paar Worte zur Organisation verlieren, z.B. dass die Teilnehmer stumm geschaltet werden und für Fragen daher sich erst freischalten müssen. Auch die Funktion des Chats und die Existenz und Funktionen der Assistenten sollte den Teilnehmern mitgeteilt werden. Das gilt insbesondere bei Live Events, da hier Audio nicht bidirektional ist.

T-0

 

X

 

 

n..n+1

Pünktlich zum Termin startet der Moderator das Meeting durch eine Begrüßung der Teilnehmer. Ich habe es mir zur Angewohnheit gemacht, das eigentliche Meeting erst ein paar Minuten nach der vollen Stunde zu starten, da gerade am Anfang immer noch viele Personen neu hinzukommen und die Unruhe durch "Hallo's" im Chat und Ton das Meeting und die Aufzeichnung nicht stört.

Das ist aber ein guter Zeitpunkt, die Teilnehmer z.B. auf eine Aufzeichnung und bestehende NDAs hinzuweisen

Noch können die Teilnehmer das Meeting verlassen, ehe der Moderator die Aufzeichnung startet.

Sofern es weiterführende Informationen oder zukünftige Meetings gibt, können Sie diese auch ansagen.

Wenn mehrere Slots vorgesehen sind, dann ist eine Agenda-Folie von Vorteil:

T+5 Min

 

X

 

X

 

Als Einleitung zum ersten Vortragsslot moderiert der Moderator den oder die Sprecher an. Er sollte dazu eine Detailfolie mit den Kontaktdaten und ansprechenden Bildern verwenden und dann das Wort an den Speicher übergeben.

T+Vortrag1

 

X

1

X

 

Der Sprecher hält seinen Vortrag. Damit das möglichst perfekt abläuft, haben die Kollegen einige wichtige Aufgaben:

  • Moderator
    Er ist zwar still aber überwacht die Audio/Video-Funktion. Er sollte immer schneller als ein Teilnehmer sein, wenn der Sprecher schlecht verständlich ist oder das Bild nicht passt. Zudem achtet er auf die Zeit uns gibt dem Sprecher frühzeitig ein Signal, wenn er zum Ende kommen muss. Die meisten Teilnehmer haben im Anschluss an einen Vortrag noch Fragen oder müssen zu einem Folgetermin. Kein Vortrag ist so wichtig, dass er überziehen sollte. Dann stimmt die Zeitplanung im Vorfeld schon nicht.
  • Assistenten
    Je nach Anzahl der Teilnehmer sollten weitere fachlich versierte Personen den Chat bedienen. Beantwortete Fragen im Chat, oder Q&A bei Live Events, stören den eigentliche Vortrag nicht und verbessern die Zufriedenheit der Teilnehmer.

Der Moderator übernimmt am Ende des Vortrags wieder die Steuerung und bedankt sich beim Sprecher im Namen der Teilnehmer. Ggfls. blendet der Moderator noch einmal die Agenda-Folie ein, damit die Teilnehmer wissen, an welcher Stelle sich der Event nun befindet.

Der Wechsel der Folie und Stimme hilft auch, Teilnehmer wieder zurückzugewinnen, die dem Sprecher mangels Interesse nicht mehr exklusiv gefolgt sind.

T+V1+1Min

 

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2, 3 u.a.

X

 

Für den nächsten Sprecherslot sollte der Moderator den Sprecher wieder mit einer eigenen Folie vorstellen und dann den Staffelstab weiter geben. Die weiteren Rollenverteilungen entsprechen dem ersten Slot

T+Vortrag2

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Der Moderator ist für den Schluss des Events zuständig. Es bietet sich immer an eine Erfolgskontrolle in Form einer Umfrage durchzuführen. Das kann z.B. durch einen Link im Chat oder der letzten Folie zu einem Formular erfolgen.

Er schließt das Meeting mit hinweisen zu:

  • Wo kann man sich für weitere Fragen hinwenden
  • Wo finden die Teilnehmer später die Aufzeichnung
  • Weitere Meetings, die für die Teilnehmer interessant sein könnten

In der Regel verlassen die Teilnehmer das Event dann recht schnell. Aber sie können am Ende auch die Teilnehmer aktiv trennen. Bei einem Live Event beenden Sie den Stream.

Schluss

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X

1,2,3 ..

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Nutzen Sie die Zeit nach dem Meeting zu einer aktiven Nachbereitung. Das beginnt direkt mit Vortragskritik, speziell wenn der Event wiederholt wird und Fehler in den Folien der Sprecher aufgefallen sind. Zudem gilt es die Aufzeichnung ggfls. zu schneiden und den Teilnehmern über geeignete Wege verfügbar zu machen.

Dieses Ablaufplanung ist nur eine vereinfachte Form, die sie als Denkanstoß für die eigene Organisation einer größeren Besprechung heranziehen können.

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