Sharepoint

Wenn Sie Sharepoint auf einem Exchange OWA-Server installieren, dann funktioniert OWA eventuell nicht mehr
823265 You receive a "Page not found" error message when you use Outlook Web Access (OWA) to browse the Exchange Server 2003 client after you install Windows SharePoint Services

Aktuell ist Sharepoint 2013, welches als "Sharepoint Foundation" auch als kleine Version verfügbar ist
http://www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=35488
Voraussetzung ist Windows 2008R2 oder 2012 mit entsprechenden Windows Server CALs

Was ist Sharepoint ?

Die Geschichte von Sharepoint ist in der Vergangenheit sehr wechselhaft gewesen und die Benennung der Produkte sorgte sicher nicht immer für Klarheit. Wenn wir mal den Sharepoint Portal Server 2001 elegant verschweigen, so gab es mit Windows 2003 erstmals die Windows Sharepoint Services. (WSS2), welche Bestandteil des Betriebssystems waren aber es nicht mehr mit auf die CD geschafft haben. Im Jahr 2007 wurden dann die Sharepoint Services 3 veröffentlicht. Parallel dazu gibt es auch noch den Windows Sharepoint Portal Server 203 und den Windows Office Sharepoint Server 2007.

Produkt Release Quelle Bemerkung
Sharepoint Server 2001 2001 Kauf Produkt Die erste Version einer Plattform zur Zusammenarbeit. Wenig genutzt und kein einfacher Migrationspfad. Dieser Server hat noch die Exchange ESE-Engine genutzt.
WSS2 2003 Windows Server Als Download "nachgeliefert" aber Bestandteil von Windows 2003 Server. Nutzt eine MSDE als Datenbank. Kann aber auch SQL nutzen (Lizenzen erforderlich)
SPS 2003 2003 Produkt Rüstet umfangreiche Funktionen nach, die WSS selbst noch enthält, z.B. Volltextsuche.
WSS3 2007 Windows 2003 Die aktuelle (2007) Version der Windows Sharepoint Services
OSS2007 2007 Produkt Und passend dazu die neue Version der Portal Servers, der nun Office Sharepoint Server heißt.
2010 2010 Produkt  
2013 2012 Produkt  

Ehe Sie also wild ein Setup aufrufen, sollten Sie schon genau hinschauen, ob ihnen der WSS2, welcher im Windows Setup enthalten ist, ausreicht, oder ob Sie nicht doch den WSS3 installieren sollten. Eine Migration ist nicht ganz einfach. Einige Funktionen sind aber nur im Portal Server bzw. Office Sharepoint Server enthalten, der jedoch eine kostenpflichtige Zusatzkomponente ist.

Sharepoint als Dokumentenablage

Sharepoint hat alles, was ein normaler Dateiserver nicht hat. z.B.

  • Versionierung, Auschecken und Einchecken
    Eine Datei hat genau einen Namen und Sharepoint pflegt die Versionen dahinter.
  • Zugriff per HTTP/HTTPS statt SMB
    Dies erleichtert insbesondere den Zugriff aus dem Internet oder von Partnern
  • Benachrichtigung per Mail
    Jeder Anwender kann sich von Sharepoint z.B. eine Wochenzusammenfassung senden lassen. So bleiben Sie informiert.

Seit Sharepoint 2010 wird es aber noch besser. Hier können dann mehrere Personen an der gleichen Word, Powerpoint oder OneNote-Datei arbeiten.

Sharepoint und Exchange

Die MSXFAQ kann hier allerdings nicht tiefer einsteigen. Interessant für die Exchange Administratoren ist aber die Zusammenarbeit von Sharepoint und Exchange:

Schon die Version WSS2 kann Mails über Exchange in das Internet senden. Diese Funktion wird in Sharepoint z.B.: dazu genutzt, eine Änderungsmeldung an die Anwender zu senden. Ein Nutzer kann in den verschiedenen Dokumentbibliotheken eine Benachrichtigung einstellen, so dass der Sharepoint Server sofort oder regelmäßig über Updates informiert.

Hierzu muss im Sharepoint natürlich der Mailserver konfiguriert werden und die Benutzer müssen eine Mailadresse erhalten, an die Sharepoint die Nachrichten versendet.

Nun ist Exchange 2000 und höher natürlich per Default nicht als offenes Relay konfiguriert. Solange also die Empfänger innerhalb der Exchange Organisation zu erreichen sind, können die Nachrichten problemlos zugestellt werden. Sollen die Nachrichten allerdings über an externe Empfänger versandt werden, dann muss sich der Sharepoint Server am Exchange entweder authentifizieren oder Sie konfigurieren den virtuellen SMTP-Server von Exchange derart, dass Verbindung vom Sharepoint Server die Exchange Organisation als Relay nutzen dürfen

WSS3 und "Mail Enabled"

Interessant wird Sharepoint nun mit der Version Windows Sharepoint Services 3. Diese Version kann erstmalig auch direkt Mails empfangen und in Dokument-Libraries ablegen. Hier stellt sich für den Administrator dann aber die Frage: "Wie macht Sharepoint das ?". Schließlich "gehört" der SMTP-Adressraum meist komplett der Exchange Organisation. Also muss Exchange "mitspielen", wenn eine Nachricht an "anfragen@firma.tld" dann erst bei Exchange landet aber dann letztlich zum Sharepoint Server gelangen soll. WSS3 löst dieses Problem derart, dass es einsprechende Objekte im Active Directory anlegt, die die Nachrichten an eine andere Domäne oder einen Host umleiten. Diese Einträge pflegt WSS alleine (sofern er die Berechtigungen auf eine entsprechende OU hat). WSS liest also kein Postfach per POP3, MAPI oder WebDAV aus.

Sharepoint und WSS 

Auf dem WSS Server selbst läuft dann ein ganz normaler Windows SMTP-Server, welcher Mails für diese SMTP-Domäne einfach annimmt und in das "DROP"-Verzeichnis stellt. Dort fischt WSS diese dann wieder heraus. Also auch hier nutzt WSS nicht die Funktionen von EventSinks des SMTP-Servers, um eine sofortige Verarbeitung zu erreichen. Allerdings erlaubt auch NTFS eine Benachrichtigung an Prozesse, wenn sich im Verzeichnis etwas ändert, so dass dies kein Nachteil sein muss.

WSS und Exchange 2007
Mit dem Verständnis um diese Funktionsweise dürfte es nicht möglich sein, WSS3 und Exchange 2007 auf einem Server zu betreiben, da der Windows SMTP-Service nicht mit Exchange 2007 kompatibel ist. Vielleicht "kann" man den Windows SMTP doch nachinstallieren und muss ihn einfach auf einen Port <>25 umstellen, um Exchange nicht zu stören aber ein Exchange 2007 Setup wird sich auf jeden Fall "beschweren". Ob es zukünftig einen Exchange 2007 Transport Agent für WSS3 geben wird, konnte ich noch nicht in Erfahrung bringen. Bis dahin werden Sie WSS3 und Exchange 2007 auf unterschiedlichen Servern installieren müssen.
Da WSS3 aber einfach nur ein "DROP-Verzeichnis" ausliest, könnte man mit einem eigenen TransportAgent oder notfalls auch mit einem POP3-Sauger arbeiten, welcher die Mails an eine Mailadresse einfach in ein Verzeichnis ablegt.

Sharepoint und Versand über Exchange 2007

Wenn ihr Sharepoint über Exchange 2007 Mails per SMTP an das Internet senden möchte (also keine lokalen Domains), dann haben sie gleich mehrere Probleme:

  • Exchange 2007 blockiert unbekannte SMTP-Verbindungen als Relay
    Faktisch bedeutet dies, dass Sharepoint als SMTP-Client nicht einfach mal eine Mail per SMTP an Exchange senden darf, in der Hoffnung, dass diese Mail dann auch in das Internet weiter geleitet wird.. Das Problem des Versands besteht nicht, wenn der Empfänger in der Exchange Organisation als Postfach oder Kontakt vorhanden ist oder die Zieldomain in Exchange als  "Relay erlaubt" eingetragen ist.
  • Sharepoint kann kein SMTP-AUTH
    Warum auch immer hat Microsoft wohl vergessen, den SMTP-Client in Sharepoint die Funktion zu spendieren, sich beim Smarthost per SMTP anzumelden. Damit kann er natürlich vom Exchange 2007 Server auch nicht "erkannt" werden

Zum Glück gibt es aber Wege, diese Sicherheitseinstellungen und Produktbeschränkungen zu umgehen. Im Hinblick auf Exchange 2007 und Sharepoint gibt es sogar zwei Lösungsmöglichkeiten.

  • SMTP AUTH mit dem virtuellen SMTP-Server auf dem Sharepoint Server
    Um mit dem Sharepoint Server eingehende Mails zu verarbeiten, ist es ja sowieso erforderlich, dass ein Windows SMTP-Service auf dem Server aktiv ist, auf dem Sharepoint über das DROP-Verzeichnis eingehende Mails erhält. Diesen Server können Sie auch für den Versand nutzen. Sharepoint sendet seine ausgehenden Mails an den lokalem SMTP-Server, welcher Verbindung von "Localhost" als Relay zulässt und dann per authentifiziertem SMTP den Exchange 2007 Server als Smarthost weiter gibt.
  • Exchange 2007 vertraut Sharepoint Server
    Die zweite Option besteht darin, auf dem Exchange 2007 Server die IP-Adresse des Sharepoint Servers als Relay zuzulassen. Dazu legen Sie am Besten einen weiteren SMTP-Receive Connector an, welcher dann nur von der IP-Adresse des Sharepoint Servers erreicht wird und erlauben jedem Absender das Relay über einen PowerShell-Befehl

Get-ReceiveConnector "connectorname" | Add-ADPermission -User "NT AUTHORITY\ANONYMOUS LOGON" -ExtendedRights "ms-Exch-SMTP-Accept-Any-Recipient"

Ich persönlich bevorzuge natürlich Variante 1, da ich damit einen "offenen" Receive Connector vermeiden kann.

WSS3 als "Compliance Archiv"

Eine zweite Verbindung von WSS3 in Verbindung mit Exchange 2007 erschließt sich ebenfalls aus der Fähigkeit von WSS, Nachrichten per SMTP anzunehmen und lange vorzuhalten. Exchange 2007 erlaubt über so genannte "Records Management" die Verlagerung von Nachrichten aus Exchange in einen anderen Speicher. Und das ist nach den Vorstellungen von Microsoft natürlich Sharepoint mit seinen leistungsfähigen Möglichkeiten einer Versionierung, Langzeitspeicherung etc.

Ich persönlich würde hier natürlich eine klassische Archivlösung (Siehe auch Archivieren mit Exchange) vorziehen, welche die Elemente nicht erst nach Ablauf einer gewissen Zeit sondern sofort als Kopie in das Archiv überträgt und zudem mit als Anwender transparent den Zugriff erlaubt, auch wenn die Objekte schon "verlagert" sind.

Sharepoint als Wiki ?

Ich weiß, dass Dokumentationen für viele ein ungeliebtes Thema sind und viele oft gar nicht wissen, wie Sie anfangen sollen. Ein leeres Word-Dokument schreckt halt schon ab und dann muss es ja noch gespeichert, von den Kollegen gefunden, in eine bestehende Dokumentstruktur eingefügt und vielleicht versioniert werden. Da kann eine einzelne Webseite, die nur einen kleinen Ausschnitt enthalten muss, die kleinere Hürde sein. Man spart sich ja auch Kopf/Fußzeile, Namensgebung, Speicherpfad, Inhaltsverzeichnis etc.

Ich bin überzeugt, dass innerhalb einer Firma die lebendige IT-Dokumentation in einem WIKI viel besser aufgehoben ist, als in statischen Word-Dokumenten. ich weiß aber auch, dass die meisten Firmen noch gar kein Wiki haben und ich als Dienstleister eine "Dokumentation" abgeben muss. Eine Leistungskontrolle ist in einem Wiki nicht so einfach.

Dennoch sehe ich die Wikis kommen.

Die Wiki-Funktion in Sharepoint ist schon recht ausgeprägt aber zumindest bis Version 2010 gab es noch keine "Templates" und die Formate konnten auch nicht beschränkt werden. Auch der Export oder gar Druck ist sehr beschränkt gewesen. Schade, wenn jemand ein Desasterhandbuch als Wiki führt und der Server ausgefallen ist oder ein Zugriff gar nicht mehr möglich ist.

Daher gibt es wie immer auch wieder AddOns für Sharepoint.

Wer in Sharepoint ein "Notfallhandbuch" schreibt, sollte das auch zur Verfügung haben, wenn ihr Netzwerk "down" ist. Hier ein paar Links zu verschiedenen Möglichkeiten, wenn der PDF Export der AddOns wie Bluebridge keine Option sine.

Wem die eingebauten Editoren und Möglichkeiten von Sharepoint nicht reichen, kann über Zusatzprogramme die Funktion erweitern.

Weitere Links