Besondere Mailboxen (Raum, Shared, Group)

Die ersten Exchange Server haben Postfach und öffentliche Ordner bereit gestellt. Spätestens mit Exchange 2007 (Siehe Ressourcen, Räume und andere Postfachtypen mit Exchange 2007/2010) ist klar, dass es noch ein paar mehr Postfacharten gibt. Mit Office 365 und Exchange Online gibt es noch weitere Unterscheidungskriterien, so dass diese Seite für Exchange Online entstanden ist.

Postfachklassen

Wenn Sie sie sich die Definition des Felds msExchRecipientTypeDetails anschauen, dann finden sie eine Vielzahl an weiteren "Postfächern", wobei es keinen Funktionsunterschied z.B. zwischen einer "UserMailbox" und eine "RemoteUserMailbox" gibt. Sie liegt dann einfach OnPremises oder in der Cloud.

Aber sehr oft kommt die Frage, wann denn nun eine Raummailbox richtig ist und wann eine Shared Mailbox besser ist. Auf die Bedeutung eines Userpostfachs muss ich ja wohl nicht extra eingehen.

  • Shared Mailbox
    Sie wird genutzt, wenn mehrere Personen in einem zusätzlichen Postfach zusammen arbeiten sollen. Das dazugehörige AD-Konto sollte immer deaktiviert bleiben, denn eine Anmeldung mit diesem Konto ist nicht erforderlich, denn die Nutzer haben ja Berechtigungen als Stellvertretung oder Vollzugriff. Die Anwender können sogar als dieses freigegebene Postfach senden. In der Cloud kostet diese Mailbox keine Lizenz, wenn sie weniger als 50 GB enthält. Beachten Sie aber die Exchange Online Message Rate Grenzen, wenn Sie so eine Mailbox für generische Adressen (Vertrieb, Support, Info etc.) verwenden.
    Über die Berechtigungen und das Automapping-Feature können Benutzer das Postfach automatisch über Autodiscover eingebunden bekommen. Eine Shared Mailbox wird üblicherweise nicht zu einem Termin "eingeladen", auch wenn es technisch möglich ist. Sie kann aber durchaus als gemeinsamer Urlaubskalender missbraucht werden. Das skaliert aber nicht und wird unübersichtlich, wenn viele Personen am gleichen Tag ihren Urlaub eintragen. Da machen 3rd Party Lösungen mehr Sinn, die den "Urlaub" aus den Benutzerpostfächern lesen und aufbereiten, was eine Duplizierung der Daten mit der zwangsläufig verbundenen Inkonsistenz vermeidet.
  • Office 365 Räume
    Auf den ersten Blick unterscheidet sich ein Raum gar nicht so stark von einer Shared Mailbox. Sie können Berechtigungen geben und den Raum sogar als zusätzliches Postfach einbinden. Der größte Unterschied ist, dass der Raum als solches in einem eigenen Adressbuch (Alle Räume u.a.) erscheint und bei Terminladungen gesondert eingeladen werden kann. Alle Postfächer in Exchange können auf Terminanfragen über den "Calendar Conciere (früher Auto Accept Agent) automatisch auf Termineinladungen reagieren. Aber bei einem Raum macht es natürlich besonders viel Sinn, solche Einladungen automatisch zu verarbeiten.
    Für "besondere Räume", z.B. Besprechungsraum in der Vorstandsetage, kann aber auch ein Assistent definiert werden, der die Einladungen "im Auftrag" zusagen kann oder der Nutzerkreis über Empfangsbeschränkungen gesteuert werden.
    Auch ein Raum ist in der Regel ein "deaktiviertes Konto"
  • Aktiver Raum
    Wenn Sie aber z.B. ein Microsoft Teams Rooms (MTR), Surface Hub 2S oder anderes Raumsystem fest installiert haben, dann kann das Konto aktiviert und mit einer passenden Lizenz für Skype/Teams versehen werden. So kann die Hardware den Kalender einsehen, anzeigen und im Meeting teilnehmen. Eine passende Office 365 "Meeting Room"-Lizenz ist dann passend.

Postfächer die keine sind.

Ein Exchange Postfach ist technisch einfach nur ein Datenspeicher in einer Datenbank, zu dem es im AzureAD ein verweisendes Objekt gibt. Seit Exchange 2013 werden auch die Inhalte von öffentlichen Ordnern nicht mehr in einer eigenen "Pub.edb" sondern ebenfalls in "Public Folder" Mailboxen abgelegt.

Die Office 365 Groups / Modern Groups hingegen sind eine neue Plattform zur Zusammenarbeit. Sie erscheinen an einer eigenen Stelle in Outlook und sind sehr nahe an einer "Shared Mailbox". Mit dem Aufkommen von Teams haben diese Ablageorte aber noch eine Funktionserweiterung erfahren. Zu jedem Microsoft Team gibt es eine SharePoint Library und eine Office Groups Mailbox. Dateien u.a. landen in SharePoint während Chat-Nachrichten in den Teams Kanälen in dieser Mailbox gespeichert werden (Siehe auch Teams Datenablage). Sie finden dazu aber keinen AzureAD-Benutzer und ADSync legt maximal einen AD-Kontakt über die Funktion "Groups Writeback" (Siehe auch Teams und Groups Provisioning)

Die anderen Postfächer für Monitoring, DiscoverySearch u.a., die Microsoft Exchange noch so verwaltet, interessieren den Anwender eigentlich nicht.

Gegenüberstellung

Die Aussagen habe ich hier einmal als kleine Tabelle gegenüber gestellt

  Postfach Shared Raum Teams Raum Groups

Lizenz

Erforderlich

Bis 50 GB frei

Kostenfrei

MTR-Lizenz

Keine

Anmeldekonto

Aktiv

Deaktiviert

Deaktiviert

Ja

Kein Konto

Mailempfang

Ja

Ja

Einladungen

Einladungen

Ja

Mailversand

Ja

Möglich

Antworten auf Einladungen

Antworten auf Einladungen

Nein

Raum in Terminplanung

Nein

Nein

Ja

Ja

Nein

Auto Accept Agent
Calendar Concierge

Sagt unter Vorbehalt zu

Aktiv

Kann zusagen

Aktiv

Nein

Weitere Eigenschaften

Nein

Nein

Sitzplätze

Sitzplätze

Nein

Ich hoffe, sie finden nun etwas besser den Weg durch den Dschungel und legen die passende Mailbox für jeden Anwendungsfall an.

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