Microsoft 365 Message Center

Der Funktionsumfang von Office 365 passt sich kontinuierlich an die Anforderungen des Marktes an. Als Administrator sollten Sie sich daher darüber informieren lassen, was sich ändern wird. Dazu gibt es natürlich die Microsoft 365 Roadmap aber nicht jeder schaut hier rein und es gibt auch viele Dinge, die vielleicht gar nicht kommen. Was aber in ihrem Tenant passieren wird, finden Sie im Message Center.

Unter der Adresse https://admin.microsoft.com/AdminPortal/Home#/MessageCenter kommen Sie direkt zum Message Center.

Sie benötigen für den Zugriff die "Message Center Reader"-Role
https://techcommunity.microsoft.com/t5/admin-center/message-center-reader-role/m-p/214701

Hier haben Sie einen Überblick, was gerade in ihrem Tenant passiert. Allerdings bin ich realistisch genug, dass kein Admin hier einmal in der Woche einen Blick drauf wirft.

Benachrichtigung

Nicht jedem Administrator ist schon aufgefallen, dass es im Message Center auch einen persönliche Einstellung (Preferences) gibt.

In den persönlichen Einstellungen können Sie nicht nur ihre Ansicht der Liste anpassen sondern auch eine Benachrichtigung Mail an bis zu zwei individuell hinterlegten Adressen steuern:

Hier würde ich jedem Administrator empfehlen, zumindest die Einstellungen zu aktivieren, die er betreut und für ihn interessant sind. Sie bekommen dann einmal in der Woche eine "Zusammenfassung" und manchmal auch einzelne Mails zu besonderen Themen. Hier ein Beispiel der wöchentlichen Mail:

Die Details-Mails selbst kommen bei einer Änderung des einzelnen Punkts und sind entsprechend ausführlicher und enthalten auch konkrete Hinweise auf Auswirkungen und Empfehlungen.

Wenn Sie als "Allein-Admin" aber alle Nachrichten bekommen, dann brauchen Sie sich keine andere Arbeit mehr zu suchen. Es muss jedem Office/Microsoft 365-Kunde klar sein, dass sie Prioritäten setzen müssen.

Admin Benachrichtigung in Outlook

Mittlerweile hat Microsoft für Administratoren noch eine direkte Einbindung in Outlook bereitgestellt. Im Messagecenter hatte ich folgende Meldung

Und parallel dazu hat mit Outlook die unglücklich auf deutsch übersetzte Information eingeblendet.

Das war keine Mail, die mein Postfach füllen würde sondern eine direkte Einblendung. Der Hyperlink mit weiteren Informationen verweist wieder auf das Messagecenter und Klick auf "Benachrichtigen deaktivieren liefert nur den Text:

Damit wissen Sie nun auch, wie Sie diese Funktion wieder aktivieren können

Dann fehlt mir als nächste Evolutionsstufe nur noch, dass solche Meldungen in Teams als Chat geöffnet werden.

Sync zu Planner

Seit einiger Zeit gibt es sogar die Möglichkeit die Punkte in einen Planner zu überführen.

Allerdings sind damit nicht die persönlichen Aufgaben in Outlook gemeint, sondern ein "Planner" des Unternehmens. Idealerweise setzen sie als Firma daher einen Planner auf, in dem alle Personen eingebunden sind, die Office 365 verwalten. Dann können Sie im Planner auch nachverfolgen, wie weit sie eventuell erforderliche Änderungen umgesetzt haben.

Dieser Weg ist aus meine Sicht interessant, wenn es mehrere Administratoren gibt. Kleinere Firmen mit einem Administrator oder sogar externen Betreuern werden eher den Weg per Mail wählen, um Änderungen nicht zu verpassen.

Office 365 Admin App

Wer auf dem Smartphone die entsprechende Office 365 Admin App installiert hat, kann auch hier in der Übersicht die Anzahl der Nachrichten und dann die Nachrichten selbst sehen.

Das ist zumindest für den mobilen Client ein Anfang.

Geplante Wartungen

Microsoft veröffentlicht aber auch vorab eine Liste von geplanten Wartungsarbeiten, die vielleicht einen Effekt auf ihren Tenant haben. Diese können Sie heute schon unter der folgenden URL erhalten:

Aktuell werden diese Meldungen im Message-Center aber noch nicht angezeigt, wann es z.B. geplante Wartungen gibt.

Berechtigungen

Wenn Sie den Link auf https://portal.office.com/ServiceStatus/ScheduledMaintenance.aspx ausführen, könnten Sie einen Zugriffsfehler erhalten

Ein normaler Benutzer hat eigentlich keinen Zugriff auf das Message Center. Sie müssen schon Administrator sein oder sich die entsprechende Rolle zuweisen lassen:

Allerdings können die Inhaber dieser Rolle noch weitere Informationen des Tenants einsehen, z.B. die Liste der Benutzer und Gruppen. Rein technisch können Sie dies und noch viel mehr auch als "Domain Benutzer" in ihrem lokalen Active Directory. Aber "schön" ist es nicht.

Achtung:
Lesen Sie dazu auch die Seite M365 Default Rechte Welche Standardrechte haben eigentlich Benutzer und Gäste im AzureAD/Microsoft 365?

Hier ist der Weg besser, wenn ein Administrator das Message Center in einen Planner synchronisiert und so die Information teilt. Denkbar ist auch, dass ein Admin die Daten des Message Center per Skript auf eine eigene interne Webseite veröffentlicht.

Abruf per Skript

Daher stelle ich mir natürlich wieder die Frage, ob ich nicht per PowerShell o.ä., diese Information immer mal wieder ablese und dann einfach mit selbst als Mail sende. Analog dazu könnte der Abruf ja durch einen PRTG:Custom Sensor erfolgen, der zugleich die Anzahl der Meldungen als Counter ausliefert. So gibt es gleiche ein kleines Monitoring samt Informationsmail. Der Sensor könnte im gleichen Schritt ja auch die aktuellen Probleme numerisch erfassen und als Sensor an ein Monitoring zurück liefern

Der Sensor und die Benachrichtigung ist noch nicht fertig.

Weitere Links