Large File Exchange

Auch wenn Sie vielleicht nicht gerade ISO-Images als Mail übertragen sollten, und Exchange immer besser wird, haben viele Firmen zurecht Obergrenzen für Mails eingerichtet. Exchange selbst hat eingebaut einige "Standardwerte", die übergroße Mails verhindern. Dies betrifft die interne Übermittlung aber auch den Versand als auch den Empfangs von Mail mit externen Systemen.

Auch Relay-Systeme, Spamfilter grenzen Mailgrößen ein und auch die "andere Seite" hat entsprechende Limits. Eine Mail kann also nur übertragen werden, wenn alle Stationen auf dem Weg der Mail die Nachricht ungehindert passieren lassen. Zudem sprechen natürlich auch andere Faktoren gegen die Übertragung von Anlagen in Mails, z.B.

Als Firma wird man also früher oder Später damit konfrontiert sein, einen geordneten Weg zum Austausch von Daten anzubieten.

Protokolle und Wege

Dazu gibt es natürlich eine ganze Menge von Protokollen und Wegen, die aber unterschiedliche Vor und Nachteile haben.

Protokoll Bewertung Beschreibung
FTP :-( Früher war FTP sein sehr geläufiges Programm und auch heute werden noch viele Dateien per FTP herunter geladen. Für die meisten Anwender ist dieser Weg zu komplex um Dateien hochzuladen. Gängige Browser unterstützen nur den Download. Und selbst dann ist Verschlüsselung üblicherweise ein Fremdword, auch wenn es FTPS und SFTP gibt.
FTP wird keine hohe Akzeptanz erhalten, wenn die Nutzerschar nicht technisch vorgebildet ist.
Fernwartung :-? Im "Support-Geschäft" ist es üblich, dass Fernwartungen mit Programmen wie Teamviewer, PCVisit, ausgeführt werden. Diese Programme erlauben auch die Übertragung von Dateien. Das ist sicher ein Weg, um auch größere Logdateien etc. zur Analyse zu übertragen. Wer will schon einen 64MB "miniDump" vom Kunden im Postfach haben.
Peer2Peer-Dienste :-(( Kommen Sie bitte nicht auf den Gedanken ihre Dateien über Plattformen wir eMule, Torrent o.ä. zu verteilen. Sicher können Sie ihrer verschlüsseln Datei einen besonderen Namen geben und der oder die Empfänger erhalten diese. Die meisten Firewalls blocken diese Versuche ab
IM/Lync :-) Auch Peer2Peer Lösungen aus dem Business-Bereich können als Dateitransfer genutzt werden. Aber auch wenn die Wachstumsraten hoch sind wird es noch einige Zeit dauern, bis Lync oder andere Plattformen als "etabliert" angesehen werden können. Und selbst dann werden viele Administratoren genau diesen Weg per Default erst mal stopfen.
HTTP/HTTP :-) Bleibt letztlich also doch nur der Weg über eine Art Portalplattform einen sicheren (HTTPS) Austauschbereich für Dokumente anzubieten. HTTPs und ein Browser sind gängige Hilfsmittel und den meisten Benutzern bekannte. Up- und Downloads können über Proxies mit Authentifizierung und Content-Kontrolle erfolgen. Es fehlt also nur noch eine geeignete Plattform

Denkbare Funktion für eine Firma

Gleich vorneweg: Ich habe (noch) keine eigene Lösung hierfür entwickelt und würde mich freuen, wenn ich Lösungen vorstellen könnte. Vielleicht auf Basis der Sharepoint Dienste oder eine einfache ASPX-Lösung.

Zur Sicherheit: Ohne eine solche Lösung können Anwender Mails mit Anlagen beschränkter Größe versenden aber die Absenderadresse ist dabei fälschbar und der Inhalt kann auch schädlich sein. Insofern muss die Lösung nicht "sicherer" sein als eine Mail es heute schon ist. Folgende Funktion könnte ich mir einfach vorstellen:

Soweit die "Trivial-Funktion". natürlich kann das System  beliebig erweitert werden, z.B.:

Für meinen Privatgebrauch kann ich natürlich einfach den FTP/HTTP-Server der MSXFAQ nutzen, dessen Zugangsdaten mir natürlich bekannt sind. Für "interne" Bereitstellungen  hat sich der kleine HTTP-Fileserver HFS bewährt.

Ich bin neugierig ihre Lösungen und Ansätze zu erfahren. Vielleicht haben Sie ja eine pfiffige Lösung für ihre Unternehmen geschaffen, auf die ich verlinken sollte.

Wo steht der Service ?

Wenn wir nun davon ausgehen, dass HTTP das geplante Protokolle ist und der Austausch über einen Server steht, dann stellen sich natürlich nach:

Bei der Platzierung und Betrieb eines solchen "Austauschservice" gibt es in der Regel drei Optionen

Option Standort Kosten Integration
öffentlicher Service "Irgendwo" Internet kostenfrei aber werbefinanziert oder Abo Keine
kommerzieller "Cloud"-Service Bekannt beim Hoster Meist "pro Anwender" Denkbar
OnPremise Eigenbetrieb Eigenes LAN Anschaffung und Wartung für Server, Software und Bandbreite Einfach

Auch die anderen Aspekte wie SLAs, Branding etc. sollten Sie  bewerten. Schauen wir uns die verschiedenen Optionen und exemplarische Vertreter einmal genauer an.

Internet Plattformen

Sie sollten schon aus organisatorischen Gründen dafür sorgen, dass eine Plattform durch die Firma oder einen Anbieter mit Vertrag stattfindet, denn es gibt schon heute eine Vielzahl von Plattformen, um große Dateien über das Internet zu sharen.

Mozilla Thunderbird hat mit der Version 14 sogar die Funktion direkt in den Mailclient eingebaut. Allerdings ist zuerst nur YouSendIt integriert.

Ich weiß leider nicht, wann und nach welchen Kriterium anderen Anbieter hinzu kommen.

Diese Plattformen haben aber allesamt den Nachteil, dass Sie nie sicher sein können, wer die Daten noch einsieht, dass die Daten oft in anderen Ländern mit anderen Rechtsordnungen stehen und dass die kostenfreien Dienste sich per Werbung finanzieren. Es ist also kein professionelle Außendarstellung eines Unternehmens, wenn Sie wichtige Daten verteilen wollen. Oder die Daten sind auf einmal weg, wenn eine Ermittlungsbehörde am Beispiel von megaupload.com gut zu sehen ist.

Spezialisierte Dienstleister

Entsprechend gibt es natürlich auch kommerzielle in Deutschland beheimatet Firmen, die solch eine Plattform als "Hosting" anbieten. Oft dies ist mit der Dienstleistung "Hosted Spamschutz" verbunden. So können auch Mehrwertfunktionen umgesetzt werden, z.B.

Durch die Kopplung an das Mailsystem für Spamschutz kann der Anbieter auch Zusatzfunktionen anbieten. So kennt er eventuell alle internen Empfänger über einen DirSync (zur Abwehr von Mails an ungültige Empfänger) und kann so sogar Berechtigungen auslesen.

Der eigene Service

Wenn alles "Hosting" nicht gewünscht ist und auch interne Mails mit Übergröße trotz Limit im Mailsystem möglich gemacht werden sollen, dann ist eine entsprechende Plattform, die intern als auch kontrolliert Extern erreichbar ist, die vielleicht bessere Version.

Intern kann die Authentifizierung ja noch mit den Bordmitteln und dem bestehenden Active Directory Credentials erfolgen. Aber sie werden kaum einem externen Partner ein Anmeldekonto geben wollen. Hier müssen Sie dann überlegen, wie sich ein externer Kommunikationsteilnehmer identifiziert:

Als eigener Dienst benötigen Sie natürlich Server und Software. Hier ein paar Beispiele und Produkte

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