Livemeeting Meeting Grundregeln
Das Einberufen eines "Livemeetings" ist mit Outlook sehr einfach. Aber nur weil es technisch einfach ist, sollten Sie nicht gleich damit ihre Kunden verschrecken. Hier ein paar Stichworte zum Nachdenken.
- Übung macht den Meister
Zwar sitzen die Teilnehmer nicht am gleichen Tisch, aber eine gute Vorbereitung ist bei einem Livemeeting noch wichtiger als bei einer Präsenzkonferenz. Unterlagen, die sie erst "besorgen und hochladen" müssen, verzögern den Ablauf und langweilen die Teilnehmer, die ja auch "in ihrem Büro" sitzen. Ihr Vortragsstiel und die Agende sollte die Teilnehmer animieren, auch aktiv teilzunehmen und sie nicht in den Hintergrund zu klicken. Umfragen und die Statusanzeige sind eine Möglichkeit, die aktiven Teilnehmer zu erkennen. - Livemeeting muss erlernt werden.
Ehe Sie das erste Meeting durchführen, sollten Sie einmal eine Präsentation im kleinen Kreis mit ihren Kollegen geübt haben. Livemeeting scheint einfach zu sein, aber als Organisator und Leiter sollten Sie die neue Technik nicht nur einsetzen, sondern gerade bei unsicheren Teilnehmern selbst Ruhe ausstrahlen und auch Fragen schnell und direkt beantworten können. Einen Autoverkäufer wird man nicht trauen, wenn dieser nicht selbst Auto fährt. - Finger weg von Audio/Video beim ersten Mal
Sie werden so oder so schon ins Schwitzen kommen und ein Bewegtbild macht die erste Präsentation nicht gerade einfacher. Zudem müssen Sie dazu nicht nur "gut" aussehen, sondern auch Beleuchtung, Aufnahmetechnik, Hintergrund müssen passen. Ein PC-Mikrofon zeichnet vielleicht auch Dinge auf (Geräusche über den Tisch etc.), die beim Telefon nicht so auffallen. Zudem ist nicht sicher gestellt, dass alle Teilnehmer auch davon Gebrauch machen können. - Organisieren Sie eine Assistenzkraft
Je mehr Teilnehmer sie erwarten desto eher sollten Sie einen Assistenten einplanen. Chat und der Frage & Antwort-Bereich von Livemeeting sind effektive Wege, um eine Kommunikation an der Präsentation vorbei zu erlauben. Damit dabei aber der Sprecher nicht gestört wird, sollte jemand anderes diese Fragen beantworten, protokollieren und bei allgemeinem Interesse dem Vortragenden weiter geben. Wenn sie alleine Vortragen und dann noch in einem Chat antworten und Fragen lesen, dann stockt unweigerlich ihr Vortrag und viele andere Teilnehmer (die von ihrer Doppelbelastung natürlich nichts sehen) langweilen sich. Der Assistent kann auch die Umfragen entsprechend vorbereiten oder die Steuerung der Folien oder Demos übernehmen. Er kann sicher auch aktiv im Wechselspiel einen Teil übernehmen, damit ein Wechsel der Stimme die Aufmerksamkeit der Teilnehmer hoch hält. - Überpünktlichkeit !
Einige Teilnehmer sind sicher "früher" da und auch Nachzügler wird es immer geben. Aber Sie als Leitung sollten ca. 10-15 Minuten vorher "Ready" sein. So haben Sie genug Zeit, Technikprobleme zu beheben, ihre Agenda noch einmal durchzugehen und frühe Teilnehmer zu begrüßen. Sie sind der Mittelpunkt und Koordinierungsstelle, die aber auch zuerst da sein sollte. Teilnehmer können auch ohne ihre Präsenz dem Meeting beitreten. - Platzierter Teilnehmer
Wenn es ihre Ressourcen zulassen, sollten Sie auch einen eigenen Mitarbeiter als Teilnehmer einladen und mitmachen lassen. Zumindest am Anfang kann so geprüft werden, was die anderen Teilnehmer sehen und hören. Nichts ist peinlicher, als wenn der Präsentierende gar nicht mehr mitbekommt, dass niemand ihm mehr zuhören kann, weil er sein Mikrofon versehentlich stumm geschaltet hat oder das falsche Bild gezeigt wird. - Sicherheit
Wer auch externe Teilnehmer zulassen will, sollte auch "anonym" aktivieren. Die Besprechung ist dann aber dennoch durch eine lange Besprechungskennung und ein Sitzungskennwort abgesichert. Allerdings kann natürlich schon jeder teilnehmen, der den Link oder diese Daten erhalten hat. - Sonderzeichen
Üben Sie mit dem Client, damit Sie nicht überrascht sind, wenn sich Livemeeting anders verhält. Häufige fallen sind besonders bei der Freigabe des Desktops oder Anwendungen die unterschiedlichen Hotkeys und Spracheinstellungen, die z.B. den Zugriff auf den "\" (ALT-92) erschweren.
Und selbst wenn Sie alles richtig machen, ist es immer noch stark Teilnehmerabhängig, wie das neue Medium genutzt und akzeptiert wird. Nutzen Sie dazu z.B. die Umfragefunktion, um besonders bei vielen Teilnehmern ein Feedback zu erhalten.
Weitere Links
- Microsoft SharedView
- Download the Microsoft Office Live Meeting 2007 client
http://office.microsoft.com/en-us/help/HA101733831033.aspx - OCS Web Conferencing Content Sharing
http://www.leedesmond.com/weblog/?p=396 - Periodic Audio Drops during a call through the A/V Edge
http://www.evangelyze.net/cs/blogs/mike/archive/2009/04/30/periodic-audio-drops-during-a-call-through-the-a-v-edge.aspx - Microsoft Application Screen Decoder 1 (MSA1)
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=7B1D83EF-371D-4D6E-9765-68384B684D2C&displaylang=en - Live Meeting for End Users / Administrators
http://office.microsoft.com/en-us/livemeeting/HA102429721033.aspx
Kostenfreies Online-Training zum Thema Livemeeting Grundlagen, Erweiterungen und Verwaltung. - Live Meeting Self-Guided Online Adoption Resource
http://www.microsoft.com/resources/technet/en-us/Live Meeting/LMOAR/WebHelp_Pro/Live_Meeting_2007_Virtual_Engagement_Manager.htm
Training für Live Meeting Administratoren, die Live Meeting in der Organisation installieren. - 938876 How to use your Live Meeting 2007 account or your Live Meeting 2005 account to log on to a Live Meeting conference center as a member
