Teams vs. Mail

Es gibt viele Szenarien, die den Vorteil von Teams gegenüber Mails beschreiben. Einen Fall habe ich selbst live erlebt, den ich hier kurz vorstellen soll.

Beschreibung

Ausgangssituation ist eine Mail an das gemeinsame Postfach Vertrieb, aus der sich eine ganze Kette von weiteren Mails ergibt. Ein "Vertriebler" vom Dienst sieht die Anfrage und gibt sie an den Vertriebs-Kollegen für das Vertriebsgebiet weiter. Dieser Kollege beratschlagt sich dann mit dem Teamleiter des Consulting, ob die Anfrage interessant ist und wie viel Aufwand er denn dafür als Angebot schreiben könnte. Der Teamleiter kann die fachliche Komplexität nicht abschätzen aber kennt natürlich einen Team-Kollegen, der hierzu besser eine Aussage machen kann. Es ergibt sich dann ein Dialog zwischen dem thematisch versierten Consultant und dem Teamleiter als auch dem Vertrieb, ehe dann am Ende der Vertrieb weiß, ob und was er anbieten kann oder ob er die Anfrage ablehnen muss.

Gegenüberstellung

Da durch Covid-19 die handelnden Personen nicht gleichzeitig im Büro, sondern überwiegend im Homeoffice arbeiteten und natürlich für andere Termine eingeplant waren, konnte man sich nicht mal kurz in der Kaffeeküche abstimmen. Auch war am Anfang die Tragweite dieser Anfrage gar nicht ersichtlich, so dass die Kommunikation klassisch per Mail erfolgte.

Ich stelle daher hier den Ablauf per Mail vor und wie dies in Teams erfolgten könnte:

Schritt

Outlook

Teams

Anfrage kommt in der allgemeinen "Vertriebmailbox" an.

Vertriebler vom Dienst sichtet die Mail und ermittelt den zum Vertriebsgebiet zuständigen Vertriebskollegen

Vertriebler vom Dienst sichtet die Mail und ermittelt den zum Vertriebsgebiet zuständigen Vertriebskollegen

Anfragen wird an Vertrieb2 abgegeben

Vertrieb1 leitet Mail an Vertrieb 2 weiter

Vertrieb1 startet einen „private Chat“ mit Vertrieb 2 und hängt die Datei an. Oder macht in Outlook „In Teams fortsetzen“

Vertrieb2 stellt Rückfrage an Systemconsulting

Vertrieb2 leitet Mail an Consultant1 weiter

Vertrieb2 addiert Consulant1 in den Chat und teilt bisherige Konversation

Consultant1 antwortet

Sendet Mail mit Antwort zurück

Antwortet im Chat, so dass auch alle anderen Teilnehmer dies sehen können, wenn Sie sich darüber benachrichten lassen

Vertrieb2 stellt Anfrage an Projektoffice zwecks Terminabstimmung

Vertrieb2 leitet Mail an Projektoffice weiter

Vertrieb2 addiert Projektoffice. Projetoffice hat alle Informationen

Projektoffice bittet Consultant2 um Aufwandschätzung

Das Projektoffice leitet die E-Mail nun an Consultant2 weiter.

Das Projektoffice addiert Consultant2 zum Chat, womit er kompletten Zugriff auf den Historie erhalten kann.

Consultant2 sendet Antwort

Wieder eine Mail zurück an Projektoffice aber auch an andere Teilnehmer zur Info

Antwort im Chat

Auf den ersten Blick sehen Sie, dass die Anzahl der Schritt hier noch gleich ist, weil ich keine Rückfragen u.ä. mit aufgenommen habe. Aber ihnen fällt sicher auf, dass bei einer Email die Anfrage mehrfach zwischen den Postfächern übertragen und immer länger wurde. Zudem hat immer nur der letzte Empfänger die aktuellste Information zum Status, während die anderen Teilnehmer kein Update bekommen. Falls die Teilnehmer dieses Manko durch ein "An alle antworten" beheben wollen, dann explodiert quasi das Transfervolumen und jeder Teilnehmer muss für sich die älteren Versionen löschen.

Mit Teams gibt es den einen Handlungsfaden als privater Chat und alle neu hinzukommenden Teilnehmer können so berechtigt werden, dass Sie auch die früheren Meldungen sehen. Es werden vor allem keine Informationen dupliziert und auch ein früherer Teilnehmer in der Kette bleibt solange informiert, wie er möchte. Er kann sich ja jederzeit selbst aus dem Chat entfernen oder den Chat "stumm" schalten.

Und nun spinnen Sie die Idee mal weiter. Die Anfrage kam per Mail an aber sie könnte ja genauso eine Chatmessage oder ein Telefonanruf in Teams sein.

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