Modern Workplace mit Teams

Immer wieder werde ich gefragt ,was Teams ist und wie das alles funktioniert. Natürlich kann ich dann technisch Antworten,. Details erklären, Demos präsentieren. Manchmal ist es aber viel hilfreiche abseits des PCs in einer Pause die Phantasie der Menschen anzuregen und den Wandel der Zeit aufzuzeigen. Das versuche ich hier.

Siehe dazu auch die Seite Mail, Blog, Sharing

Immerwährender Wandel

Sie kennen sicher den Spruch: "Nichts ist so beständiger wie der Wandel". Aus meiner Sicht steht die nächste Revolution des Arbeitsplatzes an. Sicher nicht für alle Personen aber für jede Personengruppe individuell:

  • Sachbearbeiter
    Sie nutzen meist ihre SAP/ERP-Software und vielleicht Outlook nebenbei. Sie habe in den letzten Jahren aber auch Umstellung durchlaufen wie der Wechsel von Brief, Telex, Fax zu Mail und Schreibmaschine zu 80x25 Zeichen Computer, grafische Oberflächen für Branchensoftware bis zu Aktuellen „Webseiten (CRM) und mobile Apps. Sie nutzen nebenbei sicher Mail aber Kundenkommunikation sollten Sie ab einer gewissen Größe besser im CRM abwickeln und die Office Produkte werden eher schwach genutzt. Telefone kann schon auf dem PC integriert werden, insbesondere mit einer TK-Integration (CTI, CallCenter, HelpDesk). Teams wird vermutlich langsam adaptiert und eingeschränkt genutzt. Selbst Intranet (SharePoint) oder Dateiserver sind sekundäre Dienste
  • Werksarbeiter/“Blue Collar Worker“
    Auch hier ändert sich immer was. Erst waren es die industrielle Revolution mit Bändern, computergesteuerten Maschinen (CNC) und heute werden ganze Firmen per Internet verbunden (IoT), um die Warenketten zu optimieren. Office Produkte werden eher schwach genutzt. Vielleicht mal eine Excel-Datei oder etwas Mail. Telefonie findet per DECT oder Tischtelefon statt. Auch hier wird Teams wird vermutlich langsam adaptiert und eingeschränkt genutzt. Dateiserver werden meist eingeschränkt genutzt. Der Schwerpunkt ist eben nicht die PC-Arbeit
  • Digitalarbeiter
    Darunter fallen verschiedene Leute, z.B. IT-Mitarbeiter, Consultants, Autoren, Entwickler (nicht nur Software, durchaus auch produzierendes Gewerbe), die schon länger intensiver mit Office arbeiten und Dateiserver nutzen. Hier wird sich sicher schon wieder etwas ändern. Diese Personengruppe ist aber eh Neuerungen positiv aufgeschlossen, da Sie davon am meisten profitieren.

Der (Microsoft) Office User im Wandel der Zeit

Genau diese Digitalarbeiten haben in den vergangenen Jahren schon immer eine Evolution durchlaufen.

  • Gründerzeit
    Mit den ersten Computern gab es auch die ersten Netzwerk. Wir erinnern und an Novell, IPX, BNC-Kabel, Token Ring und letztlich war es „nur“ ein Dateiserver, auf dem alle Anwender ihre Dokumente zentral ablegen und nutzen konnten. Das waren Schritte der dezentralen Zusammenarbeit nach dem die Anwender Jahrelang auf dem Host gearbeitet haben. Die Anwender wussten aber, welche Anwendung Sie zu starten hatten und wie Sie die Dokument erreichen konnten. Große Dateistrukturen mit Berechtigungen wurden aufgebaut. Dieses System hat schon Jahrzehnte überdauert und ist selbst heute noch aktuell. Wir sehen aber alle die Einschränkungen. Viele Dokumente wurden erstellt, auf dem Server gespeichert aber wenn die Kollegen nicht darauf angesprochen wurden, hat sie keiner genutzt.
  • Multitasking und GUI
    Mit Windows und MacOS hat sich die Richtung etwas verändert. Anwender konnte mit dem Finder (MAC) oder Explorer (Win) die Datenstrukturen sehr viel effektiver erschießen und haben angefangen mit Dokumenten zu arbeiten. Das dazugehörige Programm wurde dann automatisch gestartet und mehrere Programme konnten parallel genutzt werden und per DDE sogar miteinander kommunizieren. Das Mailprogramm ist zum „Personal Information Center“ gewachsen, indem es durch Termine und Kontakte erweitert wurde und Mobilgeräte als Client nutzbar wurden. Dennoch waren immer noch viele Informationen nicht einfach zu erschließen.
  • Collaboration
    Schon früh gab es einen Exchange 5.5. Chat Service, einen Exchange 2000 Konferenz Dienst und öffentliche Ordner als weitere Informationsablage, weil der Dateiserver alleine nicht mehr leistungsfähig war. Mit SharePoint wurde die Ablage von Dokumenten auf die nächste Stufe gehoben. Nun war jeder Browser ein legitimer Zugang, HTTPs konnte viel besser als SMB, NFS u.a. über Internet genutzt werden und der Server erlaubte eine Suche, Benachrichtigungen bei Änderungen und Versionierungen. Der „alte Dateiserver“ wird mehr und mehr zur Bereitstellung von Installationsquellen degradiert. Damit wurde Teamarbeit einfacher aber die Browser-Bedienung hatte auch ihre Einschränkungen. Zudem kamen nun auch Twitter, LinkedIn-Foren, Facebook-Gruppen, Yammer, Slack und viele andere Dinge hinzu, die es schwer machen, alle Informationen zu organisieren. Mitarbeiter verlieren sich im Datendschungel und der Vielzahl an Informationen. Das Postfach wurde immer mehr mit „Hallo, wie verpassen was“ oder „Hast du schon gesehen, dass XX in YYY etwas zu ….“ Mails geflutet. Insbesondere von Diensten wie eben Facebook und Co, die den Anwender per Browser wieder auf das Portal zurücklocken wollten. Nur so kann der Anbieter den Besucher mit „optimierter“ Werbung bespielen und seine Interessen weiter erkunden.
  • Modern Workplace
    Als Slack im Jahr 2017 als Startup sichtbar wurde, sind auch hier viele Firmen aufgesprungen, weil Sie den Nutzen gesehen haben, Teamorientiert zu arbeiten. Das gab es vorher zwar auch schon aber nun konnte eine Firma den Lebenszyklus eines Projekts an einem Ort abbilden: Ein Projekt wird gestartet, ein Team instanziert und dort drin befindet sich alles zu diesem Team. Das sind nicht nur Dateien und Dokumente sondern auch Termine, Kontakte und vor allem die Konversationen. Wenn das System richtig gelebt ist, dann sollten die Massenmails von alle Teamitglieder, die dann auch mit „allen antworten“ ihre Meinung hinzufügen, der Vergangenheit angehören. Diskutiert wird in einem der Team-Räume, die es zu verschiedenen Themen gibt. So können später dazu stoßende neue Mitarbeite auch in die Vergangenheit schauen, Suchen und finden. Informationen werden einfach nicht mehr dupliziert und über „Mentioning“, also eine Person mit „@Username“ können gezielt Personen auf eine Konversation hingewiesen werden. Es bleibt aber eine Team-Arbeit und jeder kann und sollte sich einbringen.
  • Modern Workplace mit Teams
    Teams ist nun aber keine Slack-Ablösung, sondern nutzt die gleiche Denkweise auf Basis der Microsoft Technologie. Dateien landen im SharePoint aber niemand merkt etc. Die Konversationen laden in einem Exchange Gruppenpostfach aber auch das ist nicht offensichtlich. Teams bringt aber noch mehr zusammen. Anwender können direkt Dokumente in Teams (Word App), ExcelApp) bearbeiten. Der Wechsel von Windows Explorer oder Internet Explorer zur Applikation und zurück entfällt. Diese Funktion ist unabhängig vom Ort oder Endgerät möglich. Externe Webseiten, Dienste und andere Komponenten können bei Bedarf eingebunden werden. Das kann eine Webseite zum CRM sein oder zum Bug-Report für ein Entwicklungsteam. Über WebServices, RSS u.a. können problemlos andere externe Quellen integriert werden.
    Natürlich gehört zur Teamarbeit auch die Funktion „Audio/Video-Konferenz“. Sie ist in Teams einfach drin. Die Aufzeichnungen landen aber ebenfalls im Team und auch während der Konferenz entstandene Chat-Meldungen bleiben im Team-Channel. Notizen können direkt im OneNote abgelegt werden.

Der Teamarbeitsplatz

Anstatt mit Verzeichnisse, Laufwerke, Ordnern und tief verschachtelten Rechten zu arbeiten, ist ein Team der Kontainer, in dem verschiedene Personen effektiv zu diesem Thema auf Zeit zusammen arbeiten. Die meisten Teams haben also einen „Lebenszyklus“ der sich an dem Projekt oder dem Thema orientiert. Dabei ist natürlich die Waage zu halten zwischen der Anzahl der Teams, der Anzahl in der ein Mitarbeiter drin ist und wie viele Personen in einem Team sind. Ein Team für die „gesamte Firma“ wird kein Erfolg werden. Wenn eine Firma ein Team „Vertrieb“ anlegt, in dem alle Kundendaten enthalten sein sollen, könnte enttäuscht werden. strukturierte Daten sind vielleicht besser in einem andere System aufgehoben. Ein Team für eine Veranstaltung ist hingegen viel praxisnäher. Hier können sich mehrere Personen die Organisation teilen, Dokumente teilen, und über Channels die Themen strukturieren. Auch ein Team für ein selbst entwickeltes Produkt, in dem diese Themen gesammelt werden, kann eine Erfolgsgeschichte werden.

Rückzug von Outlook

Wenn alle „Gruppenarbeit“ immer mehr in Teams landet, dann kann Outlook wieder da tun, was es ursprünglich schon einmal war: ein Personal Information Manager,  indem primär nur noch die Nachrichten ankommen, die auch für den Empfänger persönlich gedacht sind. Dann kann ich auch problemlos damit leben, dass Outlook nicht mehr die „primäre Vollbildanwendung“ ist, sondern in der Eckte ab und an sich meldet, während ich den Großteil meiner Zeit in „Teams“ als neue Vollbild-Anwendung verbringe. Der alte Windows Explorer, der lange mein primärer Zugang zu dateibasierten Informationen war, ist ein Fall fürs Museum.

Telefonie

Dann ist es nur noch ein kleiner Schritt, dass auch die Sprache und Verbindung zum klassischen Telefonnetz nicht mehr auf einem Tisch-Telefon oder Skype for Business Client landet, sondern ebenfalls in Teams ankommt. Genau das geht heute schon. Teams ist aber nicht der „bessere Telefonie-Client“. Teams ist gelebte Zusammenarbeite und bündelt die Kommunikationswege und Ablageplattformen in einer Applikation: Auf Windows, Im Browser und auf Mobilgeräten.

Es ist der Kopf, nicht das Werkzeug

Der Erfolg von Team hängt aber wesentlich von der Veränderung der Arbeitsweisen ab. Niemand kann zur Teamarbeit gezwungen werden. Wenn Menschen noch in der alten Denkweise verharren, Dokumente auf „ihrem PC in ihrem Heimatlaufwerk“ erstellen und dies erst teilen, wenn Sie „fertig“ sind, dann verlieren Sie viel Zeit, verschenken Qualität mangels frühem Feedback der Kollegen und sind einfach teurer.

Über einen Punkt müssen sich aber alle klar sein: Bei intensiver Teamarbeit, z.B. durch die Mitarbeit an Dokumenten  ist die Leistung des einzelnen Mitglieds nicht mehr genau zu ermitteln. Ein Pokal für ein super Ergebnis geht ans Team und nicht mehr an die Einzelperson. Letztlich müssen die Menschen beim Team schon immer etwas geben ohne zu wissen, ob es gesehen und honoriert wird. Das ist wie beim Fußballtrainer in der Jugend, beim Chorleiter oder den Autoren bei Wikipedia. Auch hier haben sie eigentlich nichts davon, wenn Sie sich mehr engagieren als andere Menschen. Dennoch macht genau das auch Teamwork aus.

Vortrag Microsoft Office 365 – New Work Style Migration bei AUDI
https://harald-schirmer.de/2018/04/22/vortrag-microsoft-office-365-new-work-style-migration-bei-audi/
https://www.youtube.com/watch?v=wR4_DYg2axc
Ich würde nicht alles unterschreiben aber den ein oder anderen Deckanstoß können Sie schon mal mitnehmen.

BRK3170 - Driving Teams adoption: Enabling the modern workplace with Office 365 and Microsoft
https://www.youtube.com/watch?v=jZ_NU8NGef4

BRK2160 - The time for Teams: Scenarios to realize the value of Microsoft Teams
https://www.youtube.com/watch?v=3US6_afgwmI

THR2063 - Learn about Modern Project Management with Planner SharePoint and Microsoft Teams
https://www.youtube.com/watch?v=a-LnTRkq-e4

Nach Email kommt Teams

Collaboration ändert die Arbeitsweise. Und Teams ist die Weiterentwicklung von Collaboration-Tools wie SharePoint, Wiki, Wordpress u.a. Das sehen Sie am ehesten, wenn Sie den Dinosaurier "Email" mit einigen Beispielen vergleichen:

Upgrade Your Work #1 - Party Planning
https://www.youtube.com/watch?v=wQcqlO5Gk8A

Business Practices That Refuse To Die #44: Email Trees
https://www.youtube.com/watch?v=QIqA_YKeboc

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