Teams Präsenz und Status

Die Anzeige einer "Kommunikationsbereitschaft" ist auch in Teams eine wichtige Funktion, die Anwender schon in OCS, Lync, Skype for Business aber auch Consumer-Produkten wie Skype, WhatsApp, Facebook Messenger etc. kennen. Während Sie als Privatperson selbst bestimmen können, welche Apps sie nutzen und starten, ist das in Firmen mit Teams nicht möglich. Wenn ihr Arbeitgeber Teams als Werkzeug für die Zusammenarbeit, Konferenzen oder sogar Telefonie vorgibt, dann ist der Status mit drin und war zumindest in der Vergangenheit auch immer ein Thema.

Statusupdate

Der Status einer Person ist an verschiedenen Stellen sichtbar, so dass Sie vor einer Kontaktaufnahme schon sehen, ob die andere Seite überhaupt erreichbar ist. Wenn ein Kollege "Abwesend" ist, dann sollte ich auf einen Anruf oder Chat vielleicht nicht sofort eine Antwort erwarten. Es könnte aber auch sein, dass der Mitarbeiter gerade nicht am PC arbeitet, weil er Akten studiert, sich "offline" weiterbildet oder in einem Präsenzmeeting ohne Notebook ist. Wer in einem Meeting oder am Telefon ist, wird vermutlich keine Anruf annehmen aber könnte auch kurze Zwischenfragen per Chat doch antworten. Wer offline oder eine OOF-Meldung aktiv hat, zeigt eine längere Abwesenheit an und und sie sollten vielleicht einen anderen Kollegen im Team ansprechen. Damit all das funktioniert, sollte der Status natürlich "gültig" sein. Teams versucht den Status aus verschiedenen Quellen zu ermitteln.

  • Anmeldung
    Zuerst weiß das Backend natürlich, ob ein Anwender irgendwo angemeldet ist. Die Clients erneuern ja auch immer wieder ihre Anmeldung und das sollte einen Aktivitätscounter zurücksetzen. Wenn Sie längere Zeit keine Aktivität mehr zeigen, dann wird ihr Status "offline" gestellt.
  • Aktivität
    Wenn Sie angemeldet sind, aber längere Zeit nicht mit Teams arbeiten, dann stellt Teams ihren Status auf "Abwesend". Teams sieht natürlich auch, ob sie gerade in einem Telefonat oder einem Meeting sind. Basierend darauf aktualisiert Teams auch ihren Status.
  • Kalender
    Teams wertet auch ihren Kalender in Exchange aus, um zu erkennen, wenn Sie in einem Termin sind. Das funktioniert auch für Termine, die keine Teams-Meetings sind.
  • Manuelle Einstellung
    Natürlich können Sie auch manuell ihren Status übersteuern. Damit setzen Sie die Automatismen außer Kraft, bis wie den Status wieder "zurücksetzen".

Ihren eigenen Status sehen Sie oben rechts in Teams, wo sie den Status auch manuell ändern können

Weitere Zustände

Sie können aber manuell z.B. nicht der Status "Am Telefon" oder "Im Meeting" setzen. Diese Funktion ist dem System vorbehalten und über die DiagnoseFunktionen können Sie sehr gut sehen, dass Teams noch viel mehr Statusmeldungen kennt:

Richtig neu ist dabei kein Status, den es nicht schon aus der Lync/Skype for Business Welt gibt. Ich habe versucht die verschiedenen Zustände zu dokumentieren. Nicht alle Zustände beziehen sich auf meinen für andere sichtbaren Status. Der Status kann auch ein lokales Problem anzeigen.

Symbol Status Aktivierbar Chat Call Bedeutung

 

Unknown

System 

 

 

Status ist dem System unbekannt. Meist funktioniert eine Abfrage per Federation zu einer anderen Firma nicht oder die Zieladresse nicht mehr gültig ist.

 

Offline

System

Still 

CVM

Ich bin Offline oder gebe in SfB vor, offline zu sein. Es kann aber auch sein, dass ich wirklich an keinem Endgerät angemeldet sind. Sie können mich per Teams dennoch per Chat anschreiben. Die Meldungen werden dann vorgehalten, bis ich wieder in Teams online bin.

Available

System/Manuell

Ja 

Ja

Hiermit zeige ich an, dass ich "verfügbar" bin und angesprochen werden kann.

Away

System/Manuell

Ja

Ja

Mein Client ist angemeldet aber ich habe einige Zeit nichts mehr am Computer gemacht oder der Bildschirm ist gesperrt, so dass Teams meinen Status auf "Away" setzt. Eingehende Anrufer klingen aber und Kurzmitteilungen werden zugestellt. Ich könnte ja vor dem Computer sitzen aber etwas andere machen

Busy

Kalender/Manuell

Ja

Ja

Ich arbeite am Computer aber bin "Beschäftigt", z.B. wenn in meinem Kalender ein Termin steht oder ich den Status manuell gestellt habe

doNotDisturb

System/Manuell

Still

CVM

Jetzt brauche ich eine Auszeit und lasse mich auch nicht stören. Nur explizit erlaubte Personen können mich in dem Status stören. Auch Anrufe landen auf der Voicemail. Dieser Status ist wohl auch aktiv, wenn Sie in einer Konferenz präsentieren oder ihren Bildschirm teilen.

Eingehende Anrufe landen auf der Cloud Voice Mail und Chats werden nicht signalisiert.

Sie können mich per Teams dennoch per Chat anschreiben. Die Meldungen werden dann vorgehalten, bis ich wieder in Teams online bin. 

Idle

System/Manuell

 

Ja

Ja

 

onThePhone

System

Ja 

Ja

Ich bin schon ein "TeamsOnly"-Benutzer, der gerade am Telefon ist

beRightBack

Manuell

Ja 

Ja

Ich bin wohl erst kurz weg und könnte gleich wieder zurück kommen. Das ist manuell eingestellter Status. Eingehende Anrufer klingen aber und Kurzmitteilungen werden zugestellt. Ich könnte ja vor dem Computer sitzen aber etwas andere machen

presenting

System

 

 

Wenn ich in einer Teams Konferenz etwas präsentiere, dann stellt Teams meinen Status um, damit auch Partner in der Firma dies sehen, selbst wenn Sie nicht im Meeting sind.

inAMeeting

 

 

 

Ich bin als Teilnehmer in einem Meeting

newActivity

 

 

 

So sehe ich z.B.: in meiner Taskleiste, dass es neue Aktivitäten gibt.

 

connectionerror

 

 

 

Da kommt mein Teams-Client wohl nicht zu Office 365

 

authenticationFailed

 

 

 

Der Client kann den Server erreichen aber die hinterlegten Anmeldedaten passen wohl nicht

 

noNetwork

 

 

 

Der Client erkennt, dass ich keine funktionierende Internet-Verbindung habe-

 

 

 

 

Dieser besondere Status ist sichtbar, wenn der Benutzer in Exchange eine Abwesenheitsmeldung aktiviert hat.

 

 

 

 

 

"Blockiert" ist keinen Status, den ich jemandem zeigen kann, sondern damit zeit Teams mit, wenn ich einer andere Person meinen Status nicht anzeige.

Anders als in Skype for Business können in Teams keine eigene Statusmeldungen gepflegt werden.

Teams Status und Kalender

Sie haben in der Tabelle gesehen, dass einige Meldungen durch das System gesetzt werden. Das Teams alleine erkennt, wenn ich in einer Teams-Konferenz oder einem Telefonat bin und meinen Status entsprechend setzt, ist ja verständlich. Teams nutzt aber auch den Kalender in Exchange, um die Daten abzufragen.

Analyse der Kommunikation steht noch aus 

Federation und Datenschutz

Der Status ist natürlich nicht nur innerhalb der  Firma sondern auch zwischen Tenants sichtbar. Microsoft ist mit Teams im Juni 2020 leider noch nicht so weit wie mit Skype for Business. Sie können zwar steuern, mit welchen Firmen Sie eine Federation nutzen oder blocken wollen, aber den "Privacy-Mode" von Skype for Business gibt es in Teams noch nicht.

Innerhalb der Firma sehen alle Mitarbeiter den detaillierten Status. So genannte "Ethical Walls" oder Policies zur Beschränkung sind aber wohl in Arbeit aber betreffen dann die komplette Kommunikation zwischen Personen und nicht nur den Status

Über Federation sehe ich allerdings nicht alle Details des Gegenüber, Da beschränkt sich der Status auf Grün, Gelb, Rot, Offline. Die verschiedenen Ausprägungen von Rot oder DND sehe ich nicht.

Status per API abfragen und setzen

In Skype for Business war es relativ einfach, seinen eigenen Status und den einer anderen Person abzufragen. Über die Communicator API konnte ein Skript auf dem Client direkt die Information erhalten. Mobile Clients haben dazu UCWA genutzt und auf dem Server konnten Sie mit UCMA nutzen.

Mit Teams ist es aktuell noch nicht einfach möglich den Status zu erhalten. Als App in einem Browser fehlen die externen Schnittstellen wie COM, WMI o.ä., und eine Abfrage per Graph API ist noch nicht verfügbar. Ob ich über die Bot-API die Information erhalten kann, habe ich noch nicht überprüft.

Sicher könnte man mit Fiddler die Kommunikation belauschen und die einzelnen Aufrufe nachbilden. Zukunftssicher ist das aber nicht, da Microsoft sowohl den Client als auch das Backend komplett kontrolliert und damit Protokolle und Schnittstellen auch ohne Rückfragen und Ankündigungen ändern kann. Daher warte ich hier erst einmal auf eine API.

Genauso eingeschränkt ist aktuell die Möglichkeit den Status zu setzen. Ich habe zumindest noch keinen offiziellen Weg gefunden und erwarte, dass dies irgendwann auch über Graph möglich sein wird.

Status verschleiern

Wenn es innerhalb einer Firma keine Option gibt den Status zu verhindern, dann fragt sich der ein oder andere Mitarbeiter, was das für seine Arbeitsweise bedeutet.

  • Jeder sieht ja, wann ich abwesend bin
    Wer dann 1+1 zusammenzählt könnte vermuten, dass ich die meiste Zeit in der Teeküche, auf der Toilette oder in der Raucherkabine verbringe.
  • Wenn ich "offline" bin,
    dann muss ich ja krank sein, da ich nicht angemeldet bin, oder im Urlaub.
  • Datenschutz
    Bin ich dann nicht auch überwachbar, z.B. wie intensiv ich mit meinem PC arbeite und wann?

Alle Aussagen sind irgendwie korrekt aber sie sind nicht erst mit Teams oder Skype for Business akut. Zuerst ist der Status in Teams eine "Kommunikationsbereitschaftsanzeige". Wenn ich "grün" bin, dann können mich meine Kollegen problemlos direkt ansprechen oder anchatten und wenn mein Status "Am Telefon" oder "Im Meeting" ist, dann sollte es deutlich weniger störende Telefonanrufe geben. Meine Kommunikationspartner können auf meine aktuelle Situation Rücksicht nehmen und wenn ich im Kalender "Meetings mit mir selbst" als so genannte "Fokuszeit" einplane, dann ist mein Status auch "in a Meeting". Ich sollte halt nur auch ab und an etwas Freiraum für Kontaktaufnahmen vorsehen. Ansonsten werden Personen mit Kontaktbedarf entweder ineffektive Mails schreiben oder meinen Status nicht respektieren und wieder mehrfach anrufen, wie es früher bei der Telefonanlage ohne Statuslichtfeld war. Es ist ihre Entscheidung.

Übrigens: Mit den entsprechenden Berechtigungen kann eine IT auch nachvollziehen, wann Sie sich am Computer anmelden, Sperren, Entsperren, Abmelden und wann sie welche Mails empfangen und darauf geantwortet haben, wann sie Dokumente gedruckt und welche Webseiten wie wann besucht haben. Wenn es um unerlaubte Überwachung geht, dann sollte der Status in Teams ir geringstes Problem sein.

Damit ist auch klar, dass ic von "Cheating"-Software und Hardware nichts halte, die sie als Benutzer starten und ihren Status verändert. Ich sehe hier eher das Problem, dass diese Software mit ihren Berechtigungen auch alles tun kann, was Sie als Anwender können, z.B. all ihre Dokumente lesen, Bildschirmfotos anfertigen, Mails senden etc. Gerade kostenfreie Software finanziert sich dann durch andere Einnahmen, Werbung, Datenabfluss etc. Denke Sie mal darüber nach, ehe Sie einen der folgenden Links u.a. nutzen

Gerade die Hardware-Geräte sind kritisch, da sie auch verhindern, dass ihr PC sich bei Abwesenheit sperrt. Das kann sehr schnell den Arbeitsplatz gefährden.

Weitere Links