Outlook Lookout

Achtung:
Die Funktion von Lookout wird zukünftig in dem Produkt MSN Desktop Search weiter geführt. http://www.lookoutsoft.com/Lookout/lookoutinfo.html
Download der Single user Version http://desktop.msn.com/
Download von AddIns zur Indexierung von anderen Dateien http://addins.msn.com/
Siehe auch Presseinfo: http://www.Microsoft.com/presspass/press/2005/may05/05-16SmartSearchPR.asp

Interessant wie ein Produkt erst genial ist, dann aufgekauft und in Office bzw. Windows integriert wird. Wenn Sie eine eigenständige Suche in Outlook suchen, dann könnte Lookeen Desktop Search (www.lookeen.de) eine Alternative sein

ACHTUNG
Die Nutzung von Lookout auf vielen Clients wird zumindest für den ersten Indexlauf die Belastung ihres Netzwerk und des Exchange Servers sehr hoch treiben. Siehe dazu auch Desktop Search.

Outlook erlaubt ihnen sehr effektiv die Suche nach Informationen in ihrem Postfach oder einzelnen öffentlichen Ordnern. Zum vollständigen Glück fehlt ihnen aber noch die Funktion, dass die Suche auch mehrere öffentliche Ordner erfasst und vielleicht zusätzlich auch noch ausgewählte Verzeichnisse im Dateisystem. Genau dies bietet Lookout.

Die Firma Lookout wurde aber im Sommer 2003 von Microsoft gekauft und stellt das bisher kostenpflichtige englische Produkt nun kostenfrei zum Download zur Verfügung. Trotzdem funktioniert die Installation auch auf meinem deutschen Outlook 2003 problemlos und nach dem folgenden Start von Outlook startet sofort der Assistent:

Sie sollten sich die Kurzanleitung anschauen und nicht sofort die Indexierung starten.

Lookout beschreibt die verschiedenen Suchoptionen, mit denen Sie arbeiten können.

Zuletzt werden die Funktionen des Indexers und der Optionen erläutert.

Unter "Reviewing Indexing Options" sind die weiteren Feineinstellungen mögllich.

Was hier auf den ersten Blick nicht gleich auffällt, ist die Einbindung von normalen Ordnern im Dateisystem: Hinter "fcarius" verbirgt sich in Wirklichkeit meine "Eigenen Dateien" und manuell habe ich hinter "group" einfach ein Arbeitsgruppenverzeichnis eingebunden. Allerdings müssen Sie immer bedenken, dass dies eine clientbasierte Indexierung ist und es nicht gerade sinnvoll ist, wenn jeder PC einen Index auf einen Dateiserver macht. Hier sind der Microsoft Indexserver oder Microsoft Sharepoint Server sicher in unternehmen der bessere Ansatz. für Einzelarbeitsplätze und lokale Dateien ist dieser Zugriff aber sicher interessant und kann den Einsatz des lokalen Indexserver ersetzen.

Achten Sie in den "Advanced Setting" darauf, das Protokoll auf Error zu setzen. Bei mir war zumindest "Debugging" als Default

Hier können sie auch weitere Dokumenterweiterungen einbinden. Das war es auch schon. Ab nun läuft der Indexer von Lookout permantent im Hintergrund von Outlook und erfasst neue Dateien und Nachrichten.

Nach dem nächsten Start von Outlook erscheint dann eine neue Taskleiste:

Viel Spaß beim suchen. Und ehe Sie lange bei Microsoft suchen. hier ist der Link zum Download von Lookout bei Microsoft:

Praktische Erfahrungen

Mit diesem Produkt hat Microsoft einen Glücksgriff getan, denn Lookout findet sehr viel schneller als Outlook selbst die erforderlichen Elemente. Dies funktioniert sogar übergreifend im Dateisystem. Damit steht einer Ablage von Dateianhängen in einem Verzeichnisse nichts mehr im Wege.

Interessant ist, dass die Konfiguration in einer XML-Datei (option.%profilname%.xml) gespeichert wird und der Index als Verzeichnis ebenfalls relativ klein ist. Bei der Indexierung meiner OST-Datei und einem Teil des Dateisystems wurden bislang gerade mal 1% der Kapazität als Index belegt.

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