Microsoft Search

Wer kennt ihn nicht,  den Spruch "Wer suchet der findet" und "Wer aufräumt ist zu faul zum suchen". Fakt ist aber, dass in den meisten unternehmen und oft auch im eigenen Postfach Informationen und Schätze vergraben sind, die Sie auch bei der besten Ordnung und den zugegebenermaßen beschränkten Suchfunktionen von Outlook nicht einfach finden lassen.

Suchmaschinen sind eine nützliche und wichtige Funktion. Wenn Sie als Administrator jedoch den Einsatz von "Desktophilfen" in ihrem Netzwerk zulassen, dann sollten Sie um die Belastung ihrer Server und Netzwerke wissen und sich vielleicht fragen, warum ihre Anwender die gewünschten Informationen nicht auch anders finden. Vielleicht sollten Sie den Einsatz einer internen Suchmaschine in Erwägung ziehen.

Windows Desktop Search 3.01 indexiert Outlook Inhalte nur, wenn Outlook im Cached Mode genutzt wird. So wird der Exchange Server entlastet.

Nun ist es so, dass wir alle Suchmaschinen wie MSN, Google, Altavista und viele andere Webseiten alltäglich zur Recherche nutzen, aber die meisten Firmen im internen Netzwerk noch keine Suchfunktionen anbieten. Natürlich gibt es entsprechende Programme (Windows NT4 hat schon immer einen "Index-Server" enthalten, den aber anscheinend die meisten Firmen noch gar nicht entdeckt haben). Windows 2000 Workstation und Server beinhalten ebenfalls einen Indexdienst zur Bereitstellung von Suchfunktionen. Allerdings kranken diese Lösungen oft an der Beschränkung auf wenige Dateitypen und lokale Ressourcen.

Erst Systeme wie Sharepoint Portal Server oder der neue "Microsoft Search Server Express" erlauben die Suche in unternehmen auf Dateiservern, Mailservern und anderen Datenquellen. Es ist immer der bessere Ansatz, zentral einen Index für zentrale Dateien bereits zu stellen, anstatt jeden Anwender lokal einen Index erstellen zu lassen. Moderne Desktops Suchprogramme können sogar den Serverindex mit einbeziehen.

Da aber das Ziel immer noch die Suche und das Finden von Informationen ist, die von ihnen als Anwender sicher irgendwo vorhanden sind, gibt es seit einiger Zeit sehr viele Hilfsprogramme, die auf dem PC installiert werden können und die lokalen Quelle durchsuchen. Nur nicht alles, was für eine Software "lokal" aussieht, ist auch zwingend lokal. So sind folgende Quellen für eine Indexierung interessant:

  • Dateien
    Die Durchsuchbarkeit von lokal abgelegten Dateien, Bildern, Dokumenten etc. ist immer möglich
  • Maildaten
    Wenn Sie Outlook, Outlook Express oder eine andere Software nutzen, können viele der Suchprogramme auch diese Inhalte durchsuchen.
  • Webseiten
    Es kann auch interessant sein, z.B. Webseiten in ihrer Firma mit zu indexieren, damit Sie hier schnell Update finden.

Das Problem bei den meisten Dingen ist, dass in einem guten Netzwerk fast überhaupt keine Daten auf lokalen Festplatten liegen, oder wenn, dann nur als Cache oder Replikat, und alle wichtigen Daten immer auf einem Server abgelegt werden. Das bedeutet im umkehrschluss, dass eine Bereitstellung solcher Informationen in einer Desktopsuche zu einer hohen Belastung der Server während der Ersterstellung des Index führt und auch folgende Updates je nach Implementierung eine weitere Belastung bedeuten.

So erlaubt ein Windows Server bei einer Freigabe eine Benachrichtigung des Clients bei Änderungen . Damit muss ein Client nicht permanent "pollen" und nach Änderungen suchen. Ist der PC jedoch ausgeschaltet, so muss er beim Start natürlich prüfen, was sich in der Zwischenzeit getan hat.

Eine Suche in ihrem Exchange Postfach hingegen erfolgt bei den meisten Programmen über die Nutzung von MAPI bzw. Outlook. Wenn Sie dann schon Outlook 2003 im Cached Mode verwenden, dann kann eine Suchindexerstellung relativ schnell durchgeführt werden. Beim Verzicht auf den Cached Mode hingegen bedeutet eine Indexerstellung einen Zugriff auf alle Elemente im Postfach und entsprechend eine hohe Belastung. Einige Informationen sind jedoch auch nicht im Cached Mode lokal vorhanden, so dass hier immer ein Zugriff auf den Server erfolgt. Dazu zählen meist öffentliche Ordner.

http://www.microsoft.com/windows/desktopsearch/downloads/default.mspx

Auch beim Zugriff auf eine Intranet-Seite zwecks Indexierung ist eine höhere Last auf dem internen Webserver zu beobachten. die wenigsten Desktop Programme hingegen erlauben erst gar nicht die Indexierung von Webinhalten, sondern verweisen dabei auf ihren Anbieter (MSN, Google, Yahoo etc.), die aber nur offiziell erreichbare Webseiten durchsuchen können. für eine Suche im "Intranet" eignen sich diese Programme daher eher nicht.

Windows Desktop Search / MSN Search Toolbar

Von Microsoft gibt es aber nicht nur die MSN-Suche, die für Privatanwender geeignet ist, sondern auch ein "Windows Desktop Search" als Firmenausgabe. Leider sind "MSN Search" und "Windows Desktop Search" fast identisch, so dass die Wahl nicht einfach ist. (Bitte melden Sie mir Fehler in dieser Tabelle, da ich nicht jede Version erneut prüfen kann

Funktion MSN WDS

Automatische Installation per MSI

Ja

Ja

Steuerung per GPO

Setup
Outlook
Feature (IE)
Search

Setup
Index
Search

Suche lokaler Festplatten

Ja

Ja

Suche von Netzwerklaufwerken

Nein (?)

Ja

Suche in Outlook Nachrichten

Ja

Ja

Anbindung an SharePoint Portal Server Windows SharePoint Services

Nein (?

Ja

Anbindung an Intranetsuche

Ja

Nein (?)

Integration in Outlook

Ja

Ja

Internet Explorer Suche und Karteikarten

Ja

Nein

Multiple user Interface (Englische Version + MUI installieren)

Ja

Ja

Durchsuchbarkeit von HTTP-Zielen (Intranet etc.) durch den Client

Ja (?)

Nein

iFilter Erweiterbarkeit, API Unterstützung

Ja

Ja

Verschlüsselung des Index

Nein (?)

Ja

Internet Explorer 6 Karteikarten, Popup-Blocker

Ja

Nein

Leider ist die unterscheidung von "MSN Search" und "Windows Desktop Search" auf den Webseiten von Microsoft nicht sehr deutlich zu erkennen und zudem gibt es Funktionen (z.B.: die Integration der Suchfunktion in Outlook), die auch in Firmen gerne genutzt würden aber nicht Bestandteil von WDS sind, sondern nur in "MSN Search enthalten sind". Allgemein scheinen beide Programme sehr umfangreich auf dem gleichen Code zu basieren. Vielleicht wird zukünftig ja wirklich EINE Version daraus, die eigenständig erkennt, ob es sich um einen "Einzel PC ohne Domäne" oder um eine Firmeninstallation mit Gruppenrichtlinien handelt. Bis dahin werden viele Firmen dann eben beide Programme installieren, die auf dem gleichen Index aufsetzen, um sowohl die Suche in Firmen als auch die Integration in Outlook zu haben.

Suche hoch drei

Die Integration in Windows ist an vielen Stellen vorhanden. Sie können ihre Informationen suchen.

  • Desktopbar
    In der Taskleiste lässt sich ein Suchfenster einblenden, welches auch über die Kurztaste "STRG-ALT-M" jederzeit aufgerufen werden kann:
  • Explorer
    Wenn Sie im Windows Explorer die "Suche" verwenden, dann wird auch hier die Desktop Suche eingebunden. Hier am Beispiel einer Suche nach ADMT
  • Outlook und Internet Explorer
    Diese Funktion ist nur in MSN Search verfügbar. Allerdings steht dazu in der WDS Admin Guide

If you are interested in providing desktop search entry points from Microsoft Office Outlook or Microsoft Internet Explorer, you will need to separately deploy the MSN Search Toolbar. MSN Search Toolbar adds a new toolbar in Internet Explorer and a new toolbar in Outlook. Both toolbars let users perform a desktop search if WDS is installed

  • Suchapplikation
    Losgelöst gibt es natürlich auch die eigene Anwendung zur Suche

Konfiguration

Die Einstellung erfolgt zum einen durch den Anwender auf dem lokalen PC, aber kann auch durch den Administrator über Gruppenrichtlinien beschränkt werden. Wichtig ist z.B.: die Einstellung der Quellen.

Als Anwender können Sie hier vorgeben, welche Verzeichnisse und Postfächer durchsuchbar sein sollen.

Der Administrator kann natürlich diese AuswahlMöglichkeiten über Gruppenrichtlinien beschränken.

Desktop Search 4 und Netzwerk

Die meisten Leute installieren "Windows Desktop Search 4" auf ihrem PC, um lokal nach Dateien und Mails zu suchen. Aber es kann durchaus auch interessant sein, diese Software auf einem Server zu installieren !. Windows Desktop Search indexiert dann auch alle Freigaben auf dem Server und erlaubt, dass Clients diese auch über die bereitgestellte API ansprechen.

Die Indexdaten liegen dazu auf dem Server unter "C:\Documents and Settings\All users\Application Data\Microsoft" und per Default nimmt er alle "Shares" in den Index mit auf. Also fast Plug and Play, wenn man mal davon absieht, dass auf einem großen Server der Index auf der Betriebssystempartition liegt. Nach der Installation sollte man also

  • Pfad für de Index anpassen
  • Optional iFilter installieren
  • Prüfen, welche Pfade und Shares eingeschlossen sein sollten
  • Den Dienst durchstarten, dass die neuen Einstellungen übernommen werden

Und dann eben warten bis der Index erstellt worden ist. Wenn die Anwender dann über den UNC-Pfad nach Dokumenten suchen, dann nutzt der Explorer nicht mehr die bisherige GREB-Methode, sondern fragt den Index auf dem Server. Auch ohne "Microsoft Search Server" oder MOSS kann man so zumindest Dateifreigaben sehr schnell "durchsuchbar" machen.

Interessant ist aber auch die Möglichkeit, mit der Desktopsuche auch Sharepoint und andere Quellen anzuzapfen. Dazu muss man nur per Gruppenrichtlinie eine passende URL übermitteln, z.B. in der Form

WSS,http://sitename/_layouts/XXXX/searchresults.aspx?SearchString=$w

Dann nutzt der Client auch diese URL, um die in "$w" hinterlegten Suchbegriffe abzusetzen.

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