Lync Projektplan
Oft ertappe ich ich selbst, dass ich einem Interessenten zu Lync sage, dass man einen kleine Umgebung mit 1x Frontend, 1x Edge etc. in 1-3 Tagen komplett installieren kann. Technisch ist das sogar korrekt und im Master-Lehrgang war es z.B. eine Aufgabe eine große Lync Umgebung (>10 Server) in 8 Stunden komplett zu entwanzen und funktionstüchtig zu machen. Diese Seite solle exemplarisch einen Ablaufplan für ein Lync Projekt vorstellen.
Hinweis: Dies ist eine vereinfache Aufstellung um ihnen zu zeigen, dass Lync nicht einfach mal so installiert werden sollte, sondern eine strukturierte Vorgehensweise bei jedem Projekt dringend angeraten ist. Dies ist ein Muster ohne Anspruch auf Vollständigkeit
Ein Beispiel für einen Ablauf könnte der folgende sein. Bitte missverstehen Sie diese Phasen nicht als unabänderlich. Je nach Größe und Situation fallen die Phasen unterschiedlich aus und überlappen sich sogar. Ein Lync-Pilot kann sehr schnell eine Eigendynamik entwickeln, insbesondere wenn TK-Anlagen nicht mehr verändert sondern ausgetauscht werden sollen oder die Akzeptanz explosionsartig zunimmt.
Phase 1: Vorermittlungen des Interessenten
Dies ist für mich keine klassische Phase eines Anbieters sondern die Zeit, in der ein zukünftiger Interessent oder gar Kunde sich selbst über die Anforderungen an seine Kommunikation informiert und eine Vorauswahl an interessanten Produkten und Dienstleistern trifft. Aber sie sollten wissen, dass vor der ersten Phase durch den Kunden einige Vorarbeiten erledigt werden müssen.
Gerade eine erste Kostenschätzung ist natürlich relevant um überhaupt ein Budget beantragen zu können. Auch wenn Lync ein sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis hat, werden Einsparungen erst später wirksam, z.B. wenn alte Systeme dann auch wirklich entfallen können. Letztlich fälle am Ende dieser Phase die Entscheidung, Lync ernsthaft zu evaluieren.
Phase 2: PoC/Showroom
Gehen wir davon aus, dass sich jemand für Lync interessiert, dann sollten Sie erst einmal vorstellen, was Lync ist und auch, was es nicht ist. Das kann im eigenen Labor oder Showroom passieren oder in einem "Proof of Concept" beim Interessenten in dessen TestUmgebung erfolgen.
Einige Themen dieser Phase
- Eigenständige Lync Umgebung beim Kunden oder Hosted, maximal als Resource Forest
- Alle Funktionen sind bereit gestellt, IM, Presence, Telefonie, Konferenz
- Ermitteln der vermutlich gewünschten, erforderlichen, notwendigen Funktionen
- Erste Dokumente und Konzepte, Sizing und Abschätzung der Kosten
Je kleiner die Firma ist, desto eher kann so eine Showroom-Phase auch "gehostet" oder beim Anbieter durchgeführt werden, um Zeit zu sparen. Aber Sie sollten immer die Möglichkeit wahrnehmen, das mögliche zukünftige System real zu erleben. Wenn Sie ein Auto kaufen, dann werden Sie in der Regel auch eine oder mehrere Probefahrten vornehmen. Mir ist klar, dass Sie auch das Zeit, und damit Geld, kostet aber es ist ein wichtiger Teil des Projekts.
Nachdem in einer Showroom-Umgebung die wesentlichen Funktionen von Lync von den verantwortlichen Personen bewertet werden konnten, muss die Entscheidung über das weitere Vorgehen fallen. Vielleicht war der Showroom so überzeugend und die Anforderungen sind so klar, dass direkt zur Planung und späteren Umsetzung übergegangen werden kann. In der Regel schieben wir aber noch eine Pilot-Phase ein, in der produktionsnah über einige Wochen beim Kunden mit ausgewählten Pilotbenutzern verschiedene Einsatzszenarien evaluiert und Interoperabilitätsprüfungen durchgeführt werden. Hierzu muss eine Entscheidung bezüglich Personen, Hardware und damit ein Budget gefällt werden.
Phase 3: Pilot
Während der Showroom den vollen Funktionsumfang zeigen soll, geht es in einer Pilotphase mit vielleicht bis zu 100 Benutzern um eine möglichst realitätsnahe bestimmen der EinsatzMöglichkeiten beim Kunden.
Dazu gehört
- Definition der Anwendungsszenarien (Personas) und Pilotumfang (z.B. DECT, Mobility, SIP-Trunk zur TK etc.)
- Erstes Sizing mit Netzwerkbandbreiten, TK-Gateways
- Erste Betriebskonzepte und Schulungsunterlagen für die Anwender
- Aufbau einer PilotUmgebung mit Monitoring Server
- Auswahl der Anwender und Aktivieren und Schulen der Anwender
- Verteilung der Clients auf die Pilotsysteme
- Validierung der Szenarien, z.B. Konferenz-Systeme, DECT, Türstation, TK-Link unter Last
- Einbindung der Netzwerker bezüglich QoS, CAC, Bandbreiten, Monitoring
- Erweiterte IST-Aufnahme der Standorte und Anwendungen der gesamten Firma um ggfls. weitere Komponenten in den Pilot zu integrieren
- Erfassen der Ergebnisse (Umfrage/Fragebogen, Sizing, Bandbreite, Funktion) und Bewertung
Hüten Sie sich davor, den Pilot
zu überziehen. Niemand hat was davon, wenn alle
Benutzer schon mal für Lync aktiviert werden. Es
ist ein Pilot mit beschränkter Verfügbarkeit und
weiteren Veränderungen . Pilotanwender sollten
auch ohne Lync "wie gewohnt" weiter arbeiten können.
Ich kann natürlich verstehen, wenn eine
Eigendynamik dazu kommt oder "Freund" und
"wichtige" Personen auch noch dazu kommen
sollen. Aber Sie müssen auch den Betrieb,
Support, Bandbreite sicherstellen und faktisch
gibt es noch keine Entscheidung, ob Lync
überhaupt ausgerollt wird.
Meilenstein: Entscheidung für Lync
Nach dem Pilot sollte klar sein, welche Funktion von Lync in welchem umfang für welche Zielgruppe bereit gestellt werden muss und welche Kosten damit verbunden sind. Noch kann auch der Pilot wieder komplett zurückgebaut werden.
Phase 4: Feinplanung und Design
Ok die Entscheidung pro Lync ist gefallen aber der erste Schritt sollte nun nicht die Anpassung der Topologie und die Installation weiterer Server sein. Große Firmen würden schon durch die Logistik (Bestellung, Lieferung, Aufbau) gebremst aber auch kleine Firmen sollten nichts überstürzen:
- Projektplan und
Projektsteuerung
Planen Sie einen gewissen Anteil für die "Verwaltung" dieses Projekts mit ein. Lync lässt sich genauso wenig wie andere Produkte mal schnell nebenbei einführen. Definieren Sie Personen, Zuständigkeiten etc. - Konzepte
Es geht nicht ohne etwas Dokumentation. Betriebshandbücher, Provisioning, Backup, Monitoring. Unterschätzen Sie nicht den Klärungsbedarf rund um das Thema Lync - Anleitungen und
Schulungskonzepte
Anwender aber auch Administratoren müssen eingewiesen werden, um effektiv und fehlerfrei mit den System zu arbeiten. Insbesondere die Anwender dürfen nicht vernachlässigt oder gar ignoriert werden. Auch wenn Lync für IT-affine Personen im Vergleich zu anderen Office-Anwendungen überschaubar ist, ist es doch ein Generationswechsel. Ich vergleiche das gerne mit dem umstieg von der Pferdekutsche zum Auto.
Es gibt noch einige weitere Konzepte und Planungen. Wer schon einmal ein Haus gebaut hat, weiß dass der Architekt die meiste Arbeit vor dem ersten Spatenstich schon erledigt hat.
Phase 5: Umsetzung
Irgendwann geht es aber dann noch los und der erste Schritt ist die Bereitstellung der Server. Das geht meist deutlich schneller als die Bereitstellung der Client, so dass diese Phase vor den Clients liegt.
- Sizing und Anpassung des Backend
- Konfiguration der Netzwerks, QoS etc.
- Aufbau und Integration der Gateways
- Infrastruktur und Updateserver für Devices (DECT, Aries etc)
- Monitoring, , Abrechnungssystem, Provisioning einrichten
- Entwerfen, Planen und Konfigurieren der Policies
- Betriebsbereitschaft herstellen
- ...
Verteilte Firmen werden vielleicht Standort für Standort umstellen, so dass die Phase 4 sich über längere Zeit erstreckt und mit der Phase 5 überlappt.
Die Server stehen, die Netzwerkrouter sind konfiguriert, die Firewall-Ports geöffnet, Zertifikate verteilt und DNS-Einträge gemacht, Monitoring aktiviert, Benutzer provisioniert und von allen Projektbeteiligten ein "GO" ?dann kann es langsam an die Clients
- Software verteilen
- Hardware (Headset, Kamera etc.) verteilen
- Schulungen durchführen
- Verwendung überwachen und ggfls. nachsteuern
- ..
Dies ist nur eine kurze textliche Abhandlung des Themas. Sie können mir glauben, dass ich ihnen jeden Schritt gerne persönlich erläutere und mit ihnen abstimme.
