exchange@PAM

Bei der Einführung einer Archivlösung sind die reinen Softwarekosten natürlich nicht entscheidend, denn die Implementierung, der Archivserver, die Hardware für revisionssichere Ablage etc. machen einen größeren Teil aus. Dies ist aber mit den Einsparungen an anderer Stelle (z.B. Backup, Verfügbarkeit, Kreditrating etc. gegenüber zu setzen. Für ein konkretes Angebot oder eine Analyse sprechen Sie einfach Net at Work (www.netatwork.de) an. Ein Musterangebot finden Sie auf http://www.netatwork.de/exchangepam.htm

Natürlich komme ich bei verschiedenen Firmen mit unterschiedlichen Archivsystemen in Verbindung. Ich kann nicht alle Archivsysteme dieser Welt kennen und erst recht nicht beschreiben. So bietet z.B. Softrust (http://www.softrust.com/emailarchivierung.htm) eine 400 Euro Blättersammlung mit einem Vergleich an. Da ich selbst aber häufiger mit exchange@PAM arbeite, habe ich hier am Beispiel dieser Archivlösung eine Beschreibung der Funktion und Zusammenhänge erstellt.

exchange@PAM - Logo 

Einsatzzweck

Der primäre Einsatz von exchange@PAM ist eine Archivierung von Exchange Inhalten in eine revisionssichere Ablage. Aber neben der reinen Archivierung gibt es weitere Faktoren, die damit erreicht werden können. Hier ein paar Funktionen und deren Bedeutung

Das Zusammenspiel der Komponenten

Damit Sie nun den Überblick nicht verlieren, wenn nun von exchange@PAM, HSM, SQL, IIS etc. gesprochen wird, können Sie folgendes Bild nutzen, um die Zusammenhänge besser zu verstehen.

Der exchange@PAM-Dienst in der Mitte ist der Dreh und Angelpunkt der gesamten Archivfunktion. Er verbindet sich per MAPI mit einem privilegierten Benutzern mit dem Exchange Server und archiviert Nachrichten entsprechend der eingestellten Regeln. Dazu extrahiert er die Anlagen und verlagert diese nach rechts zum HSM-Service. Dieser speichert die Mails als MSG-Datei und die einzelnen Anlagen in die konfigurierten Pools mit entsprechender Vorhaltezeit (z.B. 7 oder 11 Jahre). der HSM-Server ist auch für die Verlagerung der Daten auf andere Medien (WORM, Band etc.) zuständig.

Die ganze Verwaltung der archivierten Elemente erfolgt in einem SQL-Server (MSSQL, Oracle etc.), welcher aber nur die Verweise aufnimmt. Die Elemente selbst werden nicht im SQL-Server gespeichert. Dazu ist ein SQL-Server eigentlich auch zu teuer. Die Verlagerung von Datenmengen aus der Exchange Datenbank in eine SQL-Datenbank bringt nicht wirklich Vorteile, da HSM-Ansätze in SQL schwerer zu realisieren sind als auf einem Dateisystem.

Der exchange@PAM-Dienst ersetzt dann die Mail im Store durch ein Platzhalterobjekt mit einer eigenen Nachrichtenklasse (Siehe Outlook Formulare), welches neben den Kopfzeilen auch den Body der ursprünglichen Mail als "Text" und Verweise auf die Anlagen enthält. Der Exchange Store wird also von der Last der Anlagen und HTML-Inhalte befreit und entsprechend wird hier Platz und Backupvolumen eingespart. Zudem kann der Anwender die Mail zwar noch löschen, aber nicht mehr die archivierte Version.

Öffnet der Anwender nun die Mail mit Outlook, dann nutzt Outlook das passende Formular, welches von Exchange die Rumpfmail überträgt und aus dem Archivserver per HTTP die archivierten Inhalte beisteuert. Der Zugriff auf eine alte bereits archivierte Mail kann je nach System etwas länger dauern. Das liegt aber in der Natur der Sache. In Exchange verbleiben die Informationen, auf die schnell zugegriffen werden muss und die im Falle eines Ausfalls auch sehr schnell wieder bereitgestellt werden müssen. Ein Archiv ist also nicht nur ein Hilfsmittel um die rechtlichen Anforderungen abzudecken, sondern schon der erste Schritt eines Datenmanagements, bei dem selten genutzte Informationen auf langsamere Systeme verlagert werden.

Beispielkonfiguration

Eine Installation von exchange@PAM könnte z.B.: wie folgt aussehen:

Vergleichen Sie das einfach mal mit den Exchange 2000/2003 Empfängerrichtlinien auf der einen Seite und dem Empfängeraktualisierungsdienst (RUS) als zweite Komponente.

„Eigentlich ist bei exchange@PAM gerade die Einfachheit der große Trumpf. So können Sie sich die Software direkt bei www.netatwork.de herunter laden. Das Lizenzfile zum Test erhalten Sie von uns per E-Mail. Ihre Planung der exchange@PAM Implementierung und die Installation unterstützt Net at Work gern vor Ort. Fragen Sie uns einfach unter 0800-NETATWORK oder per Mail unter anfragen@netatwork.de“

Eigentlich ist bei exchange@PAM gerade die Einfachheit der große Trumpf. So könne Sie sich auch direkt auf der Webseite des Herstellers die Software herunter landen. und selbst damit arbeiten. Angeblich nehmen viele Firmen gar keinen Support oder Installationsunterstützung in Anspruch. Voraussetzung ist natürlich ein gesundes Verständnis von Windows, Active Directory, Exchange etc. weswegen ich aus meiner praktischen Erfahrung schon zu einem Beratungstag tendiere, um die Anforderungen sowohl technisch als auch nichttechnisch zu definieren. Die Unterstützung bei der Installation ist dann eine andere Baustelle, an der ich aber gerne mithelfe.

Ein paar Bildschirmfotos

Damit Sie sich schon ohne Installation einen Eindruck über die Software machen können, habe ich ein paar ausgewählte Bildschirme beschrieben. Die komplette Konfiguration von exchange@PAM erfolgt auf über den Enterprise Manager, welcher aus drei Bereichen besteht.

Im Hintergrund werkeln natürlich die Dienste, die jede archivierte Nachricht in einem Dateisystem ablegen und entsprechende Verwaltungsinformationen in ein einem SQL-Server speichern. Hier mal ein Blick in den HSM-Store meines Testservers. Natürlich sollten Sie die Daten in der Produktion nicht auf der lokalen Festplatte ablegen, sondern auf einem entsprechend geeigneten Massenspeicher.

exchange@PAM - HSMStore

Übrigens nutzen fast alle Archivsysteme einfach ein Dateisystem. Das ist kein Widerspruch, da es sehr leistungsfähige Dateisysteme gibt, die auch Daten replizieren, dynamisch erweitert werden und schreibgeschützt sein können. (z.B.: EMC Centera o.ä.) Auch eine DVD oder MO (Magneto-optische Disk) sind eigentlich nur "Dateisysteme". Eine Archivierung in z.B. einen SQL-Server löst nicht wirklich die Probleme. Ein Dateisystem kann problemlos "differenziell" gesichert werden, da die im Archiv abgelegten Elemente sich per Definition ja nie wieder ändern.

In Outlook selbst müssen Sie eigentlich gar nichts installieren. Die komplette Funktion ist allein über Outlook Formulare umgesetzt, die natürlich in den organisatorischen Formularen veröffentlicht werden müssen.

exchange@PAM - Outlook

Sie sehen eigentlich nur am Icon (und der Größe) dass ein Element im Archiv liegt. Selbst die Autovorschau ist weiter funktionstüchtig, da exchange@PAM eine TEXT-Version der Mail dort belässt. Erst wenn man die Mail öffnet, wird über das Formular die Mail für den Benutzer transparent aus dem Archiv geladen.

exchange@PAM - Mail 

Dabei bleibt natürlich auch eine digitale Signatur erhalten. Die Mail wird also nicht erst in den Exchange Store zurück gestellt, sondern an Exchange vorbei aus dem Archiv geholt. Letztlich entlastet dies ihren Exchange Server nicht nur von der Datenmenge sondern auch von den Zugriffen. Und eine Suche im Archiv ist natürlich ebenfalls flotter als die Outlook Suche.

Die archivierten Nachrichten sind natürlich auch nicht mehr Bestandteil der OST-Datei auf einem Notebook. Um diese Objekte ebenfalls "offline" zur Verfügung zu haben müssen Sie dann doch das Outlook AddIn installieren, welche ihnen nicht nur innerhalb von Outlook erlaubt, über eine entsprechende Symbolleiste verschiedene Archivfunktionen auszuführen, sondern auch eine Replikation auf die lokale Festplatte ermöglicht.

Funktionen

Ds folgende Bild gibt nicht alle Komponenten und Kommunikationswege komplett wider, aber soll ihnen helfen, die verschiedenen Funktionsblöcke zu verstehen.

Funktionsblöcke

In dem Schaubild fehl z.B. die Management Console. Auch der Crawler ist zweigeteilt, so dass ein Teil in der Mailbox nach archivierungsrelevanten Elementen sucht und diese in eine "Jobqueue" auf dem SQL-Server einstellt, so dass der Archivprozess diese dann abarbeiten kann. Auch die "Direktarchiv"-Funktion ist genauso wenig dargestellt wie weitere optionale Module (File, Sharepoint etc.).

Weitere Links

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