Private Telefonate

Die Aufgabenstellung wird früher oder später jedem TK-Administrator gestellt werden: Mitarbeiter können das Firmentelefon auch privat nutzen. Und damit gibt es gleich zwei Dinge zu beachten:

  • Abrechnung
    Vielleicht mag der Arbeitgeber das ein oder andere private Telefonat ja noch dulden aber für das Finanzamt ist dies ein geldwerter Vorteil, der dem Mitarbeiter damit gewährt wird. Und da dies dessen Einkommen erhöht, erwartet das Finanzamt eine entsprechend höhere Einkommensteuer.
  • Datenschutz
    Wer einen Lync Monitoring Server betreibt protokolliert auch die Verbindungen mit. Das ist zur Fehlersuche nett aber in der TK-Welt ist es nicht zwingend erforderlich, die komplette Rufnummer bei privaten Anrufen zu ermitteln, wenn der Anwender den Ruf entsprechend kennzeichnen kann.

Sie können es drehen wie sie es wollen, sie müssen das Thema bearbeiten und eine Lösung erarbeiten.

Hinweis:
Ich bin kein Steuerberater und darf auch diesbezüglich gar keine Aussagen treffen. äußerungen hierzu sind also unverbindlich und müssen nicht der aktuellen Rechtslage entsprechen. Klären Sie ihre individuelle Situation bitte mit ihrem Steuerberater oder Finanzamt.

Die Steuerfrage, individuell oder pauschal

Wenn Sie dem Mitarbeiter seine privaten Telefonate korrekt in Rechnung stellen wollen, dann müssen Sie zum einen die Gebühren erheben und zum anderen anhand eines Monitoring-Servers auswerten, welche Telefonat nun privat war. Das ist gar nicht so einfach denn..

  • Unterscheidung Privat/Geschäftlich
    In der TK-Welt wurde oft eine eigene "Amtsholung", z.B.: die "9" statt der "0" dafür verwendet und so konnte in der Gebührenauswertung auch einfach unterschieden werden. Zumindest wenn der Arbeitnehmer sich auch dran gehalten hat. Im gleichen Zuge konnten viele Anlagen bei der Protokollierung dieser Verbindungen die letzten Nummern entfernen oder "aus-X-en", so dass die angerufene Nummer nicht komplett ersichtlich war.
    Das ist bei VoIP mit E164-Nummern natürlich etwas kniffliger aber dennoch möglich
  • Ermittlung der Kosten
    "Damals" gab es auch noch den Gebührentakt, der, im Nahbereich alle 8 oder 12 Minuten, die nächste Einheit (23Pf oder 12ct) signalisierte. Angeblich gibt es den Takt immer noch aber zuverlässig ist er nicht mehr. Zu viele Sondermodelle, Flatrates, Vorvorwahlen etc. machen es eigentlich unmöglich noch in 12ct-Schritten abzurechnen. Insofern wird man auch hier eher die Dauer und das Ziel als Maßgabe nehmen und eine gewisse "Unschärfe" tolerieren.

Ein Arbeitgeber kann meines Wissens nach zwischen einer individuellen oder pauschale Besteuerung wählen, d.h. wenn eine Firma sich die Mühe der Auswertung aus Kostengründen nicht machen will, kann quasi "für den Mitarbeiter" einfach einen Betrag an das Finanzamt abführen. Ich erinnere mich da an einen ähnlichen Fall einer Firma, bei der eine Steuerprüfung letztlich diese Position als "Nachversteuerung" ergeben hat. Der Arbeitsgeber führt nun einfach einen bestimmten Prozentsatz der Telefonkosten zusätzlich an das Finanzamt ab. Ob es eine solche Regelung auch schon für die geduldete private Internetnutzung gibt ? und was passiert, wenn Mitarbeiter über Lync und Federation quasi "privat"-Gespräche" mit MSN-Teilnehmern führen? Diese Gespräche belegen keine Telefonleitung sondern nur etwas Bandbreite. Ein kurzes Telefonat kostet meist weniger als die Flash-überladene Homepage des ein oder anderen Portals und erst recht weniger als die Downloadgrößen der meisten Dateien.

Die Auswertefrage

Kommen wir zurück zur Technik. Wenn sie diesen pauschalen Weg nicht wählen, dann bleibt ihnen nur die Protokollierung der Gespräche. Unabhängig vom Abrechnungsthema rate ich in Verbindung mit der Telefoniefunktion immer zum Einsatz des Lync Monitoring Servers um auch Gesprächsqualität u.a. auswerten zu können.

Jeder Lync Frontend Server protokolliert am Ende einer Verbindung die Daten des Clients aus dem BYE über eine MSMQ-Warteschlange zum dem Pool zugeordneten Monitoring Server. Der nimmt die Daten aus der MSMQ-Warteschlange entgegen und speichert dieser in der konfigurierten SQL-Datenbank. Da liegen die Daten erst mal mit allen Informationen, die in dem XML-Paket enthalten sind. Also die Endpunkte mit Rufnummern (wenn es ein Telefonat war), die Dauer aber auch die verwendeten Geräte und Clients.

Allein für eine Auswertung von Privatgesprächen ist das natürlich etwas "viel" Information, die in der Tiefe auch bezüglich Datenschutz kritisch zu betrachten ist. Was kann ein Administrator also tun ?

Privat erkennen und steuern

Ich hatte schon geschrieben, dass ein "Privatamt" die passende Lösung wäre, um die privaten Telefonate von dem Anwender selbst klassifizieren zu lassen. Sowas ist in Lync natürlich mit dem passenden Dialplan möglich. Man kann durchaus dafür sorgen, dass eine "9" als Anfangsnummer über den Dialplan auch weiter erhalten bleibt. Man muss aber wissen, dass innerhalb von Lync jeder am liebsten mit E164-Nummern arbeitet und daher die Normalisierung auf dem Client bzw. Server aus jeder teilweise eingegeben Nummer natürlich eine E164-normalisierte Nummer machen. Das lässt sich aber auch mit dem Privat-Amt entsprechend durchführen. Man muss dann eben einfach z.B. +004952513046013 draus machen. Die +00 ist so ja nicht gültig. Auch die 999 oder ein anderer Block wäre denkbar.

Diese Nummer könnten über eine entsprechende Route und "Phone usages" sogar gezielt gesteuert werden.

Allerdings muss das Gateway zum Telefonnetz natürlich die Nummer wieder so umsetzen, dass Sie tatsächlich gewählt werden kann. auf dem Weg zu einem SIP-Trunk muss die Nummer auch umgesetzt werden. Das Ziel ist aber erreicht, dass im CDR-Datensatz des Monitoring-Servers die Nummer auch so ausgewiesen wird.

Hier kommt dann der zweite Baustein zum Tragen: Wenn man die Nummer nicht komplett aufzeichnen möchte, dann ist der einfachste Weg die Anpassung der entsprechenden Reports, die jede Firma in der Regel sowieso selbst entwickeln (lassen) wird. Überlegungen den Datensatz auf dem Weg zum Monitoring Server schon zu kürzen, z.B. durch ein MSPL-Skript) oder durch eine SQL-Stored Procedure auf der Monitoring Datenbank, stehe ich sehr skeptisch gegenüber. Es ist sicher möglich aber deutlich mehr Aufwand und risikoreicher im Bezug auf Kompatibilität und Zukunftssicherheit.

Empfehlung

Wenn Sie keine pauschale Abrechnung umsetzen wollen, die ihnen viel Fragen zu Erfassung, Auswertung, Abrechnung und Datenschutz stellt und sie wirklich private Telefonate den Mitarbeitern zuordnen wollen, dann wäre mein Ansatz

  1. Abstimmung mit Arbeitnehmervertretung und Datenschutz
  2. Private Amtsholung definieren
  3. Normalisierungsregeln um diese Amtsholung erweitern
  4. Gateways und SIP-Trunks anpassen, um die Nummer wieder gerade zu rücken
  5. Lync Monitoring Server installieren
  6. Auswertung gegen die CDR-Datenbank erstellen, die die "privatanrufe" ermittelt und z.B. die letzten 4 Stellen abschneidet
  7. Generierte Datei in die Lohbuchhaltung einstellen

Und das dürfen Sie dann vermutlich jeden Monat machen und es muss fehlerfrei ablaufen. Ansonsten korrigieren Sie wieder hinterher. Stellen Sie einfach die Kosten für den gesamten Prozess einer Pauschalabrechnung gegenüber.

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