Lync 2013 Call Pickup

Da erste Update zu Lync 2013 (CU1) hat nicht nur einige Fehler gelöst, sondern ein neues Feature nachgerüstet, welches sicher auch für deutsche Installationen interessant ist. Bislang war es bei Lync immer so, dass ein Anrufer bei Nutzung der Durchwahl direkt beim Ziel gemeldet wurde. Kollegen im Büro haben vielleicht das "Klingeln" gehört aber konnten den Ruf nicht heranziehen oder annehmen, wenn der angerufene Mitarbeiter nicht vorgesorgt hat, z.B. durch:

  • Teamanrufergruppe
    Jeder Mitarbeiter kann ein Team definieren, bei denen es dann auch nach einer einstellbaren Verzögerung "klingelt".
  • Lync Telefon
    Wenn der angerufene Kollege ein "Tischtelefon" nutzt, welches nicht mit dem PC gesperrt wird, dann konnte ein Kollege natürlich auch an den Schreibtisch laufen und das Telefon dort abheben,
  • Entsperrter PC mit Headset
    Was aus Sicherheitsüberlegungen sicher nicht zu empfehlen ist, ist ein "entsperrter" Desktop oder ein Kennwort, was allen Stellvertretern bekannt ist.

Aufgrund der Einschränkungen von Lync bezüglich dieser Szenarien gab es einige Dritthersteller, die so ein "Call Pickup" selbst entwickelt haben. Inwieweit diese Tools mit dem CU1 verschwinden werden oder doch noch einen Mehrwert liefern, muss die Zukunft zeigen. Nur weil Exchange mittlerweile auch "Disclaimer" anfügen kann, wurden diverse Dritttools nicht gänzlich überflüssig. Zudem muss die Umgebung natürlich erst auf Lync 2013 angehoben worden sein, um diese neue Funktion nutzen zu könne .Ich nutzen diese Seite dazu zuerst dazu, die neue Funktion zu beschreiben aber am Ende auch Hinweise zu 3rd Party Produkten zu geben.

Hinweis; Die Funktion "TeamCall" und "CallPickup" schließen sich gegenseitig aus, d.h. ein Benutzer, der per TeamCall anderen Personen den Ruf meldet, kann nicht von anderen Personen per CallPickup rangezogen werden.

Call Pickup Funktionsweise

Microsoft hat die Funktion "Call Pickup" über die Funktion "Call Park" abgebildet. Ein Anruf an einen Mitarbeiter wird dann nicht nur bei diesem Mitarbeiter signalisiert, sondern zugleich ähnlich dem Call Park an die individuelle Warteposition des Mitarbeiters signalisiert. Jeder andere Mitarbeiter, der die Parkposition des angerufenen Mitarbeiters kennt, kann sich also den Ruf heran holen.

Im Gegensatz zum "Team-Call" klingelt es aber nicht bei den anderen Teilnehmern, sondern sie müssen schon das Klingeln beim angerufenen Arbeitsplatz hören. Dies ist z.B.: beim Einsatz eines LyncPhone oder beim einem Zweilautsprecher oder einem Signalgeber wie dem Lync Busylight der Fall. Die Raumnachbarn hören den Anruf nicht, wenn ein analoges nicht zertifiziertes Headset den Lautsprecher des PCs "stumm" macht oder der PC gar keinen Lautsprecher mehr hat. Ein auf dem Tisch liegendes Headset wird selten laut genug klingeln, um die Nachbarn aufmerksam werden zu lassen.

Call Pickup einrichten

Die Einrichtung von "Call Pickup" kann der Anwender aktuell nicht selbst über die GUI vornehmen. Da ist Lync aber nicht schlechter als viele TK-Anlagen, bei denen der TK-Administrator das Feature erst freischalten oder aktivieren muss. Bei Lync erfolgt dies über das Programm SEFAUtil, welches als "Trusted Application" im Auftrag des Anwenders die erforderliche Einstellung vornimmt. Die Schritte sind schnell beschrieben.

  • New-CsCallParkOrbit
    Über diesen Lync PowerShell-befehl wird ein neuer Nummernkreis für das Heranholen von Rufen definiert. Hier ist es die 8010-8019. Beachten Sie bei den Nummern, dass diese nicht mit bestehenden Nummernkreisen in Konflikt stehen und nicht durch die Normalisierung erwischt werden.

New-CsCallParkOrbit `
   -Identity "Call Pickup" `
   -NumberRangeStart "8010" `
   -NumberRangeEnd "8019" ?
   -CallParkService lyncse2013.msxfaq.de `
   -Type GroupPickup

  • SEFAUtil vorbereiten
    Das Programm SEFAUTIL muss als Trusted Applikation Pool quasi im Auftrag des Benutzers die Einstellung vornehmen, dass für den Benutzer ein "Group Pickup" aktiviert wird. Jedem Benutzer sollte eine eigene Pickupnummer zugewiesen werden. Dazu muss natürlich SEFAUtil erst eingerichtet werden. Hier die Kurzfassung:

New-CsTrustedApplicationPool `
   -Identity lyncse2013.msxfaq.de `
   -Registrar lyncse2013.msxfaq.de

New-CsTrustedApplication `
   -ApplicationId sefautil `
   -TrustedApplicationPoolFqdn lyncse2013.msxfaq.de `
   -Port 7489

Enable-CsTopology

  • Installation ResKit für Lync 2013 (enthält das Tool “SEFAUtil.exe”) und Aktivieren der Einstellung pro Benutzer

SEFAUtil.exe /server: lyncse2013.msxfaq.de user3@msxfaq.de /enablegrouppickup:8010

Hinweis: In der Demo-Umgebung habe ich SEFAUTIL auf dem Lync Standard Server installiert und diesen auch als "Trusted Application Pool" angelegt. In einer produktiven Umgebung sollten Sie solche Änderungen von einem Verwaltungssystem ausführen und nicht auf dem Server mit Application Pools agieren.

3rd Party Tool

Die Veröffentlich von Call Pickup im Lync 2013 CU1 ist für die meisten Lync Administratoren etwas überraschend gekommen. Denn vorher war nicht allzu viel davon zu hören geschweige denn zu sehen. Nun gab es natürlich schon vorher andere Programme von Drittherstellern, die eine ähnliche Funktion bereit gestellt haben.

Diese Produkte werden auch sicher nicht gleich wieder verschwinden, das es bei der Umsetzung von Call Pickup durchaus unterschiedliche Ansätze gibt. Sehr gut ist dazu die Übersicht auf http://blog.colima.de/2013/03/microsoft-lync-cu1-group-call-pickup-colima-cerebro-universal-call-pickup./, die einige Aspekte beleuchtet. Zwar ist die in Lync 2013 CU1 eingebaute Lösung ohne Mehrkosten umsetzbar aber ihr fehlen durchaus einige Funktionen, z.B.

  • Lync 2010
    Wer noch kein Update auf Lync 2013 CU1 vornehmen kann (z. B. Lizenzfragen etc.) muss eine Drittlösung einsetzen
  • Anzeige des Anrufers vor den Annehmen
    Die Lync 2013 CU 1 Lösung zeigt den Anrufer nicht an. Der annehmende Teilnehmer "hört" quasi das Telefon des originale Ziel klingeln und bemüht "Blind" den Kurz-Code zum Heranziehen
  • Berechtigungen über Gruppen
    In Lync 2013CU1 aktivieren Sie für jeden Anwender eine "Pickup nummer". Wer immer diese Nummer kennt, kann Anrufe heranziehen. Lösungen wie z.B. Cerebro erlaubt die Steuerung über AD-Gruppen.
  • Heranziehen von Sonderrufen
    Es ist nicht immer nur der direkte Anruf auf ein Endgerät, der herangezogen werden soll. Anrufe über eine Responsegroup, Teamcall etc. werden vom Lync Server als "Sekundärer Ruf" an den Teilnehmer gemeldet. für dies Rufe landen greifen Weiterleitungen auf Mobiltelefone, Voicemail etc. nicht und damit auch die Meldung an den Call Pickup Orbit. Diese Rufe können mit Lync 2013CU1 also nicht herangezogen werden, was die Mitarbeiter verwirren kann. Denn beim Klingeln hört der Kollege ja nicht, welche Art der Ruf genau ist.

Sie sehen also schon, dass es sehr wohl einen sinnvollen Markt für Drittlösungen gibt. ähnlich wie bei Exchange Disclaimern haben Einschränkungen der eingebauten Basislösungen den Markt für Drittprodukte nicht kaputt gemacht.

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