UC Argumente

Gleich vorneweg: Ich bin nun wirklich kein Vertriebler, der bei Interessenten Klinken putzt, nachfragt, Angebote schreibt etc. Dabei helfen mir meine Kollegen bei Net at Work, die das viel besser machen. Mein Steckenpferd ist die Lösung und Technik und aber als Consultant kann ich losgelöst von der Kostensituation die Nutzenseite deutlich machen. Meist sogar über ein Maß hinaus, welches durch Powerpoints und trainierte Verkäufer nicht erreicht werden kann, da ich durch den technischen Background oft Lösungen skizziere kann, an die man sonst gar nicht denkt.

Aber sie müssen sich melden !
Noch sind Sie ein anonymer Surfer und Leser der MSXFAQ. Wenn Sie über die Einführung von OCS nachdenken und das Potential mit mir besprechen wollen, dann müssen Sie aktiv werden und sich bei mir melden. Ich kenne Sie ja noch nicht. Unterstützung durch Net at Work:
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Marketing

Aus meinen eigenen Erfahrungen und Kundenfeedback habe ich mal folgende Zahlen extrahiert:

  • 50-80% aller Anrufe erreichen nicht die gewünschte Person
    Wie oft rufen Sie jemand an, und der Partner ist nicht erreichbar oder kann gerade nicht gestört werden ? Viele Anrufe kann man sich sparen, wenn man schon sieht dass der Teilnehmer nicht erreichbar ist. Das hilft im ersten Schritt schon innerhalb der Firma und kann auch auf Partner ausgedehnt werden.
  • 60-70% aller geschäftlichen Kurznachrichten werden per Telefon ausgetauscht
    Wie oft haben Sie eine kurze Rückfrage und rufen die Person an, die ihnen die Antwort geben kann ? Wenn Sie in der gleichen Situation angerufen werden, dann ist so ein Kurztelefonat doch auch eine merkliche Unterbrechung und bringt sie aus ihrem aktuellen Konzept. Würden Sie daher aber ihr Telefon "stumm" schalten ? Instant Messaging ist eine weniger störende Kommunikation ohne ihr E-Mail Postfach zu füllen.
  • 30-60 "Meldungen" erreichen Sie pro Tag per Post, Brief, Telefon, Mail, SMS, hinterlassenem Notizzettel etc.
    Wäre es nicht effektiver, wenn alle Nachrichten an einer Stelle landen würden und Sie über verschiedene Wege darauf zugreifen könnten anstatt selbst an vielen Stellen immer nach neuen Informationen zu suchen und vielleicht dringende Dinge zu übersehen ?
  • 50-70% aller Rufnummern werden nachgeschlagen !
    Je besser die Adressbücher im Mobiltelefon werden (Windows Mobile mit ActiveSync hat meine kompletten Outlook Kontakte), desto weniger  merke ich mir Rufnummern. Das führt dazu, dass ich auch im Büro am Telefon erst die Nummern in Outlook nachschlage und dann Wählen. Natürlich kann mein Outlook mit meinem Tischtelefon kommunizieren und mich bei der Wahl unterstützen. Ihres auch ?
  • 4 und mehr Kontakte der Visitenkarte
    Betrachten Sie mal ihre eigene Visitenkarte. Früher gab es eine Postanschrift und das Telefon. Mittlerweile gibt es noch die Mailadresse, die persönliche Faxnummer, die Mobilfunknummer und ganz moderne Anwender haben noch eine Skype-Adresse, Instant Messaging und was noch alles auf der Visitenkarte. Ihr Gegenüber darf sich also etwas aussehen oder zeigen Sie damit nicht eher, dass Sie zwar auf allen Wegen erreichbar sind aber eben nicht immer über alle. Wer sie erreichen will, muss also im schlimmsten Fall verschiedene Wege probieren um Sie zu bekommen

Sie sehen schon an diesen wenigen Beispielen, welche Vorteile eine bessere Kopplung der Telefontechnik mit der Computertechnik bringt. Allerdings tun sich natürlich beide Seiten schwer mit der Umsetzung der Ziele.

  • Telefonpersonal
    Oft fehlt hier das genauere Verständnis über TCP/IP, Gruppenrichtlinien, Softwareverteilung und insbesondere Exchange 2007 Unified Messaging, Active Directory, Windows Server und OCS
  • Windows Administratoren
    Hier gibt es oft Defizite im Bereich ISDN, Trunk, Callrouting, Normalisierung, E.164, CSTA, SIP und die Funktionsvielfalt von Telefonanlagen mit all ihren Optionen und Komforttelefonen.

Ich habe dazu extra die Seite OCS Adminkonzept geschrieben, die die Aspekte beider Gruppen und deren Zuständigkeit etwas beleuchtet.

Nun habe ich aber versprochen, dass man mit OCS weit mehr machen kann, als ihn einfach zu installieren, zu konfigurieren und den Leuten ein bisschen Statusmeldungen anzubieten.

ROI mit OCS

Es ist nicht einfach, im voraus den exakten Zeitpunkt des Return of Investment vorher zu bestimmen. Sie wissen ja nicht, wie die Mitarbeiter mit dem System umgehen und wenn OCS ihre Telefonanlage ersetzt, dann fallen die Kosten der Telefonanlage ja meist nicht sofort weg. In der Regel ist aber mit einem ROI zwischen wenigen Monaten und zwei Jahren auszugehen.

Es gibt ja auch "weiche" Faktoren. Ein unternehmen muss heute schon "interessant" für bestimmte Bewerber sein. Und wenn ein qualifizierter Hochschulstudent bislang schon wie selbstverständlich WiFi, UMTS, StudiVZ, Windows müssenger und andere "Social Networking"-Dienste nutzt, dann ist eine moderne zeitgemäße Infrastruktur bei Firmen ein weitere Pluspunkt.

Lassen Sie uns einfach mal drüber sprechen

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OCS im Vergleich zu anderen Lösungen

Wenn Sie einfach die Telefonie-Funktion von OCS heranziehen und mit einer bestehenden Telefonanlage vergleichen, dann kann OCS nur verlieren, weil ihr Vergleich nicht Fair ist. Telefonie ist vielleicht 20-30% der Funktionen die OCS bietet. Während Sie aber bei OCS sofort sehen, wer gerade nicht verfügbar ist, muss eine Telefonanlage extra das Feature "Rückruf bei besetzt" anbieten. Natürlich hat OCS diese Funktion so nicht implementiert, weil sie nicht erforderlich ist.

Während ein Komforttelefon diverse Tasten für Rufumleitung, Vermittlung, Konferenz, Rückfrage etc. hat und diese Features bei Telefonanlagen fein säuberlich pro Teilnehmer aktiviert und deaktiviert werden können, und meist einen "Aufpreis" kosten, sind diese Funktionen in OCS einfach per "Drag and Drop" möglich. Einfach, intuitiv und ohne langes Handbuchstudium mit "'" und "*"-Tasten.

Wenn Sie schon vergleichen, dann erweitern Sie ihre Telefonanlage bitte auch um Präsentinformationen, Telefonie-Steuerung, Konferenzen, etc. Fast alle Hersteller haben entsprechende Zusatzprodukte (Siemens mit MRS, Avaya mit C3000, Alcatel mit OmniPCX etc.) und vergessen Sie nicht dann die Kosten und die zusätzlichen Server zu vergleichen.

Einen großen Vorteil hat OCS gegenüber klassischen Anlagen: Die Hardware ist ein Standard-PC, dessen Kosten sich am Markt orientieren und der "eh da" ist. Die Funktion ist überwiegend als Software abgebildet, die sehr einfach und schnell erweitert, verbessert ergänzt werden kann und sich nahtlos in die Anwendungen auf dem PC integriert. Ein Tischtelefon ist hier sehr viel unflexibler.

OCS Kosten

OCS hat unbestritten jede Menge Potential, Kosten einzusparen. Das müssen gar nicht mal die oft angeführten "eingesparten Reisekosten und Reisezeiten" durch virtuelle Meetings sein. Aber natürlich benötigen Sie für OCS auch ein Budget. Drei Bereiche sind Kostenquellen:

  • Hardware
    Für den Betrieb eines OCS-Servers ist natürlich entsprechende Hardware bereit zustellen. Während kleine Installationen vielleicht mit einem Standard Server auskommen, ist für die VoIP-Anbindung fast immer auch ein Gateway und ein Mediation Server erforderlich. Externe Zugriffe benötigen die EDGE-Rolle und gerne auch eine Firewall.
    Am Arbeitsplatz der Mitarbeiter sind für die Audio- und Video-Kommunikation natürlich ebenfalls entsprechende Kameras und Headsets erforderlich.
  • Software
    Für den Betrieb von OCS benötigen sie neben den Windows Server Lizenzen und dem OCS-Server natürlich auch den OCS-Client, der in einigen Office Versionen (z.B. Enterprise und Office Plus) schon beinhaltet ist. Auch ist das Thema Softwareinsurance zu beleuchten: Bei den kurzen Release-Zyklen von OCS (ca. 15.18 Monate) sollten Sie unbedingt SA mit einrechnen. Große Umgebungen mit mehreren Frontend Servern sollten auch die Kosten für z.B. den erforderlichen SQL-Server  (eventuell als Cluster) mit einbeziehen, selbst wenn der Server schon vorhanden ist.
  • Personentage
    Ebenfalls darf nicht vergessen werden, dass eine OCS-Struktur geplant, installiert und gewartet werden soll und dass sowohl die späteren Administratoren und Operatoren auch die Anwender Zeit für Schulungen benötigen.

Eine detaillierte Aufstellung mit Preisen kann ich im Rahmen der MSXFAQ natürlich nicht liefern. Unterschiedliche Preismodelle, Installationsumfänge und Startvoraussetzungen bedürfen einer individuellen Betrachtung. Eine einfache Übersicht finden Sie aber auf OCS Kosten.

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