Room System (LRS)

Lync ist eine sehr effektive Art zu kommunizieren aber für größere Besprechungsräume haben viele Hersteller immer noch ihre proprietären Lösungen verkauft, die gar nicht oder nur nur mit hohen Kosten für Gateways und Lync angebunden werden. Schon einige Jahre hat Microsoft das Roundtable vertrieben, welches einen Konferenzraum mit einer mittig platzierten Kamera bereichert hat. Allerdings mussten die Anwender weiterhin mit einem Beamer o.ä. das Bild an die Wand werfen.

Am 10 November gibt es ein Update, dass das vormals "Lync Room System" genannte System im Skype für Business Look erscheint.
A new Skype für Business look für Lync Room Systems!
https://blogs.office.com/2015/11/06/a-new-skype-for-business-look-for-lync-room-systems/

MS15-123: Skype für Business November 2015 cumulative Update für Crestron RL, Polycom CX8000, and SMART Room System (KB3108096)
https://support.microsoft.com/en-us/kb/3108096

Natürlich konnten Sie schon lange einen PC mit entsprechenden technischen Ausstattungen mit Monitoren, Kameras, Lautsprechern etc. konfigurieren, um einen Konferenzraum adäquat auszustellen. Aber es bleibt doch ein PC. Microsoft hilft diesem Manko durch das Lync Room System (LRS) ab, welches aber nicht von Microsoft selbst, sondern Partnern produziert wird.

Microsoft hat sich dazu angeschaut, wie die klassischen Meetings heute erfolgen und welche Problem damit verbunden sind. Und diese sind anscheinend:

  • Zeit bis zum Meeting-Start
    Viele Anwender verzweifeln oft daran, wie Sie in die Konferenz kommen. Auf einem PC ist es ein Mausklick auf den Hyperlink aber Konferenzsysteme lassen sich oftmals nur mit einer Fernbedienung steuern und die scheint allzu oft mehr Rätsel als Lösungen zu liefern
  • Geringe Nutzung
    Gerade die Bedienung ist oft die wesentliche Hürde, warum ein vorhandenes Konferenzsystem letztlich nicht so oft genutzt wird, wie dies wünschenswert wäre

Microsoft zählt auf http://blogs.technet.com/b/lync/archive/2013/02/19/the-lync-room-system-lrs.aspx noch ein paar andere Fakten auf und die Quintessenz lautet, dass hier Verbesserungspotential besteht. Auch der Vortrag auf der TechEd 2013 ist ein guter Start in das Thema:

OUC-B222-Introducing Lync Room System
http://channel9.msdn.com/Events/TechEd/NorthAmerica/2013/OUC-B222

Hinweis:
Lync Room System erfordert einen Lync 2013 Backend Server. Ein Betrieb an einem Lync 2010 Server ist nicht möglich. LRS kann aber an einem öffentlichen Lync 2010 Meeting als Teilnehmer teilnehmen, z.B. per Federation an einer anderen Firma.

2932396 Lync Room System cannot connect to a meeting when daylight saving time (DST) starts

Anbieter

Microsoft stellt das "Room System" nicht selbst her und vertreibt es nicht. Microsoft ist überwiegend Softwarehersteller und überlässt diese Aufgabe entsprechenden Partnern. Von den auf der TechEd aufgeführten vier Anbietern konnte ich (Stand Nov 2013) nur noch zwei Firmen mit einer Information auf deren Webseite wieder finden.

Der vierte im Bunde hat sich aber anscheinend zurückgezogen. Zumindest habe ich keine weiteren Daten, of Lifesize sich beim Thema "Room System" noch engagiert

Demo of the LifeSize LRS1000 für Microsoft Lync at Enterprise Connect 2013
http://www.youtube.com/watch?v=EgyNhomVxYI   

Ich bin mal gespannt, wann die Produkte letztlich in den Verkauf gehen und welchen Listen/Straßenpreis dafür anzulegen sind.

Deployment OnPremise

Das Lync Room System selbst zu installieren ist im wesentlichen das Auspacken und Aufstellen der Hardware und der Anschluss an Strom und Ethernet. Aufgrund der Bildschirme, Touchfelder etc. dürfte dieser Teil die größte Zeit benötigen.

Auf dem Backend des Servers sind hingegen nur ein paar PowerShell-Befehle erforderlich.

Schritt Befehle

Lync Topologie und DNS

Das Lync Room System kann sich nur an einem Lync 2013 Server anmelden, weil nur der auch "Room"-Benutzer kennt. Ein Lync 2010 Server ignoriert diese neuen Benutzer und kann daher das LRS nicht an den Lync 2013 Server verweisen. 

DNS-Einstellungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass der SRV-Record auf einen Lync 2013 Server verweist. Sollte dies nicht möglich sein, können die Sie das LRS immer noch einen statischen Lync-Server konfigurieren.

Exchange RoomMailbox

Das Lync Room System benötigt ein Exchange Postfach, welches von den Anwender als Raum mit eingeladen werden kann. Das System liest den Kalender per EWS aus, um anstehende Meetings zu finden. Die erfolgt in der Exchange PowerShell:

Der New-Mailbox befehl legt auch gleich ein passendes Konto an.

Achtung:
LRS kann seit dem Update 15.11 (Nov 2014) nicht mehr mit Exchange 2007 genutzt werden. Das LRS kann das Whiteboard nicht mehr senden. Alles andere sollte gehen.

#Roommailbox mit AD user anlegen
New-Mailbox `
   -Name ‘PaderbornLRS’ `
   -Alias ‘PaderbornLRS’  `
   -UserPrincipalName ‘lrs1@msxfaq.net’  `
   -SamAccountName ‘lrs1’ `
   -FirstName ‘LRS1’ `
   -Initials ‘’ `
   -LastName ‘’ `
   -Room

#Mailtips hinterlegen
Set-Mailbox -Identity lrs1@msxfaq.net `
   -MailTip "Bitte in Lync ^Meetings einladen"
#Calenderagent einstellen
Set-CalendarProcessing `
   -Identity 'LRS1' `
   -RemovePrivateProperty $false `
   -AddOrganizerToSubject $false

AD-Konto konfigurieren

Wenn durch New-Mailbox das Konto angelegt wurde, müssen Sie nun das Konto mit einem Kennwort versehen und aktivieren

Set-ADAccountPassword `
   -Identity ‘lrs1’ `
   -Enable-ADAccount `
   -Identity lrs1

Lync aktivieren

Nun muss das AD-Konto ein Lync Account werden. Dazu gibt es in Lync 2013 das neue Commandlet "Enable-CsMeetingRoom".

Enable-CsMeetingRoom `
   -SipAddress "sip:lrs1@msxfaq.net" `
   -RegistrarPool lyncstd.msxfaq.net `
   -Identity lrs1

# direktes DialIn erlauben
Set-CsMeetingRoom lrs1 `
   -domaincontroller dc.msxfaq.net `
   -LineURI "tel:+495251304xxx;ext=xxx" `
   -EnterpriseVoiceEnabled $true

# Bitte noch passende DialPolicy zuweisen

Sie können die Reihenfolge natürlich derart anpassen, dass Sie zuerst das AD-Konto anlegen und dann für Exchange mit "Enable-Mailbox" anstelle von New-Mailbox aktivieren. Weitere Details finden Sie im Deployment Guide.

Microsoft Lync Room System Deployment Guid
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=39274

Smart Setup and Maintenance Guide
http://downloads01.smarttech.com/media/sitecore/en/support/product/smartroomsystem/smartroomsystemmicrosoftlync1/guides/guidesrssetupandmaintenancev09dec13.pdf 

Deployment Office 365

Ein Lync Room System kann auch mit einem Konto in Office 365 betrieben werden. für eine Konferenzlösung ist dies sogar eine passable Betriebsweise, da Office 365 auch eine Telefoneinfach in ein Meeting über einen ACPs möglich machen kann. Solange aber keine Telefonie in der Cloud im jeweiligen Land möglich ist, können Sie so mit dem LRS keine Peer2Peer-Funktion mit einem Telefon nutzen. Das LRS unterstützt sowohl den Betrieb des "Raumpostfachs" in der Cloud als auch des Skype für Business Konto. Nicht möglich ist es aber, dass das Exchange Postfach "OnPremise" liegt und Lync in der Cloud genutzt wird. Umgekehrt aber schon.

Angelegt wird die Mailbox und das Lync Konto über die jeweilige PowerShell

# Anlegen des Raummailbox in Exchange Online
new-mailbox `
   -MicrosoftOnlineServicesID "RS-Raum1"`
   -Room `
   -Name "RoomSystem Raum 1" `
   -RoomMailboxPassword (Convertto-SecureString "password" -AsPlainTest -Force) `
   -EnableRoomMailboxAccount $true

#Setzen der Calender Processing Wert für Termineinladungen
Set-CalendarProcessing `
   -identity "RS-Raum1" `
   -AutomateProcessing AtuoAccept `
   -AddOrganizertoSubject $false `
   -removePrivateProperty $false `
   -DeleteSubject $false

Set-Mailbox `
   -identity "RS-Raum1" `
   -Mailtip "Konferenzraum mit RoomSystem. Bitte nutzen Sie eine Skype für Business Termineinladung für die volle Funktion"

#Anlegen des Objekts in Skype für Business
Enable-CSMeetingroom `
   -identity "RM-Raum1" `
   -Registrarpool ((get-csonlineuser -resultsize 1).registrarpool) '
   -SipAddressType EMailaddress

Nun können Sie das LRS ebenfalls einfach mit dem Office 365-Konto konfigurieren.

Verwaltung mit dem LRS Admin Portal

Wer mehrere Lync Room Systems betreibt, wird sich über eine zentrale Verwaltungskonsole freuen. Microsoft bietet ein entsprechendes Paket mit an, welches auf einem Windows Server installiert wird:

Microsoft Lync Room System Administrative Web Portal
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=40329

Damit erhalten Sie einen Überblick über alle LRS, deren Betriebszustand und Firmware Updates

Präsentation

Ein Lync Room System für mehrere tausend Euro kauft man nicht "mal eben so". In der Regel werden Sie sich das Room System bei einer anderen Firma, einem Lieferanten oder im Rahmen einer Teststellung anschauen. In allen Fällen haben sie aber nur beschränkt Zeit, um die verschiedenen Aspekte eines Room System zu beleuchten.

Gerade bei einer Teststellung können Sie vielleicht einen Tag für Aufbau und Konfiguration vorsehen aber dann sollten Sie alles tun, dass möglichst viele relevante Personen das Room System könnenlernen. Ich hoffe sie setzen dann Sie nicht einfach nur an das Gerät und lassen Sie alleine. Wichtig ist eine "geführte" Evaluierung zu der Sie idealerweise neben dem Room System noch zwei weitere Kollegen mit Lync Client brauchen, die auch ansprechbar sind und einen weiteren PC im Raum, der als weiterer Testclient dienen kann. Ein Storyboard für ein Lync Room System könnte wie folgt aussehen:

  1. Ein Desktop-Anwender plant einen Termin in Outlook mit Room System als Teilnehmer
    Die Anwender sehen, wie der "Raum" mit eingeladen wird, die Frei/Belegt-Zeiten zu sehen sind und automatisch zusagt.
  2. Anzeige im Room System
    Der mit Outlook vereinbarte Termin sollte nach einiger Zeit auch auf dem Room System als Belegung erkannt werden
  3. Meeting Join im Room System
    Nun nehmen wir an, dass der Starttermin des Meetings gekommen ist und die Teilnehmer im Raum das Meeting starten wollen. Alternativ können Sie auch noch zeigen, wie man ein AdHoc-Meeting macht oder ein PC das Lync Room System direkt anspricht..
  4. Meeting Funktion Audio/Video, eventuell mit Telefon Dial-In/Out
    Zuerst sind einmal die Audio/Video-Funktionen interessant. für eine IM-Konferenz wird man sicher kein Room System kaufen. Hier sollten Sie auch zeigen, wie Sie per (Mobil)-Telefon beitreten oder angerufen werden können.
  5. Präsentieren und kommentieren
    Was wäre eine Konferenz ohne PowerPoint. Mit dem Room System können Sie natürlich auch Präsentieren und wenn es z.B. ein SmartBoard ist, dann können Sie sehr einfach auch Whiteboards nutzen.
  6. Extra
    Das Creston Room System hat z.B. eine Steuerungsfunktion für den Raum (Klima, Verdunklung, Licht), die bei einer Teststellung aber meist nicht angeschlossen ist. Ich bin gespannt welche anderen Dinge noch integriert werden.

Auf jeden Fall sollten Sie sich ein ausformuliertes Storyboard überlegen, welches die Anforderungen ihrer Firma entsprechend darstellt und die Präsentation zu einem Erfolg werden lässt.

Updates

Das Lync Room System basiert auf einem Windows Client, der idealerweise natürlich per Windows Update aktualisiert wird. Aber die eigentlich "Room System Software", die den Lync 2013 Communicator ersetzt, wird auch ab und an von Microsoft aktualisiert. Auch dies kann über Windows Update erfolgen, wenn das Room System denn per HTTP ins Internet darf. Sie lassen das System vom Microsoft Server nach "Windows Updates" suchen und im OEM- Bereich finden Sie dann das Update.

Wer ein System ohne Internetzugriff hat, muss etwas mehr Aufwand betreiben. Man muss zuerst einen HTTP-Server intern bereitstellen, auf den das Room System zugreifen kann und dann aus dem KB-Artikel das passende Manifest-Paket herunter laden. Das ist eine EXE-Datei die man auspackt um eine XML-Datei zu erhalten, in der dann sehr viele URLs mit einzelnen Dateien vorliegen. Diese gilt es manuell herunter zu laden und auf dem HTTP-Server bereit zustellen. Eine schrittweise Anleitung ist im KB-Artikel zu dem Update enthalten.

Anders als beim Lync Server Installer gibt es also kein großes EXE-File, welches die Einzelkomponenten dann auspackt und die aktualisierten Versionen zur Installation anbietet.

Datum Version Links

Nov 2015

 

  • MS15-123: Skype für Business November 2015 cumulative Update für Crestron RL, Polycom CX8000, and SMART Room System (KB3108096)

Ein Stück weit erschreckend, dass dieses im November bereit gestellt Updates u.a. Security Updates vom März 2015 enthält, die also 8 Monate nicht gepatched wurden.

April 2015

 

  • KB 3048567 April 2015 Update für Lync Room System

Nov 2014

15.12.01

16. Jun 2014

15.10.0

April 2014

 

  • 2929207 Update für Lync Room System: April 2014

Jan 2014

 

  • 2920616 Description of the Lync Room System Update: January 2014

Bandbreite

Technisch ist das Lync Room System fast wie ein Lync Client zu betrachten. Es ist im ja auch ein PC mit Windows und Lync Communicator, allerdings um einige Funktionen erweitert. Diese haben durchaus Auswirkungen auf die Bandbreite. Vor allem zählt dazu natürlich, dass ein Lync Room System vermutlich ausschließlich für Konferenzen genutzt werden wird und damit auf jeden Fall ein dann sehr aktiver Client sein wird und außerhalb von Konferenzen nicht weiter auffällt.

Vielen Dank an Thomas Berkowitz für die Hinweise zum Thema LRS und Federation.

Sollten Sie aber ein Room System mit zwei Bildschirmen betreiben, dann kann hier die "Video Gallery" auch angezeigt werden, wenn kein Inhalt geteilt wird. Insofern werden auch dann Video-Daten schon übertragen, die bei einem normalen Lync Client so nicht anfallen. Wenn die Gallery angezeigt wird, dann kann dies dazu führen, dass von den anderen Client höhere Bandbreiten angefordert werden.

LRS und Federation

Ich selbst habe kein LRS im permanenten Zugriff aber gebe gerne die Tipps von Lesern weiter. Im Bezug auf den Einsatz mit Partnern über Federation sollten sie folgende Dinge berücksichtigen:

Set-CalendarProcessing `
   -identity "LRS-Account" `
   -ProcessExternalMeetingMessages $true
  • "Internet Rechte"
    Gerade größere Firmen haben oft restriktive Internetzugänge oder Proxy-Systeme und Firewalls, die sehr genau die Pakete betrachten. Dabei wird gerne übersehen, dass das LRS natürlich auch für die Teilnahme in Meetings berechtigt sein muss, auch wenn es kein "Benutzer aus Fleisch und Blut ist". Ansonsten kann LRS z.B. keine PowerPoint-Folien anzeigen, wenn die Konferenz beim föderierten Unternehmen oder Office 365 gehostet wird. Wenn Sie schon nicht das "ganze Internet" freigeben wollen, dann zumindest die LyncWeb (Join-URL) und Office Web App Server der Federation Partner Domains. Ein Blick auf die Firewall- und Proxy-Logs ist auf jeden Fall bei Problemen angebracht.

Erfahrungen

Nein, bislang hat sich keiner der drei Hersteller bei mir zwecks einer Bewertung und Beschreibung gemeldet. Aber das ist auch nicht so einfach, da die Geräte ja "Hardware" sind und per Spedition geliefert werden müssen und auch preislich nicht gerade im dreistelligen Bereich liegen. Ich werde mit weitere Beschreibungen also warten müssen, bis ich bei einem Kunden das erste Projekt mit einem LRS umsetzen kann.

Sie können mich gerne ansprechen, wenn Sie ein LRS schon haben oder bekommen werden. Vielleicht bin ich ja in ihrer Nähe.

Erweiterungen kommen nach Verfügbarkeit

Vor kurzem wollte ich mit einem Notebook in ein Skype für Business Meeting eintreten. Mein Mikrofon war gemutet. Der Skype für Business Client hat mir folgendes Fenster gezeigt:

Ich war im Raum mit dem Room System und habe also "Ja" gesagt. In dem Fall hat mein Skype für Business Client dann weiter das Mikrofon "stumm" gelassen. Auch wenn ich ein "Nein" sagt, bleibt mein Mikrofon aber stumm. Wenn ich aber mit "offenem" Mikrofon eintrete, dann wird das Mikrofon "stumm" geschaltet.

Hier muss also der aktuelle Client eine Logik enthalten, um einen "Room System" zu erkennen und Meeting-Teilnehmer im gleichen Raum damit ein Mute vorzuschlagen. Woran der Client das "Room System" erkennt, kann ich nur vermuten. Im SIP-Trace finden sich mehrere Hinweise:

<ci:user entity="sip:lrs.testraum@netatwork.de.de" state="full" msci:device-type="meetingRoom

<msim:user-agent>UCCAPI/15.0.4687.1000  LMR/15.0.4701.1005 (Lync Meeting Room Edition)</msim:user-agent>

<endpoint entity="{GUID}" state="full" msci:session-type="audio-video" 
   msci:endpoint-uri="sip:lrs.testraum@netatwork.de;opaque=user:epid:xxxx;gruu" 
   msci:asserted-identity="&quot;SMART Room System&quot;&lt;sip:lrs.testraum@netatwork.de&gt; 

Ich denke mal der Client macht das am "msci:device-type="meetingRoom" fest.

Alternativen ?

Das Lync Room System ist von den Herstellern mit Mitwirkung von Microsoft entwickelt worden. Es ist aber natürlich nicht verboten, z.B.: einen PC mit entsprechender Hardware, Windows, Lync Client und vielleicht einer eigenen Software ( Siehe LyncConfClient) für den Einsatz in einem Konferenzraum zu optimieren. Ein normaler PC mit leistungsfähiger Kamera (z.B. Logitech CC3000e), eventuell einem Touchpanel, was auch ein PC (Siehe 8" Tablet) sein kann der z.B. mit dem Konferenz-PC spricht. Da ist vieles denkbar und ich sehe auch, dass diverse Firmen hier aktiv werden. Zum Teil könnten auch andere Konferenzsysteme mit einem entsprechenden Gateway, die das System damit Lync-tauglich" machen und auch den Anspruch an ein Raumsystem erfüllen.

Hier ein paar Links als Einstieg. Es sind aber keine "Lync Room Systems" im klassischen Sinne.

Weitere Links

Configuring Lync Room System
http://channel9.msdn.com/Series/Lync-2013-Ignite/Configuring-Lync-Room-System